1 PODER EXECUTIVO DECRETO N 44.771 DE 05 DE MAIO DE 2014 APROVA A METODOLOGIA DE INFORMATIZAÇÃO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO NO ÂMBITO DO PODER EXECUTIVO ESTADUAL E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS. O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições constitucionais legais, tendo em vista o que consta do Processo nº E- 12/001/847/2014, CONSIDERANDO: - a Lei estadual nº 5.427, de 01 de abril de 2009, que estabelece normas sobre atos e processos administrativos no âmbito do Estado do Rio de Janeiro; - o Decreto nº 42.352, de 15 de março de 2010, que regulamenta a Lei Estadual nº 5.427, de 01 de abril de 2009, no que dispõe sobre a informatização de documentos e processos administrativos na administração pública estadual; - a Lei federal nº 12.682, de 09 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos; - o Decreto nº 43.871, de 08 de outubro de 2012, que dispõe sobre a criação do sistema de arquivos no Estado do Rio de Janeiro SIARQ-RJ;
- o Decreto nº 44.012, de 03 de janeiro de 2013, que aprova o manual de gestão de documentos e institui a padronização do procedimento para atendimento à Lei de Acesso a Informação; - o Decreto nº 44.184, de 06 de maio de 2013, que altera a estrutura organizacional da, dispondo sobre a criação da SGPD, na Subsecretaria de Gestão da ; - o Decreto nº 44.414, de 27 de setembro de 2013, que dá nova redação ao Decreto nº 43.897, de 16 de outubro de 2012 que aprova o manual de gestão de protocolo no âmbito do poder executivo estadual; - o Decreto Estadual nº 44.426, de 10 de outubro de 2013, que dispõe sobre o modelo de gestão da informatização de processos administrativos da administração pública estadual e estabelece normas para sua execução; e - a necessidade de divulgar a metodologia de informatização de processos administrativos no âmbito do Poder Executivo Estadual. D E C R E T A: Art. 1º - Fica aprovada a METODOLOGIA DE INFORMATIZAÇÃO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO, no âmbito do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro, na forma do Anexo deste Decreto. Art. 2º - As autoridades e agentes públicos de órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta, no desempenho de suas funções administrativas pertinentes a informatização de processos administrativos, deverão cumprir as regras de atividades de projeto e orientações constantes da Metodologia de Informatização de Processo Administrativo. Parágrafo Único Não serão admitidos outros procedimentos divergentes da Metodologia de Informatização de Processo Administrativo, no que se refere à informatização de processos administrativos. Art. 3º - Caberá a Superintendência de Gestão de Processo Digital SGPD, vinculada à Subsecretaria de Gestão da, capacitar e orientar os servidores do Estado quanto ao conhecimento e aplicação
da Metodologia de Informatização de Processo Administrativo no âmbito do Poder Executivo. Art. 4º - As atualizações necessárias a este Decreto serão publicadas por meio de resoluções da. Art. 5º - Este Decreto entrará em vigor na data da sua publicação. Rio de Janeiro, 05 de maio de 2014 LUIZ FERNANDO DE SOUZA
A N E X O: 4
5 Metodologia para Informatização de Processos Administrativos Versão 1 07/05/2014
SUMÁRIO 1. Propósito... 7 2.... 7 3. Papéis e responsabilidades... 8 4. Estrutura dos Envolvidos no Processo Digital... 10 5. Modelo de Gestão da Informatização de Processo Administrativo... 11 6. Elaborar anteprojeto... 13 7. Planejar a Informatização do Processo Administrativo... 15 8. Mapear Processos e Documentos... 17 8.1 Mapear Processos e Documentos da Situação Atual... 18 8.2 Mapear Processo Administrativo Digital e Documentos... 20 8.3 Aprovar Requisitos de Gestão Documental... 22 9. Aprovar Entregáveis... 24 10. Informatizar o processo administrativo... 26 10.1 Especificar requisitos técnicos... 28 10.2 Implementar o Processo Digital... 30 10.3 Realizar testes de integração e regressão... 32 10.4 Preparar ambiente... 34 10.5 Homologar o Processo Digital... 35 10.6 Instalar o Processo Digital em Produção... 37 10.7 Capacitar Central de Serviços... 38 10.8 Implantar o Processo Digital... 40 11. Glossário... 42 12. Notação BPM... 43 13. Modelos dos Documentos... 47
Propósito O propósito deste documento é formalizar a metodologia para informatização de Processos Administrativos no Programa do Processo Digital do Estado do Rio de Janeiro, coordenado pela Casa Civil através da - SGPD. São apresentados os fluxos de processos de negócio que orientarão as atividades desta Superintendência na gestão de projetos de informatização de processos administrativos e a relação dos documentos recebidos e gerados em cada atividade. Para os projetos de informatização de processos administrativos finalísticos de órgãos que possuem arquitetura setorial, deve-se considerar o papel do PRODERJ nas validações e instalações da fase de implementação. A - SGPD, criada em maio de 2013, é órgão integrante da Subsecretaria de Gestão da do Rio de Janeiro. Principais Atribuições da SGPD: Garantir o alinhamento entre os planos estratégicos do Estado e de TI, definindo, mantendo e validando a proposta de inserção de processos administrativos no contexto digital; Apoiar aos órgãos do estado na estimativa de investimentos para informatização dos processos administrativos; Promover a transformação dos processos administrativos dos órgãos produzidos em meio físico para digital; Contribuir com a padronização documental; Preservar o conhecimento adquirido no processo digital; Capacitar servidores em todas as atividades relacionadas ao processo digital durante e após sua implantação; Difundir práticas de gestão de processos informatizados: criar e unificar a cultura sobre a gestão de processos; Acompanhar e monitorar a informatização de processos administrativos, uso dos recursos e entrega dos produtos. 7
Papéis e responsabilidades Papel Superintendência de Gestão do Processo Digital (SGPD) Órgão Descrição de Responsabilidades Assegurar a observância da metodologia de desenvolvimento de sistemas (MDS) do PRODERJ, aplicável à informatização de processos administrativos, no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública do Estado do Rio de Janeiro. Elaborar levantamento preliminar das necessidades de projetos de informatização de processos administrativos no âmbito da Administração Pública Estadual; Priorizar os projetos de informatização de processos administrativos propostos pelos órgãos estaduais; Informar ao APERJ, para as providências a cargo daquele Órgão, a informatização de novos processos administrativos; Dar suporte aos Órgãos na elaboração do plano de projeto de informatização de processos administrativos; Emitir termos de aceite para cada fase do projeto; Aprovar todos os documentos e itens previstos em escopo, gerados por terceiros, garantindo a aplicação da MDS, aplicável à informatização de processos administrativos, e a qualidade da documentação; Realizar testes de integração e regressão com o objetivo de garantir a qualidade das aplicações desenvolvidas; Gerenciar a implantação, nos órgãos estaduais, de Processos Administrativos Informatizados; Monitorar os resultados dos Processos Administrativos Digitais, visando identificar e propor melhorias contínuas. Solicitar à SGPD, por meio de Ofício, a informatização de processos administrativos utilizando o Sistema do Processo Digital (SPD); Seguir os padrões estabelecidos na metodologia de informatização de processo administrativo; Garantir a existência de orçamento para assegurar a implantação integral de cada projeto de informatização de processo administrativo; Elaborar o plano de projeto com o apoio da SGPD; Realizar a reunião inaugural para a apresentação do plano de projeto e alinhamento com todos os envolvidos; Assinar os termos de aceite pertinentes de cada fase; Manter o cronograma do projeto atualizado e reportá-lo periodicamente à SGPD, conforme definições do plano de comunicação associado ao projeto; Submeter os entregáveis gerados pela empresa contratada durante o projeto à SGPD para validação; 8
