Manual do Colaborador FAEL - Sociedade Técnica Educacional da Lapa S/A Manual do Colaborador
Bem-vindo à Fael! Neste manual, pretendemos elucidar para você todas as informações necessárias para lhe ajudar a estabelecer e incrementar sua trajetória profissional. Cuide de si, de seus colegas e da empresa! Você está convidado a fazer parte dessa história. Contamos com você! FAEL - Sociedade Técnica Educacional da Lapa S/A Sede Acadêmica: Rod. Olívio Beliche, s/nº - Km 33 Boqueirão CEP 83750-000 - Lapa-PR (41) 3074-8400 Sede Administrativa: Av. Silva Jardim, 167-2º andar Rebouças CEP 80230-000 - Curitiba-PR (41) 3075-9400 Polo da FAEL em Curitiba: Av. Marechal Floriano Peixoto, 39-2 andar - Centro CEP 80020090 - Curitiba - PR (41) 3016-1400 Estúdio: Rua Castro Alves, 362 - Água Verde CEP 80240-270 - Curitiba-PR 3042-0633 Site: www.fael.edu.br 1
Política para Viagens - Manual de Procedimentos...3 Objetivo...3 Solicitação de Viagem...3 Descrição das normas e procedimentos...3 Aquisição de passagens...3 Hospedagem...4 Locação de veículos...4 Ressarcimento para utilização de veículos particulares...5 Adiantamento de valores para a viagem...5 Para Consultores...5 Para demais Viajantes...5 Prestação de Contas...6 Prestação de contas de adiantamento e ressarcimento...6 Telefones e Contatos Úteis...8 Comprovante de Conhecimento...9 2
Política para Viagens - Manual de Procedimentos Objetivo Este manual visa orientar e instruir todos os colaboradores da FAEL sobre as políticas e procedimentos de viagens que envolvem as solicitações de viagem, tais como a aquisição de passagens, hospedagem, locação de veículo, adiantamento de valores, prestação de contas e ressarcimento de valores. Socitação de Viagem Descrição das normas e procedimentos Todo colaborador, motivado pelos interesses da FAEL, que necessitar se deslocar em viagem, deverá preencher o Formulário de Solicitação de Viagem. Depois de preenchido, o formulário deverá ser encaminhado à sua gerência direta, que analisará os termos, pegará a assinatura da Diretoria Executiva e o encaminhará para o Departamento Administrativo. O formulário deverá ser enviado devidamente preenchido ao Departamento Administrativo, informando: deslocamento, locação de veículos e adiantamento de valores para viagem, com o mínimo de 20 (vinte) dias úteis, antes da data prevista para o início da viagem, prazo este, necessário para que todos os procedimentos administrativos internos possam ser cumpridos. É expressamente proibido ao colaborador que estiver em viagem pela FAEL, levar acompanhante, tanto durante o deslocamento, seja aéreo, rodoviário e com carro locado, bem como durante a hospedagem, podendo ser penalizado conforme legislação vigente. Ressaltamos que a programação deve sempre ser feita com o máximo de antecipação possível para que assim, possamos garantir bons preços e melhores serviços. A FAEL mantém contrato com agências de viagens para a aquisição de passagens, hotéis e locação de veículos, não sendo permitido que nenhum colaborador faça aquisições em nome da FAEL, salvo em caso de autorização prévia de sua gerência imediata e/ou do Departamento Administrativo. Aquisição de passagens A aquisição de qualquer tipo de passagem, aérea ou rodoviária, obedecerá às seguintes normas: Será priorizada a aquisição de passagens em tarifas promocionais; Não haverá distinção entre companhias para a aquisição das passagens; Despesas adicionais (como excesso de bagagem e outros), que incidirem sobre a passagem e não previstas no Formulário de Solicitação de Viagem serão de responsabilidade do viajante, não cabendo a esse qualquer tipo de ressarcimento, salvo em caso de autorização prévia de sua gerência imediata e/ou do Departamento Administrativo. 3
