Manual de Procedimentos de Digitalização Como usar o Scanner na Digitalização de Processos Brasília, julho de 2012.
TÍTULO DO DOCUMENTO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE DIGITALIZAÇÃO Como Usar o Scanner na Digitalização de Processos APRESENTAÇÃO Prezado usuário, este tutorial foi desenvolvido para Agentes de Documentação quando na digitalização de processos, com as funções básicas de operação do scanner nas impressoras multifuncionais Ricoh Afício MP 3351, 4001, C3001 e similares. IMPORTANTE: Não insira apensas um documento anexado ao processo como se fosse o volume inteiro deste. Para digitalização de documentos, acesse o conteúdo Como usar o Scanner na Digitalização de Documentos. INFORMAÇÕES ÚTEIS ANTES DA PREPARAÇÃO DO PROCESSO Antes de iniciar qualquer atividade de reprodução de processo (cópia impressa ou digitalizada), verifique se foi feita a devida instrução processual conforme Portaria nº 738, de 2 de outubro de 2009, incluindo despachos ordinatórios, carimbos de numeração de folhas e Em Branco, numeração de folhas e rubricas. Não inicie a atividade de reprodução antes que o processo esteja devidamente instruído. Todas as folhas do processo devem ser digitalizadas em frente e verso, mesmo que o verso não contenha informação. Recomendase que o verso da folha que não contenha informação seja aposto o carimbo EM BRANCO. Visando a integridade do acesso, todos os volumes do processo devem ser digitalizados e inseridos no Sicap; Cada volume do processo deve ser digitalizado em um único arquivo em formato PDF contendo múltiplas páginas. Recomendase que o Agente de documentação tenha instalado em seu computador o programa Adobe Acrobat 6.0 Standard ou posterior. Sem este programa não será possível realizar as funções de inserção de folhas, exclusão, compressão de arquivo e OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres). 2
Documentos que se encontram em suporte especial, tais como, mídias ópticas (CD s, DVD s), fitas e discos magnéticos (k7, VHS, disquetes, HD s) em princípio não serão inseridos no Sicap. Lembre-se de que a finalidade principal da digitalização é o acesso ao conteúdo do processo, podendo ser por todas as áreas às quais tramitou o processo, à rede interna da ou na internet. Escolha bem o público alvo de acesso, obedecendo sempre a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação). PREPARAÇÃO DO PROCESSO A SER DIGITALIZADO A preparação do processo a ser digitalizado é de suma importância para que esta cópia a ser digitalizada possa refletir com fidelidade seu original. Verificar se o processo encontra-se no Sicap em sua área e com o status Em Andamento. Verificar se o processo encontra-se fisicamente instruído conforme Portaria nº 738, de 2 de outubro de 2009. Retirar o grampo trilho, bailarina, barbante ou qualquer objeto que esteja unindo as folhas do processo. Retirar grampos, clips, marcadores, papéis de recado e demais objetos que foram inseridos no interior do processo e que não façam parte dele; Desamassar, desfazer dobras e efetuar pequenos reparos, inclusive na capa; Verificar se o número de protocolo do processo localizado em sua capa se encontra legível. Se não, reforce-o à lápis. PROGRAMAÇÃO DO SCANNER No painel de controle localizado à esquerda da impressora, selecione a opção scanner. 3
No teclado numérico localizado à direita da impressora, digite sua senha de acesso e no visor central, clique em Ok. No Visor Central, à sua esquerda, clique em Definições de Digitalização. 4
Na aba Tipo de Leitura, selecione a opção P e B: Texto/Foto para documentos com informações em preto e branco. Esta opção é recomendada na maioria dos casos por deixar o arquivo com menor tamanho. Estes modelos de multifuncional têm a opção de digitalização em cores. Ela é necessária principalmente em documentos com fotos, gráficos, ou tabelas coloridas. Na aba Tipo de Leitura, selecione a opção Seleção Automática de Cores para que o scanner reconheça automaticamente documentos em cores e/ou em preto e branco. 5
Para configuração da Resolução, clique na aba Resolução : selecione 300 DPI e após, clique em Ok. No Visor Central, à sua esquerda logo abaixo de Definições de Digitalização, clique em Tipo de Alimentação do Original. Na aba Orientação do Original, selecione o ícone. Na aba Definições do Original, clique em Original 2 lados. À direita do visor central, clique em LOTE. Após, clique em Ok. 6
A função LOTE serve para: 1. Poder alimentar a impressora na bandeja automática superior e também diretamente no visor (levantando esta bandeja); 2. Permite que o usuário insira aos poucos as folhas na bandeja mais adequada, podendo inclusive alternar as bandejas. No visor central, localize a pasta de destino do arquivo na aba PASTA. A multifuncional dá a opção de enviar o arquivo digitalizado para mais de uma pasta, bastando selecionar mais de um nome. INSERINDO O DOCUMENTO NO SCANNER Como foi selecionada acima através do ícone, a opção de inserção de folhas deverá seguir este ícone. Caso seja possível, 7