Papel Empresa contratada SGPD e PRODERJ SGPD, Empresa contratada e PRODERJ. PRODERJ APERJ Descrição de Responsabilidades Homologar em conjunto com a SGPD todo processo administrativo informatizado; A Comissão de Gestão Documental (CGD) de cada órgão deve elaborar o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos dos processos administrativos a serem informatizados e garantir a publicação dos instrumentos no D.O.E.R.J. Realizar o mapeamento da situação atual, elaborando o relatório de situação atual; Elaborar a proposição do processo administrativo digital; Elaborar a especificação técnica para o SPD; Implementar solução, gerando: relatório de especificação de BPM e de URM, evidências de testes unitário e cenários de testes e de homologação; Encaminhar entregáveis à SGPD para validação e rever ajustes solicitados pela SGPD; Realizar ajustes na implementação da solução mediante as ocorrências registradas pela SGPD; Elaborar plano de instalação; Realizar ajustes no plano de instalação mediante a identificação de inconsistências pela SGPD e PRODERJ; Elaboração de apostilas para treinamentos; Preparação e realização de treinamentos para usuários do SPD e atendentes da Central de Serviços. Aprovar entregáveis da fase de especificação técnica; Aprovar entregáveis da fase de implementação; Aprovar o plano de instalação; Registrar ocorrências identificadas no plano de instalação. Preparar ambiente para a entrada em produção; Registrar ocorrências identificadas no plano de instalação; Realizar a instalação de Processo Administrativo Digital. Aprovar o conteúdo e as respectivas alterações dos instrumentos de gestão documental elaborados pelas comissões de gestão documental de cada órgão. 9
Estrutura dos Envolvidos no Processo Digital A Informatização de Processo Administrativo, de acordo com a metodologia apresentada neste documento, possui uma estrutura definida onde cada um dos envolvidos tem um importante papel dentro do Processo Digital. A imagem abaixo representa esta estrutura, destacando também, as fases do projeto de informatização. São elas: planejar, mapear e informatizar. 10
Modelo de Gestão da Informatização de Processo Administrativo O modelo de Gestão da Informatização de Processo Administrativo adotado pela SGPD foi instituído de acordo com as atribuições desta Superintendência. O órgão responsável pelo processo administrativo a ser informatizado tem o apoio da SGPD em todas as fases do projeto: Elaboração do anteprojeto, Planejamento, Mapeamento de processos e documentos e Informatização. A Superintendência tem como responsabilidade garantir a qualidade, validando toda a documentação gerada em cada marco do projeto, acompanhar e monitorar a informatização de processos administrativos, uso dos recursos e entrega dos produtos. Também acompanha os processos administrativos digitais, com o objetivo de manter o padrão de qualidade através da identificação de melhorias nestes processos. 11
Descrição dos Processos para Informatizar um Processo Administrativo Processo Realizar anteprojeto Planejar Mapear Informatizar Aprovar entregáveis Monitorar e Controlar Projeto Monitorar resultados Identificar melhorias Descrição Processo que descreve as atividades realizadas na fase de anteprojeto. Nesta fase o órgão solicita a sua entrada no processo digital e a SGPD elabora um levantamento preliminar das necessidades do projeto. Processo que descreve as atividades realizadas para planejar a informatização de um processo administrativo. Processo que descreve as atividades realizadas no mapeamento de um processo administrativo a ser informatizado e na proposição do processo administrativo digital. Processo que descreve as atividades realizadas na informatização de um processo administrativo. Processo que descreve as atividades realizadas pela SGPD na aprovação de toda a documentação gerada em cada marco do projeto, no acompanhamento e monitoramento da informatização de processos administrativos. Processo que descreve as atividades realizadas pela SGPD para realização do monitoramento dos resultados dos processos administrativos já informatizados. Processo que descreve as atividades realizadas na identificação de melhorias nos processos administrativos já informatizados. Observação: os processos Monitorar resultados e Identificar melhorias não estão descritos nesta metodologia. 12
Elaborar anteprojeto 13
Descrição das Atividades do Processo Elaborar Anteprojeto Atividade Solicitar informatização de PA/ Melhoria de Processo Digital Realizar reunião de levantamento Elaborar levantamento preliminar das necessidades do projeto Analisar levantamento Reservar orçamento Priorizar projeto Descrição O processo elaborar anteprojeto é iniciado com a solicitação de informatização de processo administrativo, ou de melhoria de um processo digital já implantado, pelo órgão, por meio de ofício destinado à SGPD. Após a solicitação, o órgão junto à SGPD realizará uma reunião de levantamento para que sejam verificados os pré-requisitos para a informatização do processo administrativo. Ao receber a solicitação, a SGPD elabora um levantamento preliminar das necessidades do projeto, contendo as premissas para informatização, estimativas de tempo, custo e infraestrutura de tecnologia. Com o levantamento concluído a SGPD elabora um parecer de análise sobre os pré-requisitos para o início do projeto. Quando a solicitação não atende aos requisitos, o anteprojeto é cancelado e os motivos são informados ao órgão. O órgão analisa o levantamento e o parecer de análise elaborados pela SGPD e define se o projeto é viável ou não. Caso o projeto não seja possível, o órgão comunicará o cancelamento do projeto à SGPD através de um ofício. Caso o projeto seja viável, o órgão reserva em seu orçamento o valor necessário para a realização do projeto e comunica a sua decisão à SGPD. Com o orçamento necessário reservado para a realização do projeto, e com base nas definições estratégicas da Casa Civil, a SGPD prioriza o projeto. Documentos: 01. Ofício de solicitação de informatização de procedimento administrativo 01. Ofício de solicitação de melhoria no processo digital 02. Relatório de levantamento preliminar das necessidades do projeto 03. Parecer de análise sobre pré-requisitos do projeto 04. Ofício de cancelamento de solicitação de informatização 14
Planejar a Informatização do Processo Administrativo 15
Descrição das Atividades do Processo Planejar a Informatização do Processo Administrativo Atividade Confirmar requisitos Verificar saldo de horas Aderir à ata de RP no Proderj Emitir ofício de início do projeto Autuar Processo Administrativo Planejar projeto Realizar reunião inaugural Assinar termo Descrição O processo planejar informatização do processo administrativo é iniciado de acordo com a priorização dos projetos. A SGPD confirma se os requisitos do órgão ainda são pertinentes para a execução do projeto. Caso sim, o Órgão é informado e confirma a disponibilidade do orçamento. Caso os requisitos não sejam mais pertinentes e/ou não houver disponibilidade de orçamento, o projeto será suspenso. Caso o órgão já tenha aderido anteriormente a uma ata de registro de preços no PRODERJ, é necessário que seja verificado o saldo de horas disponível. Caso o saldo de horas seja suficiente, a SGPD é informada para dar continuidade ao projeto. Caso o órgão não tenha aderido à ata de registro de preços ou não tenha saldo de horas suficientes para a realização do projeto, o órgão deverá aderir à ata ativa de registro de preço junto ao PRODERJ. A adesão à ata deverá ser notificada à SGPD. A SGPD emite o Ofício de ingresso ao Processo Digital. O processo administrativo é autuado gerando o Termo de abertura do processo administrativo de informatização de PA. O órgão e a SGPD elaboram o Plano de Projeto. O Termo de aceite de planejamento é emitido pela SGPD. Com o plano de projeto elaborado, o órgão e a SGPD realizam uma reunião inaugural para a apresentação do plano e alinhamento com todos os envolvidos no projeto. O termo de aceite de planejamento é assinado pelos responsáveis do processo e do projeto no órgão, pelo Superintendente de Gestão do Processo Digital e pelo Diretor do Departamento de Planejamento da SGPD. Documentos: 05. Ofício de adesão ao processo digital 06. Termo de abertura de processo 07. Plano do projeto 08. Termo de aceite de planejamento de projeto 16
