24 A GESTÃO DO TEMPO NO TRABALHO A dificuldade na conciliação entre trabalho e vida familiar é, frequentemente, associada às condições de organização do trabalho, verificando- -se a existência de um sentimento partilhado de escassez de medidas práticas que, no mundo do emprego, facilitem a articulação da carreira profissional com as exigências da vida familiar. No domínio do trabalho, as principais áreas de dificuldade, identificadas pelas mulheres, prendem -se com a carga horária excessiva ou incompatível com as necessidades da vida familiar. Principais dificuldades: Carga horária excessiva; Incompatibilidade dos horários de trabalho com horários de creches/ escolas; Tempo excessivo despendido em deslocações casa-trabalho; Dificuldades de progressão na carreira; Tensão psicológica da articulação de papéis. Reconhecidamente, a cultura e as práticas organizacionais podem constituir -se como importantes elementos facilitadores da articulação entre as dimensões profissional e familiar. Mas, na verdade, não são suficientes. Por isso, são tão importantes as formas pessoais e por isso, únicas de resolver problemas, de enfrentar dificuldades e de encontrar soluções. Ou seja, as estratégias pessoais para facilitar a articulação entre papéis. Relativamente aos horários e aos gastos de tempo, as estratégias identificadas passam, por exemplo, pela utilização da jornada contínua ou pela recusa em realizar horas extraordinárias de trabalho.
25 No que toca à carreira profissional, as estratégias assumidas pelas mulheres passam por adiar o investimento na progressão, ou mesmo, em casos mais extremos, as da desistência da progressão na carreira. Principais estratégias: Organização do tempo; Utilização da jornada contínua; Utilização do horário flexível; Recusa de horas extraordinárias de trabalho; Adiamento da progressão na carreira. A história da Rita (os custos de uma carreira de sucesso) A Rita tem 38 anos e um filho de 6 anos. É licenciada em Marketing e trabalha numa agência de publicidade, tendo sido promovida, há cerca de um ano, para um cargo de chefia, a nível ibérico. Nasceu numa família que classifica como conservadora, do ponto de vista dos valores e dos estilos de vida. O pai trabalhava numa empresa privada de média dimensão, onde tinha um cargo de direcção na área da Contabilidade. A mãe trabalhou na mesma empresa, até ao casamento, como funcionária administrativa. Depois de casar não tornou a ter qualquer actividade profissional. Teve 3 filhos, dois rapazes e a Rita, que é a mais nova. Quando pensa na vida dos seus pais, nas suas aspirações, nos seus sucessos, no seu casamento, a Rita experimenta um sentimento algo ambivalente: por um lado inveja a sua segurança, as suas certezas, a sua estabilidade. Ao mesmo tempo sabe que aquele não é, nem poderia ser, o seu modelo.
26 Pela sua situação na empresa e, sobretudo após a promoção, a Rita tem múltiplas solicitações profissionais, que implicam alguma dificuldade em manter horários, sendo frequente ter reuniões fora da empresa, cuja duração é imprevisível. Pelas suas funções, tem também que viajar com frequência. Procura, no entanto, que as deslocações não ultrapassem os dois dias, ou seja, uma noite fora de casa. A Rita tem como principais fontes de apoio o marido e a mãe. Com o marido, que trabalha numa instituição bancária e tem horários mais regulares, a Rita tem hábitos de divisão de tarefas, que consistem em ambos fazerem tudo aquilo que é necessário ser feito, no momento em que tem de ser feito. Relativamente à mãe, de quem vive perto, a Rita recebe importantes ajudas que passam por ficar com o neto depois da escola ou quando ele está doente. Quando a Rita não está, a sua mãe costuma, ainda, fazer o jantar para o genro e o neto, ainda que o marido da Rita goste, e tenha o costume, de cozinhar. O filho estuda num colégio particular desde os 3 anos, tendo aí frequentado o infantário e a pré-primária. Antes dessa idade, o menino ficava com a mãe da Rita. A opção pelo colégio baseou-se na confiança no trabalho desenvolvido pela instituição, na oferta de actividades extracurriculares e no facto de poder concluir, no mesmo colégio, toda a sua formação até à universidade. Reconhece que esta opção representa um gasto significativo, mas considera que os benefícios, não materiais, são bastante superiores aos custos materiais. Descreve a sua vida como globalmente satisfatória e, ao pensar naqueles que foram os seus projectos de vida, comparando-os com a sua realidade
