Aleph Empréstimo Entre Bibliotecas Reunião da REJE 09 de novembro de 2011
1. Conceitos e definições 2
Para que serve o módulo de EEB? Para que a Biblioteca possa receber solicitações de seus usuários de material não existente ou indisponível em seu acervo e, neste caso, solicitar emprestado itens de outras bibliotecas para atendê-los. Para que a Biblioteca possa controlar os itens solicitados a outras bibliotecas e emprestados a seus usuários como itens temporários de seu acervo. Para que a Biblioteca possa atender pedidos de empréstimos recebidos de outras bibliotecas e controlá-los. 3
Em outras palavras... O módulo de EEB gerencia: EEBs Solicitados - Pedidos de EEB dos usuários da sua biblioteca para obtenção de material EEBs Fornecidos - Pedidos direcionados a sua biblioteca por outras bibliotecas para fornecimento de material via EEB Os registros administrativos necessários para o funcionamento dos dois serviços acima 4
Onde ficam os registros de EEB? O ALEPH armazena os registros de EEB em uma base de dados separada, denominada base de tipo EEB. Identificada por TSE40. Cada base de EEB fica associada a uma única base de tipo ADM. No caso, TSE40 fica associada a TSE50 e vice-versa. 5
Customização do EEB Formas de customização do sistema de EEB no que se refere ao: Método de comunicação com o parceiro de EEB: correio, e-mail, protocolo ISO: * ISO TCP protocolo ISO 10160 e 10161 * Parceiros Brasileiros (em sua maioria): carta ou e-mail Nível de processamento automático sem ou com intermediação, isto é, envolvimento de operador 6
Registros pré-requisitos para EEB Registro de Parceiros Internos (unidades de EEB) Externos (compartilhados/não-compartilhados) Definição dos parceiros potenciais das unidades de EEB (lista de fornecedores) Cada unidade de EEB deve definir a sua lista de fornecedores potenciais, usada na seleção de fornecedores (parceiros internos ou externos) para encaminhamento dos pedidos de EEB de seus usuários. 7
Parceiros de EEB internos Parceiros internos = unidades de EEB. Na maioria dos casos, cada sub-biblioteca é uma unidade de EEB. Os parceiros internos gerenciam os pedidos de EEB e as atividades de empréstimo. Atende a dois tipos de serviços: 1. EEB solicitado - trata dos pedidos de um grupo de usuários; cada usuário tem uma unidade padrão de EEB, indicada no seu cadastro de informações globais. 2. EEB fornecido unidade que gerencia os pedidos enviados a ela, e que é autorizada a emprestar item de sub-biblioteca específica. 8
Tipos de materiais de pedidos EEB Há dois tipos de pedidos quanto ao tipo de material (formulários), tanto na interface GUI, como no OPAC: Monografia (não periódico) Periódico 9
EEBs solicitados - Fluxo Passos de um pedido de EEB para meu usuário 1. Criação do pedido (pelo usuário no OPAC, ou por operador da Biblioteca via o módulo de EEB) 2. * Verificar se o material existe na biblioteca do usuário (quando uma solicitação é feita pelo usuário no OPAC, a mesma pode ser bloqueada neste caso) 3. * Atribuir parceiros potenciais para atendimento do pedido 4. * Enviar o pedido para o parceiro potencial 5. ** Registrar a resposta do fornecedor 6. Registrar o recebimento do material 7. Retornar o material, se for um item retornável (*) pode ser configurado como automático (**) pode ser configurado como automático somente se a comunicação for via ISO ILL 10
EEBs fornecidos - Fluxo Passos de um pedido de EEB para outra biblioteca: 1. Criar pedido (se a comunicação é por ISO ILL, pode ser automático) 2. * Pesquisar se a Biblioteca tem o material desejado 3. ** Enviar resposta à Biblioteca solicitante se o material não está disponível em sua biblioteca 4. Enviar resposta diferente de não-atendido 5. Registrar o envio do material 6. Se o material é retornável, devolver o material (*) pode ser configurado como automático (**) pode ser configurado como automático somente se a comunicação for via ISO ILL 11
Fluxo do pedido de EEB Parte 1 Usuário pede material para sua Biblioteca A, que pede para uma 1 2 3 Biblioteca B (da rede ou externa), que empresta material para o Usuário 5 4 que empresta material para a Biblioteca A, EEB solicitado EEB fornecido 12
Fluxo do pedido de EEB Parte 2 Usuário devolve material para sua Biblioteca A, que retorna o mesmo para a 1 2 3 Biblioteca B (da rede ou externa), 4 que devolve o item e encerra o pedido de EEB EEB solicitado EEB fornecido 13