Mapear Processos e Documentos 17
Mapear Processos e Documentos da Situação Atual 18
Descrição das Atividades do Processo Mapear Processos e Documentos Situação Atual Atividade Planejar fase de mapeamento Realizar mapeamento da situação atual Validar levantamento Encaminhar relatório à SGPD Aprovar entregáveis Elaborar termo Assinar termo Descrição A fase de mapear processos e documentos é iniciada após o encerramento da fase de planejamento. Iniciada esta fase, o órgão, a empresa contratada e a SGPD irão planejar as atividades, revisando o plano de projeto e gerando um Termo de inicio de mapeamento de processos e documentos. A empresa contratada realiza o mapeamento da situação atual do processo administrativo, gerando o Relatório da Situação Atual. Após a empresa contratada mapear a situação atual do processo administrativo, o responsável pelo processo no Órgão deverá validar o Relatório da Situação Atual antes de encaminhar à SGPD. Após a validação do Relatório da Situação Atual o órgão o encaminha à SGPD. Ao receber o Relatório da Situação Atual, a SGPD realiza o processo de aprovação de entregáveis para verificar se o material recebido foi elaborado de acordo com a metodologia adotada para a Informatização de Processo Administrativo. Após a aprovação dos entregáveis, a SGPD emite o Termo de aceite do mapeamento da situação atual. O Termo de aceite do mapeamento da situação atual é assinado pelos responsáveis do processo e do projeto no órgão, pelo Superintendente de Gestão do Processo Digital e pelo Diretor do Departamento de Processos da SGPD. Documentos: 09. Termo de início de mapeamento de processos e documentos 10. Relatório da situação atual do processo administrativo 11. Relatório de análise de mapeamento de processo 12. Termo de aceite de mapeamento da situação atual 19
Mapear Processo Administrativo Digital e Documentos 20
Descrição das atividades do processo Mapear Processo Administrativo Digital e Documentos Atividade Elaborar proposição do processo administrativo digital Encaminhar relatório à SGPD Aprovar entregáveis Aprovar gestão de documentos Elaborar termo Assinar termo Descrição Após a aprovação do mapeamento pela SGPD e o termo de aceite assinado, a empresa contratada elabora a proposição de processo administrativo digital (PAD). O órgão encaminha o relatório elaborado à SGPD. A SGPD analisa e aprova os entregáveis gerados pela empresa contratada. A SGPD analisa e aprova os requisitos de gestão documental propostos para o PAD em conjunto com a Comissão de Gestão Documental de cada órgão. Após a aprovação dos entregáveis e dos requisitos de gestão documental, a SGPD emite o Termo de aceite de mapeamento do processo administrativo digital. O Termo de aceite de mapeamento do processo administrativo digital é assinado pelos responsáveis do processo e do projeto no órgão, pelo Superintendente de Gestão do Processo Digital e pelo Diretor do Departamento de Processos da SGPD. Documentos: 13. Relatório de proposição de processo administrativo digital 14. Especificação de regras de negócio 15. Relatório de análise de gestão documental 16. Termo de aceite de mapeamento do processo administrativo digital 21
Aprovar Requisitos de Gestão Documental 22
Descrição das Atividades do Processo Aprovar Gestão de Documentos Atividade Iniciar controle de validação Verificar PC e TT Registrar no controle de validação Comunicar necessidade de conclusão do levantamento documental e criação dos instrumentos Concluir a criação dos instrumentos de Gestão do Órgão Verificar tipologias cadastradas no SITD Solicitar ajustes à CGD do Órgão Providenciar ajustes na documentação/cadastro Descrição O processo Aprovar Gestão de documentos é iniciado com o recebimento da documentação gerada pelo Órgão e empresa contratada, a SGPD registra o recebimento e inicia o controle de validação. A SGPD verifica se o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade do Órgão foram criados. Caso ainda não existam, registra no controle de validação essa situação. A cada validação de documentação recebida é feito registro no controle de validação com a situação do entregável de acordo ou não de acordo. Caso não existam o PC e TT do Órgão, a SGPD comunica à CGD e ao APERJ a necessidade de criação dos instrumentos de Gestão Documental para o projeto de informatização de PA. A CGD, com o apoio do APERJ, realizará o levantamento das tipologias documentais do Órgão e a criação dos instrumentos de Gestão Documental: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade dos documentos do Órgão. Assim que concluído, a SGPD deverá ser informada para reiniciar a verificação do PC e da TT. Uma vez que existam o PC e a TT do Órgão, a SGPD verifica se as tipologias cadastradas no SITD atendem ao Processo Administrativo Digital. Caso as tipologias cadastradas atendam ao Processo Administrativo Digital, finaliza-se a validação dos requisitos de gestão documental. Caso não atendam, registra-se a situação de Solicitação de ajustes no Controle de Validação. Caso seja necessária a inclusão e/ou alteração de tipologias, será solicitado o ajuste à CGD. A CGD, com o apoio do APERJ, providencia os ajustes solicitados na documentação ou no cadastro. Assim que concluído o ajuste, a SGPD deverá ser informada para reiniciar a verificação do PC e da TT no SITD. 23
Aprovar Entregáveis 24
Descrição das atividades do processo Aprovar Entregáveis Atividade Iniciar controle de validação Analisar documentação Solicitar ajustes na documentação Registrar no controle de validação Providenciar ajustes na documentação Encaminhar documentação ajustada para aprovação Descrição O processo Aprovar entregáveis é iniciado com o recebimento da documentação gerada pelo Órgão e empresa contratada. A SGPD registra o recebimento e inicia o controle de validação. De acordo com o roteiro de validação da fase, a SGPD analisa a documentação recebida gerando um relatório de análise. Caso a documentação não esteja válida, os ajustes necessários são solicitados ao órgão e empresa contratada. A cada validação de documentação recebida é feito o registro no controle de validação com a situação de entregável de acordo ou não de acordo. O órgão e a empresa contratada providenciam os ajustes solicitados na documentação. Após a realização dos ajustes o órgão e a empresa contratada encaminham a documentação para uma nova validação. Um novo registro no controle de validação é realizado. 25
Informatizar o processo administrativo 26
