COLETA DE DADOS 12. 0

CAPES/ M E C Diretoria de Avaliação D A V COLETA DE DADOS 12. 0 Manual Simplificado Atualizado em J a n e i r o / 2 0 11

Fundação CAPES President e Jorge Almeida Guimarães Diretor de Programas e Bolsas no País Emídio Cantídio de Oliveira Filho Diretora de Gestão Denise de Menezes Neddermeyer Diretor de Avaliação Livio Amaral Coordenação de Gestão da Informação CGI/CGAP/ DAV Cássia Cristina Donato Coordenadora Maria Goretti de Lacerda Maciel Coordenadora Substituta Marinete Gonçalves dos Anjos Secretária Francisco das Chagas Gonçalves Loiola Gerson de Sousa Filho Gustavo Leandro Tutida Kênia Jaqueline Gonzaga Lurde Bispo Paula Leite Cunha e Melo Sílvia Akemi Fujikura Telefones para contato: (61) 2022-6471 / (61) 2022-6473 / (61) 2022-6475 (61) 2022-6479 / (61) 2022-6472 / (61) 2022-6452 E- mail : coleta@capes.gov.br Endereço Postal Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior - CAPES Diretoria de Avaliação - DAV Coordenação de Gestão da Informação - CGI Setor Bancário Norte - Quadra 02 Bloco "L" Lote 06, 6º Andar CEP: 70040-020 Brasília DF 2

ÍNDICE 1. DOCUMENTOS... 6 1.1 PROGRAMAS... 6 1.1.1 Dados do Programa... 6 1.1.2 Endereço... 6 1.1.3 Áreas de Concentração... 7 1.1.4 Financiadores... 7 1.2 CURSOS... 8 1.2.1 Dados Básicos... 8 1.2.2 Áreas de Concentração... 8 1.2.3 Áreas Afins... 8 1.3 CADASTRO... 9 1.3.1 CADASTRO DOCENTE... 10 1.3.1.1 Dados Pessoais... 10 1.3.1.2 Titulação... 11 1.3.1.3 Vínculo com a IES... 11 1.3.1.4 Atuação Acadêmica... 11 1.3.2 CADASTRO DISCENTE... 12 1.3.2.1 Dados Pessoais... 13 1.3.3 CADASTRO PARTICIPANTE EXTERNO... 14 1.3.3.1 Dados Pessoais... 15 1.3.3.2 Titulação... 15 1.4 PROPOSTA DO PROGRAMA... 15 1.5 LINHAS DE PESQUISA... 16 1.6 PROJETOS... 16 1.6.1 Identificação... 17 1.6.2 Equipe... 17 1.6.3 Financiamentos... 17 1.7 DISCIPLINAS... 18 1.8 TURMAS... 18 1.8.1 Dados Básicos... 19 1.8.2 Docentes... 19 1.9 TRABALHOS DE CONCLUSÃO... 19 1.10 PRODUÇÃO INTELECTUAL... 20 1.10.1 Identificação... 20 1.10.2 Detalhamento... 20 1.10.3 Contexto... 21 1.10.4 Vínculo... 22 1.11 FLUXO DISCENTE... 22 2. RELATÓRIOS... 22 2.1 RELATÓRIOS DE CONFERÊNCIA... 23 2.2 RELATÓRIOS DE CONSOLIDAÇÃO... 23 3 UTILITÁRIOS... 23 3.1 IMPORTAÇÃO/EXPORTAÇÃO DE DADOS... 23 3

3.1.1 Processo de importação... 23 3.1.2 Processo de exportação... 24 3.1.3 Importação do Cadastro de Discentes... 25 3.2 CÓPIA DE SEGURANÇA (BACKUP)... 25 3.3 VERIFICAÇÃO DE ERROS... 26 3.4 APROVEITAMENTO DE CURRÍCULO LATTES... 27 LEGENDA: 4

OBSERVAÇÕES GERAIS SOBRE O APLICATIVO COLETA DE DADOS 12.0 Sistema informatizado desenvolvido com o objetivo de coletar informações dos Programas de Pós-Graduação stricto sensu do país, para subsidiar a avaliação do Sistema Nacional de Pós-Graduação (SNPG). A coleta de dados objetiva, ainda, prover a CAPES de informações necessárias ao planejamento dos seus programas de fomento e delineamento de suas políticas institucionais. Utilizar, preferencialmente, o navegador Mozilla Firefox para acessar a página de instalação do aplicativo Coleta de Dados. O aplicativo Coleta de Dados depende do Software Máquina Virtual Java (JRE) versão 1.6 ou superior. Caso haja algum problema na instalação do Software Máquina Virtual Java (JRE), que normalmente ocorre de forma automática, solicite auxílio ao suporte técnico de sua Instituição. Não é possível utilizar a aplicação Coleta de Dados em ambiente Linux. O aplicativo Coleta é organizado de forma semelhante aos programas e aplicativos computacionais que adotam o padrão de interfaces gráficas, procedimentos e terminologia do ambiente operacional W i n d o w s NT, 2000 ou XP. Ele ainda não foi testado no Windows Vista. Apenas Programas de Pós-Graduação recomendados pela CAPES podem preencher o Coleta de Dados. O aplicativo é fornecido somente em modo monousuário. Ou seja, somente um usuário por vez poderá alterar os dados de um determinado Programa de Pós- Graduação. ATENÇÃO! Desde a versão 9.0 do aplicativo Coleta de Dados não é mais necessário que a CAPES disponibilize arquivo específico para preenchimento das informações no ano base. Apenas programas novos ou que tiveram dados básicos alterados necessitam baixar arquivos específicos para iniciar o preenchimento do relatório. O próprio usuário, a partir do arquivo enviado no ano anterior, poderá rodar a rotina para iniciar preenchimento do ano base clicando em Utilitários, item Iniciar Preenchimento do Próximo Ano. Concluída a ação, utilizar a ferramenta Muda Ano Base. 5