Fluxo do pedido de EEB entre sub-bibs Quando o pedido de EEB ocorre entre duas unidades de EEB da mesma ADM, temos os dois processos encadeados e controlados pelo ALEPH: Usuário João do TRERS solicita empréstimo de material x. A unidade TRERS recebe o pedido e solicita o fornecimento para TRESC TRESC atende o pedido de TRERS e empresta o material por EEB TRERS recebe material e o empresta para usuário João João devolve material na TRERS TRERS retorna material para TRESC TRESC devolve o material e encerra o EEB 14
Verificação Material existe na Bib? Uma verificação quanto a material existe na biblioteca? pode ser feita quando o pedido de EEB está sendo criado pelo operador no módulo de EEB da GUI ou pelo usuário via OPAC. Esta verificação pode ser configurada como automática. De forma que usuários não consigam submeter pedidos de EEB sobre materiais que existem em suas unidades de EEB. 15
Intervenção Pedidos de EEB (para usuário ou outra biblioteca) podem ser processados com ou sem intervenção (envolvimento do operador), dependendo de como a unidade de EEB comunica-se com o parceiro de EEB. Todo processamento, exceto as ações de trazer/levar, bem como de receber/devolver o material, pode ser automático. Para parceiros com o padrão de comunicação ISO, o envio de mensagens pode ser automático, enquanto que para parceiros sem este padrão, o sistema de mensagens é necessariamente manual. 16
Usuários da circulação Dois tipos de usuários são parte da configuração de EEB: 1. Usuários de bibliotecas que são atendidos por EEB. Eles próprios podem criar seus pedidos de EEB. Nos seus cadastros de informações globais é indicada a Unidade de EEB que lida com seus pedidos, o limite total de pedidos de EEB e o limite de pedidos de EEB ativos. Todos as operações de circulação são registradas em seu nome: empréstimos, renovações, devoluções, etc. 2. Parceiros de EEB para os quais você fornece material (parceiros externos e unidades internas de EEB). 17
Operadores responsáveis pelo EEB Os operadores do EEB são encarregados de: 1. Configurar parceiros, listas de parceiros potenciais, usuários 2. Processar os pedidos de EEB solicitados e pedidos de EEB fornecidos 3. A cada operador é permitido o acesso e execução de atividades de EEB em uma única unidade de EEB. Os operadores de EEB devem ter permissão para: 1. Atividades do módulo de EEB 2. Atividades do módulo de Circulação 18
2. Interface 19
Interface do módulo de EEB Barra do módulo Barra do menu Barra EEBs Solicitados Barra EEBs Fornecidos Guia EEBs Solicitados Guia EEBs Fornecidos Guia Administração Guia Buscas 20
Barra de EEBs Solicitados A Barra de EEBs Solicitados é usada para recuperar pedidos submetidos pelos usuários e enviados para outras unidades. Os pedidos podem ser recuperados pelo número do pedido, ID do usuário, palavras do título, código do fornecedor, etc. Todos os pedidos recuperados são mostrados em uma lista. 21
Barra de EEBs Fornecidos A Barra de EEBs Fornecidos é usada para recuperar pedidos recebidos de outras bibliotecas. Os pedidos podem ser recuperados pelo número do pedido, código de barras do material fornecido, palavras do título, código do solicitante, etc. Todos os pedidos recuperados são mostrados em uma lista. 22
Modos de Visualização dos Pedidos Cada guia tem dois modos de visualização: Modo Funções oferece 1. Ações que podem ser executadas 2. Registros que podem ser atualizados Modo Resumo oferece 1. Visão geral 2. Resumo de - pedidos (por status de pedido) - mensagens (por tipo de mensagem) 23
Modo Resumo Organiza meu trabalho em pastas Status Mensagens Modo Resumo Ver status ativos Se marcardo, exibe somente os pedidos ativos, isto é, com status diferente de: UNF = não atendido CA = cancelado CLS = fechado DEL = excluído RT = devolvido EXP = expirado 24
Guia Administração Usada para visualizar e gerenciar: Parceiros Registro de parceiros de ILL (solicitantes e fornecedores), internos ou externos. Fornecedores potenciais Configuração da rota de fornecedores para os quais os pedidos de cada unidade de EEB são encaminhados. 25
Buscas A guia Buscas permite recuperar registros bibliográficos de bases de dados locais ou remotas. Você pode usar a busca para: 1. Localizar registros na base da dados bibliográfica local, visualizar itens e status de circulação. 2. Buscar em acervo de outra Biblioteca, se assim configurado (e permitido pela outra Biblioteca). 3. Criar um pedido de EEB solicitado ou fornecido, sendo os dados do registro bibliográfico automaticamente copiados para o pedido. 4. Recuperar um pedido de EEB solicitado ou fornecido. 26
Fluxo de Funcionamento do EEB Há dois tipos de atividades para o funcionamento do EEB: Configuração (eventualmente) Gerenciamento de parceiros Gerenciamento das rotas fornecedores potenciais Atendimento dos pedidos de EEB (contínuo) 27
