Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook

Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook Maio de 2012

Conteúdo Capítulo 1: Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook... 5 Introdução ao Conference Manager do Microsoft Outlook... 5 Instalando o Conference Manager do Microsoft Outlook... 5 Atualização ou upgrade do Conference Manager do Microsoft Outlook... 6 Você deve usar o calendário vinculado à sua própria conta do Microsoft Outlook... 7 Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook pela primeira vez... 7 Enviando uma solicitação de reunião com os seus detalhes de conferência no Microsoft Outlook... 8 Editando uma conferência no Microsoft Outlook... 10 Excluindo uma conferência do Microsoft Outlook... 10 Ingressando em uma conferência... 11 Ingressando em uma conferência pelo menu de contexto de item de compromisso... 12 Desativando o Conference Manager do Microsoft Outlook... 13 Ativando o Conference Manager do Microsoft Outlook... 13 Microsoft Outlook em modo off-line... 14 Índice... 15 Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook Maio de 2012 3

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Capítulo 1: Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook Introdução ao Conference Manager do Microsoft Outlook Usando o Avaya Aura Conferência, um administrador pode atribuir uma audioconferência à sua conta do Microsoft Outlook. Após a conferência ser atribuída à sua conta, você pode usar o recurso do calendário do Microsoft Outlook para criar e gerenciar suas conferências. Uma audioconferência fica disponível a qualquer momento e pode acomodar um número determinado de convidados (participantes). O administrador pode configurar o número de participantes. Um suplemento chamado Conference Manager Add-in do Microsoft Outlook, ou simplesmente Conference Manager do Microsoft Outlook, fornece este recurso. O Conference Manager do Microsoft Outlook integra-se perfeitamente ao seu calendário do Microsoft Outlook para fornecer uma funcionalidade extra na caixa de diálogo Novo compromisso. Usando um novo botão chamado Adicionar conferência, você pode incluir os detalhes de acesso à conferência com os outros detalhes de sua reunião e enviar esses detalhes aos participantes. Além desta nova funcionalidade no agendamento, você também pode acessar a funcionalidade na hora de início da reunião. Você pode usar um outro botão novo chamado Ingressar, para ingressar na conferência imediatamente. Usando este recurso, o servidor do Avaya Aura Conferência chama o seu número e coloca você na conferência. Instalando o Conference Manager do Microsoft Outlook Você pode instalar o Conference Manager do Microsoft Outlook se você tiver o Microsoft Outlook 2007 ou o Microsoft Outlook 2010, versões x86 e x64. O Conference Manager do Microsoft Outlook possui diversos requisitos de software. Em geral, o administrador do sistema assegurará que esses requisitos sejam preenchidos. Pré-requisitos Antes de instalar o Conference Manager do Microsoft Outlook, você deve ter o aplicativo do Microsoft Outlook no seu computador. O Conference Manager do Microsoft Outlook é compatível com as versões 2007 e 2010 do Microsoft Outlook. Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook Maio de 2012 5

Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa O propósito desta tarefa é instalar o Conference Manager do Microsoft Outlook. Este aplicativo permite programar conferências usando o Microsoft Outlook. 1. Vá até o local dos arquivos de instalação do Conference Manager do Microsoft Outlook. O administrador pode disponibilizar estes arquivos de muitas formas. Por exemplo, ele pode colocar os arquivos em um local compartilhado na sua rede e informar a localização por e-mail. 2. Feche o Microsoft Outlook. 3. Clique duas vezes no arquivo chamado setup.exe. 4. Navegue pelo assistente de instalação da maneira habitual. O assistente de instalação é muito semelhante aos outros assistentes. Você deve aceitar o contrato de licença e clicar em Install para continuar. O assistente de instalação instala os pré-requisitos e, então, instala os aplicativos. 5. Clique em Close para completar a instalação. Próximas etapas Agora você deve abrir o Microsoft Outlook e inserir alguns detalhes pessoais em relação à sua conta do Avaya Aura Conferência, conforme descrito em Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook pela primeira vez na página 7. Atualização ou upgrade do Conference Manager do Microsoft Outlook Se o administrador atualizar a versão do software do Conference Manager do Microsoft Outlook, o software que você está executando em seu computador será uma versão mais antiga. Há algumas opções nessa situação: Talvez você não tenha que fazer nada. O administrador pode configurar o Microsoft Outlook para recuperar e instalar automaticamente quaisquer atualizações 6 Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook Maio de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

