CORPO DE BOMBEIROS MILITAR MS CENTRO DE INFORMÁTICA INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/CINFO/2012 Manual de Procedimentos para cadastro, utilização, alteração e administração dos e-mails funcionais do Corpo de Bombeiros Militar do Estado de Mato Grosso do Sul 1. FINALIDADE O presente manual tem como finalidade detalhar a administração e operacionalidade dos e- mails funcionais atinentes às seções e militares pertencentes ao Corpo de Bombeiros Militar do Estado de Mato Grosso do Sul. 2. OBJETIVO Este manual tem como objetivo estabelecer os procedimentos a serem adotados pelos agentes usuários, quando do cadastro, utilização, alteração e administração dos e-mails funcionais, com sufixos @cbm.ms.gov.br. 3. DEFINIÇÕES 3.1. Cliente de e-mails: programa de computador que permite enviar, receber e personalizar mensagens de e-mail. 3.2. E-mail: método que permite compor, enviar e receber mensagens através de sistemas eletrônicos de comunicação. 3.3. E-mail funcional: ferramenta de comunicação indispensável nas organizações, com a função de agilizar processos, democratizar o acesso às informações e diminuir os custos. 3.4. Gestor: pessoa a quem compete a interpretação dos objetivos propostos pela organização e atua, através do planeamento, da organização, da liderança, direção e controle, a fim de atingir os objetivos. Para efeitos deste manual, é gestor CBM o chefe da 6ª Seção do Estado Maior e são gestores setoriais os comandantes de OBM, chefes de centros e o ajudante geral. 3.5. Login: processo através do qual o acesso a um sistema informático é controlado através da identificação e autenticação do usuário, através de credenciais fornecidas por esse mesmo usuário. Essas credenciais são normalmente constituídas por um nome de usuário (do inglês username) e uma palavra-passe ou senha (do inglês password) - ocasionalmente, dependendo do sistema, apenas é solicitada a senha. 3.6. Mala Direta Digital: é qualquer mensagem eletrônica endereçada a um determinado conjunto de destinatários. 3.7. Mensagem Eletrônica: é qualquer mensagem, arquivo, dado ou outro tipo assemelhado de informação, enviados por meio eletrônico ou similar, seja ele email, telefone celular, Internet ou mensagem instantânea, que se transmite a uma ou mais pessoas em ambiente de rede aberta ou
fechada, fixa ou móvel. 3.8. Newsletter: é o informativo eletrônico específico de determinado remetente, de periodicidade variável, encaminhada a destinatários que tenham previamente se cadastrado junto ao referido remetente ou quem o tenha contratado. 3.9. Opt-in: é a permissão concedida pelo destinatário, autorizando o envio de mensagens eletrônicas de um determinado remetente. 3.10. Opt-out: é a opção do destinatário de ser automática e definitivamente excluído de determinada lista de endereços eletrônicos ou banco de dados eletrônico a partir dos quais são enviadas mensagens eletrônicas ou malas diretas digitais. 3.11. Servidor de Entrada (POP): terminal que recebe e armazena as mensagens eletrônicas. POP é um dos protocolos de recepção de correio eletrônico mais utilizados; suporta a maioria dos servidores de correio eletrônico e programas clientes. 3.12. Servidor de Saída (SMTP): servidor Simple Mail Transport Protocol (SMTP) é usado para enviar mensagens. O servidor SMTP recebe mensagens do aplicativo mail e as envia para seu destino pela Internet. 3.13. Spam: atividade de envio de mensagens eletrônicas e mala direta digital que não possam ser consideradas nem marketing eletrônico, nem newsletter, e nas quais se verifique a simultânea ocorrência de pelo menos duas das seguintes situações: a) Inexistência de identificação ou falsa identificação do remetente; b) Ausência de prévia autorização (opt-in) do destinatário; c) Inexistência da opção opt-out ; d) Abordagem enganosa tema do assunto da mensagem é distinto de seu conteúdo de modo a induzir o destinatário em erro de acionamento na mensagem; e) Ausência da sigla NS no campo assunto, quando a mensagem não houver sido previamente solicitada; f) Impossibilidade de identificação de quem é de fato o remetente; g) Alteração do remetente ou do assunto em mensagens de conteúdo semelhante e enviadas ao mesmo destinatário com intervalos inferiores a dez dias. 3.14. SGI: Superintendência de Gestão da Informação. 4. DOS PROCEDIMENTOS 4.1. E-mail funcional 4.1.1. O e-mail funcional é uma ferramenta que propicia uma comunicação mais formal entre os militares e entre os diversos setores da corporação, facilitando a divulgação de documentos formais, avisos, comunicações, bem como a rápida identificação dos endereços eletrônicos, associados aos respectivos setores. 4.1.2. Todo o efetivo deverá fazer o correto uso do e-mail funcional para que as comunicações sejam eficazes, rápidas e intuitivas.