Hospedagem A FAEL fará o adiantamento por meio de depósito, em conta corrente do viajante, no valor referente às despesas de hospedagem previstas no formulário. Na reserva da hospedagem, sempre que possível, se dará preferência ao estabelecimento que oferecer o serviço de estacionamento. Caso não haja possibilidade, o viajante deverá procurar um estacionamento para pernoitar o veículo locado que está em seu poder. Qualquer alteração nas reservas que incorram em acréscimo de valores ou multas que não foram autorizadas pela gerência direta e/ou pelo Departamento Administrativo será de responsabilidade do viajante, não cabendo a esse qualquer tipo de ressarcimento. Locação de veículos A locação de veículos obedecerá às seguintes normas: A locação de veículos será feita somente em nome do colaborador, ficando expressamente proibida a locação em nome de parentes ou colegas; O condutor deve possuir a CNH Carteira Nacional de Habilitação - de categoria mínima B, com mais de 1 (um) ano e dentro do prazo de validade; São priorizados veículos de categoria econômica com ar condicionado; Não é permitido que o viajante, por sua conta, faça alteração ou upgrade de categoria que gere alteração nos valores negociados ou nos percentuais de descontos ofertados pelas locadoras. Os custos de alterações ou de descontos não concedidos serão cobrados do viajante; O veículo locado deverá ser utilizado, única e exclusivamente, para atividades profissionais, durante o roteiro de viagem; Os veículos são retirados da locadora com o tanque cheio e devem ser devolvidos também com o tanque cheio, em álcool ou gasolina. Eventuais valores cobrados da locadora para abastecimento do veículo deverão ser pagos pelo viajante no ato do fechamento da reserva ou se faturados, serão descontados do viajante na prestação de contas; Todos os veículos serão locados com cobertura do seguro do carro e para terceiros. Os valores de franquias, multas de trânsito e outros valores, oriundos de negligência ou imperícia do condutor, serão cobrados do viajante, através de desconto em folha de pagamento, conforme legislação pertinente; Caso o viajante entenda que esteja sendo lesado pela empresa que presta serviços de locação de veículos ou comprove, por meio de documentos, que a negligência ocorreu por parte do outro condutor (terceiro), acionaremos o setor jurídico para a tomada das devidas providências; Em caso de sinistro e acidente de trânsito com o veículo locado, o colaborador deverá: 1. Comunicar de imediato sua gerência direta; 2. Registrar o Boletim de Ocorrência de Trânsito na Delegacia competente; 3. E, comunicar a locadora do veículo. Em caso de questionamento a respeito do orçamento enviado pela Locadora, para conserto do veículo, ao setor administrativo, o colaborador deverá entrar em contato com a Locadora e solicitar 3 (três) orçamentos de oficinas prestadoras de serviço credenciadas pelo fornecedor. É vedado orçamento particular. 4
Ressarcimento para utilização de veículos particulares A utilização de veículos particulares durante viagens a trabalho deverá acontecer somente mediante autorização prévia da gerência direta, devendo respeitar as normas de ressarcimento para utilização de veículos particulares. Para estes casos, o viajante pode solicitar reembolso de quilometragem. O reembolso obedecerá às seguintes normas: O valor para cálculo do reembolso é de R$ 0,55 por km rodado. Para o cálculo do valor total a ser ressarcido, deve-se multiplicar o valor do km pela distância total percorrida; A quantidade de km rodados irá considerar a distância percorrida do local de lotação (localidade da sede em que trabalha), do colaborador até o local de destino e vice- -versa, quando aplicável; Para dirimir qualquer dúvida sobre a distância a ser ressarcida, será utilizado o portal web Google Maps (http://maps.google.com.br/maps?hl=pt-br&tab=wl); Gastos realizados com