Você deve usar o calendário vinculado à sua própria conta do Microsoft Outlook regularmente. Caso o aplicativo detecte uma nova versão do software, serão exibidas uma caixa de diálogo instantânea e uma barra de progresso por alguns segundos. Você pode desinstalar a versão antiga usando o recurso Adicionar/Remover programas do seu sistema operacional. A seguir, poderá instalar a nova versão do software que o administrador do sistema disponibilizar para você. O administrador do sistema pode optar por instalar silenciosamente o novo software em seu computador usando uma tecnologia de instalação silenciosa, como por exemplo, o Systems Management Server (SMS). Separadamente, você pode verificar manualmente atualizações da seguinte forma: Usuários de Microsoft Windows XP: Clique em Iniciar > Configurações > Painel de controle > Adicionar ou Remover Programas > Avaya Aura Conferencing. Caso clique em Clique aqui para informações de suporte, verá uma opção para Atualização de produtos. Usuários de Microsoft 7: Clique em Iniciar > Todos os Programas > Atualização do Windows. Na janela de Atualização do Windows, clique em Mudar Configurações e selecione Atualizações para produtos Microsoft... Salve estas configurações. Na janela Atualização do Windows, clique em Verificar atualizações. Você deve usar o calendário vinculado à sua própria conta do Microsoft Outlook O Conference Manager do Microsoft Outlook permite que você envie seus detalhes de conferência integrando-se ao Microsoft Outlook 2007 e ao Microsoft Outlook 2010. Para usar o Conference Manager do Microsoft Outlook com sucesso, você deve fazer logon em seu computador usando sua própria conta e poderá associar seus detalhes de conferência apenas aos itens criados no seu Calendário. Em outras palavras, o Conference Manager do Microsoft Outlook não oferece suporte à funcionalidade de calendário delegado. Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook pela primeira vez Na primeira vez em que usar o Conference Manager do Microsoft Outlook, será exibida uma caixa de diálogo de informações da Avaya. Nesta caixa de diálogo, você deve digitar seu nome de usuário e senha do Avaya Aura Conferência. Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook Maio de 2012 7

Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook Nota: Seu administrador configura sua conta do Avaya Aura Conferência em seu nome. Contateo para obter os detalhes de sua conta. É preciso inserir um endereço IP ou o nome do domínio completo do Avaya Aura Conferência Collaboration Agent servidor. O administrador possui estas informações. Você só fará isso na primeira vez em que usar o Conference Manager do Microsoft Outlook. Desse ponto em diante, o sistema se lembrará das informações. Pré-requisitos Antes de inserir seus detalhes pessoais, o Conference Manager do Microsoft Outlook deve ser instalado. Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa O propósito desta tarefa é iniciar o Conference Manager do Microsoft Outlook para uso. 1. Abra o Microsoft Outlook. 2. Na caixa de diálogo Conference Manager Avaya, insira os seguintes detalhes: Nome de usuário Senha Host de serviço O Host de serviço é o endereço IP ou o nome do domínio completo do servidor do Avaya Aura Conferência Collaboration Agent. 3. Clique em Salvar. O Conference Manager do Microsoft Outlook está pronto para ser usado agora. Próximas etapas Agora você pode começar a configurar conferências. É provável que o administrador já tenha criado uma conferência para você. Enviando uma solicitação de reunião com os seus detalhes de conferência no Microsoft Outlook Pré-requisitos Antes de associar sua conferência a um compromisso ou uma reunião, o Conference Manager do Microsoft Outlook deve ser instalado. 8 Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook Maio de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

Enviando uma solicitação de reunião com os seus detalhes de conferência no Microsoft Outlook Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa O propósito desta tarefa é criar uma solicitação de reunião no Microsoft Outlook e associar seus detalhes de conferência a essa solicitação de reunião. 1. Selecione Calendário no Microsoft Outlook. A tela Calendário é exibida. 2. Selecione Novo. A janela Novo compromisso é exibida. Nota: Você também pode selecionar Nova reunião do Aura no menu suspenso Novo ou no menu de contexto Calendário ao clicar com o botão direito do mouse no intervalo de tempo desejado no calendário. Caso a janela Novo compromisso seja exibida usando estes métodos, não será necessário clicar no botão Adicionar conferência. 3. Digite quaisquer detalhes da reunião na guia Compromisso, assim como uma reunião regular. 4. Clique Adicionar conferência. O Conference Manager do Microsoft Outlook recupera seus detalhes de conferência e os insere no corpo de texto do compromisso. Caso selecione o Nova reunião do Aura pelo menu suspenso Novos Itens ou pelo menu de contexto Calendário ao clicar com o botão direito do mouse no intervalo de tempo desejado no calendário, não será necessário clicar no botão Adicionar conferência. 5. Selecione ou insira os participantes normalmente no convite. 6. Insira os detalhes do local. 7. Forneça um título para a conferência no campo Assunto. 8. Clique em Enviar. Um e-mail exibindo os detalhes da conferência é enviado a todos os participantes. Tópicos relacionados: Editando uma conferência no Microsoft Outlook na página 10 Excluindo uma conferência do Microsoft Outlook na página 10 Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook Maio de 2012 9

Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook Editando uma conferência no Microsoft Outlook Você pode fazer alterações na sua conferência normalmente, usando o Microsoft Outlook. Você também pode editar um compromisso existente para adicionar chamadas em conferência a ele. Esta opção só estará disponível se o compromisso já tiver sido criado. Caso você seja um simples participante, você não pode editar um compromisso para adicionar detalhes de chamadas de conferência a ele. Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa O propósito desta tarefa é fazer atualizações em uma conferência existente. 1. Vá para a exibição Calendário. 2. Clique duas vezes na sua conferência. O Microsoft Outlook exibe a conferência. 3. Atualize a conferência conforme necessário. 4. Você pode clicar em Enviar atualização para salvar suas alterações, fechar a conferência e enviar os novos detalhes aos participantes. Excluindo uma conferência do Microsoft Outlook 1. Vá para a exibição Calendário. 2. Clique duas vezes na sua conferência. O Microsoft Outlook exibe a conferência. 3. Clique em Cancelar reunião. 4. Clique em Enviar cancelamento para enviar o aviso de cancelamento para todos os participantes. 10 Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook Maio de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

Ingressando em uma conferência Ingressando em uma conferência O botão Ingressar permite que você entre em uma conferência apenas clicando em um botão. Com este recurso, o servidor do Avaya Aura Conferência Collaboration Agent chama o seu número de telefone e coloca você na conferência. Você deverá configurar as opções padrão na primeira vez que usar o botão Ingressar. Deste ponto em diante, o botão Ingressar usará estas opções padrão. Você não precisará configurar as opções padrão cada vez que usar o botão Ingressar. Entretanto, você pode mudar as opções padrão a qualquer momento ao abrir a guia Avaya e clicar no botão Configurações padrão de conferência. Estas etapas descrevem como usar o botão Ingressar pela primeira vez. Após completar estas etapas, o botão Ingressar funcionará de forma automática. Nota: O botão Ingressar somente opera efetivamente se você estiver usando o mesmo Conferência servidor como o moderador. Se você estiver usando um servidor diferente, o botão Ingressar estará inacessível. Você pode identificar seu Conferência servidor, revendo o Host de Serviço campo na Avaya Conference Manager caixa de dialogo. Para mais informação sobre este campo, veja Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook pela primeira vez na página 7. Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa Você pode usar o recurso Ingressar em conferência para ingressar em uma conferência que já tenha começado. Esse é um recurso opcional. O administrador do sistema poderá ter ativado esse recurso no sistema. 1. Abra uma conferência existente. Na tela Compromisso, o Conference Manager do Microsoft Outlook mostra o botão Ingressar na barra de ferramentas na parte superior da tela. 2. Clique Ingressar. O Conference Manager do Microsoft Outlook mostra a caixa de diálogo Ingressar em conferência caso ainda não tenha configurado as opções padrão do recurso Ingressar em Conferência. 3. Selecione um número de telefone da lista suspensa Telefonar para mim ou insira um número de telefone na lista. A lista suspensa Telefonar para mim contém seus números de telefone de contato e números de telefones discados previamente. Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook Maio de 2012 11

Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook 4. Marque a caixa de seleção Iniciar o Collaboration Agent caso deseje abrir a página do Collaboration Agent. 5. Opcionalmente, você pode marcar a caixa de seleção Definir como padrão (não perguntar novamente) caso deseje salvar essas preferências para ingressar em conferências no futuro. 6. Clique em Ingressar agora. O servidor do Avaya Aura Conferência Collaboration Agent liga para o número de telefone que você selecionou na lista suspensa Telefonar para mim. Quando atender a ligação, o servidor do Avaya Aura Conferência Collaboration Agent colocará você na conferência. Se você marcou Iniciar o Collaboration Agent, o servidor do Avaya Aura Conferência Collaboration Agent abrirá a tela de logon do Collaboration Agent no seu navegador padrão. Resultado Depois de completar estas etapas para configurar as opções padrão do botão Ingressar, o servidor do Avaya Aura Conferência Collaboration Agent discará automaticamente o número de telefone armazenado nas Configurações padrão de conferência. Se você criar o compromisso, você irá ingressar na conferência como moderador. Caso seja o destinatário de um compromisso, você ingressará na conferência como um participante regular. Tópicos relacionados: Ingressando em uma conferência pelo menu de contexto de item de compromisso na página 12 Ingressando em uma conferência pelo menu de contexto de item de compromisso Você pode acessar o recurso Ingressar Conferência ao clicar no botão Ingressar pelo menu de contexto de item de compromisso. Você pode acessar o menu de contexto de item de compromisso pela visualização do seu calendário do Microsoft Outlook. Este recurso funciona da forma descrita em Ingressando em uma conferência na página 11. 1. Abra o Calendário do Microsoft Outlook. 2. Localize uma reunião que tenha detalhes de conferência associados a ela. 3. Clique com o botão direito do mouse na solicitação de reunião. Na lista de itens de contexto, a opção Ingressar é exibida. 12 Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook Maio de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

