CONVERJ Administração

1 CONVERJ Administração Concedente Versão 1.0 Outubro/2013

2 Sumário 1 Módulo Administração... 3 1.1 Como incluir um novo usuário?... 3 1.1.1 Perfis... 4 1.2 Como excluir um usuário?... 6 1.3 Como Nomear Coordenador de Convênios e Gerente Executivo?... 6 1.4 Como consultar o cadastro da Entidade Proponente?... 8 1.5 Como Redefinir o Fluxo de um processo?... 8 1.6 Como Recuperar um Processo?... 9 1.7 Como Tomar Ciência?... 10 1.8 Como Tomar Providências?... 11 1.9 Como visualizar as tramitações do processo?... 12

3 1 Módulo Administração O módulo Administração permite ao usuário realizar algumas atividades de gestão do sistema, como cadastrar novos usuários, recuperar processo, entre outras funcionalidades. 1.1 Como incluir um novo usuário? A inclusão de um novo usuário só poderá ser feito pelo usuário que possua o perfil Representante do Sistema. O acesso ao sistema é realizado através do CPF, logo, o CPF do usuário será válido para um cadastro apenas. Para incluirmos um novo usuário, o usuário deverá acessar o menu ADMINISTRAÇÃO> ENTIDADES/USUÁRIOS> USUÁRIOS> CADASTRAR USUÁRIO e solicitar um novo cadastro. Para efetuarmos o cadastro de um novo usuário devemos preencher os campos com os dados do usuário. Os campos marcados com (*) são de preenchimento obrigatório. Código Entidade: Código da entidade ao qual o futuro usuário irá pertencer. Nome usuário: Informar o nome completo do novo usuário CPF: Informar CPF do novo usuário. E-mail: Informar o e-mail do novo usuário. Este, será o e-mail ao qual serão enviados todos os avisos e comunicados entre o sistema e o usuário. Senha usuário: Informar uma senha para o novo usuário. Indica trocar senha prox. Login: Se SIM, significa que o novo usuário ao acessar o sistema será solicitado a trocar a sua senha. Se NÃO, o novo usuário irá utilizar a senha cadastrada. Telefone: Informar o telefone do novo usuário. Ramal: Informar o ramal do novo usuário.

4 Fax: Informar o fax do novo usuário. Ramal fax: Informar o ramal do fax do novo usuário. Indica travado: Bloqueia o acesso do usuário. Indica não trava: Bloqueia o acesso do usuário caso a tentativa de acesso com a senha errada ultrapasse 3 vezes. Código perfil: Informar o perfil a ser utilizado pelo novo usuário. Ind Status Usuário: Status do usuário no sistema. Matrícula usuário: informar a matrícula do usuário, se houver. RG: Informar RG do novo usuário. Órgão Expedidor: Informar o Órgão expedidor do RG do novo usuário. Data expedição: informar a data de expedição do RG do novo usuário. Cargo: Informar o cargo exercido pelo novo usuário. Função: Informar a função exercida pelo novo usuário. Recebe e-mail das msg da Caixa Entrada: Informar se o usuário irá receber no e-mail cadastrado as notificações do sistema. IMPORTANTE: Quando incluímos um novo usuário, o mesmo não é comunicado por e- mail. É necessário que o usuário que possui o perfil Representante do Sistema, informe ao novo usuário a sua senha de acesso. IMPORTANTE: Será sempre necessário a troca de senha no primeiro acesso. 1.1.1 Perfis O sistema Converj possui perfis dividos da seguinte forma: Descrição Perfil Representante do Sistema Permissões Cadastrar novos Usuários Nomear Coordenador e Gerente Executivo Redefinir Fluxo Recuperar Processo Tomar Ciência Tomar Providência Tramitações Processo Visualizar e incluir documentos no Pendências da Entidade Cadastrar Programa e Programa de Governo Informar dados bancários Analisar a Proposta Pronunciamento Coordenador Verificar o Orçamento Gerar Declaração Previsão Orçamentária Validar o cumprimento da exigência Abertura de Processo Gerar e Registrar Declaração de Economicidade Gerar e Registrar Minuta

