Guia de Inicialização para a Web

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1 Intralinks VIA Versão 2.0 Guia de Inicialização para a Web Suporte 24/7/365 da Intralinks EUA: Reino Unido: +44 (0) Consulte a página de logon da Intralinks para obter os números internacionais support@intralinks.com Leia este guia para se familiarizar com as principais tarefas que podem ser executadas com o Intralinks VIA 2.0. intralinks.com/via

2 Bem vindo ao Intralinks VIA para a Web Utilizando o Intralinks VIA, você poderá sincronizar, compartilhar, colaborar e gerir conteúdo comercial sempre e onde você precisar. Você pode usar as ferramentas que já utiliza no dia a dia ( , desktop, dispositivo móvel) para trabalhar com seus colegas. O Intralinks VIA amplia o alcance das suas ferramentas, permitindo o controle permanente de conteúdo além do firewall. Leia este guia para se familiarizar com as principais tarefas que podem ser executadas com o Intralinks VIA. Importante! A Intralinks fornece aos administradores do Intralinks VIA flexibilidade para determinar como os usuários em suas organizações podem usar o Intralinks VIA. Dependendo das políticas definidas pelos administradores do Intralinks VIA da sua organização, algumas das funções descritas neste guia podem não estar disponíveis para você. Se você estiver utilizando o Intralinks VIA, é possível que haja work streams criados com versões anteriores do Intralinks VIA. É possível continuar a utilizar esses work streams. Porém, observe que eles não têm todos os recursos de espaços de trabalho criados no Intralinks VIA 2.0. Por exemplo, os work streams podem ter apenas um proprietário, enquanto que os espaços de trabalho mais novos podem ter diversos proprietários. Sempre que você exibir um work stream que não tenha todos os recursos dos novos espaços de trabalho, será exibida uma mensagem na parte superior da tela, alertando o. É possível efetuar todas as tarefas no work stream no qual você efetuava utilizando a versão anterior do Intralinks VIA. Observe também que os arquivos que eram colocados no Intralinks VIA Drive passaram a se localizar em um espaço de trabalho. Introdução Requisitos: para usar o Intralinks VIA para a Web, é necessário dispor de um destes navegadores: Google Chrome (versão mais recente, instalada automaticamente pelo Google, caso você use o Chrome) Firefox (versão mais recente) Safari 6.1 (somente Macintosh) Microsoft Internet Explorer 8, 9, 10 ou 11 Para obter uma experiência ideal de exibição, é recomendável usar o Chrome ou Firefox, no Windows, e o Chrome, Firefox ou Safari, no Macintosh. Início do Intralinks VIA para a Web Aponte o navegador para: Será exibida a tela de logon do Intralinks VIA. Logon Você pode visualizar o Intralinks VIA em um dos idiomas a seguir: English (inglês EUA) English (UK) (inglês Reino Unido) Deutsch (alemão) Français (francês) Português (Brasil) Español (espanhol) Faça sua seleção na lista localizada no canto superior direito da tela. As datas também serão exibidas no formato usado nesses idiomas. Se você selecionar a opção English (UK), as datas assumirão o formato dia/mês/ano, de acordo com a preferência no Reino Unido e em outros locais, porém o texto exibido na tela estará em inglês dos EUA. A tela de logon. 1

3 Caso a sua organização utilize autenticação única (SSO): se a organização utilizar a funcionalidade de autenticação única (SSO) do Intralinks, você poderá fazer logon por meio da rede corporativa, em vez de no Intralinks, quando a página de logon do Intralinks for exibida. Se você já tiver efetuado o logon na rede corporativa, o Intralinks VIA será exibido automaticamente quando se apontar o navegador para: Se você utiliza outros produtos da Intralinks, poderá utilizar o seu endereço de e a sua senha no aplicativo para efetuar o logon no Intralinks VIA. No entanto, você conseguirá contribuir apenas com os espaços de trabalho já existentes. Não será possível criar novos espaços de trabalho, a menos que você assine o Intralinks VIA. Passo 1. Digite o seu endereço de e a sua senha. A Passo 2. Clique em Logon A. Os espaços de trabalho do Intralinks VIA já existentes serão exibidos na visualização Espaços de trabalho (quando você fizer logon pela primeira vez, talvez não haja nenhum espaço de trabalho). A tela de logon. É possível atualizar a sua senha e outras informações pessoais a qualquer momento. Para obter mais informações, consulte Seu perfil de usuário, na página 15. Observe também o link Suporte ao vivo B na parte superior da tela. Se tiver problemas ao usar o Intralinks VIA, clique nesse link para iniciar uma sessão de bate-papo com um especialista de suporte ao cliente da Intralinks nós estamos aqui para ajudar. Para obter mais informações, consulte Obtenção de ajuda com o Intralinks VIA, na página 16. C B Uso de espaços de trabalho Os espaços de trabalho são os seus projetos de colaboração no Intralinks VIA. Em cada espaço de trabalho, é necessário selecionar um ou mais arquivos com os quais se deseja trabalhar, juntamente com as pessoas que trabalharão neles. A tela Espaços de trabalho. Criação de um espaço de trabalho A visualização Espaços de trabalho deverá ser exibida. Passo 1. Clique no botão Espaço de trabalho C a tela Criar um espaço de trabalho. Passo 2. Digite o nome e a descrição do espaço de para abrir trabalho D. Certifique se de que ele descreva claramente a sua tarefa. Passo 3. Se quiser limitar o tempo de disponibilização de um espaço de trabalho, clique no campo Definir uma data de vencimento E. Será exibido um widget de calendário. Digite ou selecione a última data na qual o espaço de trabalho estará disponível. Nota: dependendo das políticas definidas pelos administradores do Intralinks VIA da sua organização, poderá ser necessário especificar uma data de vencimento. D E F A tela Criar um espaço de trabalho. 2