Desativando o Conference Manager do Microsoft Outlook 4. Clique Ingressar e siga as etapas descritas em Ingressando em uma conferência na página 11. Desativando o Conference Manager do Microsoft Outlook Você pode desativar o Conference Manager do Microsoft Outlook. As etapas para desativar o Conference Manager do Microsoft Outlook são um pouco diferentes para o Microsoft Outlook 2007 e para o Microsoft Outlook 2010. Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa O propósito desta tarefa é desativar o Conference Manager do Microsoft Outlook. 1. Abra o Microsoft Outlook. 2. Execute uma das etapas a seguir: Se estiver usando o Microsoft Outlook 2007: no menu Ferramentas, clique em Central de confiabilidade para visualizar a caixa de diálogo Central de confiabilidade. Se estiver usando o Microsoft Outlook 2010: no menu Arquivo, clique em Opções para visualizar a caixa de diálogo Opções do Outlook. 3. Na barra de navegação à esquerda, selecione Suplementos para visualizar a guia Suplementos. 4. No menu suspenso Gerenciar, localizado na parte inferior da caixa de diálogo, selecione Suplementos de COM e clique Ir. 5. Na caixa de diálogo Suplementos de COM, desmarque Avaya Aura Conferência e clique em OK. Agora o Conference Manager do Microsoft Outlook está desativado. Próximas etapas Você pode reativar o Conference Manager do Microsoft Outlook seguindo um conjunto similar de etapas, se precisar. Ativando o Conference Manager do Microsoft Outlook Caso tenha desativado manualmente o Conference Manager do Microsoft Outlook, usando os passos descritos em Desativando o Conference Manager do Microsoft Outlook na Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook Maio de 2012 13

Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook página 13, você pode reativá-lo a qualquer momento. As etapas para ativar o Conference Manager do Microsoft Outlook são levemente diferentes do Microsoft Outlook 2007 e do Microsoft Outlook 2010. Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa O propósito desta tarefa é ativar o Conference Manager do Microsoft Outlook. 1. Abra o Microsoft Outlook. 2. Execute uma das etapas a seguir: Se estiver usando o Microsoft Outlook 2007: no menu Ferramentas, clique em Central de confiabilidade para visualizar a caixa de diálogo Central de confiabilidade. Se estiver usando o Microsoft Outlook 2010: no menu Arquivo, clique em Opções para visualizar a caixa de diálogo Opções do Outlook. 3. Na barra de navegação à esquerda, selecione Suplementos para visualizar a guia Suplementos. 4. No menu suspenso Gerenciar, localizado na parte inferior da caixa de diálogo, selecione Suplementos de COM e clique Ir. 5. Na caixa de diálogo Suplementos de COM, marque Avaya Aura Conferência Conference Manager e clique em OK. Agora o Conference Manager do Microsoft Outlook está ativado. Microsoft Outlook em modo off-line Quando o Microsoft Outlook está em modo off-line, mas ainda está conectado à rede, o Conference Manager do Microsoft Outlook funciona normalmente. Ele recupera os detalhes das conferências dos usuários e cria novas conferências programadas para usuários. Entretanto, se o Microsoft Outlook estiver em modo off-line e não estiver conectado à rede, o Conference Manager do Microsoft Outlook exibirá um erro de rede caso os usuários tentem recuperar seus detalhes da conferência. 14 Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook Maio de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

Índice C Conference Manager...5 8, 11 14 ativação...14 atualização...6 calendário...7, 12 desativação...13 ingressando em uma conferência...11 instalação...5 introdução...5 M modo off-line...14 primeiro uso...8 solicitações de reunião...8 Microsoft Outlook...5 modo off-line...14 Usando o Conference Manager do Microsoft Outlook Maio de 2012 15