Lions Clubs International EQUIPE GLOBAL DE AUMENTO DE ASSOCIADOS GUIA DE RECURSOS
Bem-Vindo à Equipe de Liderança Global (GMT) de Lions Clubs International. O seu cargo na GMT é de vital importância para a saúde e robustez dos Lions clubes de sua área. Este trabalho é muitas vezes desafiador, mas traz inúmeras recompensas. O seu sucesso em mentorear e motivar a sua equipe e os Lions clubes transformarão a sua comunidade em um melhor lugar de se viver. Como parte da GMT, você é considerado como uma pessoa conhecedora dos programas e normas de LCI, bem como um mentor eficaz, motivador e, principalmente, um líder. O conteúdo deste guia lhe oferecerá assistência no exercício do seu cargo. Os membros da GMT e da Equipe de Liderança Global (GLT) trabalharão juntos. Um relacionamento colaborativo entre os membros das duas equipes, em nível internacional, de distrito e distrito múltiplo será vital para envolver e engajar os associados em todos esses âmbitos. Os membros da GMT e da GLT - trabalhando em estreita colaboração - serão um modelo de sucesso e fortaleza, bem como um veículo para o desenvolvimento de associados e novos clubes através do serviço e engajamento dos Lions clubes mundialmente. Pedimos que dedique algum tempo examinando este guia. Caso tenha alguma pergunta ou comentários sobre esta publicação, ou sobre o seu cargo, queira entrar em contato com os funcionários da GMT em LCI. Divisão de Desenvolvimento do Quadro Associativo Lions Clubs International Este guia será ainda mais eficaz quando usado como uma publicação eletrônica, ligada diretamente à Internet. Favor usar os links para visualizar/fazer o download de materiais adicionais e recursos recomendados nesta publicação. i
Índice Bem-vindo i Visão Geral e Estrutura da GMT 1 Histórico 1 Visão Geral da GMT 1 Do Nível Global ao Nível Distrital 2 Conselho Executivo 3 Coordenador Internacional da GMT 3 Coordenador Internacional da Família e da Mulher 3 Líderes de Área Jurisdicional 3 Líderes de Área 3 Conselheiros Especiais de Área 3 Distrito Múltiplo, Distrito/Distrito Único 4 Metas, Objetivos e Responsabilidades 5 Equipe de Aumento de Associados e Desenvolvimento de Novos Clubes 6 Equipe de Sucesso dos Clubes 6 Presidentes de Divisão e de Região 6 Consultas sobre novos associados / Formulário para associados em 7 potencial Colaboração: GMT e GLT 7 Comunicação 8 Recursos da Equipe Global de Aumento de Associados 9 Relatórios de Associados 9 Novos Associados e Novos Clubes 10 Página na Web da Equipe Global de Aumento de Associados 11 Planos de Ação para o Aumento de Associados 12 ii
Visão Geral e Estrutura da Equipe Global de Aumento de Associados Histórico Para garantir o sucesso de qualquer organização de serviço é necessário termos associados atuantes e satisfeitos. Uma Equipe Global de Aumento de Associados (GMT) eficaz oferece a visão, orientação e a motivação necessárias para que Lions Clubs International possa continuar cumprindo a missão de oferecer serviços de qualidade e relevantes à comunidade global. Um componente-chave de uma organização eficaz é ter uma forte liderança. A Equipe de Liderança Global (GLT) foi criada para operar como uma equipe especializada paralela que ofereça apoio mútuo à GMT. A GLT oferece um enfoque determinado no desenvolvimento da liderança, o qual é fundamental para o sucesso de todos os programas de LCI e para o futuro da associação como um todo. Os membros da GMT e da GLT trabalham juntos para identificar, desenvolver e incentivar oportunidades para os líderes Leões atuais e futuros e para gerar aumento de associados por meio da prestação de serviços. Visão Geral da GMT A estrutura da GMT, que engloba representantes em nível global, de distrito e distrito múltiplo, oferece uma plataforma abrangente para o desenvolvimento do quadro associativo em apoio ao compromisso dos Leões com a prestação de serviço. Considerando dados históricos, características geográficas e culturais singulares e utilizando os recursos e iniciativas de LCI, os membros da GMT estão aptos a oferecer assistência no atendimento às necessidades de serviço que se apresentam no mundo de hoje, ao proporcionar: mentoreamento, educação e incentivo apoio às iniciativas de aumento de associados identificação de oportunidades para o desenvolvimento de novos clubes reconhecimento e oferecimento de assistência aos distritos em dificuldades e a seus clubes A GMT representa um veículo de comunicação e motivação, sendo ainda um estímulo para a perseverança, planejamento e visão futura. 1