4 Como proprietário do espaço de trabalho, você poderá continuar visualizando os espaços de trabalho expirados, mas não poderá alterá los nem reativá los. Se você tornar outros usuários proprietários do espaço de trabalho, eles também poderão visualizar o espaço de trabalho expirado. Os visualizadores ou editores que você tiver convidado para os espaços de trabalho não poderão mais visualizá los depois do seu vencimento. Você poderá expirar ou excluir um espaço de trabalho a qualquer momento, independentemente das entradas que fizer aqui. Também poderá alterar posteriormente a data de vencimento, se necessário. Para obter mais informações, consulte Expiração e exclusão de espaços de trabalho, na página 13, e Definição ou alteração da data de vencimento de um espaço de trabalho, na página 14. Passo 4. Clique em Criar F. Será criado um espaço de trabalho vazio. Agora, você pode adicionar arquivos e convidar outras pessoas para participar do espaço de trabalho. Passo 5. Para adicionar arquivos do seu computador ou de uma unidade de rede, clique no botão Arquivo G. Em seguida, selecione Do computador, no menu que for exibido. Será exibida uma caixa de diálogo, que permite selecionar os arquivos desejados. (Se não tiver a versão mais recente do Firefox, do Chrome ou do Internet Explorer 10, você poderá simplesmente arrastar os arquivos do Windows Explorer para o espaço de trabalho; entretanto, observe que isso não funciona com versões anteriores do Internet Explorer). Para adicionar arquivos de um outro espaço de trabalho, clique no botão Arquivo G. Em seguida, selecione De outro espaço de trabalho no menu que for exibido. Será exibida uma tela, que permitirá selecionar os arquivos desejados. Importante: quando se adiciona um arquivo de outro espaço de trabalho, adiciona se uma cópia do arquivo. Essa cópia não é atualizada automaticamente quando são feitas alterações no arquivo original. Você deverá atualizar manualmente a cópia neste espaço de trabalho, se forem feitas alterações ao arquivo original. Para adicionar arquivos de um Exchange do Intralinks Platform, clique no botão Arquivo G. Em seguida, no menu, selecione Do Intralinks Exchange. Será exibida uma tela que permitirá selecionar o Exchange desejado (essa opção será exibida apenas se tiver sido habilitada pelo administrador do Intralinks VIA ; ela talvez não esteja disponível para você.) O nome do Exchange que você selecionou ficará visível para os proprietários de espaços de trabalho, mas não para os visualizadores ou editores. Quando se adiciona um arquivo de um Exchange a um espaço de trabalho, adiciona se uma cópia do arquivo. Essa cópia não é atualizada automaticamente quando são feitas alterações no arquivo original no Exchange. Você deverá atualizar manualmente a cópia no espaço de trabalho, se forem feitas alterações no arquivo original. G Um novo espaço de trabalho com o menu Arquivo. H I 3

5 Importante: se você adicionar arquivos de um Exchange, será exibida uma mensagem na parte inferior da tela, alertando o de que os arquivos estão sendo copiados. Você pode sair do Intralinks VIA antes da conclusão da cópia; os arquivos continuarão a ser copiados. É possível selecionar uma combinação de arquivos do seu computador, de outros espaços de trabalho e de Exchanges do Intralinks Platform. Passo 6 (opcional). Marque o ícone do escudo H para aplicar a proteção IRM (Gerenciamento de direitos de informação) a todos os arquivos do Microsoft Office e PDF no espaço de trabalho. A IRM pode ser utilizada para impedir a distribuição de arquivos confidenciais sem a sua permissão, mesmo se eles tiverem sido baixados. Os arquivos protegidos permanecerão criptografados depois de serem baixados e poderão ser visualizados apenas pelos usuários que estiverem autorizados a utilizá los. Antes de abrir os documentos, os usuários deverão digitar o seu endereço de e a senha do Intralinks. É possível impedir o compartilhamento de arquivos protegidos, mesmo depois de terem sido baixados; quando o compartilhamento de um documento for impedido, os usuários anteriormente autorizados deixarão de ter acesso a ele. Não é possível modificar de forma alguma os arquivos protegidos. Se desejar tornar editáveis alguns arquivos, desative a proteção IRM do espaço de trabalho, mas ative a em determinadas pastas que contiverem arquivos confidenciais que não necessitam ser editados. Lembre se de que se perde o controle de arquivos não protegidos quando eles forem baixados do espaço de trabalho. Depois de terem sido baixadas, as pastas não protegidas poderão ser livremente distribuídas sem o seu conhecimento ou consentimento. Nota: dependendo das políticas definidas pelos administradores do Intralinks VIA da sua organização, poderá ser necessário utilizar a proteção IRM do Intralinks. Somente os arquivos do Microsoft Office e PDF poderão ser protegidos. Não é possível proteger outros tipos de arquivos e eles não serão afetados pela sua seleção aqui. Passo 7 (opcional). Para convidar pessoas para o espaço de trabalho, clique no botão Editar I exibido na parte superior da área Compartilhado com da tela. Será exibida a tela Compartilhar espaço de trabalho. Se você ainda não estiver pronto para começar a trabalhar com outras pessoas nesse espaço de trabalho, pule este passo. Você poderá adicionar outras pessoas ao espaço de trabalho quando estiver pronto para começar a trabalhar nele. Passo 8. No campo Endereços de , digite os endereços de das pessoas com as quais deseja trabalhar. Coloque um ponto e vírgula (;) depois de cada endereço. A tela Compartilhar espaço de trabalho. Também é possível compartilhar pastas específicas com outras pessoas. Isso é útil se você quiser compartilhar determinados arquivos, mas não todo o conteúdo do espaço de trabalho, com essas pessoas. Para obter mais informações, consulte Compartilhamento de pastas, na página 9. 4

