1 PLANEJAMENTO COMO PROCESSO ADMINISTRATIVO Aline Silva SANTOS 1 RGM 088607 Andressa Faustino da SILVA¹ RGM 089712 Diego Dias dos SANTOS¹ RGM 087266 Tatiane Gomes dos SANTOS¹ RGM 089204 Viviane Regina de Oliveira Silva 2 RESUMO O processo administrativo é baseado em quatro fases sendo eles, planejamento, organização, direção e controle, utilizado para obter uma visão ampla da realidade da empresa, fornecendo informações para uma tomada de decisão assertiva. Trata-se de atividade que implica no desenvolvimento de habilidades e competências empresarias, trazendo melhorias e resultados positivos para o gerenciamento da empresa. Os processos estão interligados tornando-se uma parte da empresa, sendo flexível e mutável para se adaptar as novas necessidade ou idéias que surgem com a inovação geralmente não tendo começo nem fim. Palavras-chave: planejamento; processo; administrativo, fases. INTRODUÇÃO Os processos administrativos foram criados para trazer melhorias internas e externas para a empresa, conscientizando como está a sua posição em relação ao mercado pra assim traçar metas e estratégias para o seu desenvolvimento. O primeiro e mais importante processo seria o de planejamento, cuja finalidade é elaborar os objetivos e escolher o melhor curso de ação para alcançá-los, proporcionando um crescimento sustentável e seguro para a empresa. CONCEITO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS De acordo com Djalma Oliveira... Para uma empresa funcionar de modo organizado os processos administrativo auxiliam nessa tarefa. Os processo são baseados em quatro fases que são: planejamento, organização, direção e controle; se comparados, eles são distintos mas que se interligam e depende um do outro, fazendo com que a empresa ganhe sustentação, e seja mais competitiva perante seus concorrentes. O conceito de processos se baseia em manter a empresa se comunicando entre seus setores, elaborando regras, diretrizes para um organização solida. Não basta ter recursos 1 Alunos do Curso de Gestão Financeira do CEUNSP (ano de conclusão 2013) 2 Professora especialista do CEUNSP; Orientadora do artigo
2 financeiros e humanos se não forem bem aplicadas ou utilizados; quando os processo são instalados dentro da organização a uma melhor gestão desses recursos diminuindo possíveis erros e falhas pois cada fase vai depender do desempenho máximo da outra para se estabilizar e evoluir, assim a empresa passa a ser vista e analisada como um todo. Os processos administrativos devem ser elaborados de acordo com as necessidade de cada empresa, dever ser modelado e atualizado de tempos em tempos, através de um plano de negócios pautado no mercado, não existe um padrão a se seguir, apenas conceitos para dar suporte a elaboração da mesma. A evolução de um empresa depende exclusivamente da organização interna e a definição de metas e planejamentos muito bem estruturados, baseando na estrutura de metas mensuráveis, atingíveis e possíveis, esse processo é chamado de meta smart. [...] Administrar uma organização é sem dúvida, uma das atividades mais complexas da atualidade. Por constituírem uma das mais complexas invenções do homem, sua complexidade surge na medida em que são vistas de maneira global e abrangente. Evidentemente podemos concluir que, se trata de uma tarefa bastante crucial e que implica no desenvolvimento de habilidades e competências gerais e específicas ( CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos: O capital humano das organizações, 8 Ed. São Paulo: Atlas, 2004) O que é planejamento Planejamento e a elaboração de objetivos e metas a serem atingidas, baseado nos pontos fortes, fracos e oportunidades da empresa (analise swot) que influenciam diretamente no sucesso do negocio. Uma técnica para absorver a incerteza é definir aonde se quer chegar, o que deve ser feito, quando deve ser feito e em que seqüência. No desenvolvimento do planejamento deve- se levar em consideração o mercado onde a empresa está inserida, qual a mão de obra disponível, seus recursos financeiros, concorrência e seus consumidores para trabalhar com informações que afetaram o seu planejamento. Esse processo implica diretamente no presente e principalmente no futuro da empresa, já que tudo que for traçado deve ser seguido, tendo apenas pequenas alterações durante a execução. Dentro de um planejamento devem ser definidas quais serão as atividades em prioridade; esse processo deve ser permanente e contínuo e acaba sendo mais uma questão de mentalidade voltada para o futuro do que um conjunto de planos e programas de ação. o futuro da empresa é uma relação entre coisas a fazer e o tempo disponível para tanto. O planejamento é a utilização de informações para ser feita uma previsão, projeção, predição, resolução de problemas e planos da empresa.