Descrição das Atividades do Processo Informatizar o Processo Administrativo Atividade Especificar os requisitos técnicos Implementar o Processo Digital Realizar testes integrados Homologar o Processo Digital Instalar o processo digital em produção Descrição Processo que descreve as atividades realizadas para especificação dos requisitos técnicos. Processo que descreve as atividades realizadas para implementação do processo digital. Processo que descreve as atividades realizadas para a execução de testes integrados. Processo que descreve as atividades realizadas na homologação do Processo Digital. Processo que descreve as atividades realizadas na instalação do processo digital em produção. Capacitar Central de Serviços Processo que descreve as atividades realizadas na capacitação da Central de Serviços no suporte ao Processo Digital. Elaborar Plano de Implantação Implantar processo digital Processo que descreve as atividades para a elaboração do Plano de Implantação. Processo que descreve as atividades realizadas para implantar o processo digital. 27
Especificar requisitos técnicos 28
Descrição das Atividades do Processo Especificar os requisitos técnicos Atividade Planejar fase de informatização Elaborar especificações dos requisitos técnicos Encaminhar especificações dos requisitos técnicos para SGPD Aprovar entregáveis Assinar termo Descrição O processo especificar os requisitos técnicos representa o início da fase de informatização de um processo administrativo. O órgão em conjunto com a SGPD e a empresa contratada realiza o planejamento desta fase, revisando o plano do projeto. A SGPD emite o Termo de Início da fase de Informatização. A empresa contratada elabora as especificações dos requisitos técnicos. O órgão encaminha a documentação gerada pela empresa contratada à SGPD para aprovação junto ao PRODERJ. Processo que descreve as atividades para aprovação dos entregáveis pela SGPD e PRODERJ. Após a aprovação, a SGPD emite o Termo de Aceite de especificações técnicas do processo digital para ser assinado pelo Superintendente de Processo Digital e pelo PRODERJ. Documentos: 17. Termo de início de informatização de processo administrativo 18. Relatório de especificação técnica 19. Relatório de análise de especificação técnica 20. Termo de aceite de especificações técnicas 29
Implementar o Processo Digital 30
Descrição das Atividades do Processo Implementar o Processo Digital Implementar Atividade Encaminhar documentação de Implementação para SGPD Aprovar entregáveis Assinar termo Descrição O processo implementar processo digital é iniciado após a validação pela SGPD das especificações de requisitos técnicos. Com isso, a empresa contratada realiza a implementação do processo digital gerando um conjunto de documentos apresentados no modelo. O órgão encaminha a documentação gerada à SGPD para aprovação em conjunto com o PRODERJ. Processo que descreve as atividades realizadas pela SGPD em conjunto com o PRODERJ para aprovação dos entregáveis gerados pela empresa contratada. Após a aprovação dos entregáveis, a SGPD emite o Termo de aceite de implementação do processo digital para ser assinado pelo Superintendente de Processo Digital e PRODERJ. Documentos: 21. Relatório de especificações do BPM 22. Relatório de especificações do URM 23. Plano de testes unitários 24. Relatório de evidências dos testes unitários 25. Plano de testes de negócio 26. Relatório de análise de implementação 27. Termo de aceite de implementação do processo digital 31
Realizar testes de integração e regressão 32
Descrição das Atividades do Processo Realizar testes de integração e regressão Atividade Preparar ambiente Realizar testes de integração/regressão Registrar ocorrência Realizar ajustes Elaborar termo Assinar termo Elaborar Plano de Homologação Descrição Processo que descreve as atividades para instalar a aplicação no ambiente de testes de integração e regressão. Após a preparação do ambiente de testes de integração e regressão, a SGPD realiza testes com o objetivo de garantir a qualidade da aplicação. Caso sejam identificadas falhas na realização dos testes, a SGPD registra as ocorrências em ferramenta própria para notificar a empresa contratada. A empresa contratada realiza os ajustes de acordo com as ocorrências recebidas. Após os testes validados e aprovados, a SGPD emite o Termo de aceite dos testes integrados. O Superintendente do Processo Digital e o Diretor do Departamento de Processos assina o Termo de aceite dos testes integrados. Após a realização dos testes de integração/regressão, a SGPD junto ao órgão elabora o plano de homologação. Documentos: 28. Termo de aceite dos testes integrados 29. Plano de homologação 33
Preparar ambiente Descrição das Atividades Atividade Elaborar plano de instalação Aprovar entregáveis Executar a instalação Descrição A empresa contratada elabora o Plano de Instalação no ambiente de acordo com a fase do projeto, na seguinte ordem: ambiente de Integração, ambiente de homologação e ambiente de produção. O plano de instalação é aprovado pela SGPD e pelo PRODERJ O PRODERJ é responsável por executar a instalação da aplicação nos 3 ambientes. Documentos: 30. Plano de instalação 34
Homologar o Processo Digital 35
Descrição das Atividades do Processo Homologar o Processo Digital Atividade Preparar ambiente Homologar o PAD Descrição Processo que descreve as atividades para instalar a aplicação no ambiente de homologação. Após os testes de integração/regressão, a SGPD junto ao órgão realiza a homologação do processo administrativo digital. Caso durante a homologação sejam identificados problemas relacionados à definição de negócio, a homologação ficará suspensa e o problema será tratado novamente na fase de implementação. Registrar ocorrência Caso sejam identificadas falhas na realização da homologação, a SGPD registra as ocorrências em ferramenta própria para comunicar a empresa contratada. Realizar ajustes Assinar termo A empresa contratada realiza os ajustes de acordo com as ocorrências recebidas. O termo de aceite de homologação é assinado pelo Superintendente da SGPD, pelo diretor de processos da SGPD, pelo responsável pelo processo no órgão e pelo responsável pelo projeto no órgão. Documentos: 31. Termo de aceite de homologação 36
Instalar o Processo Digital em Produção Descrição das Atividades do Processo Instalar o Processo Digital em Produção Atividade Preparar ambiente Assinar termo Descrição Processo que descreve as atividades para instalar a aplicação no ambiente de produção. O Termo de aceite de instalação em produção é assinado pelo Superintendente da SGPD, pelo Diretor do departamento de informatização da SGPD e pelo responsável no PRODERJ. Documentos: 32. Termo de aceite de instalação em produção 37
Capacitar Central de Serviços 38
Descrição das Atividades do Processo Capacitar Central de Serviços Atividade Preparar capacitação Descrição O processo Capacitar Central de Serviços é iniciado após a realização da homologação. A empresa contratada prepara os documentos necessários para a realização da capacitação. Aprovar entregáveis Capacitar usuários Assinar Termo Processo que descreve as atividades realizadas pela SGPD e PRODERJ na aprovação dos entregáveis gerados pela empresa contratada. A empresa contratada realiza a capacitação dos atendentes da Central de Serviços que ao final preenchem o formulário de avaliação. Esses formulários são analisados pela SGPD e o PRODERJ para verificar se o conteúdo apresentado e a atuação do palestrante foram satisfatórios ou não, indicando a necessidade de nova capacitação. A empresa contratada deverá rever a forma de capacitação e/ou a documentação gerada caso não tenha sido satisfatório. O termo de aceite de capacitação da Central de Serviços é assinado pelo PRODERJ e pelo Diretor do Departamento de Informatização da SGPD. Documentos: 33. Apostila de capacitação da Central de Serviços 34. Formulário de avaliação da capacitação da Central de Serviços 35. Termo de aceite de capacitação da Central de Serviços 39
Implantar o Processo Digital 40