5 Gestor Técnica Financeiro/Contábil Orçamento Fin/Orç/Cont Promoção Jurídica da Secretaria Enviar para Celebração Ratificar o Orçamento Informar os dados de Publicação Monitorar Convênio Informar a Movimentação de Recurso Consultar todas as funcionalidades Redefinir Fluxo Recuperar Processo Tomar Ciência Tomar Providência Tramitações Processo Visualizar e incluir documentos no Pendências da Entidade Informar dados bancários Analisar a Proposta Pronunciamento Coordenador Validar o cumprimento da exigência Abertura de Processo Gerar e Registrar Declaração de Economicidade Gerar e Registrar Minuta Enviar para Celebração Informar os dados de Publicação Monitorar Convênio Tramitações Processo Cadastrar Programa e Programa de Governo Informar dados bancários Informar a Movimentação de Recurso Tramitações Processo Cadastrar Programa e Programa de Governo Verificar o Orçamento Gerar Declaração Previsão Orçamentária Ratificar o Orçamento Tramitações Processo Cadastrar Programa e Programa de Governo Informar dados bancários Verificar o Orçamento Gerar Declaração Previsão Orçamentária

6 Jurídica Auditoria Interna Ratificar o Orçamento Informar a Movimentação de Recurso Promoção Jurídica da Secretaria 1.2 Como excluir um usuário? A exclusão de um usuário só poderá ser realizada pelo usuário que possua perfil de Representante do Sistema. O usuário deverá acessar o menu ADMINISTRAÇÃO> ENTIDADES/USUÁRIOS> USUÁRIO> CADASTRAR USUÁRIO. O usuário Representante do Sistema Concedente realiza a exclusão do cadastro e confirma a eliminação dos dados, conforme mostra a figura abaixo. O usuário excluido continuará aparecendo na listagem, porém seu status ficará como Excluído. 1.3 Como Nomear Coordenador de Convênios e Gerente Executivo? A funcionalidade Nomear Coordenador e Gerente Executivo é de suma importância no sistema, pois quando uma Entidade Proponente enviar uma proposta para análise da Entidade Concedente (Órgão da Administração Estadual), os dois usuários nomeados serão avisados por e-mail. Está nomeação é apenas uma base para o sistema, caso o órgão estadual possua mais de 01 (um) gerente executivo, a mesma deverá informar através dessa funcionalidade qual receberá as primeiras notificações. IMPORTANTE: A nomeação só poderá ser feita pelo usuário que possua o perfil Representante do Sistema. IMPORTANTE: Caso a proposta deva ser analisada por outro gerente executivo, o mesmo deverá ser informado na opção Definir Coordenador/ Gerente no menu Proposta. Para realizar a nomeação do Coordenador e do Gerente Executivo o usuário deverá acessar o menu ADMINISTRAÇÃO> ENTIDADES/USUÁRIOS> USUÁRIO> NOMEAR COORDENADOR E GERENTE EXECUTIVO.

7 Para nomear o Coordenador e o Gerente Executivo, os mesmos já deverão estar incluídos no sistema, ou seja, é necessário incluir todos os usuários da Entidade Concedente para depois escolher o Coordenador de Convênios e o Gerente Executivo. O usuário deverá informar os campos abaixo: Cod. Entidade: Nome da Entidade Concedente Coordenador Convênios: Informar o usuário a ser considerado como Coordenador de Convênios da Entidade Concedente. Dt. Publicação D.O. Coordenador: Informar data da publicação do Coordenador de Convênios no DOERJ. Nro. Pub D.O. Coordenador: Informar número da publicação do Coordenador de Convênios no DOERJ. Anexo D.O. Coordenador: Anexar cópia digitalizada da publicação do Coordenador de Convênios no DOERJ. Gerente Executivo: Informar o usuário a ser considerado como Gerente Executivo da Entidade Concedente. Dt Publicação D.O. Gerente: Informar data da publicação do Gerente Executivo no DOERJ. Nro Pub D.O. Gerente: Informar número da publicação do Gerente Executivo no DOERJ.

8 Anexo D.O. Gerente: Anexar cópia digitalizada da publicação do Gerente Executivo no DOERJ. 1.4 Como consultar o cadastro da Entidade Proponente? A funcionalidade Cadastro de Entidade serve para o usuário visualizar o cadastro das Entidades Proponentes, ou seja, as Entidades Sem Fins Lucrativos e Entidades Municipais. O usuário deverá acessar o menu ADMINISTRAÇÃO> ENTIDADES/USUÁRIOS> USUÁRIO> CADASTRO DE ENTIDADE. 1.5 Como Redefinir o Fluxo de um processo? Caso algum processo necessite de uma redefinição de fluxo, devemos utilizar a funcionalidade Redefinir Fluxo. Desta forma, é possível recolocar o processo no fluxo normal de tramitação. IMPORTANTE: É necessário que o processo tenha sido enviado para a atividade Redefinir Fluxo. Para Redefinir o Fluxo o usuário irá acessar o menu ADMINISTRAÇÃO> GESTÃO PROCESSO> REDEFINIR FLUXO ATIVIDADE. O mesmo deverá escolher a Proposta e preencher as informações.