Atividades de Configuração de EEB As atividades de configuração devem ser realizadas antes de começar a trabalhar com EEB. Depois do estágio de configuração, estas atividades são realizadas eventualmente, somente quando necessário. Algumas atividades são realizadas pelo Administrador de EEB da Instituição, como por exemplo, definir unidades de EEB internas. Outras ficam a cargo de cada unidade de EEB, como por exemplo, cadastrar parceiro externo não-compartilhado. 28
Atendimento dos Pedidos de EEB O gerenciamento do pedidos de EEB solicitados e fornecidos é feito pela equipe de EEB, continuamente. Cada pedido de EEB tem um ciclo de vida, do momento em que é criado até seu fechamento. Enquanto entre estes estágios, o pedido de EEB é considerado ativo. 29
3. Configuração 30
Configuração do ambiente para EEB Definir um login como administrador do EEB (admin) Definir unidades de EEB (parceiros internos bibliotecas da rede) e criar usuários de circulação para os mesmos Definir operadores com autorização em EEB e Circulação para cada unidade de EEB Definir parceiros de EEB externos (bibliotecas externas) e criar usuários de circulação para os mesmos Criar a lista de fornecedores potenciais de cada unidade de EEB Atribuir uma unidade de EEB e cotas aos usuários que tem direito de uso do serviço de EEB 31
Operadores autorizados Cadastro do operador / Unidade de EEB Alguns exemplos já definidos: Operador MASTER admin de EEB Operador TSEJANETE unidade de EEB TSE Operador DFDARLAN unidade de EEB TREDF Operador RSJOAO unidade de EEB TRERS Privilégios destes operadores: Base de EEB (XXX40) Usuários, circulação e itens na base ADM 32
Parceiros internos cadastrados 33
Parceiros externos cadastrados Atividade contínua 34
Usuários circ para parceiros internos 35
Usuários circ para parceiros externos Atividade contínua 36
Fornecedores Potenciais Operador visualiza e edita a rota de fornecedores de sua unidade de EEB. Há diversas unidades de EEB sem esta definição Atividade pendente e contínua 37
Usuários de circ definição de EEB O usuário final, com direito de solicitar EEB, deve ter no cadastro de Informação Global: unidade de EEB (unidade que atende o usuário) limite de pedidos de EEB permitidos Deve ter direito de emprestar item na Biblioteca cadastrada no registro da unidade de EEB, na guia 3.Quando solicita EEB, usuário empresta material na biblioteca Unidade de EEB TSE Biblioteca TSE Unidade de EEB TREDF Biblioteca TRE-DF 38
Usuários de circ definição de EEB 39
4. Utilizando o EEB 40
Criar pedido de EEB na GUI Pedidos de EEB podem ser criados pelo operador na interface GUI 1. com base em um registro existente 41
Criar pedido de EEB na GUI Pedidos de EEB podem ser criados pelo operador na interface GUI 2. Usando um formulário livre, a partir do menu EEB Solicitados periódico CTRL+F5 não periódico CTRL+F6 EEB Fornecido Ou usando os ícones periódico CTRL+F7 não periódico CTRL+F8 Solicitado Periódico / Não periódico Fornecido Periódico / Não periódico 42
Criar pedido de EEB no OPAC Pedidos de EEB podem ser criados pelo usuário solicitante na interface OPAC 1. com base em um registro existente 43
Criar pedido de EEB no OPAC Pedidos de EEB podem ser criados pelo usuário solicitante na interface OPAC 2. Usando um formulário livre 44
Trabalhando com os pedidos de EEB Para trabalhar com os pedidos enviados por usuários à sua unidade de EEB, selecione a guia EEBs Solicitados e clique no modo Resumo. Os diversos status são exibidos, informando entre parênteses a quantidade de pedidos naquele status Os status podem ter sub-status 45
Trabalhando com os pedidos de EEB Selecione o status desejado para ver seus sub-status e os pedidos O mesmo vale para EEBs Fornecidos. Para trabalhar com estes pedidos, selecione a guia EEBs Fornecidos e clique no modo Resumo. 46
EEB solicitado/fornecido Entre parceiros internos padrão ISO A seguir... A visão do fluxo de um pedido de usuário submetido a uma unidade de EEB. Atendido por outra unidade de EEB. Com comunicação ISO. 47
EEB solicitado/fornecido Entre parceiros internos padrão ISO O trabalho com o EEB solicitado é feito todo na primeira guia EEBs solicitado 48
EEB solicitado/fornecido Entre parceiros internos padrão ISO O pedido é criado e inicia com status Novo. O processo de EEB, de acordo com a lista de fornecedores potenciais, é enviado para um fornecedor. Seu status é alterado para Enviado ao fornecedor. A partir deste ponto, é necessário aguardar a resposta do fornecedor, que aceitará ou não o pedido de EEB. Um pedido de EEB Fornecido é automaticamente criado no parceiro-fornecedor. Caso o fornecedor aceite o pedido de EEB, ele enviará o material. 49
