- alphaville ResidencioL 1 Associação Alphaville Brasília Residenciall CNPJ/MF nq 13.059.796/0001-08 Ata da Assembléia Geral Extraordinária Realizada no dia 15 de Dezembro de 2013. Data: 15 de Dezembro de 2013. Horário e local: 10hOOm, em segunda convocação, no Clube do Residencial 1 Alphaville Brasília, localizado na DF 140 KM 13,5, Rua 18, Quadra A/C, Lote 01, Brasília - DF. Convocação: Edital de Convocação publicada no jornal O Despertar da Ocidental e Entorno no dia 02/12/2013 e no Correio Braziliense do dia 02/12/2013, e Jornal de Brasília no dia 02/12/2013. Mesa: Presidente - Daniel Roger Barboni; Vice Presidente - Mery Lúcia Vidal Rodrigues Saraiva; Secretários - Luiz Roberto Fazzioni e Hélio Paes Leme Ribeiro de Barros; Conselho Fiscal- Alberto Matsumoto e Wellington. Ordem do dia: I) Atualização do Conselho Diretor acerca das ações e resultados obtidos no exercício 2013, 30 minutos;. 11). Informações acerca do IPTU, 10 minutos; 111) Status da inadimplência e proposição de medidas, 20 minutos. Aos quinze dias do mês de Dezembro do ano de dois mil e treze, às 09h30m, no Clube do Residencial 1 Alphaville Brasília, a Vice Presidente do Conselho Diretor declarou aberta a Assembléia Geral Extraordinária da Associação Alphaville Brasília Residencial 1, devidamente convocada pelo Presidente e sua Vice, em primeira convocação, informando que por falta de quórum qualificado, aguardaria o início para a segunda convocação, conforme Edital de Convocação devidamente publicado. Em seguida, às 10hOOm, o Presidente do Conselho Diretor declarou aberta a Assembléia, em segunda convocação com qualquer quórum, de acordo com o estabelecido no Edital de Convocação. Iniciando os trabalhos o Presidente do Conselho Diretor fez a leitura do Edital de Convocação. Antes de abordar o primeiro item da pauta o Presidente solicitou que fosse incluído mais um item na pauta, para que o Conselho Fiscal pudesse fazer uma explanação sobre as recomendações que ficaram pendentes quando da aprovação das contas do Exercício de 2012. Levado a votação foi aprovado por unanimidade dos presentes. Abordando o primeiro item da pauta, atualização do Conselho Diretor acerca das ações e resultados obtidos no exercício 2013; o Presidente informou que foi realizado uma reavaliação de todos os contratos da Associação, visando reduzir custos,~ ~
- o objetivo alcançado permitindo inclusive a formação de um caixa expressivo que será revertido em investimentos conforme aprovação nas Assembléias anteriores. Neste trabalho foi revisto também a conta de energia, possibilitando a mudança de categoria de cobrança com conseqüente redução do valor da tarifa. Também foi verificada a conta de água e esgoto possibilitando reduzir o valor da tarifa. Mediante estas economias permitiu a redução da taxa variável de R$0,73 por metros quadrado para R$O,52 por metro quadrado. A Administração da Associação foi realizando uma aproximação com a Prefeitura e a Câmara de Vereadores da Cidade Ocidental por meio de varias reuniões visando a revisão do valor do IPTU. No entanto por causa de ação do Ministério Publico a Prefeitura ficou impossibilitada de cobrar o valor do IPTU do ano de 2013 e em relação a 2011 e 2012 será devolvido conforme detalhamento no próximo item da pauta. Quanto ao recebimento do empreendimento realizada no Hotel Naum, na época sem realizar nenhuma vistoria, foi aprovado à contratação de uma perícia de engenharia para avaliar as condições da entrega e caso fosse detectados pendências da construção, fosse informado em laudo para ser apresentado a Alphaville para corrigir as pendências de construção, uma vez que ficou definido que não estava sendo entregue as obras, mas apenas o comando da Associação. Foi contratada uma empresa de engenharia de Goiânia que realizou os trabalhos de perícia e elaborou um laudo bastante detalhado apontando várias pendências de construção a serem corrigidas, incluindo inclusive o problema dos portões das entradas no clube. Após varias reuniões, as negociação começaram a