PLANEJAMENTO DA PROPRIEDADE RURAL FAMILIAR Proposta de Treinamento Prático/ Teórica Roteiro para o instrutor CURITIBA, SETEMBRO DE 2004
2 PLANEJAMENTO DA PROPRIEDADE RURAL Proposta de Treinamento Prático/ Teórica 1 Roteiro para o instrutor Odilio Sepulcri 2 1- OBJETIVO GERAL Analisar o atual sistema de produção e de gestão da propriedade rural familiar e buscar alternativas para melhorias necessárias, que possibilitem o planejamento dos ganhos conforme os objetivos do agricultor e de sua família, na busca do desenvolvimento sustentável (econômica, ambiental e social). Observar, compreender, decidir, agir e monitorar 1.1-Objetivos Específicos Planejar a propriedade rural familiar conforme os objetivos da família. Entender o ambiente onde está inserida a propriedade rural; Identificar os objetivos de vida da família e as metas do seu sistema de produção; Conhecer a estrutura produtiva da propriedade (recursos produtivos e sua alocação); Saber como obter as informações para a tomada de decisões e procedimentos administrativos para o funcionamento da propriedade; Analisar o sistema de gestão da propriedade rural, as informações, variáveis que auxiliem em seus métodos de gestão; Avaliar as receitas, os custos de produção e o capital da propriedade; Identificar os principais gargalos que impedem a agregação de valor ao produto e à unidade familiar; Melhorar a eficiência do processo produtivo (alta produtividade com baixo custo unitário), reduzindo os erros, as variações excessivas, desperdícios, retrabalho, corrigindo procedimentos e métodos operacionais; Proceder a comparação de desempenho entre as atividades semelhantes dos agricultores; Avaliar os resultados do sistema de produção em função de seus objetivos; 2- DIAGNÓSTICO O diagnóstico é resultado de um sistema de informações internas e externas da propriedade, que envolve a coleta ou levantamento, registros, ordenação, análise ou interpretação e síntese de dados, fatos e informações, comparados a uma situação desejada. A qualidade da informação e do dado obtido garantem confiabilidade aos resultados da análise. De nada adianta ter computadores sofisticados e métodos de análise precisos, se os dados e informações não têm consistência. 2.1- Informações gerais da propriedade ( Formulário do Sistema Renda Rural) Visitando e conhecendo a propriedade: (organizar o grupo antecipadamente): Nome do produtor e endereço; Ano da safra agrícola e data do levantamento; Área total da propriedade em hectares (própria e arrendada); Há quanto tempo possui a propriedade; Acontecimentos marcantes que influenciaram no destino da propriedade; Número de pessoas que trabalham na propriedade em eqüivalente-homem (familiar e contratada); Quais os objetivos do agricultor para o próximo ano e para os próximos cinco anos.
3 2.2- Inspecionando a propriedade e coletando fatos e dados Levantar os recursos produtivos da propriedade e seu uso (alocação e uso dos recursos). Método: Diagnóstico rápido participativo - caminhada no sentido longitudinal e transversal ou de maior visão da propriedade, visitando e analisando as principais explorações, suas estruturas, ocupação do solo, pontos fortes e críticos, etc., com o uso da observação e de entrevista semi estruturada. a) Analisar os recursos naturais disponíveis (gestão da terra, da água, fauna e flora) Solo (tipo, fertilidade, relevo, drenagem, cobertura do solo, infiltração de água no solo, escorrimento superficial, e carga poluidora da propriedade) como está sendo explorado o solo em cada talhão ou lote, verificando se há água disponível; SAU - Identificar a superfície agrícola útil, suas potencialidades e suas limitações; Mapa da propriedade estudo dos espaços agrícolas: localização e georeferenciamento das benfeitorias, dos recursos hídricos de superfície existentes, das estradas, dos lotes com suas culturas, pastagens e florestas, a declividade dos lotes, a erosão e demais pontos críticos, a presença de pedras e outros obstáculos, solos mal drenados; Preservação permanente e de reserva legal - verificar se atende o cumprimento da legislação, pontos críticos. b) Capital - identificar os recursos produzidos pelo homem e à disposição da produção Máquinas - gestão das máquinas: número de máquinas, ano de fabricação e horas de uso durante os meses e total do ano; Instalações - gestão das instalações e benfeitorias produtivas: tamanho, adequação e uso durante os meses e total do ano; Benfeitorias identificar as benfeitorias e finalidade; Animais de trabalho - número de animais de trabalho e operações realizadas com os mesmos; Animais produtivos - número de animais (carne, leite e outros), por categoria animal; Dívidas - verificar as dívidas a pagar e créditos a receber; Dinheiro em caixa. c) Identificar as explorações e seus papéis na propriedade, a renda bruta (RB) por atividade e total da propriedade Preencher o formulário no item discriminação de receitas e custos, colocando as explorações e o mês em que foi efetivada a receita, juntamente com o seu valor. d) Gestão da mão-de-obra - recursos humanos Identificar as atividades executadas por exploração, época em que são realizadas e o tempo gasto em cada atividade em dias de trabalho (8:00 horas); Divisão de responsabilidades quem é o responsável por cada tarefa; Poder decisório como está organizado o processo na propriedade; Elaborar a matriz de atividades e do trabalho. 2.3- Gestão financeira da propriedade 2.3.1- Gestão dos custos Identificar o sistema de produção utilizado, o processo tecnológico (tecnologia, insumos e princípios ativos utilizados). Identificar os custos da propriedade, por exploração, relacionando os gastos em cada item do custo variável e o mês em que foi efetuado. Organizar o custo de produção por exploração (produto) e total da propriedade, identificando os custos bons e os custos ruins. Pontos para reflexão:
4 - Pode-se reduzir os custos nestas atividades mantendo a receita constante? - Pode-se aumentar a receita mantendo os custos constantes? - Pode-se reduzir os ativos mantendo constantes os custos e as receitas? 2.3.2- Gestão do fluxo de caixa Verificar como ocorreram as entradas e saídas de dinheiro na propriedade e identificar os gargalos (períodos de falta de dinheiro), se houver. Incluir as despesas com a família. 2.4- Comercialização da produção Onde estão sendo feitas as compras e de que forma (individual ou em conjunto); Onde estão sendo feitas as vendas e de que forma (individual ou em conjunto); Que tipo de produto é colocado no mercado (classificação, embalagem e qualidade); Existe forma de agregar valor ao produto e à propriedade; Época de compra e de venda; Em que ponto (elos) da cadeia produtiva estão sendo feitas as compras e as vendas (intermediário, atacadista, cooperativa, outros); Pode-se reduzir o preço de compra (reduzindo os custos) e o preço de venda (aumentando as receitas), com a organização em grupos? 2.5- Analisar os resultados da propriedade Renda bruta parcial e total; Margem bruta e líquida; Ponto de equilíbrio; Retorno por hectare, por real investido, por dia trabalhado; Produtividade da terra por hectare. 2.6- Objetivos do agricultor em relação à produção animal e vegetal, com a família e em função das conclusões do diagnóstico O que o agricultor quer ser no futuro? O que ele quer ter? O que ele quer fazer? A quem ele quer atender? Como ele quer fazer? Que resultados ele quer obter em cada atividade? O que pensa do futuro dos filhos? Qual a sua expectativa de qualidade de vida? Outros. 2.7- Conclusões gerais do diagnóstico da propriedade (Relatórios do Renda Rural) A partir da interpretação dos dados anteriores, sintetizar os dados resumidamente no sentido de tirar conclusões sobre o desempenho da propriedade, comparando com a situação desejada (objetivos do produtor). O que explica os resultados obtidos (fatores que determinam o rendimento econômico)? O produtor está atingindo seus objetivos? Como estão os resultados comparados com os melhores resultados locais? A propriedade está em fase de expansão (intensificação e acumulação), ou em fase de estagnação ou de descapitalização (crise)? Quais os riscos da propriedade? A técnica PODA facilita a análise e identificar as conclusões do diagnóstico, dentro e fora da propriedade, numa visão de sustentabilidade, conforme segue:
5 Pontos fortes; Oportunidades; Deficiências e dicas do que pode ser melhorado; Ameaças. Em pontos fortes (dentro da propriedade), observar Qual a aptidão principal da empresa ou da propriedade? Apresenta vantagem de situação? Localização do imóvel, participação no mercado, funcionários capacitados, domínio do conhecimento e da tecnologia; Recursos naturais de boa qualidade; Beneficia-se do efeito escala via cooperação; Flexibilidade empresarial, Ligações comerciais vantajosas; aprovação de seus produtos pelo consumidor. Em deficiências (dentro da propriedade), observar "Uma corrente é tão forte quanto o seu elo mais fraco". Atua individualmente, sem escala; Atua em desvantagem em relação aos concorrentes; Equipamentos velhos e ultrapassados; Prática de trabalho restritiva, treinamento insatisfatório; Uso adequado dos recursos naturais; Falta de água de superfície; Via de acesso à propriedade precário, sem condições de trânsito com chuva. Em oportunidades (fora da propriedade), observar Novos mercados em expansão, explosão na demanda; E possível que a melhoria dos fatores macroeconômicos ajudem o negócio; A flutuação da taxa de câmbio ou a redução das taxas de juros poderão favorecer alguma vantagem competitiva; Os novos hábitos dos consumidores oferecem oportunidades de negócio. Em ameaças (fora da propriedade), observar A economia está em recessão ou em crescimento; A crise das bolsas pode afetar negativamente seu negócio; Existem barreiras restritivas à exportação; Existem altos estoques mundiais que poderão afetar os preços dos produtos; O setor está em fase de retração; Há menor potencial para diversificação; A empresa está sob ameaça de desapropriação, dívidas e outros; Riscos ambientais; Outros riscos observados. 3. PLANEJAMENTO DA PROPRIEDADE O planejamento é um processo permanente e contínuo, portanto não termina com a montagem de um plano anual de trabalho, para um determinado ano agrícola. Toda ação deve ser planejada de forma participativa (modo participativo de tratar o saber, de gestão do tempo e dos recursos produtivos, de priorização dos problemas que gostariam de conhecer e superar),de tal modo que o plano seja um compromisso de todos. É um processo que potencializa o uso dos recursos produtivos disponíveis, na busca da lucratividade (competitividade, produtividade, qualidade e sustentabilidade), produzindo resultados que atendam os objetivos do agricultor. Planejar é encontrar o melhor caminho, é organizar o mapa de navegação, é o ato de pensar, comparar, refletir, tomar decisões e agir, organizar e exercitar antecipadamente, com baixo custo, o que deverá ser feito para obter os resultados esperados: O que
