ÍNDICE 1 INTRODUÇÃO ACESSO CONSULTA DE PROTOCOLO PROTOCOLOS PENDENTES CONFIRMAÇÃO DE RECEBIMENTO ANDAMENTO DE PROTOCOLO

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3 ÍNDICE 1 INTRODUÇÃO ACESSO CONSULTA DE PROTOCOLO PROTOCOLOS PENDENTES CONFIRMAÇÃO DE RECEBIMENTO ANDAMENTO DE PROTOCOLO... 10

4 1 INTRODUÇÃO SISTEMA DE CONTROLE DE PROCESSOS - Usuário Final Sistema que permite cadastrar, encaminhar e consultar processos. Nesse tópico sobre o sistema, os usuários foram divididos em três níveis: administrador, usuário inicial e usuário final. Cada um destes níveis tem tipo de acesso diferente, que pode ser total, parcial ou restrito. Esta apostila aborda o terceiro nível operacional, o usuário final, que pode ser definido com um perfil de acesso restrito podendo apenas consultar e encaminhar processos. 4

5 2 ACESSO Para acessar as informações é necessário entrar no sistema, através do ícone 'Internet Explorer': Área de Trabalho Ao entrar no sistema, digite o nome do usuário e senha e após clique na opção 'Acessar'. O usuário tem a opção de mudar de senha, basta clicar no menu 'Configurações', 'Senhas', digitar nova senha, redigitá-la e após clicar no botão 'Confirmar'. 5

6 Após esta operação uma nova tela se abrirá: Menu do Usuário Dentro do sistema de protocolo integrado, clique sobre a pasta 'Protocolo', e se abrirá uma tela onde o usuário, dentro de seu perfil, poderá cadastrar, encaminhar e consultar processos. 6

7 3 CONSULTA DE PROTOCOLO Ao clicar no item 'Consulta de Protocolo', a seguinte janela se abrirá: Consulta de Protocolo O módulo de consultas permite pesquisar informações de processo, como andamento, situação, informações do requerente, e possibilita que o usuário faça o recebimento e encaminhamento de processos, desde que seu perfil de usuário permita fazê-lo. A consulta pode ser feita através das informações apresentadas na tela: exercício e número, tipo de protocolo, assunto, grupo ou então pode-se usar o programa vinculado de filtro caso a consulta seja feita com algum dado do requerente como, por exemplo, nome, CPF ou RG. Através de consultas ao protocolo é possível imprimir uma série de relatórios, relações e etiquetas. 7

8 4 PROTOCOLOS PENDENTES O próximo módulo é 'Protocolos Pendente' que permite a consulta aos processos que estão tramitando pelo sistema e ainda não foram encerrados. A janela que permite esta consulta é a seguinte: Protocolo Pendentes Após uma busca, é possível visualizar as informações completas de cada processo presente nos resultados, basta clicar no processo desejado. Este módulo também permite que seja utilizado o botão chamado 'Listener', localizado na barra inferior da janela, um programa que realiza, a cada certo período de tempo, atualizações da consulta. Isto mantém os dados constantemente atualizados na tela. 8

9 5 CONFIRMAÇÃO DE RECEBIMENTO Ao consultar os processos pendentes, um departamento pode verificar quais processos estão sob sua responsabilidade de resolução, então primeiramente será necessário dar a confirmação do recebimento do mesmo no sistema. Esta ação pode ser iniciada pelo próprio sistema, caso o tipo de protocolo exija, ou através da confirmação manual feita pelo usuário, através da seguinte janela: Confirmação de Protocolo É importante confirmar o recebimento de processos para que o sistema passe a contabilizar o prazo para o encerramento do processo. Também é importante caso a documentação do processo precise ser transportada fisicamente de um departamento para o outro, garantindo que os prazos sejam mantidos e que haja o tempo previsto para o encaminhamento do protocolo. 9

10 6 ANDAMENTO DE PROTOCOLO Após a 'Confirmação', e resolvida a pendência, o próximo passo e dar encaminhamento ao processo. Dentro do item 'Protocolo Pendente', podemos, também, dar andamento aos processos, clicando no botão 'Andamento', localizado na barra de rolagem inferior da tela. Andamento de Protocolo Este módulo do sistema permite o encaminhamento de processos entre os diferentes departamentos cadastrados na base de dados. Permitindo que o usuário dê andamentos a processos existentes no seu departamento e nos departamentos para os quais tem permissão de acesso. Para encaminhar um processo para outro departamento deve ser definida a 'Situação' deste, e a partir desta informação o sistema irá sugerir o próximo 10

11 departamento e o prazo com base no 'Fluxo de Tramitação'. Caso não exista um Fluxo para o estado atual deste processo, o sistema usará o que foi definido no perfil do usuário, caso também não tenha nada definido, o sistema segue o que está estipulado no 'tipo de protocolo', e se ainda aí, nada estiver definido, cabe ao usuário definir o próximo departamento e digitar um valor para o prazo do andamento. Após isto, o usuário deve confirmar o andamento. Caso o usuário não deseje criar um novo andamento e queira apenas modificar as informações do andamento atual, basta realizar tais modificações e confirmar. Na 'confirmação' o sistema irá exibir uma mensagem perguntando ao usuário se deseja encaminhar o processo ou apenas modificar as informações existentes. Basta selecionar a opção adequada para efetivar a alteração. Veja a figura a seguir: Mensagem do Andamento Como todos os módulos do sistema, a janela de 'Andamentos' age de acordo com as permissões do usuário. Portanto não será possível dar andamento a um processo que esteja em um departamento para o qual o usuário não tenha permissão completa de acesso. O sistema responsável pelo andamento de processos garante que nenhum protocolo ficará disponível a um usuário que não possua acesso direto a ele. Esta regra fica clara no momento seguinte a confirmação de um andamento, onde o usuário que não tiver acesso ao departamento para o qual o processo foi enviado, perde privilégios. 11

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