ser atendidas e recentemente foi realizada uma vistoria onde se verificou que grande parte das solicitações foi executada, mas ainda foram detectadas 23 pendências sobre as quais foi gerado um relatório dando um prazo de 45 dias para regularização, ficando já estipulado no documento que caso o prazo não fosse cumprido a Associação poderia contratar terceiros para correção dessas pendências e a Alphaville se encarregaria do pagamento das despesas. Hoje a maior parte já esta resolvida, restaram poucos itens de pendência, mas que estão caminhando para finalização e finalmente concretizar o recebimento do empreendimento como um todo possivelmente até o final do ano. Das ações judiciais movidas, contra a Alphaville, a principal delas é quanto ao pagamento das taxas da associação geral em torno de R$55.000,OO mês, sendo questionada, a forma de arrecadação/rateio, pleiteando redução dos atuais R$ 0,19 por metro quadrado mês para R$ 0,04 por metro quadrado mês, e também os serviços que deveriam ser prestados pela Alphaville, mediante este pagamento e que não estão sendo realizados na sua totalidade. Enquanto o processo esta em andamento o valor esta sendo depositado em juízo e ao final do processo se a definição for positiva para a Associação o dinheiro poderá retornar para o caixa da Associação. Ocorreu uma demora na citação, que agora está prevista para ser por carta precatória para evolução do processo. Já foi concluído o desenvolvimento do becksaid e a aquisição dos utensílios para o bar e o restaurante do clube. Quanto aos itens para aquecimento da piscina já foram adquiridos, mas ainda não foram instalados devido estar aguardando a conclusão das pendências de construção a serem resolvidas pela Alphaville, pois por questão de garantia não pode alterar nada antes do recebimento definitivo do empreendimento. O paisagismo também está em andamento em conjunto com o viveiro de mudas. A expansão da irrigação complementando as áreas não atendidas também está aguardando o recebimento do empreendimento para inicio da melhoria. Está concluso a instalação de wifi no clube, bem como a instalação da central de telefone e internet na Associação por meio de empresa particular, até que alguma operadora de telefonia disponibilize o serviço na região. Em relação à operacionalização do bar e do
restaurante do clube já estava em processo de finalização uma parceria com a empresa Tratória do Rosário, mas por motivo societário da empresa, não foi possível a concretização da parceria e como via alternativa foi feito um parceria com outra empresa que já havia realizado alguns eventos na Associação. A princípio ficou acertado o funcionamento do restaurante pelo menos nos finais de semana, com almoço, petiscos e bebidas. Em relação aos portões a Alphaville concordou em colocá-tos na parte interna de acesso ao Residencial e também na entrada do clube, além de fechar a passagem de pedestre com torniquete, o que fazia parte do acordo para entrega das obras. Em relação à inadimplência das taxas associativas foi concluído o levantamento feito pela empresa Aspen em conjunto com a Associação, uma vez que a empresa Aspen não estava prestando o serviço de forma adequada, tanto que a Associação fez uma notificação para obter o levantamento adequado da inadimplência e esta estudando a possibilidade de entrar com uma ação judicial contra a empresa Aspen devido a este serviço não prestado adequadamente. Ao fim do levantamento da inadimplência pode-se concluir que está com uma margem de erro muito pequena, e com as medidas de cobrança implementadas, já proporcionou uma redução da inadimplência até o momento. Foram realizadas as revisões dos contratos, e conforme aprovado em Assembléia foi realizado a troca de serviços terceirização da empresa 5 Estrelas para contratação direta em relação aos serviços de portaria, limpeza do clube e limpeza da piscina, utilizando na maioria os próprios funcionários que eram da empresa 5 Estrelas e que já conheciam a rotina da Associação. Foi mantido apenas o