6 Passo 9. Escolha a função dos convidados: Visualizador esse usuário pode ler, efetuar o download e fazer comentários sobre os arquivos, mas não pode editar nem adicionar arquivos, nem efetuar outras tarefas. É possível tornar os visualizadores invisíveis para outros visualizadores e editores, ao selecionar a opção Tornar invisível para outros usuários (os visualizadores continuarão visíveis para os proprietários do espaço de trabalho, independentemente da sua seleção). Editor esse usuário pode ler, efetuar o download e fazer comentários sobre os arquivos. Ele também pode editar e adicionar arquivos e pastas. Proprietário o proprietário de espaços de trabalho pode gerenciar arquivos, pastas e usuários. O proprietário também pode definir o vencimento do espaço de trabalho, excluindo o quando este deixar de ser necessário. Por ser o criador do espaço de trabalho, você receberá automaticamente a função de proprietário. Se quiser compartilhar tarefas de gerenciamento com outras pessoas, é possível torná las proprietárias também. (É possível atribuir apenas uma função às pessoas convidadas para o espaço de trabalho. Se quiser atribuir diversas funções, efetue esse procedimento em uma função e, em seguida, repita o procedimento na função seguinte que desejar adicionar). Passo 10 (opcional). Adicione uma nota, que será exibida no alerta de convite a ser enviado aos participantes do novo espaço de trabalho. Passo 11. Clique em Compartilhar. Os convites serão enviados por a todos os participantes selecionados. Abertura de espaços de trabalho existentes É necessário selecionar a visualização Espaços de trabalho. Caso contrário, clique no ícone de espaços de trabalho, na barra de navegação, à esquerda da tela. Passo 1. Localize o espaço de trabalho que deseja visualizar. Quando se abre a visualização Espaços de trabalho, são exibidos todos os espaços de trabalho. Para visualizar uma lista menor, é possível fazer a seleção de uma das opções na lista Filtrar por: Particulares esses são os espaços de trabalho criados por você ou para os quais você recebeu a função de proprietário. J K Compartilhados com você esses são os espaços de trabalho criados por outras pessoas para os quais você foi convidado a participar. Todos os espaços de trabalho dessa visualização estão ativos. Um espaço de trabalho existente. Favoritos esses são os espaços de trabalho que você marcou como favoritos. Para aprender como marcar espaços de trabalho como favoritos, consulte Marcação de espaços de trabalho como favoritos, na página 11. Sincronizados esses são os espaços de trabalho que você optou por sincronizar. Esta opção só aparecerá se você tiver uma conta no Intralinks VIA que permita criar espaços 5

7 de trabalho. Para aprender mais sobre como sincronizar espaços de trabalho, consulte Sincronização do conteúdo do espaço de trabalho com seu desktop, na página 15. Expirados esses são os espaços de trabalho cujo proprietário é você e que já expiraram. É possível visualizar e alterar o conteúdo deles, mas os convidados não poderão mais vê los. Esta opção só aparecerá se você tiver uma conta no Intralinks VIA que permita criar espaços de trabalho. Se você tiver associado o espaço de trabalho a um quadro de trabalho, será possível selecioná lo neste quadro de trabalho (os quadros de trabalho são ferramentas organizacionais que podem ser utilizadas para agrupar os espaços de trabalho que estiverem relacionados de alguma forma. Para saber mais sobre os quadros de trabalho, consulte Criação de um quadro de trabalho, na página 12). Clique no ícone de espaços de trabalho na barra de navegação, à esquerda da tela e, em seguida, selecione o quadro de trabalho desejado. Também é possível classificar os espaços de trabalho utilizando as opções do menu Classificar por. É possível classificar a lista pela última data de modificação do espaço de trabalho, pelo nome da pessoa que criou o espaço de trabalho ou pela data de expiração. Para alterar a ordem de classificação (da data mais antiga para a mais recente, por exemplo), clique no ícone de seta que é exibido à direita da lista Classificar por. Passo 2. Clique no espaço de trabalho. Ele será exibido com mais detalhes. Você pode classificar o conteúdo de seu espaço de trabalho de várias maneiras. Selecione uma opção de classificação na lista Classificar por J. Para alterar a ordem de classificação do conteúdo, clique no ícone de seta K à direita da lista Classificar por. Por exemplo, se a lista for classificada pela data de modificação dos documentos, quando você clicar no ícone, a ordem da lista será alterada da mais antiga para a mais nova ou vice versa. Adição de pessoas ou arquivos a um espaço de trabalho Você pode atualizar seus espaços de trabalho a qualquer momento. É possível convidar outras pessoas e adicionar arquivos aos espaços de trabalho que você criou. Você pode adicionar arquivos aos espaços de trabalho dos quais participa, se eles forem restritos (os convidados não podem adicionar arquivos aos espaços de trabalho públicos e confidenciais). Passo 1. Abra o espaço de trabalho que deseja atualizar. Passo 2. Para adicionar pessoas, clique no ícone Compartilhar espaço de trabalho, acima da lista de convidados existentes L. Será exibida a tela Compartilhar espaço de trabalho, permitindo que você digite endereços de de pessoas que deseja adicionar. Certifique se de colocar um ponto e vírgula (;) ou uma vírgula (,) após cada endereço. M Um espaço de trabalho existente. L 6