Descrição das Atividades do Processo Implantar o Processo Digital Atividade Elaborar Plano de Implantação Preparar treinamento dos usuários do processo digital Aprovar entregáveis Treinar usuários Realizar operação assistida Assinar Termo Encerrar Processo administrativo Descrição Após a assinatura do termo de aceite de homologação, a SGPD junto ao órgão elabora o plano de implantação que norteará a execução do Processo Administrativo Digital nos órgãos. Após a assinatura do Termo de aceite de instalação do processo digital, a empresa contratada prepara o treinamento gerando os documentos necessários. Processo que descreve as atividades realizadas pela SGPD na validação dos entregáveis gerados pela empresa contratada. A empresa contratada realiza o treinamento dos usuários do processo digital. No momento do treinamento os formulários de avaliação são preenchidos, para que a SGPD avalie a qualidade do treinamento realizado. Caso o treinamento não seja considerado satisfatório, a empresa contratada deverá rever a forma de treinamento e ou a documentação gerada. Após o treinamento, a SGPD realiza a operação assistida no órgão. Quando todos os órgãos forem treinados, o termo de aceite de Implantação do Processo Digital é emitido. O termo de Aceite de Implantação do PD é assinado pelo Subsecretário de Gestão da Casa Civil, pelo Superintendente da SGPD, pelo responsável pelo processo no órgão e pelo responsável pelo projeto no órgão. O processo administrativo é encerrado gerando o termo de encerramento do Processo de Informatização de Processo administrativo. Documentos: 36. Plano de implantação do processo digital 37. Apostila de treinamento de usuários do processo digital 38. Formulário de avaliação de treinamento de usuário no processo digital 39. Termo de aceite de implantação do processo digital 40. Termo de encerramento de processo 41
Glossário Entregáveis Toda documentação gerada pela empresa contratada conforme modelos estabelecidos pela SGPD. Homologação do Processo Digital Fase da informatização do processo administrativo, onde ocorre a comprovação, pelo órgão, de que o Sistema Processo Digital atende aos critérios de aceite previamente estabelecidos com o mesmo. Implementação do Processo Digital - Fase da informatização do processo administrativo que corresponde à elaboração e preparação dos módulos necessários para colocar o sistema processo digital em uso. Implantação do Processo Digital Fase da informatização do processo administrativo, onde a instalação inicial do Processo Digital é realizada no ambiente de produção. SITD Sistema de Tipologia Documental Testes de Integração-Fase da informatização do processo administrativo, onde os módulos são combinados e testados em grupos. O objetivo deste teste é verificar os requisitos funcionais de desempenho e de confiabilidade na modelagem do sistema. Testes de regressão Testes realizados quando o sistema sofre alterações, ou seja, quando um novo módulo é criado ou alterado no sistema. Estas mudanças podem gerar defeitos quando integrados com outros componentes do sistema. 42
Notação BPM Os diagramas de processos apresentados neste documento estão em notação de modelagem BPMN (Business Process Modeling Notation), versão 2.0. Tarefas Elemento Descrição Notação Tarefa É uma atividade dentro de um fluxo de processo. Utilizado quando o trabalho no processo não pode ser descrito a um nível mais detalhado. Tarefa de usuário É uma tarefa de fluxo de trabalho, onde uma pessoa realiza a tarefa com a ajuda de um aplicativo de sistema. Tarefa de Serviço Tarefa que usa algum tipo de serviço automatizado sem intervenção de um usuário. Tarefa Manual É uma tarefa que deve ser realizada sem o auxílio de qualquer execução de processos de negócios ou aplicação. Subprocesso Elemento Descrição Notação Subprocesso Representa uma atividade que ao ser detalhada apresenta suas tarefas, conectores, eventos e os fluxos de sequência. Evento de Início Elemento Descrição Notação Evento de Início Indica onde um Processo se inicia sem nenhuma condição específica. 43
Evento de Início Elemento Descrição Notação Evento de Início por mensagem Evento de início com indicação de tempo Evento de início por condição Evento de início múltiplo paralelo Evento de início múltiplo Usado para sinalizar que um processo é iniciado a partir de uma mensagem recebida. Usado para sinalizar que um processo é iniciado em determinada data ou período de tempo. Exemplo: Toda segunda-feira. Indica que o processo é iniciado quando uma condição é verdadeira. Indica que o Processo é iniciado a partir de vários eventos e que todos deverão ter sido concluídos para dar início às atividades. Indica que o processo pode ser iniciado por vários eventos e que apenas um deles é necessário para dar início às atividades. Evento Intermediário Elemento Descrição Notação Evento intermediário Evento de mensagem Evento com indicação de tempo Evento condicional Indica eventos ocorridos entre o início e o fim do processo. Indica que uma mensagem pode ser recebida ou enviada. Este tipo de evento pode ser usado dentro do fluxo sequencial indicando um tempo de espera entre as atividades. Indica que o evento é realizado quando uma condição se torna verdadeira. Evento Intermediário Vinculado a uma Atividade Elemento Descrição Notação Evento de mensagem Evento com indicação de tempo Um evento de mensagem vinculado indica mudança do fluxo das atividades para um fluxo de exceção quando uma mensagem for recebida. Se o evento não interromper o fluxo normal do processo, utiliza-se a notação tracejada. Um evento de tempo vinculado indica mudança do fluxo das atividades para um fluxo de exceção quando um ciclo de tempo for completado ou quando uma data/hora for marcada. 44
Evento Intermediário Vinculado a uma Atividade Elemento Descrição Notação Se o evento não interromper o fluxo normal do processo, utiliza-se a notação tracejada. Evento de erro Evento condicional Um evento de erro interrompe um fluxo de atividades para seguir um fluxo de exceção de tratamento de erro. Um evento condicional vinculado indica mudança do fluxo das atividades para um fluxo de exceção quando uma condição de negócio for cumprida. Se o evento não interromper o fluxo normal do processo, utiliza-se a notação tracejada. Evento de finalização Elemento Descrição Notação Evento de finalização de processo Indica que o processo chegou ao fim. Evento de finalização por mensagem Indica que uma mensagem é enviada quando o fluxo é finalizado. Conectores Elemento Descrição Notação Exclusivo É utilizado para criar caminhos alternativos em que somente um poderá ser continuado de acordo com a escolha de uma condição. Paralelo É utilizado para criar caminhos alternativos sem checar nenhuma condição. Inclusivo Representa um ponto de ramificação onde as alternativas são baseadas em expressões condicionais. A verdadeira avaliação de uma condição não exclui a avaliação das outras condições. 45
Demais Artefatos Elemento Descrição Notação Dados Comentário Elemento para identificar os documentos que entram ou saem de uma tarefa. Elemento para prover informações adicionais ao diagrama. Piscina Um processo está contido completamente em uma piscina (pool). Deve conter o nome do processo. Lane Raias servem para separar áreas funcionais responsáveis pelas tarefas representadas no processo. Deve conter o nome do Papel responsável pelas atividades. Sequência de Fluxo Sequência de fluxo usada para mostrar a ordem em que as atividades devem seguir no processo. 46