pedágio, estacionamento e outros relacionados serão ressarcidos mediante a apresentação dos comprovantes no Formulário de Prestação de Contas. Adiantamento de valores para a viagem O adiantamento de valores para viagem obedecerá aos seguintes critérios, conforme o caso: Para CONSULTORES Receberão como adiantamento de viagem os valores referentes às despesas com hospedagem, alimentação e outros conforme previstos no formulário de solicitação de viagem e, sempre respeitando o teto estabelecido abaixo; As despesas com locação de veículos e passagens aéreas sempre serão realizadas pelo Departamento Administrativo. Para demais VIAJANTES Receberão como adiantamento de viagem os valores referentes às despesas com alimentação e outros, conforme previstos no formulário de solicitação de viagem e, sempre respeitando o teto estabelecido abaixo; Todas as demais despesas, como hospedagem, locação de veículos e passagens, serão realizadas pelo Departamento Administrativo. Regras Gerais: O valor diário para cobrir despesas de hospedagem e alimentação será disponibilizado por meio de depósito bancário, diretamente na conta do viajante, obedecendo as orientações, conforme abaixo (teto máximo): 1. R$ 120,00 (cento e vinte reais) por dia, para despesas com hospedagem; 2. R$ 50,00 (cinquenta reais) por dia, para despesas com alimentação; 3. R$ 100,00 (cem reais) para outras despesas como estacionamento, pedágio, correios, táxi, combustível e emergências. 5
Gastos acima dos valores permitidos serão de responsabilidade do viajante e não serão reembolsados pela FAEL; Os valores aprovados serão creditados na conta corrente do viajante consultor, indicada no formulário, ou na conta salário para demais colaboradores. O crédito será realizado antes do início da viagem, desde que respeitado prazo mínimo de 5 (cinco) dias úteis entre a solicitação e o início da viagem; Não serão realizadas antecipações de valores de adiantamento em situações não previstas nesta Norma, ficando o viajante responsável pelo pagamento de eventuais despesas até o depósito dos valores; Para roteiros com prazo inferior a 1 (uma) semana, o colaborador pode realizar os gastos e solicitar reembolso dos valores mediante apresentação dos comprovantes (Notas Fiscais, Recibos e outros), na prestação de contas de adiantamento e ressarcimento. Este procedimento não isenta o preenchimento do Formulário de Solicitação de Viagem, a autorização do gerente direto e o respeito às condições desta Norma. Prestação de Contas Todo colaborador que recebeu adiantamento de viagem, depois de concluída a sua viagem ou mesmo quando esta não ocorreu, deverá preencher o Formulário de Prestação de Contas. A prestação de contas consiste na comprovação de todos os gastos efetuados durante a viagem, por meio da apresentação de documentos comprobatórios. Depois de preenchido, o formulário deverá ser encaminhado à sua gerência direta que, após análise, encaminhará para o Departamento Financeiro. Prestação de contas de adiantamento e ressarcimento A prestação de contas de adiantamento e ressarcimento obedecerá às seguintes normas: A prestação de contas ou solicitação de ressarcimento deve ser realizada em até 5 (cinco) dias úteis após o término da viagem; O colaborador deverá utilizar o Formulário de Prestação de Contas para o lançamento dos comprovantes de despesas de viagem; O colaborador, após preencher o formulário, deverá imprimi-lo, anexar os comprovantes das despesas originais e encaminhar para a sua gerência direta pelo serviço do Correio via AR, além de encaminhar o formulário e as despesas digitalizadas por e-mail, para: (ketlyn.ferraz@fael.edu.br). São considerados comprovantes de despesas de viagem os documentos listados na tabela abaixo: 6