8 Passo 3. Para adicionar arquivos do computador ou de uma unidade da rede, basta arrastar arquivos do Windows Explorer para o espaço de trabalho (entretanto, observe que isso não funciona com versões anteriores do Internet Explorer). Ou então, clique no botão Arquivo M e selecione uma das seguintes opções: Do computador use esta opção para selecionar arquivos no seu computador ou na unidade de rede. De outro espaço de trabalho use esta opção para selecionar arquivos que estiverem em outro espaço de trabalho do Intralinks VIA. Importante: quando se adiciona um arquivo de outro espaço de trabalho, adiciona se uma cópia do arquivo. Essa cópia não é atualizada automaticamente quando são feitas alterações no arquivo original. Você deverá atualizar manualmente a cópia neste espaço de trabalho, se forem feitas alterações ao arquivo original. Do Intralinks Exchange use esta opção para selecionar arquivos de um exchange do Intralinks Platform (essa opção será exibida apenas se tiver sido habilitada pelo administrador do Intralinks VIA ; ela talvez não esteja disponível para você). O nome do Exchange que você selecionou ficará visível para os proprietários de espaços de trabalho, mas não para os visualizadores ou editores. Importante: quando se adiciona um arquivo de um Exchange a um espaço de trabalho, adiciona se uma cópia do arquivo. Essa cópia não é atualizada automaticamente quando são feitas alterações no arquivo original no Exchange. Você deverá atualizar manualmente a cópia no espaço de trabalho, se forem feitas alterações no arquivo original. Se você adicionar arquivos de um Exchange, uma mensagem será exibida na parte inferior da tela, alertando o de que os arquivos estão sendo copiados. Você pode sair do Intralinks VIA antes da conclusão da cópia; os arquivos continuarão a ser copiados. Será exibida uma caixa para você selecionar os arquivos desejados. Suas alterações serão salvas à medida que forem feitas. É possível selecionar uma combinação de arquivos do seu computador, de outros espaços de trabalho e de Exchanges do Intralinks Platform. Visualização e download de arquivos Você pode visualizar todos os arquivos anexados aos seus espaços de trabalho. Se a proteção IRM tiver sido aplicada ao espaço de trabalho ou à pasta, será possível visualizar e efetuar o download de arquivos PDF e do Microsoft Office, mas será necessário digitar o seu endereço de e a sua senha para abrir cópias baixadas. Esses arquivos não são editáveis. Se você estiver trabalhando em um espaço de trabalho criado na versão inicial do Intralinks VIA, será necessário ter instalados plug ins de navegador específicos para o PDF e Microsoft Office para poder visualizar os arquivos protegidos. 7

9 Se não puder visualizar esses arquivos, clique no ícone de downloads na barra de navegação, à esquerda da tela. Será exibida uma página, que permite baixar e instalar os plug ins. O espaço de trabalho que contém os arquivos que você deseja visualizar ou baixar deverá estar aberto. P N O Para efetuar o download de diversos arquivos, clique na caixa exibida à esquerda de cada arquivo. Será exibido um ícone de download no alto da tela; clique nele. Se houver versões anteriores dos arquivos, somente a versão atual será baixada. Para visualizar um arquivo individual, clique no nome dele P. Os arquivos PDF e do Microsoft Office protegidos serão exibidos no aplicativo do Microsoft Office para a Web, um visualizador de arquivos seguro com base na Web. Os arquivos de texto e alguns gráficos (nos formatos JPEG, PNG e GIF) serão exibidos em uma nova instância de seu navegador padrão ou poderão ser baixados, dependendo do navegador utilizado. Para baixar um determinado arquivo, posicione o mouse sobre o arquivo. Serão exibidos alguns ícones abaixo do nome do Um arquivo e suas versões anteriores. arquivo. Clique no ícone de downloads fileira de ícones. Comentários aos arquivos. Ele é o primeiro da É possível adicionar comentários sobre os arquivos e visualizar os comentários feitos por outras pessoas. O ícone de comentários Q indica o número de comentários que foram adicionados a cada arquivo. Clique nesse ícone para visualizar ou ocultar comentários, ou para adicionar o seu próprio comentário. Q Observe que, no exemplo, os comentários foram adicionados nas versões 2 e 3 do arquivo. Para adicionar um comentário, digite o e clique em Comentário. Organização de arquivos Se o espaço de trabalho contiver muitos arquivos, você poderá usar pastas para organizá los. Criação de pastas Para criar uma pasta, clique no botão Pasta. Será exibida uma pasta no topo de sua lista de arquivos. Nomeie a pasta. Comentários sobre um arquivo. Clique na pasta para abri la. Você pode adicionar arquivos à pasta ou criar outras pastas dentro dela, se desejar. Movimentação de arquivos e pastas em um espaço de trabalho Selecione os arquivos e as pastas que deseja transferir para um novo local. Serão exibidos ícones adicionais na parte R superior da tela. Clique no ícone Mover para exibir a tela Selecionar pasta de destino. Use essa tela para definir um novo local para os itens selecionados. Nota: você pode mover os arquivos apenas dentro de um espaço de trabalho. É possível copiar, mas não movimentar, arquivos de um espaço de trabalho para outro. Ao copiar arquivos, somente a versão em vigor será copiada. Os comentários não serão copiados. 8