Modelos dos Documentos 01. Ofício de solicitação de informatização de procedimento administrativo Ofício de solicitação de melhoria no processo digital 02. Relatório de levantamento preliminar das necessidades do projeto 03. Parecer de análise sobre pré-requisitos do projeto 04. Ofício de cancelamento de solicitação de informatização 05. Ofício de adesão ao processo digital 06. Termo de abertura de processo 07. Plano do projeto 08. Termo de aceite de planejamento de projeto 09. Termo de início de mapeamento de processos e documentos 10. Relatório da situação atual do processo administrativo 11. Relatório de análise de mapeamento de processo 12. Termo de aceite de mapeamento da situação atual 13. Relatório de proposição de processo administrativo digital 14. Especificação de regras de negócio 15. Relatório de análise de gestão documental 16. Termo de aceite de mapeamento do processo administrativo digital 17. Termo de início de informatização de processo administrativo 18. Relatório de especificação técnica 19. Relatório de análise de especificação técnica 20. Termo de aceite de especificações técnicas 21. Relatório de especificações do BPM 22. Relatório de especificações do URM 23. Plano de testes unitários 24. Relatório de evidências dos testes unitários 25. Plano de testes de negócio 26. Relatório de análise de implementação 27. Termo de aceite de implementação do processo digital 28. Termo de aceite dos testes integrados 29. Plano de homologação 30. Plano de instalação 31. Termo de aceite de homologação 32. Termo de aceite de instalação em produção 33. Apostila de capacitação da Central de Serviços 34. Formulário de avaliação da capacitação da Central de Serviços 35. Termo de aceite de capacitação da Central de Serviços 36. Plano de implantação do processo digital 37. Apostila de treinamento de usuários do processo digital 38. Formulário de avaliação de treinamento de usuário no processo digital 39. Termo de aceite de implantação do processo digital 40. Termo de encerramento de processo 47
01. Ofício de solicitação de informatização de procedimento administrativo <Órgão> <Setor> Of. <SIGLA_SETOR>/<SIGLA_ORGÃO> n.º <Nº_OFÍCIO> <Cidade>, <DD> de <mês por extenso> de <AAAA>. Ilustríssimo(a) <Nome_destinatário> Senhor(a) <Cargo_destinatário>, O(A) <nome do Órgão>, atendendo ao decreto 99.999 de informatização de processos administrativos no âmbito do Estado do Rio de Janeiro, tem interesse em informatizar o(s) processo(s) administrativo(s): <nome(s) do(s) processo(s)>. Atenciosamente, <AUTORIDADE COMPETENTE> <Cargo> ID <ID FUNCIONAL> 48
01. Ofício de solicitação de melhoria no processo digital <Órgão> <Setor> Of. <SIGLA_SETOR>/<SIGLA_ORGÃO> n.º <Nº_OFÍCIO> <Cidade>, <DD> de <mês por extenso> de <AAAA>. Ilustríssimo(a) <Nome_destinatário> Senhor(a) <Cargo_destinatário>, O(A) <nome do órgão> com o processo administrativo digital <nome do processo> em produção desde <dd/mm/aaaa>, identificou melhorias a serem efetuadas no referido processo. Desta forma, solicito a análise de viabilidade de execução de um projeto objetivando a implementação destas melhorias. Atenciosamente, <AUTORIDADE COMPETENTE> <Cargo> ID <ID FUNCIONAL>
02. Relatório de levantamento preliminar das necessidades do projeto LEVANTAMENTO PRELIMINAR DAS NECESSIDADES DO PROJETO De acordo com o previsto no projeto de informatização do processo administrativo <nome do processo> do <nome do órgão>, os levantamentos preliminares das necessidades do Projeto foram realizados com sucesso, entre os dias <início> e <término>. Nesta etapa foram verificados os seguintes pontos para análise: Pré-requisitos Disponibilidade orçamentária para adesão a ata de registro de preço (RP). Link com o PRODERJ, através da Rede de Governo (mínimo 2MB). Infraestrutura tecnológica mínima necessária para cada servidor (processador pentium de 233 MHz, 512 MB de memória, 200 MB de disco rígido, Internet Explorer 8, Java 1.6). Atende (S-Sim; N-Não; P-Providenciar) Observações Informações complementares Quantidade Observações Complexidade do processo. N/A <Baixa / Média / Alta> Quantidade de servidores envolvidos no processo. Quantidade de processos autuados por ano. Número médio de folhas por processo. Tempo médio de trâmite do processo. Rio de Janeiro, <DD> de <mês por extenso> de <AAAA>. <Nome> Diretor do Departamento de Planejamento - SGPD ID <Id Funcional> <Responsável pelo Processo no Órgão> <Cargo> ID <Id Funcional>
03. Parecer de análise sobre pré-requisitos do projeto PARECER Nº: <Nº_PARECER> - <SIGLA_SETOR>/<SIGLA_ORGÃO> ANÁLISE DOS PRÉ-REQUISITOS PARA INFORMATIZAÇÃO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO. Ilustríssimo(a) <Nome_destinatário> Senhor(a) <Cargo_destinatário>, Considerando a análise sobre o levantamento dos pré-requisitos realizado no(a) <nome do órgão>, entre os dias <DD/MM/AAAA> a <DD/MM/AAAA>, declaro que <é viável ou não é viável> o início do projeto de informatização do processo administrativo <nome do processo>. <Em caso de inviabilidade, relatar os pré-requisitos não atendidos e seus motivos.> Atenciosamente. <Cidade>, <DD> de <mês por extenso> de <AAAA>. <Nome> Superintendente de Gestão do Processo Digital ID <Id Funcional> <Nome> Diretor do Departamento de Planejamento - SGPD ID <Id Funcional>
04. Ofício de cancelamento de solicitação de informatização <Órgão> <Setor> Of. <SIGLA_SETOR>/<SIGLA_ORGÃO> n.º <Nº_OFÍCIO> <Cidade>, <DD> de <mês por extenso> de <AAAA>. Ilustríssimo(a) <Nome_destinatário> Senhor(a) <Cargo_destinatário>, De acordo com o parecer recebido desta Superintendência, sobre a viabilidade de informatização do processo administrativo <nome do processo>, estamos cancelando a solicitação de informatização do referido processo administrativo. Atenciosamente, <AUTORIDADE COMPETENTE> <Cargo> ID <ID FUNCIONAL>
05. Ofício de adesão ao processo digital Of. <SIGLA_SETOR>/<SIGLA_ORGÃO> n.º <Nº_OFÍCIO> <Cidade>, <DD> de <mês por extenso> de <AAAA>. Ilustríssimo(a) <Nome_destinatário> Senhor(a) <Cargo_destinatário>, De acordo com a análise realizada por esta Superintendência dos requisitos necessários para a informatização do processo administrativo <nome do processo>, sob a responsabilidade do(a) <nome do órgão>, informo que os mesmos estão pertinentes para o início do projeto em <dd/mm/aaaa>. Atenciosamente. <NOME> Subsecretário de Gestão da Casa Civil ID <ID FUNCIONAL>
06. Termo de abertura de processo TERMO DE ABERTURA DE PROCESSO Em <dia> de <mês por extenso> de <ano>, efetuou-se a abertura do processo de n PD-<número do processo>. Com este fim e para constar, eu, <NOME>, servidor(a) do(a) <Nome do Órgão>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado. Rio de Janeiro, <dia> de <mês por extenso> de <ano>. <NOME> <Cargo> <ID Funcional>
07. Plano do projeto PLANO DE PROJETO PROCESSO <NOME DO PROCESSO ADMINISTRATIVO> Versão: <versão> <data>
07. Plano do projeto SUMÁRIO 1. Objetivo... 57 2. Aplicação e alcance... 57 3. Informações sobre o Processo Administrativo... 57 3.1Descrição do Processo Administrativo... 57 3.2Objetivo da Informatização do Processo Administrativo... 57 4. Identificação... 58 4.1Meta... 58 4.2Benefícios... 58 4.3Premissas e Restrições... 58 5. Escopo... 59 5.1Declaração de Escopo... 59 5.2Estrutura Analítica do Trabalho... 59 5.3Critérios de Aceitação... 59 6. Prazo... 60 6.1Cronograma... 60 6.2Marcos de Entrega... 60 7. Recursos Humanos... 61 8. Cenário... 63 8.1Interfaces Internas... 63 8.2Interfaces Externas... 63 8.3Entidades Externas... 63 8.4Vizinhança... 64 8.5Riscos... 64 9. Plano de Comunicação... 65 10.Planejamento de Reuniões... 65
07. Plano do projeto 1.Objetivo Estabelecer as premissas sobre o planejamento do projeto para informatização de processos administrativos no âmbito do Programa Processo Digital coordenado pela Secretaria da Casa Civil, através da. 2.Aplicação e alcance Este documento é elaborado pelo gerente responsável pelo projeto e/ou processo do(a) <nome do órgão> e pelo Departamento de Planejamento da SGPD. Este documento sofrerá atualizações no decorrer do projeto, contendo todas as informações necessárias a execução do mesmo. 3.Informações sobre o Processo Administrativo 3.1.Descrição do Processo Administrativo <inserir uma descrição do Processo Administrativo, citando seu(s) objetivo(s), abrangência etc.> 3.2.Objetivo da Informatização do Processo Administrativo <relacionar resultados esperados com o ingresso no Programa do Processo Digital>.