1. DOCUMENTOS 1.1 PROGRAMAS Consulta aos dados básicos do Programa, sendo que os campos Programa e Área B á s i c a são alterados a p e n a s p e l a CAPES, em caso de inconsistências. Registro e alteração de informações gerais e comuns aos cursos do Programa. Composto por quatro fichas: Dados do Programa; Endereço; Áreas de Concentração; Financiadores. 1.1.1 Dados do Programa Dados que constam na base de dados da CAPES, como código e nome do Programa e sua área básica, não podem ser alterados no aplicativo. Em caso de inconsistências, solicitar a CAPES correção do arquivo específico para coleta de dados do Programa. Regime Letivo: divisão do ano acadêmico em períodos letivos. A n u a l - um período letivo anual - (1º) Bimestral - seis períodos letivos anuais - (1º, 2º, 3º, 4º, 5º e 6º) Quadrimestral - três períodos letivos anuais - (1º, 2º e 3º) Semestral - dois períodos letivos anuais - (1º e 2º) Trimestral - quatro períodos letivos anuais - (1º, 2º, 3º e 4º) Recomenda-se que o preenchimento do regime letivo seja feito antes do preenchimento do documento Turmas. ATENÇÃO! Parte das informações inseridas no documento Turmas pode ser perdida, se houver necessidade de alterações no Regime Letivo posterior a essa inserção. 1.1.2 Endereço A informação nesse campo deve ser a mais completa possível. Atualizar sempre que necessário. Os dados solicitados são referentes ao Programa. Evitar endereços postais e eletrônicos pessoais. Os dados do telefone devem incluir DDD. 6

1.1.3 Áreas de Concentração Exibe o conjunto das áreas de concentração cadastradas pelo Programa. Podem receber alterações, inclusões e exclusões. Definir a especificação do conjunto de áreas de concentração antes de iniciar o registro de dados nos demais documentos. ATENÇÃO! Alterações registradas no Coleta, relativas às áreas de concentração do Programa, geralmente são originárias de mudanças na proposta ou concepção de curso originalmente aprovada pela CAPES. Dessa forma, embora os princípios constitucionais de autonomia universitária permitam tais mudanças, recomenda-se que, antes de implementá-las, o Programa utilize os canais de interlocução com as Comissões de Área, por intermédio da CGAA (Coordenação-Geral de Acompanhamento e Avaliação cgaa@capes.gov.br ), para garantir que a nova proposta/estrutura/concepção dos Cursos ou Programa não afete negativamente a sua avaliação. 1.1.4 Financiadores As entidades que efetivamente desempenharam o papel de financiador e estejam re feridas em algum outro documento da aplicação precisam ser previamente cadastradas neste documento. O aplicativo já disponibiliza alguns financiadores previamente cadastrados, os quais não são habilitados para qualquer tipo de alteração ou exclusão. O fato de o Financiador estar listado nesse cadastro, não significa que ele financiou o Programa no ano base, apenas possibilita que tais entidades sejam indicadas como financiadoras de atividades específicas do Programa, tais como Trabalho de Conclusão de alunos ou Projeto de Pesquisa, nos respectivos cadastros. ATENÇÃO! O cadastro de financiadores do ano anterior será disponibilizado para o preenchimento do ano base. É opção do Programa de Pós-Graduação excluir, ou não, o registro de financiadores que não tenham contribuído materialmente com o Programa a cada ano. 7

1.2 CURSOS Registro, consulta e alteração de informações e requisitos gerais dos cursos. Composto por três fichas: Dados Básicos; Áreas de Concentração; Áreas Afins. ATENÇÃO! O conteúdo dos campos constantes nas fichas refere-se ao curso selecionado na aplicação, conforme cursor. São exibidas (ou devem ser fornecidas) informações exclusivamente pertinentes ao curso selecionado. 1.2.1 Dados Básicos Os dados exibidos estarão de acordo com o curso selecionado. Campo Coordenador: obrigatório; para cada curso deverá ser cadastrado um coordenador. Utilizar o botão coordenador para seleção do docente previamente cadastrado, que coordenou cada um dos níveis do curso. Campo Créditos para Titulação: Disciplinas/Trabalho de Conclusão/Outros informar o número mínimo de créditos exigidos nesses quesitos para titulação dos discentes. Campo Equivalência Horas Aulas/Créditos: quantidade de horas aula equivalente a 1 (um) crédito. 1.2.2 Áreas de Concentração Esta ficha destina-se à associação das áreas de concentração aos cursos, dentre aquelas pertencentes ao Programa. Há uma ficha para cada curso (Mestrado Acadêmico, Doutorado ou Mestrado Profissional). ATENÇÃO! Para alterar a situação da Área de Concentração de Associada ao Curso para Não Associada ao Curso, é necessário que não haja disciplinas vinculadas a essa Área. 1.2.3 Áreas Afins São cadastradas por curso. Por meio do botão Selecionar Áreas Afins, temse acesso à Tabela de Áreas do Conhecimento. Essa tabela também está disponível para consulta no sítio da CAPES: www.capes.gov.br/avaliacao/tabela-de-areas-de-conhecimento. 8