4.1.3. Todas as comunicações de cunho profissional entre os militares e aquelas remetidas ou destinadas a setores, diretorias, seções, centros e OBMs em geral deverão, obrigatoriamente, serem veiculadas por meio dos e-mails funcionais. 4.1.4. Os militares que ainda não possuem e-mail funcional e necessitarem efetivar comunicação com os diversos setores da corporação, deverão providenciar cadastro, conforme as diretrizes contidas neste manual. 4.1.5. Com a finalidade de padronizar e facilitar a identificação dos e-mails funcionais, o login deverá ser formado, obrigatoriamente, pelo primeiro nome e último sobrenome do militar, separados por ponto. No caso de seções, diretorias e centros, pela sigla à qual são relacionados. No caso das unidades operacionais da capital, o login deverá ser formado pelo bairro em que estão locadas e, finalmente, as unidades operacionais do interior, deverão cadastrar o login de acordo com a cidade em que se situa. As contas de e-mail já existentes, tanto de militares quanto de setores, terão o prazo de 30 dias para se enquadrarem na padronização. Seguem abaixo exemplos das situações acima elencadas: a) Militares: flavio.guimaraes@cbm.ms.gov.br, wandner.meirelles@cbm.ms.gov.br, ociel.elias@cbm.ms.gov.br, joilson.amaral@cbm.ms.gov.br, francisco.ramiro@cbm.ms.gov.br. b) Seções, diretorias e centros: bm5@cbm.ms.gov.br, bm3@cbm.ms.gov.br, almox@cbm.ms.gov.br, cfap@cbm.ms.gov.br, de@cbm.ms.gov.br, cinfo@cbm.ms.gov.br. c) Unidades Operacionais da capital: costaesilva@cbm.ms.gov.br, parquedospoderes@cbm.ms.gov.br, tijuca@cbm.ms.gov.br, coronelantonino@cbm.ms.gov.br. d) Unidades Operacionais do interior: dourados@cbm.ms.gov.br, corumba@cbm.ms.gov.br, aquidauana@cbm.ms.gov.br, navirai@cbm.ms.gov.br. 4.1.6. É vedada a utilização dos e-mails funcionais para envio de spam, material pornográfico e outros que não sejam de cunho estritamente profissional, além de ser proibido o cadastro de recebimento de newsletter. 4.2. Solicitação de um novo e-mail: 4.2.1. Para a abertura de uma conta de e-mail, o interessado deverá: a) Acessar o endereço eletrônico http://webmail.ms.gov.br/pedido/index1.php; b) Preencher os dados do gestor setorial e do(s) novo(s) usuário(s); c) Imprimir o pedido; d) Constar a assinatura do gestor setorial no pedido impresso; e) Confeccionar o ofício de encaminhamento ao superintendente do SGI, conforme anexo I; f) Remeter o pedido impresso e o ofício de encaminhamento ao gestor CBM; conta. g) Conferir diariamente o e-mail de contato cadastrado no pedido para recepção da nova
4.3. Alteração de login: 4.3.1. Para alterar o login, o usuário deverá confeccionar o ofício constante do anexo II desta norma, constando o login atual e o login desejado e encaminhá-lo ao gestor CBM. Este, por sua vez, providenciará o envio ao SGI. 4.4. Recuperação de senha esquecida: 4.4.1. Caso o usuário tenha esquecido sua senha, este deverá solicitar a alteração ao gestor setorial. Este, por sua vez, enviará um e-mail para internet@fazenda.ms.gov.br, informando a solicitação, o endereço de e-mail do usuário, nome, RG, CPF e matrícula funcional. O gestor setorial deverá enviar a solicitação exclusivamente por meio de e-mail funcional @cbm.ms.gov.br, não serão aceitos pedidos através de outros e-mails. 4.5. Erros no cadastro/alteração de conta: 4.5.1. Caso o gestor setorial encontre dificuldades para cadastrar um novo e-mail, ou promover alterações em conta já existente, deverá comunicar-se, via e-mail, com o Centro de Informática (cinfo@cbm.ms.gov.br). Na comunicação, deverão ser informados a solicitação em questão, a seção/obm à qual pertence, os dados do gestor setorial e do(s) interessado(s), bem como a mensagem de erro detectada. 4.6. Troca de senha: 4.6.1. Para trocar a senha da conta de e-mail, basta que o usuário acesse http://webmail.ms.gov.br e clique no botão trocar senha. 4.7. Configuração de Aplicativos Clientes de E-mail 4.7.1. O usuário que desejar configurar um aplicativo cliente de e-mail, tais como Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, IncrediMail, Eudora, Spicebird, Pegasus Mail, dentre outros, deverá preencher os seguintes campos na configuração de cada aplicativo: a) Informações do usuário: No campo nome, o seu nome, como deseja que seja exibido nas mensagens enviadas. No campo endereço de e-mail, o endereço completo do e-mail funcional. b) Informações de logon: Em nome de usuário, digite o e-mail completo (ex. cinfo@cbm.ms.gov.br). No campo senha, digite a senha da conta. Se desejar que o aplicativo memorize sua senha, marque o campo lembrar senha. c) Informações do servidor: No tipo de conta, selecione POP3. Em servidor de entrada de e-mails, digite pop.ms.gov.br. Em servidor de saída de e-mails, digite smtp.ms.gov.br. Marque a opção que indica que o servidor de saída (SMTP) requer autenticação.