07. Plano do projeto 4.Identificação 4.1.Meta OBJETO: <o que se pretende produzir com este Projeto> OBJETIVO GERENCIAL: <para que será feito> INÍCIO: <data de inicio do projeto> TÉRMINO: <data de término do projeto> PRAZO: <duração do projeto> CUSTO: <custo previsto com o valor e as fontes de recursos> 4.2.Benefícios Benefícios Quantificáveis: <Escreva aqui os benefícios e importâncias quantificáveis deste Projeto.> Benefícios não Quantificáveis: <Escreva aqui os benefícios e importâncias não - quantificáveis deste Projeto.> 4.3.Premissas e Restrições Premissas: <Escreva aqui as premissas do Projeto, algo que deve acontecer no Projeto, mas que não necessariamente comprometa os produtos finais> Restrições: <Escreva aqui as restrições do Projeto, algo que tem que acontecer no projeto uma vez que impacta nos produtos finais>
07. Plano do projeto 5.Escopo 5.1.Declaração de Escopo O que será feito: <Escreva aqui as ENTREGAS do Projeto> O que não será feito: <Escreva aqui os itens que não serão contemplados na execução deste Projeto> 5.2.Estrutura Analítica do Trabalho <Detalhar o escopo do Projeto em pacotes de trabalho> 5.3.Critérios de Aceitação <Escreva aqui os fatores que irão garantir que as entregas estão de acordo com as expectativas do cliente> ENTREGA CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO
07. Plano do projeto 6.Prazo 6.1.Cronograma NOME DA TAREFA PROJETO: INFORMATIZAÇÃO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO Planejar a Informatização do Processo Administrativo Digital Atualizar informações e requisitos prelimares de projeto Aderir Ata de Registro de Preço Ofício de Ingresso ao Processo Digital emitido Planejar Projeto Realizar reunião inaugural (Kick-Off) Termo de Aceite de Planejamento assinado Mapear Processos e Documentos Planejar fase de mapeamento Mapear processos e documentos da situação atual Termo de início de mapeamento de processos e documentos emitido Realizar mapeamento da situação atual Termo de Aceite de Mapeamento da Situação Atual assinado Mapear proposição do Processo Administrativo Digital Elaborar proposição de Processo Administrativo Digital Termo de Aceite de Mapeamento do Processo Administrativo Digital assinado Informatizar o processo administrativo Planejar fase de informatização Especificar requisitos técnicos Implementar Processo Administrativo Digital Realizar testes de integração e regressão Homologar o Processo Administrativo Digital Instalar o Processo Administrativo Digital em Produção Capacitar Central de Serviços Implantar o Processo Administrativo Digital nos órgãos Encerrar Processo de Informatização de PA RESPONSÁVEL SGPD - DPLAN Órgão SGPD - DPLAN Órgão / SGPD - DPLAN Órgão / SGPD - DPLAN Órgão / SGPD - DPLAN Órgão / SGPD - DPROC / Empresa Contratada Órgão / SGPD - DPROC / Empresa Contratada Empresa Contratada SGPD - DPROC Empresa Contratada SGPD - DPROC Órgão / SGPD - DINF / Empresa Contratada Órgão / SGPD - DINF/PRODERJ/Empresa Contratada Órgão / SGPD - DINF/PRODERJ/Empresa Contratada Órgão / SGPD - DINF Órgão / SGPD - DINF Órgão / SGPD - DINF Órgão/ SGPD - DINF/ PRODERJ/Empresa Contratada Órgão / SGPD - DINF / Empresa Contratada Órgão / SGPD - DINF 6.2.Marcos de Entrega <Liste os marcos de entrega (intermediários e finalísticos) do projeto, com datas e responsáveis> MARCOS DE ENTREGA DATA RESP.
07. Plano do projeto 7.Recursos Humanos <inserir o nome do Órgão> NOME PAPEL E-MAIL TELEFONE Responsável pelo projeto Responsável pelo processo Gerente do Projeto Assessor de Informática <inserir o nome da empresa contratada> NOME PAPEL E-MAIL TELEFONE Responsável pela empresa Gerente Comercial Gerente de Projeto SGPD Casa Civil NOME PAPEL E-MAIL TELEFONE Superintendente Diretor de Planejamento Diretor de Processos Diretor de Informatização
07. Plano do projeto PRODERJ APERJ NOME PAPEL E-MAIL TELEFONE Presidente Diretor de Tecnologia Diretor de Sistemas NOME PAPEL E-MAIL TELEFONE Presidente Diretor de Gestão Documental MATRIZ DE RESPONSABILIDADES NOME ÓRGÃO RESPONSABILIDADE
07. Plano do projeto 8.Cenário 8.1.Interfaces Internas <Forneça a relação de agentes internos do(a) <nome do órgão> que tem alguma relação com seu Projeto> EXPECTATIVAS E/OU RESPONSABILIDADES NOME E/OU RESTRIÇÕES 8.2.Interfaces Externas <Forneça a relação de agentes externos ao órgão que terão alguma relação com seu Projeto> EXPECTATIVAS E/OU RESPONSABILIDADES NOME E/OU RESTRIÇÕES 8.3.Entidades Externas <Escreva aqui os nomes dos órgãos, áreas, pessoas etc. que são possíveis usuários do processo administrativo> EXPECTATIVAS E/OU RESPONSABILIDADES NOME E/OU RESTRIÇÕES
07. Plano do projeto 8.4.Vizinhança <Organismos externos que não fazem parte do Projeto, mas podem influenciar o andamento do mesmo com normas, regulamentos, influência etc.> EXPECTATIVAS E/OU RESPONSABILIDADES NOME E/OU RESTRIÇÕES 8.5.Riscos Os riscos do Projeto deverão ser identificados e tratados utilizando o Plano de Gerenciamento de Riscos. E as atividades relacionadas ao seu gerenciamento deverão ser incluídas no cronograma do projeto em casa fase respectiva. <Riscos são eventos incertos, ou seja, que podem ou não acontecer durante o desenvolvimento dos trabalhos>
07. Plano do projeto DESCRIÇÃO DO RISCO P I R ESTRATÉGIA CONTRAMEDIDA RESP. PRAZO P- Probabilidade; I-Impacto; R-Resultado do Risco 9.Plano de Comunicação DOCUMENTO MEIO DE COMUNICAÇÃO QUEM ELABORA QUEM RECEBE PERIODICIDADE As atividades relacionadas ao seu gerenciamento deverão ser incluídas no cronograma do projeto em cada fase respectiva. 10.Planejamento de Reuniões ASSUNTO PERIODICIDADE ENVOLVIDOS As atividades relacionadas ao seu gerenciamento deverão ser incluídas no cronograma do projeto em cada fase respectiva.
08. Termo de aceite de planejamento de projeto TERMO DE ACEITE DE PLANEJAMENTO DE PROJETO A etapa planejamento para a informatização do processo administrativo <nome do processo>, foi realizada com sucesso entre os dias <dd/mm/aaaa> e <dd/mm/aaaa>. Esta Superintendência e o(a) <nome do órgão> elaboraram e concensaram a seguinte documentação: Plano de Projeto. Rio de Janeiro, <DD> de <mês por extenso> de <AAAA>. <Nome> Superintendente de Gestão do Processo Digital ID <Id Funcional> <Responsável pelo processo no Órgão> <Cargo> ID <Id Funcional> <Nome> <Responsável pelo projeto no Órgão > Diretor do Departamento de Planejamento - SGPD ID <Id Funcional> <Cargo> ID <Id Funcional>
09. Termo de início de mapeamento de processos e documentos TERMO DE INÍCIO DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS Conforme o aceite da etapa de planejamento da informatização do processo administrativo <nome do processo>, inicia-se na presente data a fase de mapeamento do processo administrativo com previsão de término para <dd/mm/aaaa>. Rio de Janeiro, <DD> de <mês por extenso> de <AAAA>. <Nome> Superintendente de Gestão do Processo Digital ID <Id Funcional> <Responsável pelo processo no órgão> <Cargo> ID <Id Funcional> <Nome> Diretor do Departamento de Processos - SPGD ID <Id Funcional> <Responsável pelo projeto no órgão> <Cargo> ID <Id Funcional>
10. Relatório da situação atual do processo administrativo <Órgão> <Setor> RELATÓRIO DE SITUAÇÃO ATUAL PROCESSO ADMINISTRATIVO <NOME DO PA> Versão <versão> <data>
10. Relatório da situação atual do processo administrativo <Órgão> <Setor> SUMÁRIO 1. Processo Administrativo <nome do PA>... 70 2. Papéis e responsabilidades... 70 3. Glossário... 70 4. Macroprocesso... 71 4.1Descrição dos Processos... 72 5. Processo <nome do processo>... 73 5.1Descrição das Atividades do Processo <nome do processo>... 74 5.2Relação dos documentos tramitados no Processo <nome do processo>... 74 6. Contratualizações... 74 7. Diagrama de Escopo e Interfaces... 75 8. Lista de problemas encontrados... 76 9. Anexo Documentos... 76