contrato da portaria principal e de vigilância armada 24 horas - ronda móvel. Foi realizado um contrato com empresa distribuidora especializada para fornecimento de produtos para limpeza dos pisos. Fez-se necessário a aquisição de uma maquina própria para limpeza dos pisos. Em relação à segurança foi complementado o circuito de CFTV com contratação direta de pessoal para monitoramento. Com estas medidas adotadas possibilitou a redução significativa dos custos de contratos. Foi elaborado um concurso para selecionar projetos por meio de votação dos Associados, para implementar a construção da churrasqueira e espaço gourmet. Foram selecionados os projetos e está aguardando apenas o aceite definitiva da entrega das obras para começar a implementação destes projetos para uso dos Associados provavelmente até o mês de Março do próximo ano. A aquisição dos dois grupos de gerador que está aprovado em Assembléia está em andamento devido ao processo de cotação para importação que proporcionou uma economia enorme no valor final do produto além do ganho de capacidade de produção de energia. Em relação aos interfones está em estudo para aquisição em breve para serem instalados de forma que atenda da melhor maneira possível os Associados. Já foram adquiridas as estufas e as tevês de 60 polegadas para o clube. A TV a cabo já está disponível. Foi adquirido um veiculo Fiat Fiorino para atender as necessidades da Associação. Foi fechado contrato com os Correios para envio de boletos da taxa e abertura de caixa postal para a Associação. Haverá a necessidade de contratação de mão de obra para realização de pequenos reparos e de manutenções no Residencial após o recebimento definitivo das obras. Foi realizada a recarga de extintores. Foi contratado o seguro para o Residencial abrangendo todo o patrimônio para ser ressarcido valores reais em possíveis eventualidades. Foram adquiridos alguns equipamentos para prática esportiva. Foi realizada a compra de containeres e lixeiras para alocação do lixo para facilitar na coleta. Já existem cinco obras iniciadas no residencial, sendo que uma já existe morador definitivo. Teve a aprovação das contas do período de 2012 da qual o Conselho Fiscal irá fazer um detalhamento das pendências apontadas no relatório na época. Teve aprovação dó orçamento
para 2014 na reunião do Conselho Diretor, contudo ele ainda será revisado, pois o intuito é a redução de mais gastos até a apresentação da versão definitiva desse orçamento que será apresentado para aprovação em Assembléia até o fim do mês de Março de 2014, a qual será devidamente convocada. Já está aprovado o replantio de mudas em todo o loteamento, uma vez que já foi concluído o levantamento detalhado das espécies necessárias para cada parte do loteamento, com conseqüente aquisição das mudas. Foi realizada a substituição do teto verde de grama em cima do restaurante que estava com problemas de infestação de formigas e infiltração, além de detectar pendências construtivas que já foram corrigidas. Foi solicitada sugestões da Alphaville a respeito do material a ser utilizado na substituição do teto verde, a qual orientou que seria melhor a substituição por argila expandida, o que proporcionará um custo de aproximados dez mil reais, mas que provavelmente irá solucionar todos os problemas apresentados. Foram realizados vários eventos durante o período da atual gestão, contudo no dia das crianças o Conselho Diretor pede desculpas, devido ao grande número de participantes, não confirmados em sua maioria, o que proporcionou um atendimento a quem do desejado, contudo isso serviu de experiência para evitar tal acontecimento nos próximos eventos a serem realizados, pois o interesse principal é atender bem a todos os Associados. Como já informado em Assembléia anterior, foi possível a formação de um caixa significativo, além da inadimplência a receber que também é expressiva e do valor depositado em juízo que dependendo da decisão da ação judicial contra a Alphaville poderá ser revertido para a o caixa da