Do Nível Global ao Nível Distrital A GMT e a GLT operam como estruturas paralelas para incitarem o aumento de associados e o desenvolvimento das qualidades de liderança. As duas estruturas são conectadas e coordenadas em nível internacional por um conselho executivo. A GMT serve áreas jurisdicionais ou geográficas específicas. As nomeações da GMT/GLT são feitas para mandatos de três anos, que permitem a análise adequada das necessidades da região, além do desenvolvimento e implementação de programas com base nas necessidades locais. Todos os líderes da GMT/GLT estão sujeitos à análise anual e à confirmação da nomeação ou sua remoção, com base no desempenho demonstrado. Em termos gerais, a estrutura da GMT se espelha à GLT para permitir uma colaboração efetiva. Em certas áreas, contudo, haverá um Leão qualificado servindo tanto como representante da GMT como da GLT. 2
Conselho Executivo O Conselho Executivo da GMT/GLT é composto da seguinte maneira: O presidente internacional como presidente do comitê O primeiro vice-presidente internacional como representante da GMT O segundo vice-presidente internacional como representante da GLT Os presidentes dos seguintes comitês: Desenvolvimento do Quadro Associativo, de Liderança e de Serviços a Distritos e Clubes Um coordenador internacional nomeado para a GMT Um coordenador internacional nomeado para a GLT Um coordenador nomeado para a família e a mulher Administradores executivos de LCI Coordenador Internacional da GMT O coordenador internacional da GMT é um membro nomeado do conselho executivo da GMT/GLT, servindo como contato internacional entre o 1º vice-presidente e a estrutura mundial da GMT. O coordenador internacional da GMT se reporta aos dirigentes executivos, apoia os líderes de área jurisdicional da GMT, avalia e prioriza as necessidades das áreas, incentiva os líderes e conselheiros de área da GMT, como também representa a GMT em várias reuniões sobre aumento de associados e outros eventos em âmbito mundial. Este Leão trabalha em estreita colaboração com os funcionários da Divisão de Desenvolvimento do Quadro Associativo, promovendo a realização das metas e objetivos da GMT. Coordenador Internacional da Família e da Mulher O coordenador internacional da Família e da mulher trabalha com os coordenador da GMT e GLT em apoio aos comitês especiais da família e da mulher, conforme direcionamento do presidente internacional e especialistas de distrito e de distrito múltiplo. Líderes de Área Jurisdicional, Vice-Líderes de Área Jurisdicional, Líderes de Área e Conselheiros Especiais de Área Os líderes de área da GMT estão estrategicamente localizados para avaliar eficazmente as oportunidades e desafios do quadro associativo nas referidas áreas jurisdicionais. Cada área jurisdicional é representada por um líder de área e uma equipe de líderes de área para atenderem adequadamente a região geográfica. Em alguns casos, um vice-líder de área jurisdicional ou conselheiro especial de área é também nomeado para ajudar a atender às necessidades dos países ou culturas específicas, e para locais remotos. A GLT e a GMT possuem o mesmo número de líderes de área jurisdicional responsáveis pelos mesmos territórios, o que permite que trabalhem em conjunto e coordenadamente para obterem melhores resultados. Os Líderes de Área da GMT são nomeados pelo presidente internacional em consulta com o primeiro e segundo vice-presidentes internacionais. Líderes de Área - A GMT e GLT possuem um número designado de distritos múltiplos/distritos/distritos únicos aos quais apoiar. Os Líderes de Área representando a GMT e a GLT interagem