insira a folha nesta posição, para que a digitalização se faça na posição correta e mais rapidamente. Após, siga as etapas seguintes obedecendo a sequência numérica: 1. Capa do Processo: Digitalizar somente o anverso (frente) usando a bandeja inferior; 2. Contracapa do Processo: Digitalizar somente o anverso (frente) usando a bandeja inferior. Caso no processo não contenha esta contracapa inserida, é possível gerá-la acessando o cadastro do processo e clicando no ícone. Se não for possível, digitalize uma folha em branco em seu lugar. 3. Na bandeja superior, insira o equivalente a 50 folhas e aperte o botão Start no teclado numérico. Repita esta ação até o término do volume. 4. Ao término, aperte o botão # para encerrar o lote. Algumas Peculiaridades: Folhas com tamanho reduzido: alguns documentos tais como folders, comprovantes bancários e avisos de recebimento dos Correios, por conterem pouco conteúdo, são impressos em formatos menores que o A4. Estes documentos devem ser digitalizados usando a bandeja inferior. Folhas maiores que A4: alguns documentos tais como jornais por conterem muito conteúdo são impressos em formatos A3 ou formatos superiores. Estes documentos devem ser digitalizados usando a bandeja inferior. Se mesmo usando até o tamanho A3 indicado no visor da multifuncional seu conteúdo não for integralmente digitalizado, repita a operação com o restante do documento até que toda a informação da folha seja reproduzida. Plantas Cartográficas: Normalmente plantas são impressas em folhas superiores ao A3, dificultando a digitalização. Hoje na não dispomos de equipamentos que digitalizem estes formatos. Desta forma, sugerimos que seja inserida no local referente à planta uma folha indicando que esta folha não foi digitalizada por se tratar de formato superior ao A3 e que se for necessária para consulta, solicitar vista do processo. Folhas com mídias: alguns processos contêm mídias (cd s, dvd s, disquetes e fitas cassete ou de vídeo). Neste caso, digitalize somente a folha a qual está inserida para indicar que o processo está completo e que naquela folha há uma mídia. O conteúdo desta mídia poderá ser adquirido solicitando vista do processo. Volumes com mais de 250 folhas: volumes com muitas tabelas ou com mais de 250 folhas geram arquivos maiores. E, apesar de a 8
multifuncional ter uma capacidade de memória interna considerável, este arquivo gerado irá para sua pasta scanner via rede. Então, recomenda-se dividir este volume em dois lotes para que o arquivo chegue com fidelidade à sua pasta. Depois, basta inserir o segundo lote no primeiro e montar o volume digitalizado. Para maiores informações sobre montagem de lote de arquivos, leia o título PARTICIONAMENTO DE VOLUME. VERIFICAÇÃO DE CONTEÚDO APÓS A DIGITALIZAÇÃO 1. Vá à pasta scanner indicada anteriormente e localize o arquivo referente ao processo recém-digitalizado. 2. Renomeie este arquivo com o número de protocolo do processo para que ele seja mais rapidamente localizado. Caso este processo contenha mais de um volume, após seu nome insira o termo Volume bem como seu número (1;2;3...) 3. Não trabalhe no processo dentro da pasta scanner, pois ela está em rede. Transfira-o para seu computador. 4. Abra o arquivo usando o programa Adobe Acrobat 6.0 Standard e verifique se o conteúdo foi digitalizado totalmente e se esta cópia está com boa qualidade de imagem. 5. Se o arquivo apresentar qualquer problema, busque uma solução neste manual ou refaça o procedimento. Não faça o upload de parte do processo ou processo com folha ilegível. MONTAGEM DE ARQUIVO PARTICIONADO Se na digitalização o volume foi particionado em lotes, após transferência de todos os arquivos para o seu computador, siga as etapas seguintes obedecendo a sequência numérica: 1. Abra o arquivo referente ao início do processo ou volume usando o programa Adobe Acrobat 6.0 Standard. Nomeio-o com o número de protocolo do processo bem como seu volume, se houver. Este será o arquivo principal, sendo nele as inserções de outras folhas; 2. Clique na aba páginas localizada à esquerda do programa; 3. Clique na última folha do arquivo principal; 4. Vá em Documento >> Páginas >> Inserir; 9
5. Localize o arquivo que corresponde à continuação do processo (arquivo 2); 6. Na tela seguinte, na aba localização marque depois e na aba página, marque última. Após, clique em OK. 7. Verifique se o arquivo 2 foi corretamente inserido no arquivo principal. Repita o procedimento até que todos os arquivos estejam inseridos no arquivo principal. 8. Após, vá em Arquivo>>Reduzir tamanho de arquivo. Na aba Compatível com: Selecione Adobe Acrobat 6.0 e posterior. Clique em Ok. Localize novamente o arquivo principal. Clique em Salvar. Substitua o arquivo existente. 9. Feche o programa Adobe Acrobat 6.0 Standard. Eventuais problemas: Folha não digitalizada: volte esta folha ao scanner e digitalize em frente e verso. Localize o intervalo faltante no processo principal. Após, insira o arquivo no principal como informado nos itens 4 à 7. Inserção de folha duplicada ou que não faz parte do processo: selecione a folha. Clique em Delete no teclado e após, clique em Ok. Folha de cabeça para baixo ou de lado: selecione a folha que se encontra em posição errada. Vá em Documento>>Páginas>>Girar. Escolha a opção dependendo da posição inicial da folha. Folha de contém um grande espaço em branco à sua direita: esta ação provavelmente ocorreu por ter sido selecionada uma posição de inserção das folhas e ao ter inserir estas folhas, usou-se outra posição. 10
Selecione a folha que deverá ser recortada. Vá em Documento>>Páginas>>Cortar. Em Cortar Margens, há a opção de corte superior, à esquerda, à direita e inferior. Movimente as setas à esquerda de cada opção para ajustar o tamanho ideal. Acima das opções de corte há a reprodução do documento. Esta opção também pode ser usada para documentos com tamanho reduzido, tais como Avisos de Recebimento dos Correios, folders e comprovantes de pagamento bancário. PARA FAZER UPLOAD DE UM PROCESSO, SIGA: MENU QUERO>>cadastro>>upload 11