3 Para que serve o planejamento [...]a primeira dimensão do planejamento corresponde ao assunto abordado que pode ser produção, pesquisas, novos produtos, finanças, marketing, instalações, recursos humanos. Portanto esta dimensão está correlacionada as funções desempenhadas pela empresa (DJALMA; OLIVEIRA,2010,p3) Para Steiner ( 1969, p.12) o planejamento serve para desenvolvimento para alcance de uma situação futura desejada, de modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com a melhor concentração de esforços e recursos pela empresa O planejamento é utilizado para a construção e desenvolvimento de uma empresa, usado principalmente na implantação de novas idéias, colocando a empresa em uma linha de tempo, onde ela está atualmente e aonde quer chegar, traçando assim suas metas e caminhos, com o objetivo de envolver todos os setores da empresa. Além de traçar metas o planejamento é responsável por fornecer respostas para a empresa, se ela está se desenvolvendo, quanto está faturando e quando vai fatura em um período, se todos estão engajados no crescimento e controle geral da empresa. O planejamento auxilia na tomada de decisão, fornecendo os passos ou fases a serem seguidos e os recursos que estão disponíveis na empresa. O planejamento permite a realização da coordenação, sincronização e integração das atividades para a consecução dos objetivos definidos, essa é uma das melhores maneiras de introduzir mudanças e inovação em uma empresa, pois traz medidas e diretrizes para que o processo não seja interrompido ou perca o foco no meio do caminho. Durante a elaboração do planejamento de uma empresa deve ser observado se ela é capaz de atingir as metas estipuladas, colocando-a em uma posição real. Estilos de planejamento De acordo com Djalma Oliveira (2010, p.17) planejamento estratégico é o processo administrativo que proporciona sustentação metodológica para se estabelecer a melhor direção a ser seguida pela empresa, visando ao otimizado grau de interação com os fatores externos- não controláveis- e atuando de forma inovadora e diferenciada[...]. Podemos visualizar que planejamento estratégico é a elaboração de metas e caminhos a serem seguidas para alcançar um objetivo. Djalma Oliveira (2010, p.17,18) explica que planejamento tático é a metodologia administrativa que tem por finalidade otimizar determinada área de resultado e não a
4 empresa como um todo. Portanto, trabalha com decomposições dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidas do planejamento[...]. É utilizar apenas uma parte da empresa como alavanca, melhor uma área para otimizar as demais. Djalma Oliveira (2010, p.18) aponta que planejamento operacional é a formalização, principalmente através de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e implementação de resultados específicos a serem alcançados pelas áreas funcionais da empresa [...]. É estabelecer diretrizes e normas a serem seguidas, tornando padrão algumas atividades. Podem ser utilizadas mais de uma forma de planejamento, pois cada um tem a sua particularidade, um aponta as metas a serem atingidas, outro buscar uma parte da empresa com dificuldade para alavancar as demais e a ultima apontada tem a função de estabelecer regras para o planejamento. Uma pode completar a outra, trabalhando em conjunto e foco esses estilos de planejamento tendem transformar a administração de uma empresa ou de um projeto. Algumas empresas possuem um setor específico para esse tipo de trabalho, tendo consciência que o planejamento é a base do sucesso de um projeto, é onde surgem as idéias, e como vão ser seguidas, complementando com as demais fases. CONSIDERAÇÕES FINAIS Os processos administrativos são necessários e, bem implantados em uma empresa podem trazer crescimento, os conceitos apontados acima demonstram como devem ser feitos de modo coerente e contínuo. Cada empresa deve analisar quais são as suas necessidades para traçar suas metas. O planejamento é o primeiro passo para essa construção, ele faz a empresa buscar as informações e ferramentas necessárias para atingir suas metas de acordo com o planejado. Podemos tirar como conclusão que se o planejamento de uma empresa não evolui, as causas podem ser pela não execução de seu planejamento, pois durante a construção da mesma surgi novas idéias, aprecem soluções de problemas passados e principalmente mostra como a empresa é vista pelos colaboradores e pelo mercado como referencia de qualidade e resultados. Um aspecto importante é fazer uma integração entre os setores, para unificar a empresa fazendo com que todos se comuniquem e trabalhem juntos para o crescimento e sucesso, lembrando a frase quem não controla, não administra. Todos os processos que são implantados por uma empresa envolvendo se funcionários, fornecedores, tende a ter bons resultados, os
5 funcionários passam a se sentir parte da organização, passando a compreender que seu crescimento depende do sucesso da empresa; os fornecedores passando a acreditar e confiar que pode oferecer melhores ofertas que serão recompensadas. Uma empresa organizada e bem direcionada tem mais credibilidade no mercado, faz com que seja um exemplo de sucesso e qualidade a ser seguido, pois os fornecedores, funcionários e clientes buscando uma empresa de confiança e bem estruturada. REFERENCIA BIBLIOGRÁFICAS ANSOFF, H. Igor. Estratégia empresarial. São Paulo: McGraw-Hill do Brasil, 1977. CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administração. SP CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos: O capital humano das organizações, 8 Ed. São Paulo: Atlas, 2004; KALBAUGB, A. James; RIGGS, James L. A Arte da Administração: Princípios e Práticas. 1. ed. São Paulo: Pioneira, 1981.. STEINER, George Albert. Top Management Planning, Volume 1. ed. Macmillan, 1969. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de, Estratégia Empresarial, Uma Abordagem Empreendedora. 2 ed. São Paulo. Atlas.,1991 OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de, Planejamento estratégico 28 ed. São Paulo. Atlas.,2010