continuamente visando abordar as necessidades e oportunidades das áreas. Os líderes de área da GMT são nomeados pelo presidente internacional em consulta com o primeiro e segundo vice-presidentes internacionais e com os líderes de área jurisdicional. Conselheiros Especiais de Área - Em algumas áreas jurisdicionais, conselheiros de área da GMT/GLT foram nomeados para oferecerem assistência quanto ao aumento de associados/iniciativas de liderança em regiões remotas ou singulares. Os conselheiros trabalham junto aos líderes de área para comunicar tendências e necessidades específicas, bem como oferecer apoio a determinadas áreas. 3
GMT de Distrito Múltiplo, Distrito/Distrito Único GMT de DM Presidente de Conselho Coordenador da GMT de DM* Equipe de Aumento de Associados e Desenvolvimento de Novos Clubes Equipe de Sucesso dos Clubes GMT de Distrito Governador de Distrito (DG) 1º Vice-Governador de Distrito (1º VGD) (contato para o aumento de associados) 2º Vice-Governador de Distrito (2º VGD) (contato para liderança) Coordenador da GMT de Distrito Equipe de Aumento de Associados e Desenvolvimento de Novos Clubes Equipe de Sucesso dos Clubes Presidentes de Divisão e de Região A GMT é atuante em ambos os níveis de distrito e distrito múltiplo. A GMT de distrito múltiplo é composta pelo: presidente do conselho, um coordenador da GMT de DM - nomeado pelo presidente do conselho, com a aprovação do líder de área da GMT, membros da equipe de aumento de associados do DM e de desenvolvimento de novos clubes, e membros da equipe de sucesso dos clubes que são nomeados com a colaboração do presidente de conselho e do coordenador da GMT de DM para apoiarem iniciativas específicas e programas para o quadro associativo. A vigorar a partir de 2014-2015, os cargos de coordenador da GMT e da GLT de distrito múltiplo existirão apenas nos distritos múltiplos atribuídos a uma área da GMT/GLT ou a uma área especial composta por dois ou mais distritos múltiplos. Nos distritos múltiplos designados para áreas da GMT/GLT ou para áreas especiais da GMT/GLT compostas por menos de dois distritos múltiplos, os líderes de área da GMT/GLT ou conselheiros especiais de área estarão cumprindo as devidas responsabilidades em nível de distrito múltiplo. A GMT de distrito é composta pelo DG, pelo 1º VDG - atuando como representante em assuntos de aumento de associados perante o DG e o coordenador da GMT; 2º VDG - atuando como representante para assuntos de liderança perante o DG e coordenador da GLT; o coordenador distrital da GMT - nomeado pela equipe do DG em colaboração e com a aprovação do coordenador da GMT de DM ou líder de área; membros da equipe de aumento de associados e desenvolvimento de novos clubes; membros da equipe de sucesso dos clubes que são nomeados com a colaboração da equipe do DG e coordenador da GMT de distrito para apoiar iniciativas e programas específicos de afiliação e para fundar novos clubes; e pelos presidentes de região e de divisão. *onde se aplica 4
Metas, Objetivos e Responsabilidades Apesar da estrutura da GMT ser composta por diferentes níveis de liderança, as metas e objetivos permanecem consistentes durante todo o processo. Manter um nível de conhecimento e compreensão sobre os dados e tendências do quadro associativo e sobre características geográficas e culturais singulares Enfatizar a comunicação, visão, planejamento e colaboração Identificar e promover oportunidades de serviço Identificar locais para o desenvolvimento de novos clubes e promover a fundação de Lions clubes Oferecer assistência no desenvolvimento e implementação de metas de aumento de associados e planejamento estratégico para a área Incentivar todos os distritos a formarem pelo menos um novo clube por ano Leonístico Incentivar todos os distritos a oferecerem assistência para aumentar o nível de satisfação dos associados, e incentivar os associados a convidarem pelo menos um novo associado por ano Leonístico Reconhecer e compartilhar estratégias de aumento de associados bem sucedidas Conhecer e promover recursos para o aumento de associados e iniciativas de LCI 5
