Ação: Reorganizar e padronizar o armazenamento de informações nos drives da Rede Depex
Objetivo: Estabelecer estrutura, critérios e padrões de armazenamento para propiciar rastreabilidade e facilidade de acesso às informações
AÇÕES REALIZADAS Reunião com DTI para levantamento dos padrões adotados para a Rede, custo, capacidade e prospecção de melhorias (Solução Varonis) Situação: pendente de informações sobre custo, capacidade total da rede e melhorias Avaliação das pastas e arquivos armazenados na Rede
Espaço utilizado pelo Depex: 135 Gb NÚMEROS 20 tipos de arquivos (extensões) salvos na Rede: txt / doc / xls / ods / ppt / odf / pdf / mp3 / mp4 / avi / bmp / exe / cab / wma / gif / jpeg / png / rar / zip / 7z 11.825 arquivos que não são de texto, planilha, apresentação ou visualização, sendo: 3.250 arquivos wma (música) 2.204 arquivos gif (animação) 2.179 arquivos mp3 (música) 1.442 arquivos png (imagem) 1.308 arquivos zip (compactados) 978 arquivos exe (executáveis) 214 arquivos cab (compactados) 78 arquivos 7z (compactados) 66 arquivos rar (compactados) 63 arquivos bmp (imagem) 33 arquivos avi (vídeo) 5 arquivos mp4 (vídeo) 5 arquivos jpeg (imagem)
Nem todas as áreas possuem pastas Diversas pastas sem utilização (vazias) Não há padrão de arquivamento Existência de pastas personalizadas PERCEPÇÕES Informações administrativas arquivadas em pastas relacionadas a processos finalísticos (ex.: Escala de Férias, Inventários de Móveis) Dificuldade de buscar e reunir documentos de um processo específico DIAGNÓSTICO Rede é utilizada como apoio à execução dos processos, sem o objetivo de organizar corporativamente as informações ou assegurar sua rastreabilidade
REDE DEPEX A Rede Depex é um espaço destinado exclusivamente ao armazenamento de arquivos de trabalho relacionados aos processos executados no Departamento, sendo proibido o armazenamento de arquivos particulares dos servidores. A proposta de reorganização da estrutura de pastas da Rede Depex busca atender aos seguintes objetivos: a) organizar os arquivos recebidos e elaborados no Departamento; b) apoiar a transição da tramitação dos processos de trabalho para a plataforma SEI; c) assegurar a rastreabilidade das informações. Para a construção da proposta, foram considerados os seguintes aspectos: a) estrutura organizacional do Depex; b) principais processos operacionais de cada área; c) separação de informações regulamentares, gerenciais e operacionais; d) padronização de nomenclatura para os nomes de pastas, subpastas e arquivos. Inicialmente, os arquivos relacionados aos processos finalísticos de cada área deverão ser organizados de acordo com seu ano de tramitação/conclusão: Anos anteriores 2014 2015 2016 Ao final do 1º sem de 2016, para os arquivos de anos anteriores, de 2014 e de 2015 deverão ser abertos processos no SEI, que serão organizados de acordo com formato a ser definido. Após esse período, as pastas da Rede Depex poderão conter apenas arquivos de processos do ano corrente (2016). Até o final de 2016, na medida em que ocorrer a transposição de processos para o SEI, a Rede Depex terá sua capacidade paulatinamente reduzida.