Não serão aceitas outras formas de comprovação diferentes das citadas na tabela acima, como por exemplo, tickets de cartão de crédito, débito eletrônico ou outros, ficando o viajante obrigado a ressarcir a FAEL em caso da não comprovação do gasto; As comprovações emitidas por meio de NOTA FISCAL deverão conter em seu corpo as seguintes informações: O nome FAEL seguido do nome completo do viajante; CNPJ FAEL (02.558.975/0001-65); Data da despesa; Descrição da despesa (Ex.: 1 Almoço, 1 jantar, 1 hospedagem); Valor total da nota fiscal. As comprovações emitidas por meio de CUPOM FISCAL têm formatação pré definida, nesse caso, basta apresentá- lo para comprovar a despesa; As comprovações emitidas por meio de RECIBO deverão conter em seu corpo as seguintes informações: Nome completo do emitente; CPF ou CNPJ do emitente; Telefone do emitente; Descrição da despesa (Ex.: Corrida de táxi Trajeto: aeroporto até hotel, corrida de táxi Trajeto: hotel até parceiro). Todos os comprovantes deverão ser rubricados pelo viajante. As despesas com passagem aérea, hospedagem e locação de veículos, quando adquiridos diretamente pelo viajante, deverão ser justificadas no verso dos documentos que comprovem a despesa; Não serão aceitos na prestação de contas comprovantes de despesas com ligação telefônica, bebidas alcoólicas, cigarro e medicamentos; Caso existam valores a devolver, estes deverão ser depositado pelo viajante na conta corrente indicada pela FAEL e o comprovante anexado ao Formulário de Prestação de Contas ; Após o lançamento de todos os comprovantes, caso haja valores a creditar ao viajante, este será depositado diretamente em conta corrente, indicada pelo viajante, em 5 (cinco) dias úteis, após a aprovação da prestação de contas pelo Departamento Administrativo; A gerência direta do colaborador deverá receber os documentos e encaminhar para análise e parecer final do Departamento Financeiro; Uma nova viagem somente será liberada mediante o aceite da prestação de contas da penúltima viagem; A NÃO prestação de contas, dentro do prazo de 30 (trinta) dias, contados do término da viagem, autoriza o Departamento de Recursos Humanos a proceder os débitos referentes à antecipação dos valores, na folha de pagamento, nos Termos do Artigo 462 da CLT. Consulte o manual de viagens completo no link: INSERIR LINK 7
Telefones e Contatos Úteis Atendimento:atendimento@fael.edu.br Geral Curitiba (41) 3075-9400(para discagem direta no ramal: alterar numeração final). Administrativo - Criciane Muller - 9420 Viagens - Ketrlyn Ferraz - 9432 Compras - Janderlei Tavares - 9428 Logística - Raquel Lorens - 9434 Recursos Humanos Departamento Pessoal - Cleidy Santos - 9412 Diego Pucci - 9412 Processos RH Dieme Santos - 9432 Recrumanto e Seleção Herta Plasse - 9433 Financeiro - Sinara Monn - 9406 TI-Infraestrutura - Helvio Júnior - 9437 Comercial/MKT/Gestão de Rede - Gisele Lima - 9409 Biblioteca - Cassiana Souza - 9421 Geral Lapa - 41 3622-2270 (41)3074-8400* (para discagem direta no ramal: alterar numeração final)* Administrativo - Luana Ramos - 8452 Gestão de Atendimento/Assistentes Acadêmicos - Juliana Margaretha - 8473 Estúdio Curitiba - Marco Nowacki - (41)9197-3402 Este manual estará disponível em arquivo eletrônico para acesso do colaborador a qualquer momento pelo link: 8
Comprovante de Conhecimento Prezado Colaborador, Os regulamentos e as normas contidas neste documento têm o objetivo de preservar a segurança e a integridade dos colaboradores desta empresa, assim como de orientar a todos, inclusive terceiros, consultores e prestadores de serviço, sobre quais são os comportamentos mínimos exigidos nas dependências e/ou na representação da FAEL. Contamos com a sua colaboração! Declaro ter conhecimento dos direitos, deveres, regras e demais informações contidas neste Manual do Colaborador, bem como suas recomendações e sanções. Nome: Função: Setor: Assinatura: Data: / /. 9