1.3 CADASTRO Registro de informações sobre as pessoas referenciadas no aplicativo durante o ano base. Em função da natureza de sua atividade e vínculo institucional, as pessoas que atuam no Programa podem ser classificadas como: Docentes, Discentes ou Participantes Externos. Ao ser aberta uma janela de cadastro aparecerá a Barra de Ferramentas com os seguintes botões: NOVO REGISTRO Abre campo para inserção de novo cadastro. EXCLUIR REGISTRO Exclui as informações cadastradas. SALVAR ALTERAÇÕES Salva as informações cadastradas. BUSCA REFERÊNCIAS Essa função identifica todas as referências a uma pessoa cadastrada, ou seja, informa onde a pessoa foi citada dentre os documentos da base de dados. ATENÇÃO! O botão Busca Referências pode ser utilizado quando for necessário excluir uma pessoa do cadastro de pessoal, já que devem ser desfeitas todas as suas referências, antes que o registro seja apagado da base. TROCAR CATEGORIA Essa função presta-se à alteração da categoria de uma pessoa já cadastrada na aplicação. Pode ser utilizada para correção de cadastramento inapropriado ou alteração de cadastramento feito no ano base anterior, em virtude de nova situação no ano base corrente. ATENÇÃO! Na troca de categoria são p e r d i d o s o s d a d o s q u e c o n s t a m n a s f i c ha s da categoria original, caso esses não sejam requeridos pela nova categoria. Por exemplo, ao se alterar um cadastro da categoria Docente para Participante Externo, são definitivamente perdidos os dados adicionais que lhes são específicos. Se houver necessidade de retorno da pessoa à categoria Docente os dados devem ser redigitados. 9

Procedimento para a Troca de Categoria 1. A mudança de categoria pode ser feita para qualquer cadastro. 2. Abrir o documento da categoria onde consta o registro e selecionar os dados cadastrais de interesse. 3. Acionar a função Troca de Categoria, selecionar a categoria desejada e confirmar. 4. A tela de cadastro da nova categoria será exibida com os dados da pessoa. 5. Incluir os dados cadastrais obrigatórios na nova categoria. 6. Para conclusão da troca de categoria, acionar botão Salvar Alterações. 1.3.1 CADASTRO DOCENTE Devem ser cadastrados todos aqueles docentes que atuam de forma contínua ou sistemática no Programa, ainda que, eventualmente, não possuam atividades naquele ano base. (Ver Portarias nº 068/2004 e nº 003/2010.) Composto por quatro fichas: Dados Pessoais; Titulação; Vínculo; Atuação Acadêmica. 1.3.1.1 Dados Pessoais Nesta ficha são coletadas informações pessoais que identificam a pessoa cadastrada na base de dados da CAPES. Como d o c u m e nt o é exigido o número do CPF caso o docente, independente da sua nacionalidade, seja da categoria Permanente ou Colaborador. Para a categoria Docente Visitante, no caso de docentes estrangeiros que não tenham CPF, a recomendação é que sejam informados o número do passaporte e o país emissor. No caso de docente Visitante, se as informações sobre a documentação da pessoa não estiverem disponíveis no momento do preenchimento, o sistema irá gerar um código padrão que será utilizado em todas as referências à mesma pessoa no ano base. ATENÇÃO! O registro do CPF ou de outro identificador deve ser tratado com o máximo de atenção e cuidado, pois a ele são associados todos os dados referentes às autorias e outras atividades pessoais, quando da incorporação e tratamento desse registro na base de dados da CAPES. O campo Egresso deve ser marcado se o docente houver se titulado no Programa, independente do nível. 10

1.3.1.2 Titulação Deve ser informada a titulação de nível mais elevado, dentre as opções: Graduação, Mestrado, Doutorado e Notório Saber. 1.3.1.3 Vínculo com a IES Relação formal do docente com a IES. Caso o docente continue no Programa no final do ano base, deverá ser registrado dezembro (Dez) no campo Mês Fim. Existem quatro opções para o vínculo do docente com a IES, sendo: a. Servidor Público/CLT: vínculo empregatício ativo. b. Bolsa de Fixação: Docente recém-doutor que recebe bolsa. Não possui outro vínculo formal com a IES. c. Aposentado: Docente com atuação sistemática na IES d a q u a l é a p o s e n t a d o. ATENÇÃO! A carga horária do aposentado deve ser a que mais se aproxima do tempo dispensado com as atividades desenvolvidas na IES. d. Colaborador: Docente com atuação na IES da qual não seja servidor público ativo ou celetista. e. C a m p o C a r g a H o r á r i a : Número de horas semanais de trabalho, estabelecido no vínculo contratual do docente com a IES. Campo Categoria do Docente neste Programa : Escolher entre as categorias Permanente, Colaborador ou Visitante. (Ver Portarias nº 068/2004 e 003/2010.) 1.3.1.4 Atuação Acadêmica Refere-se à atuação do docente no Programa. As informações da participação do docente nos cursos de Graduação são apenas quantitativas. Esses cursos devem ser da IES à qual pertence o Programa. Aqui prevalece a intenção de não atribuir uma conotação censitária ao Coleta, já que seus objetivos restringem-se principalmente aos Programas de Pós-Graduação. 11

