IPSS SOLUÇÃO PARA O CONTROLO DA LEGISLAÇÃO. Destinatários. Benefícios

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1 SOLUÇÃO PARA O CONTROLO DA LEGISLAÇÃO Destinatários Todas as IPSS e entidades equiparadas (misericórdias, casas do povo, associações, cooperativas, fundações, etc ) Instituições certificadas ( ISO 9001 / Sistema de Qualificação da Segurança Social, ) Ordens, Congregações e outras multi-instituições Benefícios Elimina por completo a utilização de papel no controlo e arquivo da legislação Mantém o arquivo de legislação permanentemente actualizado sem ocupar recursos Fácil pesquisa de diplomas, através de um potente motor de pesquisa Acesso integral aos diplomas em formato original e a todos os diplomas relacionados Permite distribuir a consulta de diplomas aos utilizadores Acessível por todos os utilizadores a partir de qualquer lugar Permite conhecer permanentemente as obrigações legais Permite definir e controlar acções e conhecer permanentemente o respectivo estado de conformidade Possibilita a análise de aplicabilidade e de conformidade por estabelecimento, resposta social, instituição, etc Recebe notificações no sempre que há novidades (novo diploma, nova mensagem, )» Arquivo de toda a Legislação específica das IPSS (nacional e comunitária), organizada por temas e sub-temas» Completo mecanismo de pesquisa e consulta de diplomas, com emissão de diversas listagens e relatórios» Ferramenta de Análise de Aplicabilidade dos diplomas e emissão de Relatórios de Aplicabilidade» Ferramenta de Análise de Conformidade com definição de Planos de Acções e emissão de Relatórios de Conformidade» Actualização permanente do Arquivo de Legislação com os novos diplomas aplicáveis e/ou alterações aos existentes» Possibilidade de optar pela disponibilização dos diplomas com a triagem de aplicabilidade previamente efectuada na plataforma weblegis Com o weblegis IPSS acompanhe a evolução da legislação aplicável às IPSS, melhorando o conhecimento das obrigações legais e controlando o seu cumprimento. Página 1 de 9

2 Funcionalidades de Administração Acesso à Plataforma pode ser dimensionada por limite de acessos ou de utilizadores Área de Monitorização da utilização do contrato Permite definir várias Unidades (estabelecimentos, respostas sociais, instituições, etc ) Permite criar vários utilizadores de serviço e de consulta associados a cada Unidade Helpdesk para esclarecimento de dúvidas na utilização do software Funcionalidades de Utilização Possibilidade de segregar toda a informação por Unidade Área de trabalho por utilizador, com atalhos rápidos para as tarefas pendentes Atalhos directos para as informações detalhadas dos diplomas Visualização integral dos documentos, com possibilidade de impressão, download e ligações rápidas aos diplomas relacionados Consulta progressiva dos detalhes da informação (drilldown) Armazenagem e consulta de todo o histórico (diplomas, aplicabilidade e conformidade) Emissão de notificações aos utilizadores (no Portal weblegis e para o dos utilizadores) Relatórios de aplicabilidade e de conformidade TEMAS DISPONÍVEIS NO ARQUIVO DE LEGISLAÇÃO O arquivo de legislação IPSS encontra-se organizado em temas e subtemas para uma fácil navegação e pesquisa no arquivo geral e no arquivo específico com os diplomas aplicáveis. ACESSIBILIDADES ASSOCIAÇÕES COOPERATIVAS FUNDAÇÕES GERAL IGUALDADE DE GÉNERO MUTUALISTAS PROTECÇÃO DE DADOS PESSOAIS PSIQUIATRIA E SAÚDE MENTAL RESPOSTAS SOCIAIS Centro de Actividades dos Tempos Livres Centro de Actividades Ocupacionais Centro de Dia / Noite Creche Lar de Idosos Lar de Infância e Juventude Lar Residencial Pré-Escolar Serviço de Apoio Domiciliário TRANSPORTE Geral Transporte de Crianças VOLUNTARIADO Página 2 de 9

3 Plataforma weblegis ARQUIVO DE LEGISLAÇÃO ESPECÍFICA DAS IPSS (NACIONAL E COMUNITÁRIA)» Manutenção de um arquivo geral com toda a legislação existente e aplicável às IPSS e dos arquivos específicos para cada Instituição com os diplomas que são efectivamente aplicáveis» Arquivo organizado em temas e sub-temas para uma fácil procura e navegação» Visualização integral dos diplomas com possibilidade de impressão e download da legislação» Completo mecanismo de consulta e pesquisa de diplomas por tema, tipo, estado e palavra-chave A navegação no arquivo de legislação é efectuada de forma intuitiva, dispondo de um elevado número de opções de pesquisa e consulta de diplomas. O Arquivo de Legislação contempla: organização dos diplomas em vários níveis (temas e sub-temas) gestão da legislação nacional e comunitária por tipo de diploma (ex: Decreto-Lei, Decisão da Comissão) manutenção do histórico através da gestão pelo estado do diploma (ex: Revogado, Derrogado, ) arquivo físico dos diplomas em formato PDF para consulta, impressão e download consulta dos relacionamentos entre diplomas (ex: revogado por, alterado por, ) pesquisa de diplomas e impressão de todo o conteúdo do arquivo Página 3 de 9