Equipe de Aumento de Associados e Desenvolvimento de Novos Clubes Os coordenadores da GMT de distrito e de distrito múltiplo são apoiados por duas equipes - a equipe de aumento de associados e desenvolvimento de novos clubes e pela equipe de sucesso dos clubes. Os Leões nomeados para essas equipes servirão como especialistas para áreas específicas de desenvolvimento do quadro associativo, servindo um mandato de três anos, coincidindo com o atual mandato da GMT. Responsabilidades da Equipe de Aumento de Associados e Desenvolvimento de Novos Clubes: Identificar oportunidades para a abertura de novos clubes Incentivar a busca por novos associados Promover o uso do: Processo de Excelência de Clube (CEP) Modelo para um Clube mais Forte O Seu Clube, a Sua Maneira Promover os recursos/programas nos clubes Equipe de Sucesso dos Clubes Responsabilidades dos Especialistas da Equipe de Sucesso dos Clubes: Engajar os Leões em projetos de serviços comunitários e identificar novas oportunidades de serviço Promover o relatório de atividades de serviço Incentivar o uso do Guia de Satisfação dos Associados Apoiar os clubes que tenham participado do Processo de Excelência de Clube (CEP) e Modelo para um Clube Mais Forte Promover clubes saudáveis para manter e engajar os associados, oferecendo assistência na reestruturação dos clubes em dificuldades Promover os recursos/programas nos clubes Os tipos de especialistas são identificados e nomeados pela GMT de distrito múltiplo ou distrito com base nas necessidades e oportunidades que se apresentarem no distrito múltiplo ou distrito e nível de conhecimento e interesse do Leão. Os especialistas são cadastrados no banco de dados de LCI através do MyLCI. Presidentes de Divisão e de Região Responsabilidades dos Presidentes de Região e de Divisão: Promover recursos de aumento de associados nos clubes Promover e identificar clubes para que participem do Processo de Excelência de Clube (CEP) Assegurar que os assessores de associados saibam efetivamente dos seus papeis e responsabilidades Identificar comunidades para a formação de novos clubes Enfatizar o envolvimento dos associados em projetos de serviços novos ou existentes Incentivar os clubes a implementarem um plano para o aumento de associados, bem como a promoção de suas atividades na comunidade Comunicar as necessidades de desenvolvimento de associados e estratégias de sucesso aos colegas membros da GMT de distrito 6
Consultas sobre novos associados Formulário para associados em potencial Um Formulário para Associados em Potencial está disponível no website de LCI para incentivar as pessoas interessadas a enviarem suas informações de contato para LCI para que a sede faça um acompanhamento. LCI conta com a sua ajuda em contatar os associados em potencial. Quando você receber um email, encaminhe as perguntas e faça um acompanhamento se as perguntas foram respondidas. Informe LCI se o associado em potencial foi convidado a tornar-se companheiro Leão. Se não houver um clube existente na comunidade do possível associado, esta é uma grande oportunidade para discutir-se a formação de um novo clube, aproveitando o nível de alto interesse. Além disso, os associados potenciais que tenham preenchido o formulário online receberão um email de agradecimento sobre o interesse demonstrado e para informar que serão contatados por um líder Leão da comunidade. A oportunidade de dar as boas-vindas aos novos associados é uma ideia empolgante para Lions Clubs International. Caso tenha alguma pergunta sobre as solicitações de novos associados, entre em contato conosco pelo email newmemberinquiry@lionsclubs.org. Colaboração: GMT e GLT O aumento de associados e a liderança são vitais para continuarmos oferecendo os serviços necessários às comunidades como Leões para cumprirmos a nossa missão, "Nós Servimos". Esta é a principal razão de estabelecermos a Equipe Global de Aumento de Associados (GMT) e a Equipe de Liderança Global (GLT). Juntas, as duas equipes possuem quatro metas principais: Aumento de associados