10 Compartilhamento de pastas É possível compartilhar o conteúdo de uma pasta com pessoas que não tenham acesso ao resto do espaço de trabalho. Para compartilhar uma pasta, clique no ícone de compartilhamento, U próximo ao nome da pasta. Será exibida a tela Compartilhar pasta. Essa tela é semelhante à tela Compartilhar espaço de trabalho, com uma diferença importante: ao compartilhar uma pasta com outras pessoas, você pode torná las visualizadores ou editores, mas não proprietários de um espaço de trabalho. Se quiser tornar alguém proprietário de um espaço de trabalho, será necessário utilizar a tela Compartilhar espaço de trabalho. R Ícones de arquivos. S V Ícones de pastas. T U Renomeação de pastas Para renomear uma pasta, coloque o cursor do mouse sobre ela. Serão exibidos alguns ícones; clique no ícone de lápis V. O nome em vigor será realçado; digite o novo nome. Clique no ícone de marca de seleção para salvar a alteração. Se você for o proprietário de um espaço de trabalho, poderá renomear qualquer pasta nele contida. Se você for um editor, poderá renomear as pastas que tiver criado. Visualização das informações de acesso do usuário Se você for o proprietário de um espaço de trabalho, poderá visualizar as informações sobre o número de vezes que cada usuário tiver baixado um determinado arquivo, assim como a data e o horário em que o baixaram mais recentemente. Para visualizar essas informações, passe o mouse sobre o arquivo e clique no ícone de relatórios de acesso a arquivos T. Exclusão de arquivos e pastas É possível excluir arquivos e pastas que você tenha adicionado a um espaço de trabalho, inclusive arquivos que tenha adicionado a espaços de trabalho criados por outras pessoas. Além disso, se for o proprietário de um espaço de trabalho, você poderá excluir arquivos e pastas adicionados a ele por outras pessoas. Se você excluir um arquivo, tanto a sua versão atual quanto todas as suas versões anteriores serão removidas. Não é possível excluir somente uma versão anterior do arquivo. Para excluir um único arquivo ou uma única pasta, clique no ícone de lixeira, S ou da pasta. que é exibido abaixo do nome do arquivo Para excluir vários arquivos e pastas, selecione os e clique no ícone de lixeira, na parte superior da lista de arquivos. 9

11 Restauração de arquivos e pastas excluídos Você pode restaurar arquivos que foram excluídos de espaços de trabalho criados por você. Para restaurar arquivos excluídos, clique na seta exibida ao lado do ícone de lixeira, na parte superior da lista de arquivos. Selecione Exibir lixeira no menu exibido. Será exibida a tela Arquivos excluídos; selecione os arquivos desejados e clique em Restaurar. Se você restaurar um arquivo excluído, todas as suas versões anteriores e todos os comentários adicionados a ele também serão restaurados. Se você restaurar um arquivo e a pasta na qual ele estava originalmente tiver sido excluída, o arquivo restaurado será exibido no próprio espaço de trabalho, não em uma pasta. Alteração da função de um usuário Se você for o proprietário de um espaço de trabalho e quiser alterar a função de outra pessoa (por exemplo, conceder privilégios de edição a um visualizador), poderá fazê lo com facilidade. Passo 1. Clique no link Editar W acima do nome do usuário (se você tiver selecionado uma pasta, haverá links distintos Editar correspondentes à pasta e ao espaço de trabalho como um todo). As funções de todos os usuários, exceto a da pessoa que criou o espaço de trabalho, se tornarão listas suspensas, e o link Editar será substituído por links Cancelar e Salvar. W Passo 2. Na lista suspensa, selecione uma das seguintes opções: X Visualizador Editor Proprietário Visualizador invisível Passo 3. Depois de terminar, clique em Salvar. Remoção de uma pessoa do espaço de trabalho ou de uma pasta Você pode remover pessoas que não precisam mais acessar os arquivos em um espaço de trabalho ou uma pasta. Opções para alterar a função de um usuário. Passo 1. Clique no link Editar acima do nome do usuário (se você tiver selecionado uma pasta, haverá links distintos Editar correspondentes à pasta e ao espaço de trabalho como um todo). Passo 2. Clique no ícone da lixeira, X usuário. Passo 3. Clique em Salvar. próximo ao nome do O usuário deixará de ver o espaço de trabalho ou a pasta quando abrir o Intralinks VIA. O usuário também não poderá visualizar nenhum arquivo protegido que tenha baixado. 10