O campo Carga Horária Anual na Graduação registra a carga horária total das turmas ministradas no ano base. O Campo Carga Horária Anual na Graduação aceita a inclusão de até quatro caracteres. No quadro referente ao Número de Orientações (Em 31 de Dezembro): Os campos Mestrado Acadêmico, Mestrado Profissional e Doutorado serão preenchidos automaticamente pelo registro dos dados referentes aos orientadores no Cadastro Discente. Os campos Tutoria, Monografia em Graduação e Iniciação Científica devem ser preenchidos pelo usuário. 1.3.2 CADASTRO DISCENTE Devem ser registrados todos os membros do corpo discente do Programa de Pós- Graduação que estejam nele matriculados. Os discentes matriculados em Programas Minter/Dinter são considerados alunos regularmente matriculados no Programa de Pós-Graduação d a I nstituição promotora. Sendo assim devem ser registrados nesse cadastro. ATENÇÃO! Os discentes de cursos de Graduação da IES devem ser registrados no Cadastro Discente apenas se tiverem citação nominal em algum outro documento do Coleta, ou seja, se vinculados ao Programa em relação a autorias, coautorias, projetos, entre outros. ATENÇÃO! Discentes de G r a d u a ç ã o de outra IES devem ser registrados no Ca dastro Participante Externo. Os discentes que se titularam, abandonaram ou foram desligados do Programa e estão vinculados a projetos de pesquisa em andamento, serão enviados pelo sistema, no próximo ano base, para o cadastro de participante externo. Os discentes que se titularam, abandonaram ou foram desligados do Programa, mas não se encontram vinculados a projetos de pesquisa em andamento, não constarão do cadastro de participante externo, mas poderão ser aproveitados através do botão Aproveitamento do Ano Anterior no cadastro de Participante Externo. 12

1.3.2.1 Dados Pessoais Nesta ficha são coletadas informações que identificam a pessoa cadastrada na base de dados da CAPES. Como documento é facultado à escolha entre CPF (para brasileiros ou estrangeiros residentes no Brasil) e Outro (para estrangeiros que não tenham CPF). Para estrangeiros, a recomendação é que sejam informados o número do passaporte e o país emissor. Se as informações sobre a documentação do estrangeiro não estiverem disponíveis no momento do preenchimento, o sistema irá gerar um código padrão que será utilizado em todas as referências à mesma pessoa no ano base. ATENÇÃO! O registro do CPF ou de outro identificador deve ser tratado com o máximo de a t e n ç ã o e c u i d a d o, pois a ele são associados todos os dados referentes às autorias e outras atividades pessoais, quando da incorporação e tratamento desse registro na base de dados da CAPES. Data da matrícula: Devem ser informados o mês e ano de início das a t i v i d a d e s para o discente da Pó s -Gr a d u a ç ã o. Para o discente da Gr a d u a ç ã o deve ser informada a data de matrícula no curso de Gr aduação. Financiador: está habilitado para a indicação de bolsa de alunos da Graduação e d a P ó s -G r a d u a ç ã o. O preenchimento deste campo refere-se ao financiador no final do ano base. Status do Discente: situação do discente no Programa, referente ao ano base corrente. É composto pelas seguintes opções: a. Abandonou: aluno da Pós-Graduação que abandonou o Programa, por iniciativa própria; ATENÇÃO! O Status do discente da Graduação será sempre matriculado, tendo em vista que não há tratamento posterior no Coleta de Dados para o referido discente - Campo desabilitado. b. Desligado: aluno da Pós-Graduação que foi formalmente desligado pelo Programa; 13

ATENÇÃO! O status deve conter a data referente ao abandono do curso pelo discente. c. Matriculado: aluno da Pós-Graduação formalmente vinculado a um dos cursos do Programa; ou aluno da Graduação que tenha menção nominal em outros documentos da aplicação; d. Mudança de nível com defesa de dissertação: aluno que defendeu trabalho de conclusão de mestrado e ingressou no doutorado no mesmo ano base. ATENÇÃO! conclusão. Deverá ser cadastrado o respectivo trabalho de e. Mudança de nível sem defesa de dissertação: aluno que mudou de nível de mestrado para doutorado automaticamente, sem defesa de dissertação; ATENÇÃO! Neste caso NÃO deverá ser cadastrado o respectivo trabalho de conclusão. f. Titulado: aluno do Programa de Pó s -Gr a d u a ç ã o que defendeu trabalho de conclusão no ano base. ATENÇÃO! conclusão. Deverá ser cadastrado o respectivo trabalho de 1.3.3 CADASTRO PARTICIPANTE EXTERNO Devem ser registrados neste cadastro apenas aqueles que tenham citação nominal em outros documentos da aplicação como participação em bancas examinadoras, autores, co-autores, e que não estejam incluídos nas categorias de discentes ou docentes. Caso seja necessário o aproveitamento do participante externo em outra categoria o usuário deverá utilizar o botão Troca de Categoria. Composto por duas fichas: Dados Pessoais; Titulação. 14