em base contínua Organização de novos clubes Aumentar ainda mais o sucesso dos clubes Cultivar a liderança de qualidade Mesmo que a GMT e a GLT sejam duas equipes paralelas independentes, o impacto positivo de cada uma será maximizado por meio de um processo colaborativo. A GMT é responsável pelo aumento do quadro associativo atraindo novos afiliados, formando novos clubes e incentivando o sucesso dos clubes no tocante à conservação. A GLT procura por novos líderes Leões em potencial e incentiva o desenvolvimento deles, ao mesmo tempo se esforçando para aprimorar a qualidade da liderança como um todo, visando melhor desempenho e sucesso contínuo da nossa organização por meio de treinamentos relevantes e programas de desenvolvimento. Por meio de uma colaboração efetiva, o impacto final das duas equipes trabalhando unidas, será maior que a soma de suas partes. 7
Comunicação A comunicação contínua é necessária para o sucesso da GMT. Com ênfase no trabalho em equipe e colaboração, o atingimento de metas da GMT requer interação entre vários Leões. Os membros mais eficazes da GMT trocarão informações relacionadas às metas, planos de ação e tarefas específicas, inclusive o que deve ser feito, como será feito e quem o fará, além dos recursos exigidos, estabelecimento de prazos, etc. Os esforços da GMT, se forem feitos sem uma comunicação efetiva, certamente falharão, não cumprindo os objetivos almejados. As equipes da GMT de distrito e distrito múltiplo devem comunicar-se regularmente para assegurar-se de que todos os membros da equipe mantenham-se focados no cumprimento das metas estabelecidas. As metas devem ser estabelecidas coletivamente, sendo que todos os membros da equipe devem apoiá-las totalmente, dedicando-se a realizar os planos de ação criados anteriormente. As discussões podem ser feitas pessoalmente, por telefone, ou online, conforme determinação dos membros da equipe. Qualquer seja o método escolhido, uma comunicação constante deve existir para o benefício da equipe, do DM ou do distrito. O coordenador da GMT de distrito comunica-se com o coordenador da GMT de DM ou, no caso dos distritos únicos, com o Líder de Área da GMT. O método e a frequência da comunicação serão determinados pela GMT de DM, Líder de Área da GMT ou Conselheiro Especial de Área. Esta troca de informações é vital para mantermos o atual nível de conhecimentos sobre os programas, prioridades e recursos. A GMT de DM e/ou o Líder de Área podem oferecer orientação, ajudar a identificar desafios e opções para superá-los, compartilhando as melhores práticas que foram empregadas com sucesso em outras áreas. Uma vasta gama de tópicos deverão ser abordados - alguns deles são: Metas da GMT de DM, e também metas da GMT de distrito (pois são relacionadas) Planos de ação do DM Relatórios de status Programas de aumento de associados e informações sobre recursos Desafios e oportunidades específicas Melhores práticas da GMT Motivação e inspiração Progresso feito para a realização das metas Os líderes de área da GMT são responsáveis por relatar o progresso para seu líder de área jurisdicional da GMT e para LCI. Por esta razão é importante compartilhar as atividades e iniciativas, o impacto causado e qualquer obstáculo a ser superado. Desta maneira, a GMT e a LCI podem colaborar para oferecer as ferramentas e recursos necessários para o atendimento às necessidades de cada área visando aprimorar a qualidade geral do quadro associativo para que possamos continuar oferecendo os serviços necessários às comunidades. Obviamente, a comunicação não deve limitar-se às pessoas mencionadas acima. Já que a colaboração com a GLT é vital, os companheiros da GLT devem estar incluídos no fluxo de comunicação. Outros Leões, como ex e atuais líderes e associados dedicados em servir ao próximo, podem também oferecer ideias e assistência aos esforços da GMT. Ao manter um canal de comunicação aberto você estará assegurando que poderá usufruir das oportunidades de promover a excelência para o desenvolvimento do quadro associativo - nunca sabemos de onde surgirá a próxima ideia brilhante. 8