12 Remoção de si próprio de um espaço de trabalho Você pode se remover de um espaço de trabalho para o qual tenha sido convidado se não precisar mais acessá lo e planejar não contribuir mais com ele. Passo 1. Exiba a visualização Espaços de trabalho e clique no ícone de reticências Y no canto superior direito da tela correspondente ao espaço de trabalho que você deseja abandonar. Serão exibidas algumas opções (as opções específicas variam, dependendo de você ser um visualizador, editor ou proprietário de um espaço de trabalho). Passo 2. Clique no ícone de saída do espaço de trabalho. Será exibida uma mensagem solicitando que você confirme a sua escolha. Você tem a opção de incluir uma nota para o proprietário do espaço de trabalho, explicando o motivo de abandono do espaço de trabalho. Uma tela de espaço de trabalho e o ícone de saída do espaço de trabalho. Y Passo 3. Clique em Sair. Não é possível se remover de espaços de trabalho criados por você. Se não precisar mais de um espaço de trabalho criado por você, defina o como expirado ou exclua o. Se definir um espaço de trabalho como expirado, você poderá visualizá lo e fazer alterações nele, mas os visualizadores ou editores não terão mais acesso a ele. Se você excluir o espaço de trabalho, ele será removido permanentemente. Para obter mais informações, consulte Expiração e exclusão de espaços de trabalho, na página 13. Renomeação do espaço de trabalho Se você for o proprietário de um espaço de trabalho, poderá renomeá lo, se necessário. Passo 1. Exiba o espaço de trabalho a ser renomeado. Passo 2. Clique no ícone de informações (próximo ao nome do espaço de trabalho). Será exibido um painel de informações. Passo 3. Clique no link Editar. Passo 4. Digite o novo nome no campo Nome. É possível editar o nome do espaço de trabalho Passo 5. Clique em Salvar. Marcação de espaços de trabalho como favoritos Você pode marcar espaços de trabalho que sejam mais importantes ou que exijam uma ação mais urgente. Em seguida, quando você exibir a visualização Espaços de trabalho, poderá utilizar o filtro Favoritos para mostrar apenas os espaços de trabalho que tiverem sido marcados como importantes. É possível marcar um ou mais espaços de trabalho utilizando a visualização Espaços de trabalho ou marcar espaços de trabalho específicos enquanto os visualiza. 11

13 Na visualização Espaços de trabalho, quando se clica no ícone de reticências Y no canto superior direito da tela Espaço de trabalho, são exibidas algumas opções. Clique no ícone de estrela na parte inferior da lista para marcar o espaço de trabalho como favorito. Se você estiver visualizando um determinado espaço de trabalho, procure o ícone de estrela à direita do nome do espaço de trabalho. Clique no ícone, para marcar o espaço de trabalho; será exibida uma marca de seleção laranja no ícone. Para desmarcar um espaço de trabalho, clique novamente no ícone de estrela. A marca de seleção será substituída por um X cinza e o espaço de trabalho deixará de aparecer quando se utilizar o filtro Favoritos na visualização Espaços de trabalho. Uma tela de espaço de trabalho e o ícone de favoritos. Utilização dos quadros de trabalho para organizar os espaços de trabalho Se houver muitos espaços de trabalho, é possível utilizar os quadros de trabalho para organizá los. Quando você cria ou é convidado para um novo espaço de trabalho, ele não constará de nenhum quadro de trabalho, mas você poderá associá lo a um ou mais quadros de trabalho, se desejar. É possível usar quadros de trabalho para agrupar espaços de trabalho de projetos relacionados ou para agrupar os esforços colaborativos mais urgentes, por exemplo. Os quadros de trabalho destinam se exclusivamente ao seu uso ninguém mais os verá para que você possa adaptá los às suas exigências e modificá los conforme mudam as suas necessidades. Os espaços de trabalho que tiverem sido associados a quadros de trabalho também continuarão a constar da visualização principal Espaços de trabalho. Criação de um quadro de trabalho Passo 1. Clique no ícone de espaços de trabalho, na barra de navegação, à esquerda da tela. Um painel deslizará para fora, exibindo os quadros de trabalho que você tiver criado, juntamente com um campo em branco, que pode ser utilizado para criar o novo quadro de trabalho. Passo 2. Digite o nome do novo quadro de trabalho. Passo 3. Clique no ícone verde de marca de seleção, à direita do nome do quadro de trabalho. Adição de espaços de trabalho a quadros de trabalho Depois de ter criado quadros de trabalho, é possível adicionar espaços de trabalho a eles. Digite um nome e clique no ícone de marca de seleção. Passo 1. Na visualização Espaços de trabalho, clique no ícone de reticências Y próximo ao nome do espaço de trabalho que se deseja adicionar a um quadro de trabalho. Serão exibidas algumas opções. Passo 2. Clique no ícone de alfinete, Será exibida a tela Associar a. no alto da lista. 12