1.3.3.1 Dados Pessoais Nesta ficha são coletadas informações que identificam a pessoa cadastrada na base de dados da CAPES. Como documento é facultado à escolha entre o número do CPF (para brasileiros ou estrangeiros residentes no Brasil) e Outro (para estrangeiros que não tenham CPF). Para estrangeiros, a recomendação é que sejam informados o número do passaporte e o país emissor. Se as informações sobre a documentação do estrangeiro não estiverem disponíveis no momento do preenchimento, o sistema irá gerar um código padrão que será utilizado em todas as referências à mesma pessoa, no ano base. ATENÇÃO! O registro do CPF ou de outro identificador deve ser tratado com o máximo de atenção e cuidado, pois a ele são associados todos os dados referentes às autorias e outras atividades pessoais, quando da incorporação e tratamento desse registro na base de dados da CAPES. Caso o participante externo tenha sido aluno do Programa sua condição de Egresso pode ser indicada no check box. O campo origem refere-se à IES na qual o participante externo esteja vinculado. 1.3.3.2 Titulação Deve ser informada a titulação mais elevada, entre as opções: Graduação, Mestrado, Doutorado e Notório Saber, e o ano de obtenção desta titulação. Área de Conhecimento da titulação do participante externo. O campo instituição refere-se à IES onde o participante externo se titulou. 1.4 PROPOSTA DO PROGRAMA Registrar a concepção acadêmica do Programa, bem como críticas e sugestões referente ao aplicativo e ao processo de avaliação. Este documento é composto por 12 fichas, sendo elas: 1. Objetivos; 2. Integração com a Graduação; 3. Infraestrutura; 15

4. Atividades Complementares; 5. Trabalhos em Preparação; 6. Intercâmbios Institucionais; 7. Auto avaliação; 8. Ensino à Distância; 9. Outras Informações; 10. Críticas e Sugestões; 11. Produções mais Relevantes; 12. Solidariedade, Nucleação e Visibilidade. Os textos de cada uma das fichas, constantes da base de dados do ano anterior, estão disponíveis para reaproveitamento e atualização no ano base corrente, acionando a função Aproveitamento do Ano Anterior. ATENÇÃO! O documento Proposta do Programa aceita a inserção de aproximadamente 32.000 caracteres, em cada ficha do documento. Nas fichas que possuem mais de um campo, deverão ser divididos 32.000 caracteres pela quantidade de campos. 1.5 LINHAS DE PESQUISA Registro, consulta e alteração de informações gerais sobre as linhas de pesquisa vigentes no ano base. A Linha de Pesquisa Projeto Isolado não poderá ser excluída. Composto por duas fichas: Identificação; Projeto. ATENÇÃO! O campo Descrição da Linha de Pesquisa aceita a inserção de 250 caracteres. A ficha Projetos será atualizada automaticamente ao serem preenchidos os campos do documento Projetos. 1.6 PROJETOS Registro, consulta e alteração de informações gerais sobre os projetos do Programa, desenvolvidos ou em desenvolvimento no ano base da Coleta de Dados. Pode ser vinculado a uma linha de pesquisa, enquadrar-se em uma das áreas de concentração do Programa, ou pode ser um empreendimento independente destas. 16

O projeto sem vínculo com qualquer uma das linhas de pesquisa do Programa pode ser associado a uma linha de pesquisa virtual, denominada Projeto Isolado. Essa linha de pesquisa é previamente cadastrada pelo sistema e não poderá ser excluída. Cada um dos projetos de pesquisa do Programa pode ou não ser relacionado com uma das áreas de concentração do Programa. Devem ser cadastrados apenas os projetos de pesquisa dos docentes. Os projetos de teses e dissertações dos alunos deverão ser lançados em Trabalhos de Conclusão, quando finalizados. Composto por três fichas: Identificação; Equipe; Financiamentos. 1.6.1 Identificação Cadastramento de novo projeto ou consulta e alteração de dados do projeto indicado. O campo Alunos Envolvidos buscará, automaticamente, a quantidade de discentes cadastrados na equipe do p r o j e t o, referentes à Graduação, Mestrado Acadêmico, Doutorado, Mestrado Profissional. O campo alunos envolvidos de Especialização continuará liberado para preenchimento quantitativo, tendo em vista que o aplicativo não possui cadastro de discentes da especialização. ATENÇÃO! Se o projeto possui trabalhos no prelo (trabalhos a serem publicados), pode ser entendido que ainda não foi totalmente concluído. Mantendo o projeto em andamento, poder-se-á vincular o trabalho publicado, no ano seguinte, sem necessidade de reinserir um projeto concluído para vinculá-lo à publicação. 1.6.2 Equipe No documento Pr o j e t o s campo Descrição o número limite de caracteres e de aproximadamente 10.000. Todos os membros da equipe devem ser registrados nessa ficha. 1.6.3 Financiamentos Presta-se à a s s o c i a ç ã o das entidades financiadoras do projeto. ATENÇÃO! Estas entidades são cadastradas na aplicação, mediante a ficha Financiadores, do documento Programas. 17