Recursos da Equipe Global de Aumento de Associados Relatórios de Associados A GMT usa uma variedade de recursos para manter dados atualizados e conhecimento exato sobre as iniciativas para o aumento de associados e informações estatísticas. Esses recursos estão localizados no site de LCI por meio de vários relatórios de associados e recentemente através do MyLCI. Dentre várias outras informações, os relatórios de associados incluem: Relatório Cumulativo - mensal e semanal Relatório de Registros Relatório de Dirigentes de Clubes Faltantes Sumário do Relatório de Associados Informe Mensal de Movimento de Associados Relatório de Tendência de 5 Anos do Quadro Associativo - anual Muitos dos recursos disponíveis para a GMT também estão disponíveis para os associados em geral. A GMT deve promover continuamente os recursos existentes, buscando por novas iniciativas e histórias de sucesso nos distritos e clubes em suas áreas. O compartilhamento de conhecimentos e experiências é um componente vital para o desenvolvimento bem sucedido do quadro associativo, sendo uma das principais responsabilidades da GMT. Muitos destes relatórios são facilmente acessíveis através do website de LCI: www.lionsclubs.org > My LCI > Recursos (indicados por uma seta azul) Os números revelam a realidade. Procure por histórias reais dos clubes. Incentive os coordenadores da GMT a utilizarem relatórios de associados e trabalharem com os dirigentes dos clubes utilizando as estatísticas reveladas pelos números. 9
Novos Associados e Novos Clubes As informações sobre o quadro associativo podem ser acessadas na página inicial de LCI. Aqui, você encontrará as seguintes informações: Novos Associados Fundação de um novo clube Convidar novos Associados Equipe Global de Aumento de Associados Fortalecimento do quadro associativo Prêmios Benefícios para os associados Lema do presidente 10
Página na Web da Equipe Global de Aumento de Associados Através da página do Lions na Web, você pode acessar a página da Equipe Global de Aumento de Associados. 11
Planos de Ação para o Aumento de Associados Os planos de ação para o aumento de associados devem estar alinhados às metas para o quadro associativo do distrito e do DM e à análise da equipe referente aos dados sobre associados. Lembre-se também de analisar as metas e resultados do ano passado e identificar estratégias de sucesso que requerem tempo adicional para se atingir os resultados e aquelas que não revertem nos resultados previstos. Novas metas devem ser focadas em prestação de serviços e engajamento dos associados, com consideração especial à formação e apoio aos novos clubes. Esses são alguns dados a serem considerados: Analisar as metas de serviço e de aumento de associados atuais e os resultados do ano anterior Analisar Relatório Cumulativo e o Relatório de Sumário dos Clubes Analisar o Relatório de Avaliação da Saúde dos Clubes Analisar os materiais/recursos para oferecer assistência na capitalização de serviços, fortalecimento do quadro associativo e abordagem dos desafios encontrados. Identificar os clubes para o Processo de Excelência de Clube (CEP) Fazer referência ao Lema do Presidente Internacional Fazer referência às Campanhas de Ação Para Serviços Globais Avaliar as iniciativas de RP existentes e potenciais As metas deverão ser específicas, mensuráveis, viáveis, realistas e com prazo determinado de realização. Quando uma meta é específica, fica mais fácil determinar se/quando ela será atingida. Se a meta é mensurável, o progresso pode ser acompanhado até que ela seja cumprida. Se a meta é viável, os integrantes do distrito terão a autoridade e/ou recursos para realizá-la. Após analisar os dados sobre o quadro associativo, complete as seguintes informações: Tendo como base a análise dos dados do quadro associativo, verificamos que os pontos fortes do distrito são: o Tendo como base a análise dos dados do quadro associativo, verificamos que os pontos fracos do distrito são: Nossas metas em resposta aos pontos fortes e fracos são: 12
GMTRG2015.PO