4 Plataforma weblegis PESQUISA E CONSULTA DE INFORMAÇÃO» Pesquisa de diplomas utilizando diversos filtros de pesquisa» Emissão de diversas listagens e relatórios No weblegis IPSS são disponibilizados um conjunto de formulários de pesquisa, consulta e relatórios de informação que permite aos utilizadores encontrarem facilmente toda a informação que necessitam. Poderá efectuar pesquisas sobre o Arquivo de Legislação utilizando os seguintes filtros: selecção de temas e/ou sub-temas do arquivo (ex: transporte, creche, lar de idosos, ) estado dos diplomas (ex: em vigor, revogado, ) tipo de diploma (ex: decreto-lei, directiva comunitária, ) número do diploma datas de publicação e/ou data de entrada em vigor aplicabilidade (pesquisar sobre os diplomas aplicáveis à sua Instituição, resposta social, estabelecimento, etc ou sobre o arquivo geral) conformidade (pesquisar sobre o estado de conformidade das suas obrigações legais) palavras-chave Poderá pesquisar e imprimir toda a informação que necessita de forma rápida e utilizando uma elevada combinação de filtros de procura. Página 4 de 9

5 Plataforma weblegis FERRAMENTA DE ANÁLISE DE APLICABILIDADE» Mapa resumo de diplomas não analisados» Identificação dos requisitos e obrigações legais por diploma e por estabelecimento, resposta social, instituição, etc» Envio de notificação para os utilizadores sempre que são identificadas novas obrigações legais» Emissão de Relatórios de Aplicabilidade No weblegis IPSS é disponibilizado aos utilizadores de serviço uma ferramenta de análise de aplicabilidade, através da qual poderá analisar os diplomas publicados e identificar, para os aplicáveis, os requisitos e obrigações legais a que está sujeito. O uso desta ferramenta permite efectuar: a identificação e descrição das obrigações legais associadas aos novos diplomas ou a alterações aos existentes, para cada unidade existente a atribuição de um estado de aplicabilidade de cada diploma a cada um dos estabelecimentos, respostas sociais, instituições, etc a geração de avisos e notificações para os utilizadores sempre que são identificados novos requisitos e obrigações legais, garantindo que estes estejam sempre devidamente informados a emissão de Relatórios de Aplicabilidade, que permitem uma visualização rápida de todos os diplomas aplicáveis e respectivos requisitos e obrigações legais identificados Os Relatórios de Aplicabilidade permitem visualizar os requisitos e obrigações legais aplicáveis. Página 5 de 9

6 Plataforma weblegis FERRAMENTA DE ANÁLISE DE CONFORMIDADE» Mapa resumo de diplomas não analisados» Definição e acompanhamento do Plano de Acções por diploma e por estabelecimento, resposta social, instituição, etc» Envio de notificação para os utilizadores com a avaliação do estado de conformidade» Emissão de Relatórios de Conformidade No weblegis IPSS é disponibilizado aos utilizadores de serviço uma ferramenta de análise de conformidade, através da qual poderá planear as acções necessárias para o cumprimento das obrigações legais e acompanhar a sua execução, bem como identificar o estado de conformidade de cada diploma aplicável. O uso desta ferramenta permite efectuar: a identificação e acompanhamento das acções associadas aos novos diplomas aplicáveis ou a alterações aos existentes, para cada unidade existente; a atribuição de um estado de conformidade de cada diploma a cada uma das unidades existentes; a geração de avisos e notificações para os utilizadores sempre que é efectuada a verificação de conformidade, garantindo que estes estejam sempre devidamente informados; a emissão de Relatórios de Conformidade, que permitem uma visualização rápida do estado de conformidade da legislação aplicável, bem como do desenvolvimento do Plano de Acções definido para cada diploma e para cada estabelecimento, resposta social, instituição, etc... Os Relatórios de Conformidade permitem acompanhar os Planos de Acções e conferir a conformidade por diploma. Página 6 de 9

