MANUAL OFICINAS HDI - AUDATEX WEB Audatex Web Oficinas HDI Nível Usuário (Versão 2.8) Gerência de Suporte Técnico Departamento de Treinamento Resp.: Equipe de Treinamento Versão 1.0 Revisão 1 Data 13/5/2008
SUMÁRIO GERAL Acessando o Audatex Web... 2 Home Tela Inicial... 3 Sinistros... 4 Imagens... 5 Laudo... 7 Orçamento... 7 Etapas da Oficina... 8 Notas Fiscais... 8
Acessando o Audatex Web Acesse o endereço: http://consultaweb.hdi.com.br No Primeiro acesso ao Audatex Web deve-se digitar o CGC de sua Oficina e digitar a senha em branco e clique entrar, conforme abaixo: Surge a tela abaixo solicitando cadastro de senha : Feita a criação todas as vezes que acessar o site Audatex Web basta entrar com seu nome de usuário e senha. 2
Home Tela Inicial Na tela inicial do Audatex Web visualizamos a seguinte estrutura: No Home (conforme item 1 da figura acima) visualizamos os processos liberados pela HDI, na parte superior temos os orçamentos liberados nos últimos 2 dias, e logo abaixo nos últimos 7 dias. Cabe ao usuário da Oficina acessar frequentemente o Audatex Web HDI para verificar se novos processos foram liberados. No canto superior esquerdo temos a Saudação e o nome do usuário que acessou o Audatex Web no exemplo Oficina, além da data e horário - atualizado constantemente. Em seguida temos o Menu do Audatex Web, com as opções Home (Página Inicial), Sinistros, Administrativo (Cadastros e Permissões), Alterar Senha e Sair (Finalizar). 3
Sinistros Nesta área realizamos a consulta dos orçamentos, visualizamos os dados, comentários, fotos, Laudo, entre outros. Inicialmente devemos efetuar uma Pesquisa. Veja figura: Item 1: Digite o Número do sinistro Item 2: Clique em Buscar Resultado da Pesquisa Após utilizar o botão Buscar serão listados todos os orçamentos pertinentes à pesquisa feita. Abaixo temos um exemplo de Resultado da Pesquisa: 4
No resultado visualizamos o Número do Orçamento, seu Status, o Número do Sinistro, Garantia, a Data da Vistoria, a Data de Conclusão, a Placa, a Oficina, o Veículo, a Reguladora, o Total Avaliado, a Data de Liquidação, o Tipo de Conclusão, a Data de Abertura, o Tipo de Vistoria, o Número da Solicitação e o valor de Estimativa Mecânica. Para abrir o orçamento basta clicar sobre o número dele, observe resultado: Observe que temos um painel à esquerda para acessar os itens do Sinistro Imagens, Laudo, Orçamento e etc -, além dos botões Imprimir e Voltar para iniciar nova pesquisa. Na seqüência visualizamos o responsável pelo Processo (Perito). Na área de Dados Gerais visualizamos a Seguradora, o valor da Franquia, o Departamento, o Tipo de Vistoria e a Reguladora. Em seguida temos os dados do Veículo, os dados de Conclusão, os Valores, além dos Comentários incluídos. Imagens Utilizado para visualização de fotos no orçamento, conforme abaixo: 5
O botão Imprimir Imagens imprimi todas as imagens selecionadas na Lista. Ao clicar sobre qualquer imagem a mesma é ampliada, conforme figura: Com a imagem aberta visualizamos os seguintes botões: Primeiro: Acessa a Primeira Imagem inserida. Anterior: Acessa a Imagem anterior. Próxima: Acessa a Próxima Imagem. Última: Acessa a Última Imagem. Ampliar: Aumenta a Imagem selecionada. Reduzir: Diminui a Imagem selecionada. Lupa: Abre a Imagem em uma nova janela. 6
Laudo Ao clicar em Laudo visualizamos o Laudo de Salvado com a avaliação do orçamentista e / ou perito sobre os itens do veículo com Indenização Integral. Os itens estão classificados em B para Bom, A para Avariado, N para Não Há ou NA para os itens Não Analisados. Orçamento Visualizamos o Relatório do Orçamento na forma que será impresso. 7
Visualizando Versões Para orçamentos com Versões geradas, temos o filtro de Versões, permitindo a visualização de cada versão gerada, conforme abaixo: As peças incluídas, alteradas ou excluídas na versão aberta são identificadas com (I), caso seja uma peça incluída na versão, com (A), caso seja uma peça alterada na versão e com (E), caso seja uma peça excluída na versão. Além disso, as peças incluídas ficam em Azul, as Alteradas em Vermelho Escuro e as peças Excluídas em Vermelho. Etapas da Oficina Notas Fiscais Utilizado para cadastrar as Notas Fiscais referentes aos reparos efetuados. Para inserir Nota Fiscal basta clicar no botão Incluir nota fiscal, conforme abaixo: Surge a tela para cadastramento da Nota, conforme abaixo: 8