Ao marcar a opção acima, selecione o campo que indica que serão usadas as mesmas configurações do servidor de entrada de e-mails. Os números das portas do servidor devem ser 110 para o servidor de entrada (POP3) e 25 para o servidor de saída (SMTP). Deixe desmarcada a opção Este servidor requer uma conexão criptografada (SSL). 5. DISPOSIÇÕES FINAIS 5.1. Segue no anexo III, a relação de gestores setoriais da corporação, atualizada na data de publicação desta Instrução Normativa. A estes cabem também informar ao Centro de Informática possível troca de gestores, 48 horas após a substituição, com a finalidade de manter-se atualizada a relação nominal constante do anexo III. 5.2. Fica estabelecido o prazo de 60 dias para que sejam enviadas sugestões e/ou observações ao Centro de Informática, que venham a aperfeiçoar a sistemática de gerenciamento de e-mails funcionais no âmbito do Corpo de Bombeiros Militar. Geral. 5.3. Esta Instrução Normativa entrará em vigor a partir da data de sua publicação em Boletim Campo Grande-MS, 23 de março de 2012.
ANEXO I Ofício de Solicitação de Cadastro de E-mail 1. O interessado ou o gestor setorial deverá confeccionar o ofício abaixo e encaminhá-lo ao gestor CBM. Cabeçalho CBMMS (modelo de Ofício) Oficio n. /BM-6/(ano) Campo Grande-MS, de de. A/C Superintendente Sr. Daniel Nantes Abuchaim SGI - Superintendência de Gestão da Informação Solicito a criação da(s) conta(s) de e-mail, de acordo com o Formulário de Solicitação nº, anexo a este ofício. Assim que disponível(is), pedimos que informem os dados de acesso e configuração do e-mail para cinfo@cbm.ms.gov.br. Sidnei Ribeiro da Cruz Ten Cel QOBM Chefe da BM-6
ANEXO II Ofício de Alteração de Login 1. O interessado ou o gestor setorial deverá confeccionar o ofício abaixo e encaminhá-lo ao gestor CBM. Cabeçalho CBMMS (modelo de Ofício) Oficio n. /BM-6/(ano) Campo Grande-MS, de de. A/C Superintendente Sr. Daniel Nantes Abuchaim SGI - Superintendência de Gestão da Informação Solicito a alteração do(s) login(s) de e-mail, conforme se segue: De loginantigo@cbm.ms.gov.br Para novologin@cbm.ms.gov.br Assim que disponível(is), pedimos que informem os dados de acesso e configuração do e-mail para cinfo@cbm.ms.gov.br. Sidnei Ribeiro da Cruz Ten Cel QOBM Chefe da BM-6
ANEXO III Relação de Gestores Setoriais Unidade Posto/Grad Nome Telefone OBM Telefone Celular Ajudância Geral Cel Eduardo 3314-5863 9987-9477 CINFO Maj Flávio 3424-2956 9952-7936 CFAP TC Frederico 3314-1894 9641-1033 CPA Maj Djan 3385-4542 9987-9740 CRAPH TC Fraiha 3386-5657 9987-9750 CSM Cel Luz 3314-5873 9987-9760 1º GB TC Robinson 3314-5640 9987-9757 2º GB Cel Joilson 3422-7400 9987-9753 3º GB TC Eduardo Cabral 3231-2444 9987-9749 4º GB TC Édson 3431-3078 9987-9677 5º GB Maj Arruda 3521-4714 9987-9667 6º GB TC Hudson 3318-4653 9987-9746 1º SGB Maj Quintana 3241-2900 9987-9755 2º SGB Cap Carminati 3251-2326 9987-9672 3º SGB Maj Huesley 3441-6804 9987-9673 4º SGB Maj Ramiro 3669-4615 9987-9669 5º SGB Maj Dupin 3291-7014 9987-9670 6º SGB Maj Moreira 3461-3514 9987-9671 7º SGB Cap Aldinei 3562-7169 9987-9469 9º SGB Cap Pinheiro 3453-3644 9999-3062