EEB solicitado/fornecido Entre parceiros internos padrão ISO Uma vez enviado o material pelo fornecedor... No EEB Fornecido o status do pedido mudará para Enviado como empréstimo No EEB Solicitado, o status do pedido mudará para Enviado pelo fornecedor 50
EEB solicitado/fornecido Entre parceiros internos padrão ISO Quando o material é recebido na biblioteca solicitante, o pedido é localizado e a biblioteca declara o recebimento do material de EEB, clicando no botão Receber mat. 51
EEB solicitado/fornecido Entre parceiros internos padrão ISO Ao clicar em Receber mat. o formulário para registro do item recebido é exibido É necessário informar o status do item e um código de barras (pode ser o cod unid+no. pedido) Neste momento, o sistema envia ao usuário o aviso de pedido de EEB disponível. O status do EEB fica Emprestado p/ biblioteca 52
EEB solicitado/fornecido Entre parceiros internos padrão ISO O usuário vem à biblioteca retirar o material, que será emprestado normalmente pelo módulo de circulação. A devolução do material também é registrada pelo módulo de circulação. O status do pedido passa a ser Emprestado p/usuário Na verdade temos dois registros de empréstimo: O item da unid fornecedora emprestado para a unid solicitante O item temporário da unid solicitante emprestado para o usuário solicitante do eeb 53
EEB solicitado/fornecido Entre parceiros internos padrão ISO A devolução do material também é registrada via módulo de circulação. O sistema avisa que o material devolvido é um material de EEB. O status do pedido passa a ser Usuário devolveu 54
EEB solicitado/fornecido Entre parceiros internos padrão ISO No módulo de EEB, a biblioteca deve devolver o material à sua biblioteca de origem, clicando no botão Retornar mat. O pedido fica com status Biblioteca retornou material até que o item seja recebido pela biblioteca que o forneceu e sua devolução seja efetuada. Quando isto ocorre, então, o pedido é fechado. 55
EEB solicitado para parceiro externo A seguir... A visão do fluxo de um pedido de usuário submetido a uma unidade de EEB. Atendido por um parceiro externo, com comunicação por carta (impressa ou e-mail) 56
EEB solicitado para parceiro externo O pedido é criado e inicia com status Novo. O sistema tenta localizar o material solicitado de acordo com a lista de fornecedores potenciais. A busca é realizada de forma automática somente nos parceiros internos. Caso o material não seja encontrado entre os parceiros internos, o pedido recebe o status Novo - revisão da equipe. Se sua rota já inclui parceiros externos, uma lista de fornecedores é oferecida para escolha. 57
EEB solicitado para parceiro externo Uma vez escolhido o fornecedor, clique em Enviar pedido. O pedido fica com status Enviado ao fornecedor. O processo do lado do parceiro externo é gerenciado pelo mesmo, com as ferramentas próprias. No momento em que o material enviado pelo fornecedor é recebido pela biblioteca solicitante, o processo é o mesmo descrito anteriormente (receber material, avisar usuário, emprestar, devolver, retornar material, encerrar pedido). 58
Renovação de EEB - Solicitante Entre parceiros internos padrão ISO Localize o pedido de EEB para o qual deseja solicitar renovação e acione Resposta. Selecione a opção Renovar, informe uma nota (se desejado) e a data de devolução desejada. 59
Renovação de EEB - Fornecedor Entre parceiros internos padrão ISO O fornecedor receberá o pedido de renovação, localizado em Mensagens / Pedidos de renovação. 60
Renovação de EEB - Fornecedor Entre parceiros internos padrão ISO O fornecedor marca a mensagem desejada e aciona Selecionar para ver os detalhes do pedido a ser renovado 61
Renovação de EEB - Fornecedor Entre parceiros internos padrão ISO Na exibição do pedido, clique no botão Resposta para fazer a renovação do material, e informe a nova data para devolução 62
Renovação de EEB - Solicitante Entre parceiros internos padrão ISO Uma vez renovado, o pedido é exibido para a unidade solicitante sob o status Renovação aprovada. A data de devolução do EEB (entre as bibliotecas) é automaticamente alterada. A data de devolução do empréstimo feito para o usuário final do item de EEB deve ser ajustada manualmente. 63
Recusar pedido No modo Resumo, a biblioteca fornecedora localiza o pedido Aciona o botão Não atendido Informa o motivo pelo qual não foi atendido 64