PROPOSTA DE ESTRUTURA DA REDE DEPEX CGACE Acervos Funcionais Normativos Leis Lei_numero_ano Decretos Portarias Acórdãos Recomendações CGU RelatórioAudit_numero_ano Documentos complementares que orientem a atividade da área (Manual do TCU, Cartilhas da CGU, POP-Procedimento Operacional Padrão, etc) CartilhaCGU_Assunto_numero_ano Informações Gerenciais Relatórios de Acervo RelatórioAcervoFuncional_ano Pesquisas PesquisaAcervoFuncional_ano Solicitações (Arquivamento, Recuperação) Solicitação Documento_Nome_MatrSiape Documento_MatrSiape_NomeServidor_ano Solicitação 2
Acervos de Convênios Normativos Leis Lei_numero_ano Decretos Portarias Acórdãos Recomendações CGU RelatórioAudit_numero_ano Documentos complementares que orientem a atividade da área (Manual do TCU, Cartilhas da CGU, POP-Procedimento Operacional Padrão, etc) CartilhaCGU_Assunto_numero_ano Informações Gerenciais Relatórios de Acervo RelatorioAcervo_Convênios_ano Pesquisas Solicitações (Arquivamento, Recuperação) Solicitação Documento_Órgão_NrConvênio RequisicaoDoc_Órgão_NrConvênio_ano Documento_Órgão_NrConvênio_ano Solicitação 2
Apoio Administrativo Normativos Leis Lei_numero_ano Decretos Portarias Acórdãos Recomendações CGU RelatórioAudit_numero_ano Documentos complementares que orientem a atividade da área (Manual do TCU, Cartilhas da CGU, POP-Procedimento Operacional Padrão, etc) CartilhaCGU_Assunto_numero_ano Informações Gerenciais Relatórios Relatório_Administrativo_ano Pesquisas Administração de Pessoal Processo_NomeServ_MatrServ Requisição_Processo_NomeServ_MatrServ_ano Despacho_Processo_NomeServ_MatrServ_ano Portaria_Processo_NomeServ_MatrServ_ano Processo 2 Registros e Suporte Tecnológico Processo 1 Requisição_Processo_ Usuário_Local_ano
CGGES Benefícios Normativos Leis Lei_numero_ano Decretos Portarias Acórdãos Recomendações CGU RelatórioAudit_numero_ano Documentos complementares que orientem a atividade da área (Manual do TCU, Cartilhas da CGU, POP-Procedimento Operacional Padrão, etc) CartilhaCGU_Assunto_numero_ano Informações Gerenciais Relatórios Relatório_Benefícios_ano Pesquisas Aposentadorias Aposent_NomeServ_MatrSiape Requerimento_Aposent_NomeServ_MatrSiape_ano Despacho_Aposent_NomeServ_MatrSiape_ano Portaria_Aposent_NomeServ_MatrSiape_ano
Pensões Pensão_NomeServ_MatrSiape Requerimento_Pensao_NomeServ_MatrSiape_ano Despacho_Pensao_NomeServ_MatrSiape_ano Portaria_Pensao_NomeServ_MatrSiape_ano Isenção IR Processo 1 Processo 2 Auxílio Funeral Processo 1 Processo 2 Auxílio Transporte Processo 1 Processo 2 Demais benefícios Processo 1 Processo 2 Acompanhamento de Processos Judiciais ProcJud_MatrSiape_NomeServ_ano ProceJud_MatrSiape_NomeServ_ano
Folha de Pagamento Normativos Leis Lei_numero_ano Decretos Portarias Acórdãos Recomendações CGU RelatórioAudit_numero_ano Documentos complementares que orientem a atividade da área (Manual do TCU, Cartilhas da CGU, POP-Procedimento Operacional Padrão, etc) CartilhaCGU_Assunto_numero_ano Informações Gerenciais Relatórios Relatório_PagtoFolha_ano Pesquisas Cadastro de Pessoal Cadastro_NomeServ_MatrServ Cadastro_NomeServ_MatrServ_ano Despacho_NomeServ_MatrServ_ano Portaria_NomeServ_MatrServ_ano Processo 2 Pagamento Pagamento Mês 1 Processo_Pagto_Mes1_ano Processo2_Pagto_Mes1_ano Pagamento Mês 2 Processo_Pagto_Mes2_ano Processo2_Pagto_Mes2_ano
CGCAP Complementação de Aposentadoria Normativos Leis Lei_numero_ano Decretos Portarias Acórdãos Recomendações CGU RelatórioAudit_numero_ano Documentos complementares que orientem a atividade da área (Manual do TCU, Cartilhas da CGU, POP-Procedimento Operacional Padrão, etc) CartilhaCGU_Assunto_numero_ano Informações Gerenciais Relatórios Relatorio_ComplAposent_ano Pesquisas Concessão da Complementação Análise de Benefícios ComplAposent_NomeServ_MatrServ Solicit_ComplApos_NomeServ_MatrServ_ano Análise_ComplApos_NomeServ_MatrServ_ano Acompanhamento Processual Processo_NomeServ_MatrServ Processo_ComplApos_NomeServ_MatrServ_ano