27 actual, sente que conseguiu realizar a maioria deles, ainda que não exactamente da forma como os imaginava. Quando pensa em filhos, a Rita diz que não gostaria de ter ficado pelo filho único. O facto de ter crescido com dois irmãos fá-la temer a solidão do filho. No entanto, pensa que, quer no plano financeiro, quer ao nível de qualidade de vida, não poderia ter mais crianças. Para evitar o estigma do filho único, a Rita procura que o filho conviva bastante com os seus dois primos e é frequente que passem um dia de fim-de-semana nas casas uns dos outros. Gostaria de ter mais tempo para si própria, o que na verdade significa tempo para estar com as amigas e, sobretudo, gostaria de ter mais tempo para namorar, porque tem medo que o quotidiano acabe com a paixão. Feliz, enérgica e sempre activa, a Rita pensa que ter tempo para tudo é uma questão de ginástica. A história de Rita ilustra bem como as exigências de uma carreira profissional, enquanto elemento reconhecidamente fundamental nas expectativas e trajectórias individuais, podem gerar tensões e limitar a própria capacidade de nos sentirmos felizes e realizadas, quer na família, quer no trabalho, sendo essencial encontrar pequenas estratégias que constituam pontos de equilíbrio nos dois domínios. Para Rita, a carreira e o sucesso profissional constituem factores da maior importância, mas não consegue deixar de sentir, porventura com demasiada frequência, que os custos a suportar por essa realização profissional são elevados, em matéria da sua vida familiar e, mais concretamente, da vivência da maternidade.
28 Em busca do tempo perdido A pressão da gestão do tempo é um dos sintomas da tensão entre papéis, gerador de sentimentos de insuficiência de resposta, que actuam condicionando -se mutuamente, ou seja, o tempo passado em família acaba por ser sentido como tempo roubado à carreira profissional e o tempo passado no trabalho por ser sentido como tempo roubado à família e à intimidade. Na verdade, a má gestão do tempo é a grande responsável por chegarmos ao fim do dia com a sensação de que, embora tendo trabalhado muito, não fizemos uma boa parte daquilo que havia para fazer. Isto acontece porque nem sempre o tempo que passamos no local de trabalho é, em rigor, aquilo que pode considerar -se tempo produtivo. Principais estratégias: Registar o tempo gasto; Planear e agendar; Utilização eficiente do e-mail e do telemóvel; Disciplinar o tempo das conversas; Preparar reuniões eficientes; Arrumar e organizar; Definir prioridades.
29 Registar o tempo gasto As dificuldades em discurso directo: Parece-me que gasto muito tempo sem saber em quê. Procuro fixar objectivos para o dia, mas o que acontece é que, no fim, parece-me que acabei por fazer tudo o que não era importante e que o que era mesmo preciso ficou por fazer. (Susana, 44 anos, técnica administrativa, casada, 2 filhos) Para evitar esta sensação tão comum de termos perdido tempo, experimente registar, por exemplo durante uma semana, o tempo que despende em cada situação do seu dia de trabalho. Proceda como se o tempo fosse (efectivamente) dinheiro e anote cada gasto. Desta forma poderá aferir em que medida está a fazer uma boa gestão desse tempo. Ao verificar qual a quantidade de tempo que gasta na realização de determinada tarefa e a relação com o seu grau de importância e prioridade, poderá aperceber -se de que está a perder muito tempo com actividades pouco importantes. De igual modo, perceberá a dimensão e o peso dos tempos inúteis no conjunto do seu dia. Do ponto de vista da gestão do tempo de trabalho existem algumas estratégias simples que poderá utilizar e que, significando, cada uma, a poupança de alguns minutos, se traduzem, no seu conjunto, num importante ganho de tempo no final do dia. Recorde que um uso eficiente do tempo evitará que tenha de se defrontar, permanentemente, com a necessidade de resolver crises geradas por urgências e imprevistos.