Associação. Estes valores poderão ser utilizados para novas expansões e melhorias do Residencial e do clube, além das já aprovadas em Assembléias anteriores. Para isso a Administração conta com a participação dos Associados apontando as melhorias que entendem ser benéficas para o Residencial, para que possam ser apresentada em Assembleia para aprovação e consequente realização. Foi questionada a forma de cobrança das despesas de consumo dos Associados no restaurante do Residencial. Foi informado que o controle é feito por comandas assinadas que são cobradas juntamente no boleto da taxa associativa de cada mês com rubrica especifica. Também esta sendo providenciado a maquina para pagamento pelo cartão de credito ou debito. Abordando o segundo item da pauta, informações acerca do IPTU; o Presidente esclareceu que como todos sabem a historia é bastante longa, mas em resumo o Ministério Público entrou com ação contra a Prefeitura da Cidade Ocidental devido o IPTU de 2011 ter sido instituído por Decreto e não por Projeto de Lei acompanhado por laudo de avaliação imobiliária, além da falta da composição de uma comissão especifica para avaliar o item. Já o IPTU de 2012 foi aprovado o Projeto de Lei, só que tendo como base de calculo o valor utilizado do ano de 2011, então mais uma vez o Ministério Público entrou com outra ação contra a Prefeitura questionando a cobrança. Em função dos problemas apresentados nos anos de 2011 e 2012 não foi possível a cobrança do IPTU do ano de 2013 e foi necessária a criação de um Decreto cancelando as cobranças dos anos de 2011 e 2012, além de aprovar um Projeto de Lei prevendo a devolução dos recursos arrecadados nos anos de 2011 e 2012 através de credito tributário, e em casos especiais o valor seria devolvido em espécie com limitação em parcelas de R$ 500,00, além do compromisso da possibilidade de transferência do credito tributário para terceiros. A Associação está analisando junto ao jurídico esta possibilidade, pois caso se confirme, o valor pago em 2011 e 2012 pela Alphaville seria convertido em credito tributário que teria que ser transferido com anuência da Alphaville para a Associação e depois transferido da Associação para os Associados para compensação em pagamentos futuros, ou aprofundar a analise junto ao jurídico para encontrar alternativas
mais viáveis e vantajosas e até mesmo menos complexas. Já os proprietários que efetuaram seus pagamentos de IPTU dos anos de 2011 e ou 2012 e que já tem o registro do terreno em Cartório, já podem procurar pessoalmente a Prefeitura para solicitar por meio de protocolo o seu credito tributário corresponde. Em relação ao IPTU do ano de 2014 em especifico os lotes do Alphaville Residenciall estavam sendo proposto um Projeto de Lei que previa valor de base de calculo em metro quadrado estimado em R$ 440,00 com desconto de cinqüenta por cento (50%) para definição do valor venal conforme aplicação aos demais imóveis da Cidade Ocidental. Contudo esta proposta está sendo atacada pelos Vereadores da oposição alegando que o laudo elaborado pela Prefeitura não seguia as normas da ABNT e então o Ministério Público exigiu que fosse feito uma nova avaliação imobiliária seguindo as normas da ABNT. Então em novo levantamento para avaliação a Prefeitura levou em consideração diversas fontes para levantar dados, como os valores de venda a vista e a prazo anunciados em tabela pela Alphaville, anúncios de jornal e internet de Associados interessados em venda, e valores de escritura que contemplavam valores de pagamentos a vista, a prazo e financiados junto a Caixa Econômica, que no final do levantamento concluiu-se um valor para base de calculo de R$ 617,00 por metro quadrado e não concedeu o desconto de cinqüenta por cento (50%) a que os demais imóveis da Cidade Ocidental têm direito. Com essa nova avaliação o valor do IPTU do ano de 2014 que seria estimado em aproximados R$ 1.500,00 passou para aproximados R$ 4.000,00 para cada lote. A Associação por intermédio do Conselho Diretor reuniu