CGECO Extinção e Convênios Normativos Leis Lei_numero_ano Decretos Portarias Acórdãos Recomendações CGU RelatórioAudit_numero_ano Documentos complementares que orientem a atividade da área (Manual do TCU, Cartilhas da CGU, POP-Procedimento Operacional Padrão, etc) CartilhaCGU_Assunto_numero_ano Informações Gerenciais Relatórios Relatorio_Extincoes_ano Relatorio_Convenios_ano Pesquisas Acompanhamento de Processos em Extinção Extincao_Órgão A Processo_Extinção_ÓrgãoA_ano Processo2_Extinção_ÓrgãoA_ano Extincao_Orgao B Processo_Extinção_ÓrgãoA_ano Processo2_Extinção_ÓrgãoA_ano
Convênios Convenio A Prestação de Contas AnaliseFinanc_PrestContas_Conv_ano Planilha_PrestContas_Conv_ano Despacho_PrestContas_Conv_ano Portaria_PrestContas_Conv_ano Acompanhamento de Contas Cadin Analise_AcompContas_Conv_ano Despacho_AcompContas_Conv_ano Portaria_AcompContas_Conv_ano Convenio B Análise de Prestação de Contas Acompanhamento de Contas Cadin
ASTEC Assessoria Técnica Normativos Leis Lei 1234_2015.pdf Decretos Portarias Acórdãos Recomendações CGU RelatórioAudit_numero_ano Documentos complementares que orientem a atividade da área (Manual do TCU, Cartilhas da CGU, POP-Procedimento Operacional Padrão, etc) CartilhaCGU_Assunto_numero_ano Informações Gerenciais Relatórios Relatorio_Assunto_ano Relatorio_Convenios_ano Pesquisas Administrativo Controle de Ausências ControleAusências_ano Reuniões Ata_Reunião_Assunto_ddmmaaaa Projetos Proejto 1 Projeto 2 Projeto 3
REGRAS DE UTILIZAÇÃO 1) Somente será permitido o armazenamento de arquivos de texto (txt, doc), planilhas (xls, ods), apresentações (ppt, odf) e imagens em formato pdf, exclusivamente relacionados aos processos de trabalho do Depex. O armazenamento de outros tipos de arquivos será permitido desde que estejam diretamente vinculados a processo(s) do Depex. 2) Os documentos ou anexos referentes a um mesmo processo (ex.: concessão de aposentadoria) deverão estar arquivados na mesma pasta, de modo que todos os procedimentos e informações produzidas tenham sua rastreabilidade assegurada. 3) Recomenda-se o máximo de 4 níveis de organização das informações (subpastas) a partir da pasta da Coordenação- Geral, conforme exemplo a seguir: 4) Nomenclatura dos arquivos: CGGES/Benefícios/Normativos/Portarias/Portaria_NumeroPortaria_ano.pdf 4.1) A nomenclatura dos arquivos produzidos e anexados aos processos deve conter informações que identifiquem, de modo abreviado: a) o documento que está sendo produzido ou anexado; b) o processo que está sendo executado; c) para quem o processo está sendo executado: i) nome e matrícula do servidor; ii) nome e número de identificação do convênio; iii) nome e número de identificação do órgão. d) o ano do documento ou da tramitação/conclusão do processo. Exemplo: Portaria_Pensao_NomeServ_MatrSiape_ano 4.2) Nos casos em que os arquivos anexados não estão diretamente relacionados a um processo, mas servem de subsídio de informações para sua execução, tais como leis, manuais, relatórios e pesquisas, não é necessário que a nomenclatura contenha as informações relacionadas nas alíneas b e c.
5) Subpastas: MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO REGRAS DE UTILIZAÇÃO 5.1) A subpasta Normativos deve contemplar arquivos relacionados às atribuições formais da área em determinado assunto (ex.: Complementação de Aposentadoria); 5.2) A subpasta Informações Gerenciais dever conter arquivos de apoio à gestão dos processos (ex.: Relatórios de Acervo, Relatórios de Concessão de Benefícios, Planilha de Controle de Concessões de Aposentadorias e Pensões); 5.3) As demais subpastas tem o objetivo de organizar as informações e documentos produzidos em cada processo executado. Os respectivos arquivos devem estar identificados conforme item 4.1. 6) Identificação dos níveis de organização dos arquivos: Pasta Subpasta Arquivo
PRÓXIMOS PASSOS Atividade Prazo Avaliar escopo e acompanhar ações do DTI relativas à provad de conceito de solução de gestão de rede (Varonis) - Astec A definir Avaliar proposta de estrutura de armazenamento da Rede Depex Coordenadores-Gerais 24/11 Encaminhar solicitação ao DTI para alteração da estrutura de pastas da Rede Depex Astec 27/11 Seleção dos arquivos e adequação à nova estrutura Depex 15/12