7 Serviços weblegis Serviço de Actualização incluído na subscrição do correspondente Arquivo de Legislação ACTUALIZAÇÃO DO ARQUIVO DE LEGISLAÇÃO» Serviço de actualização contínua do arquivo de legislação com publicação dos novos diplomas e/ou alterações aos existentes» Geração de avisos no Portal weblegis» Notificação para o dos utilizadores sempre que ocorre a publicação de novos diplomas ou alterações aos existentes A actualização do arquivo de legislação é efectuada de forma contínua, estando imediatamente disponível e on-line para os utilizadores, sem necessitar da sua intervenção. Por cada novo diploma publicado, ou por cada alteração a um diploma existente, é gerado um aviso para os utilizadores na sua área de trabalho do portal. Este aviso constitui um atalho directo para as informações e detalhes do diploma, para que os utilizadores possam de imediato efectuar a respectiva consulta e as análises de aplicabilidade e conformidade. Simultaneamente, é emitida uma notificação para o(s) endereço(s) de configurado(s) dos utilizadores, com um resumo do diploma publicado/alterado, de modo a que possa conhecer de imediato essa publicação sem necessitar de aceder ao portal weblegis. A publicação de novos diplomas ou alterações aos existentes gera avisos e notificações para o dos utilizadores. Página 7 de 9

8 Serviços weblegis (OPCIONAL) Benefícios Elimina o tempo que gasta constantemente na análise da aplicabilidade dos novos diplomas publicados Garante que o Arquivo de Legislação está sempre actualizado com a identificação da aplicabilidade dos diplomas publicados Maior fiabilidade na análise de aplicabilidade Permite uma melhor definição de acções e análise de conformidade TRIAGEM DE APLICABILIDADE» Identificação dos temas / subtemas do arquivo de legislação que deverão ser considerados como aplicáveis a cada uma das unidades da Instituição» Identificação e marcação dos diplomas aplicáveis a cada unidade no arquivo de legislação da Instituição» A justificação da aplicabilidade e a identificação dos requisitos/obrigações legais podem ser associados e editados pela Instituição na ficha dos diplomas, permitindo uma consulta rápida dessa informação Dado o elevado número de novos diplomas e/ou alterações aos existentes que são publicados, bem como a elevada complexidade técnica dos mesmos, a análise da aplicabilidade à Instituição é uma tarefa morosa, contínua e tecnicamente exigente. Para facilitar esta tarefa, poderá optar por subscrever o Serviço de Triagem de Aplicabilidade associado ao weblegis IPSS. Este serviço, de carácter permanente, garantelhe que todos os diplomas publicados são disponibilizados com uma marcação prévia de aplicabilidade já efectuada, para que conheça de imediato todas as implicações das alterações legais na sua Instituição. Com este serviço, de carácter contínuo, o Arquivo de Legislação IPSS está sempre actualizado, englobando: a definição dos filtros de triagem de aplicabilidade a utilizar sobre os diplomas, para cada estabelecimento, resposta social, instituição, etc ; em cada novo diploma publicado e/ou alterações aos existentes, é aplicado o filtro e marcada a aplicabilidade à sua Instituição; esta aplicabilidade fica registada e associada a cada diploma e são visualizados pelos utilizadores. Com este serviço não necessita de gastar tanto tempo na análise de cada um dos diplomas publicados. Página 8 de 9

9 PARTEICO SaaS (Software as a Service) O weblegis Legal Control Software está instalado em servidores remotos da PARTEICO Software, S.A., localizados num datacenter certificado, pelo que não tem qualquer custo de instalação ou de manutenção para os utilizadores. Estando acessível de qualquer lugar, através da internet, permite a utilização e a realização de serviços integrados numa tecnologia de cloud computing. Arquivos Disponíveis: ARQUIVOS DE LEGISLAÇÃO (Legislação Temática) WebLEGIS GESTÃO WebLEGIS AMBIENTE WebLEGIS SEGURANÇA WebLEGIS ALIMENTAR LEGISLAÇÃO INCLUÍDA Laboral, Fiscal e Comercial Ambiental Segurança e Saúde no Trabalho Segurança Alimentar / HACCP Este documento está sujeito a alterações sem aviso prévio. A PARTEICO não será responsável por eventuais erros ou omissões existentes neste documento. Este documento tem apenas objectivos de informação, sem representar ou constituir garantia de qualquer tipo. As únicas garantias para os produtos e serviços da PARTEICO são aquelas estabelecidas expressamente nas declarações de garantia que acompanham tais produtos ou serviços. Nada neste documento deve ser considerado como constituindo uma garantia adicional. Todos os direitos sobre este documento estão reservados. PARTEICO Software, S.A Praça Padre Ricardo da Rocha, BRAGA T: F: parteico@parteico.pt Descritivo weblegis IPSS v.5 ARQUIVOS DE LEGISLAÇÃO (Legislação Sectorial) WebLEGIS IPSS WebLEGIS SAÚDE WebLEGIS EDUCAÇÃO WebLEGIS HOTELARIA WebLEGIS TRANSPORTES WebLEGIS CONSTRUÇÃO Serviços Disponíveis: SERVIÇOS DE ACTUALIZAÇÃO SERVIÇOS DE TRIAGEM DE APLICABILIDADE LEGISLAÇÃO INCLUÍDA Para mais informações Solicite-nos os respectivos Descritivos Página 9 de 9