30 Planear e agendar Para organizar o seu tempo é fundamental que tenha uma boa agenda onde anote tudo o que tem para fazer, seja no trabalho reuniões em que deve estar presente, relatórios que tem de entregar ou contactos que deve realizar, seja na sua vida pessoal aniversários, consultas médicas, encontros de amigos. Desta forma, evitará sobrepor compromissos profissionais e pessoais. Lembre -se que a agenda não é, apenas, uma lista de tarefas, mas que ela deve constituir um verdadeiro compromisso pessoal, connosco próprias e com aquilo que definimos como as nossas prioridades. Elimine, de uma vez, o sistema dos pequenos blocos dispersos e lembre -se, também, que os post -its não são agendas e, por isso, reserve -os para aquela que é de facto a sua função: lembretes específicos a colocar em local visível. Se, ainda assim, for uma grande utilizadora deste sistema, lembre -se de deitar fora os post-its que já realizaram a sua função, ou seja, que já a lembraram daquilo que havia a fazer. A não ser que esteja a considerar utilizá -los para a realização de uma peça de arte (muito) vanguardista, o melhor sítio para eles é mesmo o caixote de lixo. Utilização eficiente do e -mail e telemóvel Em matéria de boa gestão do seu tempo é igualmente importante a adopção de algumas estratégias relacionadas com a utilização do e -mail e do telemóvel, que são hoje, seguramente, duas das principais fontes de gasto inútil de tempo. Relativamente ao e -mail, desligue os avisos sonoros e visuais de mensagem nova e estabeleça dois únicos momentos do dia, por
31 exemplo, 15 minutos antes de sair para almoçar e 20 minutos antes do final do seu dia de trabalho, para consultar a sua caixa de correio e responder aos e -mails. Procure, igualmente, não se ligar à internet várias vezes ao dia, a menos que tenha mesmo de o fazer por razões profissionais. Lembre -se que, a não ser que receba muita correspondência electrónica procedente de países com fusos horários muito diferentes, a fixação destes dois horários de consulta ao e -mail permitir -lhe-á aceder a toda a informação que foi produzida em horário útil de trabalho. As mensagens chegadas fora destes períodos de tempo serão, muito provavelmente, de carácter lúdico, o que, neste caso, significa, sobretudo, perda de tempo. A este nível poderá ser também útil o recurso a filtros para evitar os e -mails indesejáveis. Se costuma consultar o seu e -mail em casa, fixe também um horário e um tempo máximo para se dedicar a essa tarefa. Quando consulta os seus e -mails tenha o cuidado de dar resposta imediata a todos, ainda que essa resposta seja apenas a de que vai procurar a informação ou a solução para o assunto exposto, e que contactará, oportunamente, o remetente da mensagem. Se responder de forma imediata, o autor da mensagem ficará informado que a sua questão foi devidamente tomada em conta e aguardará calmamente nova comunicação. Isto além de o facto de responder, com brevidade, constituir uma óbvia demonstração de respeito por quem se dirige a si. Repare que se o email ficar sem resposta, é muito provável que se repitam os e -mails sobre o mesmo assunto.
32 No que respeita ao telemóvel, a melhor estratégia será mantê -lo em silêncio e longe do seu alcance visual. Estabeleça também dois momentos para consultar as chamadas recebidas. Veja quem lhe ligou e quem lhe deixou mensagem através de voice- -mail. Devolva apenas estas últimas chamadas, pois é muito provável que quem lhe ligou e não deixou mensagem não tivesse realmente nada de urgente para lhe dizer. As estratégias em discurso directo: Comecei a organizar melhor o meu dia de trabalho esforçando-me por gastar menos tempo em coisas inúteis. Percebi que, por exemplo, perdia imenso tempo a receber e a mandar e-mails que não tinham nada a ver com o trabalho e que, na maior parte dos casos, até não tinham interesse nenhum. O engraçado é que alguns eram de pessoas que estavam dois gabinetes ao lado do meu. Não faz sentido, só é divertido no começo, porque às tantas já vemos e reenviamos as mensagens automaticamente e nisso perdemos uma quantidade de tempo precioso. (Helena, 39 anos, economista em empresa privada, casada, 3 filhos)