14 Passo 3. Clique na caixa próxima ao(s) quadro(s) de trabalho no(s) qual(is) se deseja incluir esse espaço de trabalho. Passo 4. Clique em OK. Depois de ter associado espaços de trabalho aos quadros de trabalho, clique no ícone de espaços de trabalho à esquerda da tela, para exibir uma lista de quadros de trabalho. Clique em um quadro de trabalho para examinar os espaços de trabalho a ele associados. Para exibir todos os espaços de trabalho, clique novamente no ícone de espaços de trabalho e clique na opção Espaços de trabalho, no alto da lista. Busca de arquivos ou espaços de trabalho É possível utilizar a ferramenta de busca do Intralinks VIA para localizar com rapidez arquivos e espaços de trabalho. Passo 1. Clique no ícone de pesquisa, na barra de navegação, à esquerda da tela. Um painel deslizará para fora, exibindo um campo de pesquisa. Passo 2. Digite um termo de pesquisa e clique no ícone próximo ao campo de pesquisa. Depois de alguns instantes, surgirão resultados de pesquisa. Os espaços de trabalho serão exibidos separadamente dos arquivos; clique nos cabeçalhos Espaço de trabalho e Arquivo, Z para alternar entre os dois conjuntos de resultados de pesquisa. Se a pesquisa encontrar uma correspondência no conteúdo de um arquivo, um trecho do conteúdo que mostra a correspondência será incluído. Ao clicar em um resultado, você será levado ao espaço de trabalho no qual se localiza o arquivo e este será brevemente realçado. Z O painel de pesquisa, com os resultados de uma pesquisa. Os resultados da pesquisa continuarão no painel de pesquisa. Se o arquivo ou espaço de trabalho selecionado não for o desejado, clique mais uma vez no ícone de pesquisa, para exibir novamente os resultados. Expiração e exclusão de espaços de trabalho Quando concluir o trabalho em um espaço de trabalho, você pode defini lo como expirado ou excluí lo. Se você excluir um espaço de trabalho, ele será removido permanentemente. Nem você nem as pessoas que você convidou para o espaço de trabalho poderão acessar os arquivos ou comentários associados a ele. Essa ação não pode ser desfeita; portanto, não exclua um espaço de trabalho, exceto se estiver certo de que não necessitará acessá lo no futuro. Se você expirar um espaço de trabalho, os visualizadores e editores que você tiver convidado para o espaço de trabalho perderão imediatamente o acesso a ele. Contudo, você e outros proprietários de espaços de trabalho poderão continuar a visualizar o espaço de trabalho e a fazer alterações nele. É possível arquivar um espaço de trabalho a qualquer momento, mesmo que você defina a data de vencimento deste ao criá la e essa data ainda não tiver chegado. Se você definir a data de vencimento de um espaço de trabalho, ele expirará ao final do dia selecionado. Assim que um espaço de trabalho tiver expirado, não será possível torná lo ativo novamente; portanto, tenha cautela ao expirar seus espaços de trabalho. 13

15 Para excluir ou expirar um espaço de trabalho, exiba o espaço de trabalho e clique no ícone de engrenagem AA no canto superior direito da tela. Selecione a opção desejada na caixa exibida. Definição ou alteração da data de vencimento de um espaço de trabalho Se você quiser definir ou alterar a data de vencimento de um espaço de trabalho, exiba o e clique na data de vencimento, que é exibida no canto superior direito da tela (se nenhuma data de vencimento tiver sido definida, será exibido o link Definir uma data de expiração). Será exibido um campo de data. É possível digitar a nova data de vencimento ou clicar no ícone de calendário para selecionar a data em um widget de calendário. Após a digitação, clique no ícone de marca de seleção verde, para salvar a alteração. O espaço de trabalho expirará no final do dia selecionado. AA Opções para a definição da expiração e exclusão de espaços de trabalho. Digite uma data de vencimento ou selecione uma, usando o calendário. Caso a sua organização adote uma política que exige o vencimento dos espaços de trabalho dentro de um número determinado de dias após a sua criação, não será possível digitar nem selecionar uma data além da data permitida pela política. Caso não queira mais que um espaço de trabalho expire, você pode remover a data de vencimento, desmarcando a caixa de seleção exibida à esquerda do campo de data de vencimento (a caixa não será exibida se você for solicitado a digitar uma data de vencimento). Gerenciamento de alertas por de seu espaço de trabalho A Intralinks envia a você um alerta por sempre que arquivos forem adicionados ou atualizados e novos comentários forem feitos em arquivos de seu espaço de trabalho. É possível optar por receber ou não esses s. Para alterar as configurações de de um espaço de trabalho, exiba o e clique no ícone de engrenagem AA que é exibido no canto superior direito da tela. Será exibido um menu. Clique em Selecionar alertas. É possível optar por ser alertado quando um usuário fizer uma das seguintes alterações no espaço de trabalho: Os arquivos serão adicionados ao espaço de trabalho (se você tiver acesso a determinadas pastas, receberá alertas relacionados apenas aos arquivos que podem ser visualizados). Os arquivos que podem ser visualizados serão atualizados. Serão adicionados comentários aos arquivos que podem ser visualizados. Nota: essa alteração afeta apenas o espaço de trabalho que você estiver visualizando. Se desejar alterar as configurações de de todos os espaços de trabalho simultaneamente, consulte Gerenciamento de alertas por de novos espaços de trabalho, na página