9 Resultado: Informar o resultado encaminhamento. Anexo: Inclusão de algum arquivo relativo à redefinição de fluxo. Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações acerca da redefinição do fluxo. Próxima Atividade: Informar a próxima atividade a ser realizada. 1.6 Como Recuperar um Processo? Caso ocorra algum problema com a tramitação da Proposta devemos utilizar a funcionalidade Recuperar Processo. Pode-se utilizar esta função caso o usuário que capturou a Proposta esteja impossibilitado de realizar a análise ou quando ocorreu uma tramitação errada, ou seja, a próxima atividade foi informada incorretamente. IMPORTANTE: Esta funcionalidade tem sua eficácia quando algum usuário já capturou o processo. Para utilizar esta funcionalidade é necessário que o usuário possua o perfil Concedente- Técnica ou Concedente Representante do Sistema. Para Recuperar o Processo o usuário deverá acessar o menu ADMINISTRAÇÃO> GESTÃO PROCESSO> RECUPERAR PROCESSO. O mesmo deverá escolher na lista a Proposta que deseja Recuperar o Processo e clicar nos botões: Processo já capturado pelo usuário analista. Processo ainda não capturado pelo analista.

10 Após escolher a Proposta, o usuário deverá informar os campos abaixo: Resultado: Informar a opção Encaminhamento. Anexo: Inclusão de algum arquivo relativo à recuperação do processo. Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever suas considerações relativo à recuperação do processo. Próxima Atividade: Informar qual a próxima atividade a ser realizada. Ou seja, qual o destino correto da Proposta. 1.7 Como Tomar Ciência? Esta funcionalidade tem o objetivo do usuário Tomar Ciência sobre a Proposta em andamento, ou seja, se o analista encaminhar a proposta para Ciência do Coordenador ou para ciência de qualquer outro usuário que tenha acesso, a realização da ciência será feita através dessa funcionalidade. IMPORTANTE: É necessário que o processo tenha sido enviado para a atividade Tomar Ciência. Para Tomar Ciência o usuário deverá acessar o menu ADMINISTRAÇÃO> GESTÃO PROCESSO> TOMAR CIÊNCIA. O mesmo deverá escolher na lista a Proposta desejada e preencher as informações.

11 Resultado: Informar a opção Ciente. Anexo: Inclusão de algum arquivo relativo à tomada de ciência. Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever suas considerações relativo à tomada de ciência. Próxima Atividade: Informar qual a próxima atividade a ser realizada. 1.8 Como Tomar Providências? Esta funcionalidade tem o objetivo de resolver as pendências da Proposta. O usuário poderá anexar algum documento e redirecionar para a próxima atividade. Para realizar essa atividade o usuário deverá acessar o menu ADMINISTRAÇÃO> GESTÃO DO PROCESSO> TOMAR PROVIDÊNCIAS. O mesmo deverá escolher na lista a Proposta que deseja realizar a atividade. Resultado: Informar a opção Prossegue. Anexo: Inclusão de algum arquivo relativo à encaminhar para Providências.

12 Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever suas considerações relativo à Encaminhar para Providências. Próxima Atividade: Informar qual a próxima atividade a ser realizada. 1.9 Como visualizar as tramitações do processo? A funcionalidade Tramitações Processo auxilia o usuário a visualizar todas as tramitações ocorridas no processo, bem como quem foi o usuário que exerceu cada atividade. Para visualizar as Tramitações do Processo o usuário deverá acessar o menu ADMINISTRAÇÃO> GESTÃO PROCESSO> TRAMITAÇÕES PROCESSO. O mesmo deverá escolher na lista a Proposta que deseja visualizar as informações, clicando no botão, e a seguinte tela será aberta: Aparece na tela a lista com todas as tramitações ocorridas, bem como os relatórios gerados, e ao clicar no botão a atividade., conseguimos visualizar o usuário que executou