Sugere-se que sejam informadas as entidades que contribuíram no ano base com bolsas de estudo, bolsas de pesquisa ou outras formas de remuneração aos docentes e alunos, e aquelas cujo apoio financeiro tenha sido relevante para o desenvolvimento dos projetos de pesquisa. 1.7 DISCIPLINAS Registro, consulta e alteração de dados das disciplinas que compõem a estrutura curricular dos cursos do Programa. ATENÇÃO! Todas as disciplinas que fazem parte da grade curricular do Programa deverão ser relacionadas neste documento, mesmo que não tenham sido ministradas no ano base. Antes de operar o documento Disciplinas, recomenda-se ao usuário completar os dados do documento Cursos. Composto por três fichas: a. Dados da Disciplina: Serve para cadastramento das disciplinas dos cursos do Programa. b. Áreas de Concentração: Informa quais as disciplinas obrigatórias e não obrigatórias para cada área de concentração. c. Ementa / Bibliografia: Serve para registro de um resumo da ementa da disciplina e da bibliografia básica ou recomendada para a disciplina. O sistema aceita inserção de disciplinas com crédito 0 (zero) desde o ano base 2007. 1.8 TURMAS Para cada uma das vezes em que uma disciplina é ministrada no ano base, deverá ser cadastrada uma Turma. Vários docentes podem compartilhar turmas de uma disciplina. Dentre as disciplinas cadastradas na base de dados do Programa, são consideradas como efetivamente ministradas no ano base aquelas para as quais há registro de pelo menos uma turma. 18

ATENÇÃO! Neste documento são cadastradas apenas as turmas ministradas no ano base. A caracterização de uma turma requer a indicação do período em que foi oferecida e dos docentes que a ministraram. Composto por duas fichas: Dados Básicos; Docentes. 1.8.1 Dados Básicos No item P e r í o d o são apresentadas opções de acordo com o preenchimento do Regime Letivo no Documento Programas. ATENÇÃO! O número de períodos nesse documento não poderá ser alterado. Esta alteração deverá ser feita no Documento Programas, Ficha Dados do Programa, Campo Regime Letivo. 1.8.2 Docentes Devem ser registrados como docentes da turma todos aqueles que a ministraram. A aplicação requer o registro da fração da carga horária da disciplina, correspondente à participação de cada docente. Nos casos em que mais de um docente tem participação percentual integral, devem ser registradas turmas distintas. Todos os docentes de cada turma devem estar registrados na base de dados, através do documento Cadastros. 1.9 TRABALHOS DE CONCLUSÃO Destina-se ao registro dos Trabalhos de Conclusão defendidos e aprovados nos cursos de mestrado acadêmico, doutorado ou mestrado profissional do Programa, durante o ano base. Além de dados cadastrais e de catalogação bibliográfica, é requerido um conjunto de informações complementares, cujo objetivo é relacionar os trabalhos de conclusão às linhas de pesquisas, projetos, orientadores do Programa, financiadores e a intenção de trabalho futuro dos titulados. Trabalhos de Conclusão não devem ser cadastrados como projetos dos respectivos orientadores. 19

Antes de operar o documento Trabalhos de Conclusão, recomenda-se ao usuário completar os dados dos documentos Cursos, Linhas de Pesquisa e Projetos, bem como registrar, no Documento Cadastro, todas as pessoas a terem referência nominal no novo documento. O Documento Trabalhos de Conclusão é composto por nove fichas: 1. Identificação 2. Referência Bibliográfica 3. Resumo 4. Orientadores 5. Financiadores 6. Banca Examinadora 7. Atividade Futura 8. Contato 9. Áreas de Conhecimento 1.10 PRODUÇÃO INTELECTUAL Registro da Produção Bibliográfica, Técnica e Artística realizada no Programa. Além de dados cadastrais e de catalogação, são requeridas informações adicionais, com o objetivo de relacionar a produção intelectual às linhas de pesquisa e projetos, bem como registrar seu vínculo com os trabalhos de conclusão realizados no Programa. Devem ser registrados apenas trabalhos ou atividades efetiv a m e n t e c o n c l u í d o s. No caso da produção bibliográfica, registrar exclusivamente os trabalhos publicados. Não devem ser registrados trabalhos apenas submetidos à publicação, mesmo que aceitos ou com atividades ainda em andamento. Composto pelas fichas: Identificação; Detalhamento; Contexto; Vínculo. 1.10.1 Identificação São registrados os dados comuns a qualquer natureza ou tipo de produção intelectual: o nome dos autores e o título da produção. 1.10.2 Detalhamento Para cada tipo de produção, há um conjunto específico de campos de detalhamento. 20

Os campos de detalhamento da produção intelectual são apresentados no Capítulo Tabelas do Manual do Usuário Coleta de Dados 12.0. Para facilitar o registro de artigos publicados em periódicos e anais especializados, a aplicação traz uma relação dos títulos dos veículos devidamente padronizados, sendo composta atualmente por 25.048 títulos de periódicos e 6.899 de eventos. ATENÇÃO! Apenas títulos inexistentes na Tabela Coleta devem ser digitados. Esses títulos servirão de base para o Qualis e se cadastrados de forma inconsistente poderão NÃO ser classificados no processo de qualificação da produção do Programa. ATENÇÃO! Não confundir o título do artigo com o título do periódico. O Programa pode ter até 2% de publicações em periódicos cadastradas sem ISSN. Caso esse percentual ultrapasse, haverá alerta de erro durante a verificação. Informando cidade e editora, esse percentual poderá ser de até 10%. Não é necessário digitar todo o nome do periódico ou evento para buscá-lo. Digitando os primeiros caracteres do título o sistema fará uma busca e apresentará as opções similares. 1.10.3 Contexto São registrados os dados comuns a qualquer natureza e tipo de produção intelectual. A produção deve ser contextualizada em relação às linhas e projetos de pesquisa e às suas áreas de concentração. Devem ser registradas as áreas de conhecimento nas quais a produção se insere. No documento Produção Intelectual, Ficha contexto, ao colocar o cursor sobre o nome do projeto, esse poderá ser visualizado de forma completa dentro de um tooltip. A seleção das áreas de conhecimento é feita sobre a Tabela de Áreas do Conhecimento, utilizada pela CAPES e por várias Agências de Fomento. Essa tabela também está disponível para consulta no sítio da CAPES: http://www.capes.gov.br/avaliacao/tabela-de-areas-de-conhecimento. 21