Campos de Preenchimento Obrigatórios a) Data da Emissão: formato de data dd/mm/aaaa; b) Número da Nota: até 10 caracteres numéricos; c) Série da Nota: 02 caracteres alfa numéricos; (A1, A2, etc) d) Modelo da Nota: 03 caracteres alfa numéricos; (NFF) e) Natureza da Operação: escolher entre Prest. Serviços / Vendas, Prestação de Serviços ou Venda de Materiais; f) Valor Total das Peças: valor de peças; g) Valor Total dos Serviços: valor de serviços Lembramos que todos os campos acima têm validade de consistência com o orçamento em questão, portanto devem ser preenchidos corretamente. Após o preenchimento, clicar no botão Salvar e verificar a mensagem de Sucesso. Visualizando as Notas Após inclusão das Notas Fiscais, elas ficam listadas conforme figura: Para cada Nota temos os seguintes botões: Nota Fiscal Desbloqueada. (Dados da Nota podem ser editados). Alterar Nota Fiscal. (A Nota deve estar desbloqueada e orçamento com Status Analisado). Excluir Nota Fiscal. (O orçamento deve estar com Status Analisado). Vincular Imagens. (A Nota deve estar desbloqueada e orçamento com Status Analisado,o botão fica vermelho,quando não a imagens vinculadas). Receber Nota Fiscal. (Somente Unibanco) Vinculando imagens a Nota Para cada Nota inserida devemos vincular a imagem da Nota Fiscal impressa. Para isto, basta clicar no botão Vincular Imagens. Surge a seguinte tela: 9
São listadas todas as imagens definidas com o tipo Nota Fiscal e que não estão associadas à outra nota. Para iniciar devemos clicar no botão Incluir Imagens. Em Sub Grupo escolhemos Nota Fiscal, em seguida clicamos no botão Procurar... Após escolher as fotos, basta clicar no botão Adicionar. 10
Para cada imagem adicionada gera-se uma linha, conforme figura acima. ATENÇÃO: Para Notas capturadas do Scanner devemos escolher o Formato JPG Modelo 256 em tons de cinza, e uma Resolução de 150 dpi. Além disso, é de extrema importância a inclusão de Notas Fiscais nítidas. Após a adicionadas as imagens devemos clicar no botão Incluir Imagens, com isto todas as imagens inseridas serão vinculadas à Nota cadastrada. Quando houver imagens vinculadas a Nota fiscal o Botão Vincular imagens, passa de vermelho para verde conforme abaixo: Item 1: Nota Fiscal com imagem vinculada Finalizando o Processo Após incluir as Notas devemos utilizar o botão Finalizar Processo, com isto, os dados das Notas Fiscais e suas imagens são enviados para Seguradora via Audatex Web, conforme abaixo: OBSERVAÇÃO: Ao Finalizar o Processo o orçamento é transportado da pasta Analisados para a pasta Finalizados no Sistema Audatex da Seguradora. Portanto, finalize um processo apenas quando todos dados das notas fiscais estiverem corretamente preenchidos, e a imagem das Notas Fiscais associadas à Nota. Mensagens Comuns Abaixo listamos mensagens que podem aparecer ao Salvar a Nota Fiscal: 11
1. Falha ao incluir Nota Fiscal: Valor total de peças é superior ao valor total de peças do processo. Motivo: O total de peças inserido na Nota é maior que o total de peças do orçamento. Solução: Verifique o total de peças do orçamento. 2. Falha ao incluir Nota Fiscal: Valor total de serviços é superior ao valor total de mão de obra do processo. Motivo: O total de serviços inseridos na Nota é maior que o total de serviços do orçamento. Solução: Verifique o total de Mão de Obra do orçamento. 3. Falha ao incluir Nota Fiscal: Valor total de notas fiscais é superior ao valor liquído do processo. Motivo: O total de notas fiscais é maior que o total líquido do orçamento. No lançamento das Notas devemos considerar o Total de Mão de Obra + Peças Franquia DNC (Total de Mão de Obra, mais Peças, menos Franquia e menos DNC). Solução: Verifique o total de Peças do orçamento, Mão de Obra, Franquia e DNC. Caso tenha valores em Franquia e DNC, estes devem ser deduzidos no valor da Nota. Visualizando o Protocolo de Notas Fiscais Após Finalização do Processo, é gerado o Protocolo de Notas Fiscais, contendo informações sobre as Notas Fiscais enviadas para Seguradora e podendo ser impresso, para acessar basta clicar em Protocolo de NF s, conforme abaixo: Item 1: Botão Protocolo de NF s. Item 2: Botão Exibir Relatório do Protocolo. 12
Ao clicar no botão Exibir Relatório, o Protocolo é visualizado, conforme abaixo: 13