com os Vereadores e informou que dessa forma iria entrar com ação contra a Prefeitura da Cidade Ocidental questionando o valor proposto da base de calculo para o IPTU. Após varias tratativas e para evitar nova ação contra a Prefeitura foi feito um trabalho em conjunto da Associação com os Vereadores, a Prefeitura e o Ministério Público, onde foram apresentados vários argumentos, inclusive sobre serviços essenciais de infraestrutura que a Associação não recebe a contento e jurisprudências demonstrando que o valor a ser considerado tem que ser o valor de venda a vista para compor a base de calculo e o desconto de cinqüenta por cento (50%) tem que ser concedido a todos os contribuintes da Cidade para não ocorrer tratamento diferenciado. No momento um novo Projeto de Lei esta em estudo e a definição do valor deverão ser apresentados em breve. Como prevenção a Associação protocolou documentos junto ao Ministério Público comprovando todos os argumentos apresentados em reuniões junto aos Vereadores, Prefeitura e o próprio Ministério Público, e solicita da Assembléia aprovação para que a Associação através do seu Conselho Diretor possa contratar uma empresa especializada para elaborar um laudo de avaliação dos lotes do Residencial I e comprovando valores menores que os apurados pela Prefeitura, interagirem junto ao jurídico e se necessário entrar com medidas e ações judiciais contra a Prefeitura da Cidade Ocidental contestando o laudo e as definições apresentadas pela Prefeitura em relação à cobrança do IPTU do ano de 2014, isso caso o valor não seja o apresentado inicialmente a Associação onde o valor seria aproximado em R$ 1.500,00 para cada lote. Levado a votação foi aprovada por unanimidade. Abordando o terceiro item, status da inadimplência e proposição de medidas; o Presidente informou que em Abril de 2013 a inadimplência média era de trinta e quatro por cento (34%) da arrecadação. Como foi aprovado em Assembléia fazer o desconto de multa, juros e correção monetária durante dois meses após a finalização do levantamento da inadimplência acumulada, isso ocorreu nos meses de Agosto e Setembro do ano de 2013 e muitos associados regularizaram sua inadimplência junto a Associação. Após este período foi aprovado que a Associação poderia entrar com quaisquer medidas que fossem ~~
I para executar a cobrança, inclusive judiciais. E o resultado foi bastante positivo uma vez que o percentual da inadimplência reduziu para aproximados quinze por cento (15%) da arrecadação e uma redução significativa do saldo acumulado da inadimplência. Foi verificado junto a empresas de cobranças, suporte para auxilio nas cobranças judiciais da inadimplência e foi apresentado por elas que valores a serem cobrados por elas para executar o serviço é variável de acordo com a quantidade de dias de inadimplência como, por exemplo, acima de trezentos e sessenta dias o percentual é de vinte e oito por cento (28%L de trezentos e cinqüenta e nove dias a cento e oitenta dias o percentual é de vinte e dois por cento (22%L demonstrando um valor de honorário bastante significativo. Após os dois meses de negociação sem multa, juros e correção monetária, muitos Associados procuraram a Associação demonstrando interesse em quitar com o desconto, mas não foi mais concedido, por se tratar de exceções, devido à decisão aprovada em Assembléia ter sido apenas de dois meses. Também a Alphaville propôs efetuar os pagamentos da inadimplência de todos os seus lotes em atraso com o desconto de multas, juros e correção monetária dentro dos dois meses permitidos pela Assembléia, portanto a Associação não concordou em receber o valor com desconto, dos lotes até na data do distrato, uma vez que a Alphaville recebeu o valor com multa, juros e correção monetária do antigo proprietário. Com isso a Alphaville efetuou o deposito em juízo do valor correspondente com desconto de multas, juros e correção monetária. Diante dos fatos o Conselho Diretor solicita autorização para promover mais um período de quinze dias em