1.10.4 Vínculo Registro da relação da produção com trabalhos de conclusão. Esses podem ser de Programas e/ou Instituições diferentes daquela a qual pertence a produção. A caracterização do vínculo exige que um dos autores da produção seja autor ou orientador do Trabalho de Conclusão. O vínculo pode ocorrer com Trabalho de Conclusão concluído ou em andamento. 1.11 FLUXO DISCENTE Destina-se à visualização das informações relativas ao corpo discente dos Cursos do Programa. O fluxo de alunos é representado pela diferença entre entrada e saída de alunos durante o ano base, considerados os novos e antigos, o número de titulações, a evasão e a mudança de nível do mestrado para o doutorado. Os dados exibidos nesse documento são inferidos do documento cadastro Discente e do documento Trabalhos de Conclusão. Portanto, qualquer inconsistência no fluxo deve ser verificada nesses documentos. ATENÇÃO! Possíveis causas de inconsistência no Fluxo Discente: Aluno, no cadastro Discente, com status de T i t u l a d o ou Mudança de nível com defesa s e m trabalho de conclusão cadastrado. Trabalho de conclusão do discente lançado s e m alteração do status para titulado ou mudança de nível com defesa. Aluno, no cadastro Discente, com status Mudança de nível sem defesa, mas que possui trabalho de conclusão cadastrado. Aluno, que no cadastro Discente, está com status Titulado cadastrado em um nível e no Trabalho de Conclusão cadastrado em um nível diferente. 2. RELATÓRIOS O aplicativo disponibiliza dois tipos de relatórios: Relatórios de Conferência e Relatórios de Consolidação. 22

2.1 Relatórios de Conferência Auxílio à verificação integral dos dados registrados. A disposição dos dados reflete, com a fidelidade possível, a sua distribuição nas telas e janelas da aplicação. Apresenta doze opções de relatórios: 1. Programas 2. Cursos 3. Proposta de Programa 4. Cadastro 5. Docente Discente 7. Linha de Pesquisa 8. Projetos 9. Disciplinas 10. Trabalhos de Conclusão 11. Produção Intelectual 12. Financiadores 2.2 Relatórios de Consolidação Reúnem dados registrados na base relacionados à pessoa cadastrada na categoria de Docente. Apresenta duas opções: 1. Docentes Apresenta dados quantitativos referentes à Produção Intelectual, Projetos e Orientações dos docentes. 2. Programas Dados quantitativos do Programa referentes a Publicações, Pesquisa, Trabalhos de conclusão, Tempo médio de titulação e Recursos Humanos. 3 UTILITÁRIOS 3.1 Importação/Exportação de Dados 3.1.1 Processo de importação Essa função é utilizada para importar para o Aplicativo Coleta de Dados os arquivos específicos contendo os dados dos Programas. 23

A CAPES disponibiliza os arquivos específicos para os Pr o g r a m a s n o v o s que irão preencher o aplicativo pela primeira vez e para os casos especiais, ou seja, Programas que tiveram a l t e r a ç ã o n o s s e u s d a d o s b á s i c o s, tais como nome e á r e a de avaliação ou área básica, ou ainda tiveram um novo nível de curso a p r o v a d o. ATENÇÃO! A partir da versão 9.0 do Aplicativo Coleta de Dados não é mais necessário que a CAPES disponibilize o arquivo específico para aqueles Programas que enviaram arquivo no ano anterior e não tiveram dados básicos alterados. O próprio usuário, a partir do arquivo enviado, poderá rodar a rotina para iniciar preenchimento do próximo ano clicando em Utilitários, item Iniciar preenchimento do próximo ano. Após a conclusão da rotina de autorização automática da CAPES o usuário deverá clicar em Muda Ano Base. Os Programas que não tiverem o arquivo específico referente ao ano anterior instalados em sua máquina deverão solicitar à Pró-Reitoria da IES ou órgão equivalente o envio do arquivo específico do ano anterior. Após salvar o arquivo no computador, acionar a rotina de importação. 3.1.2 Processo de exportação A transferência anual de dados para a CAPES é a principal finalidade do processo de E x p o r t a ç ã o. Os dados devem ser transferidos inicialmente para a Pró-Reitoria da IES à qual pertence o Programa e é a Pró-Reitoria que executa a atividade de transferir o(s) arquivo(s) do(s) Programa(s) nela existente(s) à CAPES, procedimento este realizado pelo sistema CAPESNet, o qual exige autenticação por meio de senha. O processo de E x p o r t a ç ã o transfere arquivos gerados pela aplicação, com as informações registradas pelo Programa, para depósitos remotos: meio magnético [pen-drive, disquete] ou eletrônico [via rede], e também para diretórios do disco rígido, especificados pelo usuário. O processo de exportação pode ser executado sempre que necessário. O processo só é realizado se for satisfeito o critério de integridade referente aos registros dos dados. 24