16 Sincronização do conteúdo do espaço de trabalho com seu desktop Se você tiver uma conta plena (paga) do Intralinks VIA e o cliente de desktop do Intralinks VIA para Windows ou Macintosh instalado, é possível optar por ter o conteúdo de determinados espaços de trabalho adicionado à pasta Intralinks VIA em seu computador. Todas as alterações feitas no espaço de trabalho serão sincronizadas automaticamente com o desktop e todas as alterações feitas nos arquivos no desktop serão sincronizadas automaticamente com o espaço de trabalho, onde ficarão disponíveis para todos os participantes do espaço de trabalho. Nota: dependendo das políticas definidas pelos administradores do Intralinks VIA da sua organização, esse recurso talvez não esteja disponível para você. Para iniciar a sincronização de um espaço de trabalho, exiba o e clique no ícone de sincronização no canto superior direito da tela BB. Será exibida uma marca de seleção laranja no ícone, indicando que o espaço de trabalho está sendo sincronizado. Se você desejar interromper a sincronização de um espaço de trabalho, clique novamente no ícone de sincronização; a marca de seleção laranja será substituída por um X cinza. BB Ícones de espaços de trabalho. É necessário clicar no ícone de sincronização correspondente a cada espaço de trabalho que você quiser sincronizar. Para visualizar os arquivos do espaço de trabalho no seu desktop, abra a pasta do Intralinks VIA no Windows Explorer ou no Finder. Abra a subpasta de espaços de trabalho. Na subpasta de espaços de trabalho, há uma subpasta separada para cada espaço de trabalho sincronizado. Se você abrir um arquivo sincronizado que esteja sendo editado por outro usuário, uma mensagem será exibida para avisá lo sobre isso. A mensagem tem apenas fins informativos; você pode abrir ou alterar o documento se desejar, mas, quando salvar as suas alterações, talvez tenha de compatibilizar a sua versão com a versão salva pelo outro usuário. Se você excluir um arquivo de um espaço de trabalho sincronizado do seu desktop, esse arquivo também será removido do espaço de trabalho. Seu perfil de usuário Você pode visualizar e atualizar suas informações pessoais a qualquer momento. Você pode atualizar seu nome e os números de telefone, além de criar uma nova senha, se desejar (no entanto, não é possível alterar o seu endereço de , pois ele é utilizado pelo Intralinks para a sua identificação). Também é possível alterar o idioma de exibição do Intralinks VIA. Os alertas por também serão exibidos no idioma que você selecionar. Além disso, é possível utilizar uma configuração de perfil para determinar se você receberá alertas por referentes a espaços de trabalho que você tenha criado ou dos quais participa. O painel de perfis. 15

17 Visualização e atualização do seu perfil Para visualizar o seu perfil, clique no ícone de perfis, na barra de navegação situada à esquerda da tela. O seu perfil será exibido. Se quiser, faça alterações e clique em Salvar. Gerenciamento de alertas por de novos espaços de trabalho Se achar que está recebendo mais alertas por do Intralinks VIA do que deseja, você poderá limitar o envio de s. É possível gerenciar os alertas por de duas maneiras: Para cada espaço de trabalho, é possível optar por receber todos os alertas, alertas selecionados ou nenhum alerta. É possível selecionar opções diferentes para cada espaço de trabalho. Usando a opção Receber alertas por sobre atualizações no espaço de trabalho do painel de perfis, é possível optar por receber alertas referentes a novos espaços de trabalho. A sua seleção na tela de perfil não afetará de forma alguma os espaços de trabalho existentes. Se você marcar a opção Receber alertas por sobre atualizações no espaço de trabalho, serão enviados s a você quando os documentos forem adicionados ou atualizados e quando forem incluídos comentários. Se não quiser receber esses alertas, desmarque a opção. É possível alterar as opções de determinados espaços de trabalho a qualquer momento, independentemente da sua seleção na tela de perfil. Clique em Salvar após fazer a sua seleção. Alteração da sua senha e da perguntadesafio Para alterar a sua senha, clique no link Alterar senha, exibido abaixo do seu endereço de no painel de perfis. Será exibida a tela Alterar senha e pergunta-desafio. Você deve digitar a sua senha atual antes de digitar a nova senha. Também é possível alterar a sua pergunta-desafio, se desejar. A pergunta-desafio poderá ser usada se você ligar para o suporte da Intralinks e solicitar ajuda para redefinir a sua senha. Clique em Salvar depois de ter digitado os seus dados. Obtenção de ajuda com o Intralinks VIA Se tiver um problema e precisar de ajuda ao usar o Intralinks VIA, você poderá clicar no link Suporte ao vivo na parte inferior da tela, para iniciar uma sessão de bate-papo com um especialista de suporte ao cliente da Intralinks. Será aberta uma janela de bate-papo e você será conectado a um especialista de suporte. 16

18 Várias outras ferramentas de suporte estão disponíveis. Para visualizá las, clique no ícone de ajuda no painel de navegação, à esquerda da tela; será exibido um painel da Ajuda. Selecione uma das seguintes opções neste painel: Suporte ao vivo este link abre a mesma janela de bate papo que o link Suporte ao vivo. Centro de suporte este link abre o Centro de suporte do Intralinks VIA. Você pode enviar uma pergunta por para a equipe de suporte da Intralinks ou iniciar uma sessão de bate-papo, obter cópias dos guias de inicialização do VIA, visualizar vídeos curtos de tutoriais, acessar o centro de recursos do Intralinks Academy e visualizar as perguntas frequentes sobre o Intralinks VIA. Tour dos recursos este link exibe um vídeo com uma visão geral dos principais recursos do Intralinks VIA. O que há de novo? este link exibe um vídeo sobre os recursos adicionados na atualização mais recente do Intralinks VIA. Este link é útil para aqueles que usam o Intralinks VIA há algum tempo e desejam se atualizar sobre os aprimoramentos recentes. Intralinks Academy este link exibe o Intralinks Academy, um conjunto de tutoriais em vídeo baseados na Web da Intralinks, assim como outros materiais de aprendizagem. Dar feedback este link exibe uma caixa de texto que você pode usar para enviar comentários sobre a sua experiência com o Intralinks VIA. Use este link, por exemplo, se quiser sugerir melhorias ou novos recursos. Download de outras ferramentas do Intralinks VIA Você pode baixar várias ferramentas para ajudar a tirar o máximo proveito da sua experiência com o Intralinks VIA. Clique no ícone de downloads esquerda da tela. na barra de navegação, à Será exibido um painel com as seguintes opções: intralinks.com/via 2014 Intralinks, Inc. Para saber mais sobre a Intralinks e as suas marcas comerciais, visite intralinks.com/about us. 17