Fevereiro de 2014 para recebimento sem multa, juros e correção monetária para pagamentos a vista, além de realizar parcelamentos com cobrança de multa e juros e correção monetária intermediária, e depois desse período entrar com a cobrança judicial através das empresas de cobrança, cientes de que a Associação terá que pagar o percentual de até trinta por cento (30%) do valor cobrado em caso de eventual recebido, caso não consiga uma renegociação com percentuais menores de cobrança pelo serviço prestado junto às empresas. Após discussão entre os presentes chegou a dois pontos divergentes que foram à votação, sendo eles: 01 - Entrar com ação de execução judicial de imediato contra os inadimplentes, mas não foi aprovado pela maioria dos votos dos presentes; 02 - Proporcionar mais um curto período para recebimento dos inadimplentes que se encontram em atraso até o mês de Dezembro de 2013, com desconto de um determinado percentual na multa, juros e correção monetária, o que foi aprovado pela maioria dos votos dos presentes. Levado a votação se este período seria de quinze ou de trinta dias, foi aprovado pela maioria dos votos dos presentes que seria um período de quinze dias no mês de Fevereiro de 2014. Foi aprovado pela maioria dos votos dos presentes que o percentual do desconto na multa, juros e correção monetária neste período será de oitenta por cento (80%) para pagamento a vista e de cinqüenta por cento (50%) para pagamentos parcelados em no máximo seis vezes, não podendo atrasar nenhuma das parcelas, pois caso ocorra atraso no pagamento de alguma das parcelas será cobrado o desconto da multa, juros e correção monetária ora concedido. Um dos presentes solicitou que não fosse mais concedido nenhum tipo de beneficio para receber as taxas em atraso, para não ficarem incentivado os inadimplentes a permanecer em divida com a Associação na expectativa de receber algum tipo de beneficio futuro. Salientou também para aumentar o percentual de desconto de pontualidade para os adimplentes como forma de beneficio pela pontualidade nos pagamentos. Passando a palavra para o membro do Conselho Fiscal para fazer uma explanação sobre as recomendações que ficaram pendentes quando da aprovação das contas do Exercício de 2012, por estar em desacordo com o que determina o ~ ~
Federal de Contabilidade em relação às demonstrações financeiras, foi informado pelo Conselheiro que no mês de Novembro de 2013 após revisão realizada pelo Conselho Fiscal, as recomendações foram aprovadas por terem sido todas cumpridas como determina o Conselho Federal de Contabilidade. Finalizando o Presidente informou que o Ouvidor Edvagner renunciou ao cargo e por isso necessita de mais um membro para compor a vaga de Ouvidor e também precisa de mais um membro para compor uma vaga de Suplente do Conselho Diretor que precisa ser preenchida. Dentre os presentes apresentou-se o Sr. Carlos Eduardo R. Martins para Suplente do Conselho Diretor. Não apresentou nenhum candidato para suprir a vaga de Ouvidor que permanece não preenchida. Os presentes por intermédio de uma Associada agradeceram o empenho e bom trabalho desenvolvido pela Administração da Associação, o que foi bem recebido de forma gratificante pelos membros que a compõe. Nada mais havendo a tratar, o Presidente encerrou a Assembléia e eu Vice Presidente lavrei a presente ata que vai assinada por todos os membros do Conselho Diretor. ~~~~ Daniel Roger Barboni Presidente CARTÓRIO DE REGISTRO DE TITULOS E DOCUMENTOS E PESSOAS JURIOICAS COMARCA DE CIDADE OCIDENTAL - ESTADO DE GOlAs SQ_19,QD_21,LT_76\79 _CENTRO, CEP: 72880-690 - FONE:(61)3084-6100 Apresentado hoje para REGISTRO no Livro A - 5, protocolizado e digitalizado sob o n 873 e registrado sob o no285, às fls. 118/124. Dou fé. CIDADE OCIDENTAL-GO, 18/03/2014. Emolumentos: R$ 44,05 Taxa Jud.: R$ 11,00 Total: R$ 55,05 Elias Edgar Moura Souza Escrevente Autorizado Selo Eletrônico de Fiscalização n' 05901211131605097000214 Consulte a autenticidade deste selo em: http://extrajudicial.tjgo.jus.br