10. Relatório da situação atual do processo administrativo <Órgão> <Setor> 1.Processo Administrativo <nome do PA> <Descrição do Processo Administrativo> 2.Papéis e responsabilidades <Relacionar todos os papéis envolvidos nos processos com as respectivas descrições de responsabilidade> Papel Descrição de Responsabilidades 3.Glossário <Definição e descrição de abreviações e termos técnicos> 70
10. Relatório da situação atual do processo administrativo <Órgão> <Setor> 4.Macroprocesso <Breve descrição sobre o Macroprocesso> 71
10. Relatório da situação atual do processo administrativo <Órgão> <Setor> 4.1.Descrição dos Processos Processo Descrição do Processo 72
10. Relatório da situação atual do processo administrativo <Órgão> <Setor> 5. Processo <nome do processo> <Breve descrição sobre o processo> <Anexar desenho do processo de forma que fique legível, como exemplo abaixo.> 73
10. Relatório da situação atual do processo administrativo <Órgão> <Setor> 5.1.Descrição das Atividades do Processo <nome do processo> Atividade Descrição da Atividade 5.2.Relação dos documentos tramitados no Processo <nome do processo> Atividade Documento Descrição do documento Plano de Classificação Tabela de Temporalidade Anexo 6.Contratualizações < Identificar as contratualizações entre áreas para realização de atividades que resultem em uma entrega. Exemplo: De Para Entrega/Produto Contrato Pré-requisito > Aprovador Técnico Casa Civil Parecer de Aprovação XYZ 48 horas Solicitação de XYZ De Para Entrega/Produto Contrato Pré-requisito 74
10. Relatório da situação atual do processo administrativo <Órgão> <Setor> 7.Diagrama de Escopo e Interfaces <Identificar as Entradas, Resultados, Regulações e Suporte do processo e apontar os pontos críticos na interface entre esses elementos com o processo. Exemplo:> 75
10. Relatório da situação atual do processo administrativo <Órgão> <Setor> Nº Interface Situação Descrição 2 Suporte - TI Informação do Sistema Legado XYZ deve passar por ajustes para integrar com a solução ABC 8.Lista de problemas encontrados <Listar os problemas identificados no levantamento dos processos da situação atual. Essa lista apoiará a análise dos processos de TO BE> Nº Problema Processo Causa Impactos 9.Anexo Documentos <Anexar modelo dos documentos utilizados> 76
11. Relatório de análise de mapeamento de processo RELATÓRIO DE ANÁLISE Órgão <Nome do Órgão> Analista de Processos Revisado por Processo Administrativo <Nome do processo> Análise do Relatório <Nome do Relatório> Início da Análise Término da Análise Em Situação Processo Gestão Documental Análise Geral do Processo Papéis e Responsabilidades Notação BPM Negócio Situação do Processo Rio de Janeiro, <DD> de <mês por extenso> de <AAAA>. 77
12. Termo de aceite de mapeamento da situação atual TERMO DE ACEITE DA ETAPA DE MAPEAMENTO DA SITUAÇÃO ATUAL A etapa de mapeamento da situação atual para a informatização do processo administrativo <nome do processo>, foi realizada com sucesso entre os dias <dd/mm/aaaa> e <dd/mm/aaaa>. Nesta etapa foi realizada a entrega do Relatório da Situação Atual do processo. Rio de Janeiro, <DD> de <mês por extenso> de <AAAA>. <Nome> Superintendente de Gestão do Processo Digital ID <Id Funcional> <Responsável pelo processo no órgão> <Cargo> ID <Id Funcional> <Nome> Diretor do Departamento de Processos - SPGD ID <Id Funcional> <Responsável pelo projeto no órgão> <Cargo> ID <Id Funcional> 78
79 13. Relatório de proposição de processo administrativo digital <Órgão> <Setor> RELATÓRIO DE PROPOSIÇÃO DE MELHORIA DO PROCESSO ADMINISTRATIVO DIGITAL <NOME DO PA> Versão <versão> <data>
80 13. Relatório de proposição de processo administrativo digital <Órgão> <Setor> SUMÁRIO 1. Processo Administrativo Digital <nome do PAD>... 81 2. Papéis e responsabilidades... 81 3. Glossário... 81 4. Macroprocesso... 82 5. Descrição dos Processos... 83 6. Processo <nome do processo>... 84 7. Descrição das Atividades do Processo <nome do processo>... 85 8. Relação dos documentos tramitados no Processo <nome do processo>... 85 9. Tabela DE-PARA de documentos... 86 10.Indicadores de desempenho... 87 11.Contratualizações... 88 12.Diagrama de Escopo e Interfaces... 89 13.Lista de Proposição de Melhorias para problemas encontrados... 90 14.Anexo Documentos... 90
13. Relatório de proposição de processo administrativo digital <Órgão> <Setor> Processo Administrativo Digital <nome do PAD> <Descrição do Processo Digital> Papéis e responsabilidades <Relacionar todos os papéis envolvidos nos processos com as respectivas descrições de responsabilidades> Papel Descrição de Responsabilidades Glossário <Definição e descrição de abreviações e termos técnicos> 81
13. Relatório de proposição de processo administrativo digital <Órgão> <Setor> Macroprocesso <Breve descrição e desenho do macroprocesso como exemplificado abaixo> 82
13. Relatório de proposição de processo administrativo digital <Órgão> <Setor> Descrição dos Processos Processo Descrição do Processo 83
13. Relatório de proposição de processo administrativo digital <Órgão> <Setor> Processo <nome do processo> <Breve descrição sobre o processo> <Anexar desenho do processo de forma que fique legível, como exemplo abaixo.> 84
13. Relatório de proposição de processo administrativo digital <Órgão> <Setor> Descrição das Atividades do Processo <nome do processo> Atividade Descrição da Atividade Relação dos documentos tramitados no Processo <nome do processo> Documento Descrição do documento Plano de Classificação Tabela de Temporalidade Anexo 85
13. Relatório de proposição de processo administrativo digital <Órgão> <Setor> Tabela DE-PARA de documentos <Relacionar as tipologias existentes que terão suas informações alteradas para atender ao PD> Processo Atividade Nome do Documento original Nome do Documento proposto Incluído no SITD? Template validado pelo CGD? Template criado? Observação 86
Dimensão 1 Dimensão 2 Dimensão 3 Dimensão 1 Dimensão 2 Dimensão 3 Dimensão 1 Dimensão 2 Dimensão 3 13. Relatório de proposição de processo administrativo digital <Órgão> <Setor> Indicadores de desempenho <Listar indicadores de desempenho por Macroprocesso e Processos> Indicadores de Macroprocesso Indicadores Descrição Cálculo Unidade Meta ou Faixa Periodicidade Fonte Dimensões Processo <Nome do Processo> Dimensões Indicadores Descrição Cálculo Unidade Meta ou Faixa Periodicidade Fonte Processo <Nome do Processo> Dimensões Indicadores Descrição Cálculo Unidade Meta ou Faixa Periodicidade Fonte 87
13. Relatório de proposição de processo administrativo digital <Órgão> <Setor> Contratualizações < Identificar as contratualizações entre áreas para realização de atividades que resultem em uma entrega. Exemplo: De Para Entrega/Produto Contrato Pré-requisito > Aprovador Técnico Casa Civil Parecer de Aprovação XYZ 48 horas Solicitação de XYZ De Para Entrega/Produto Contrato Pré-requisito 88
13. Relatório de proposição de processo administrativo digital <Órgão> <Setor> Diagrama de Escopo e Interfaces <Identificar as Entradas, Resultados, Regulações e Suporte do processo digital. Abaixo segue imagem ilustrativa para exemplificar o preenchimento da tabela> Escopos e Interfaces Processo Processo ABC Processo ABC Entrada / Regulação / Suporte / Resultado Responsável Interface Entrada Solicitante Pedido de XXX 2 Suporte TI Sistema XYZ 3 Situação da interface (1/2/3) Situação da Interface 1- INTERFACE CONFORME 2- OPORTUNIDADE DE MELHORIA CONTEMPLADA NO REDESENHO 3- INTERFACE COM OPORTUNIDADE DE MELHORIA 89