Após o envio do arquivo através do sistema CAPESNet é imprescindível acompanhar o status de processamento dele na página da CAPES. 3.1.3 Importação do Cadastro de Discentes Essa função permitirá ao usuário do Coleta de Dados importar as informações já registradas no aplicativo Cadastro de Discentes. É um recurso auxiliar que não impede a introdução dos dados de discentes diretamente no Coleta através da digitação das informações. Os Programas deverão solicitar à Pró-Reitoria ou órgão equivalente da IES o envio do arquivo do Cadastro de Discentes. Após salvar o arquivo no computador, utilizar a opção Importação/Exportação de Dados. Clicar em OK, quando o sistema finalizar a importação de dados e na sequência fechar a tela Importação/Exportação de Dados. Verificar os dados importados no documento Cadastro Discente do Coleta, completando e corrigindo os dados solicitados. 3.2 Cópia de Segurança (Backup) É expressamente recomendado que o usuário faça freq uentemente c ó p i a s d e segurança dos dados informados no aplicativo. As cópias de segurança são feitas por meio de procedimentos semelhantes aos de Exportação, sem que seja, no entanto, exigida a satisfação do critério de integridade. As cópias de segurança devem ser mantidas em diretórios distintos daqueles utilizados pela aplicação Coleta de Dados. Preferencialmente, estes arquivos devem ser mantidos em meios físicos distintos daquele que abriga a aplicação: outro disco rígido ou CDs, etc. A cópia de segurança deve ser restaurada no item da árvore de pastas Cópia de Segurança e não em Importação/Exportação de Dados. Ao gerar uma cópia de segurança (backup) será criado um arquivo identificado pelo código do Programa com o primeiro dígito substituído pela letra B. A especificação da identificação do arquivo gerado é a seguinte: 25

Arquivo: B200901171412_XXXXXXXX.001 B - referente a backup 2 0 0 9 ano 0 1 mês 1 7 dia 1412 hora XXXXXXXX.001 - Código do Programa Não se deve alterar o nome automaticamente gerado para cópia de segurança. Cópias de segurança (Backup) não devem ser enviadas à CAPES. 3.3 Verificação de Erros Como apoio ao usuário, a aplicação dispõe de um procedimento de Verificação de Erros. Esse procedimento é automaticamente acionado antes da geração do arquivo de exportação de dados. Para ter acesso à função Verificação de Erros, o usuário deve selecioná-la no item Utilitários da barra de menu. Essa função verifica a existência de preenchimentos incompletos ou inconsistentes em vários campos de diversos documentos. Da verificação, podem resultar as seguintes situações: Erros Preenchimentos incompletos ou inconsistentes em alguns campos selecionados para verificação, como exemplo a seguir: Áreas de Concentração não vinculadas a Curso Discentes sem trabalho de conclusão cadastrado Programa sem proposta preenchida Essas ocorrências devem ser eliminadas antes da geração do arquivo de e x p o r t a ç ã o d e d a d o s. Avisos Possibilidade de preenchimentos incompletos ou inconsistentes em campos selecionados para verificação. E s s a s o c o r r ê n c i a s não i m p e d e m a g e r a ç ã o d o a r q u i v o d e e x p o r t a ç ã o d e d a d o s. ATENÇÃO! Para a vinculação das Áreas de Concentração, Linhas e Projetos de Pesquisa, o sistema não considera como erro, mas chama atenção nos Avis o s no momento da exportação. 26

3.4 Aproveitamento de Currículo Lattes Ferramenta desenvolvida para auxiliar o preenchimento do Aplicativo Coleta de Dados. O uso dessa ferramenta é opcional. Ao utilizar a opção Aproveita Currículo Lattes, no Menu Utilitários, serão importadas para o Aplicativo Coleta as produções docentes de Natureza Bibliográfica, Técnica e Artística, referentes ao ano base. As produções aproveitadas na integração poderão ser visualizadas no Documento Produção Intelectual após a conclusão da resolução de pendências. A atual interface de integração com o Lattes é composta por três fases, sendo elas: F a s e 1 - Relação das produções do docente. F a s e 2 - Resolução de pendências referente às produções do docente. F a s e 3 - Relação dos participantes da p r o d u ç ã o. ATENÇÃO! No caso de produção correspondente ao tipo Livro, é imprescindível observar o seguinte: Todas as produções relativas a livros registradas no Currículo Lattes como Livros publicados/organizados ou edições são importadas pelo Cole t a c o mo Tipo Livro Natureza Outro. Em face disso, para a devida caracterização dessa produção na base de dados da CAPES, o usuário deverá entrar no Documento Produção Intelectual e especificar no campo Natureza uma das opções disponibilizadas pelo Co leta: Capítulo, Coletânea, Texto integral, Verbete ou Outro. No caso das produções registradas no Currículo Lattes como Capítulos de livros publicados, elas serão importadas pelo Coleta como Tipo Livro e Natureza Capítulo. ATENÇÃO! Ao importar o Currículo Lattes de um Docente, o sistema importará todas as produções referentes ao ano base contidas no currículo, mesmo que exista alguma produção onde o referido docente não seja o primeiro autor. Nesse caso, o primeiro autor constará no Documento Produção Intelectual e será inserido nos Cadastros de Participante Externo, Docente ou Discente, de acordo com a categoria que se enquadre. O usuário deverá fazer os ajustes necessários no Documento Produção Intelectual, informando corretamente a quem pertence a produção. 27