6 produzir? Para que produzir? Quanto produzir? Onde produzir? Quando produzir? Como produzir? Para quem produzir? Quanto custa para produzir? Que resultados econômicos obter? De posse dos conhecimentos até aqui obtidos da propriedade e com os conhecimentos das demandas de mercado, o produtor está, relativamente, preparado para planejar seu negócio. 3.1- Objetivo do plano Todo o plano tem como objetivo detalhar as atividades para atingir os objetivos e as metas do agricultor e de sua família. Este objetivo geral pode ser dividido em partes, a saber: Utilizar ao máximo os recursos produtivos disponíveis na propriedade evitando perdas, desperdícios, ociosidade, desvios e escassez; Assegurar à propriedade um volume adequado de negócios (planejamento estratégico), com um equilíbrio mensal de entradas de receitas através de uma combinação adequada de explorações (animal e vegetal); Conseguir um equilíbrio na combinação dos recursos produtivos; Minimizar os riscos e ameaças da atividade; Permitir a escolha de alternativas e de tecnologias apropriadas à situação específica; Estipular condições flexíveis de operacionalização (adaptação em momentos de crise). 3.2- Estudo do mercado Fazer uma reflexão dos itens a seguir, para evitar erros e frustrações no processo de comercialização. Busca-se com isto garantir a comercialização da produção antes de produzir. Que produto quero produzir? Em qual mercado vou vender? Quais os canais de comercialização existentes? Para quem vou vender (cliente)? Qual o preço no mercado hoje e o preço médio do ano? Em que época do ano o produto tem melhor preço? Os compradores têm tradição no mercado e cumprem o prometido? Que tipo de produto os compradores (consumidores) pagam mais e com quais características (classificação, padronização, embalagem, apresentação,... )? Como produzir o produto com as características que o mercado paga mais? Em que ponto (elo) da cadeia produtiva estão situados meus compradores? Quem são os meus concorrentes no Brasil e de outros países? Compare seu produto com o dos concorrentes: é melhor ou pior? Existem condições de competir neste mercado com lucratividade? 3.3- Definir as metas (quantificar os objetivos) a serem atingidas por exploração Área, produção e produtividade esperada por exploração; Na produção animal incluir o planejamento do rebanho, planejamento forrageiro, sanitário, reprodutivo e manejo do rebanho; Definir metas de curto prazo (um ano) e de longo prazo (mais de um ano). 3.4- Gestão do solo Fazer o mapa e a matriz do solo, uso atual e proposição de uso, reorganizar os espaços do solo (lotes ou talhões), frente as metas estabelecidas; 3.5- definir os padrões tecnológicos (o que fazer) e operacionais (como fazer) Definir no processo produtivo, os índices de controle e de verificação dos gargalos da produção (pontos críticos de controle e de monitoramento). 3.6- Gestão financeira
7 3.6.1- Gestão dos custos Fazer os orçamentos dos custos de produção, utilizando-os como ferramenta de auxílio à tomada de decisão. 3.6.2- Gestão do fluxo de caixa Fazer a previsão de entradas e saídas de dinheiro (orçamento de caixa). Consiste em verificar se a atividade ou a empresa, dependendo do nível de análise, é viável financeiramente, ou se ela gera recursos em tempo hábil para cobrir todas as suas despesas e se necessita de financiamento para cumprir o seu plano. O dinheiro é fruto de seu trabalho e difícil de ganhar, portanto use-o inteligentemente. Aplicar bem o dinheiro poupado é fundamental para o sucesso do indivíduo e de sua propriedade. Segundo o psicólogo Napoleon Hill, sem a poupança o indivíduo sofre dos dois lados: "primeiro, pela incapacidade de agarrar as oportunidades que aparecem apenas para as pessoas que possuem algum capital e, em segundo lugar, embaraços que surgem numa emergência que exige dinheiro",. 3.7- Gestão da mão-de-obra - recursos humanos Reorganizar a matriz das atividades e do trabalho. 3.8- Previsão de resultados Fazer a projeção de resultados econômicos a serem obtidos; produtividade, margens, retornos por unidade de fator, ponto de equilíbrio e outros. 3.9- Controle das operações - Garantia dos resultados O controle e o monitoramento do plano (padrão desejado), em comparação ao que está acontecendo, deve ser seguido de ação corretiva imediata, em tempo real, a fim de garantir o resultado esperado. O que verificar? O que medir? O que registrar? Eleger dentro do processo produtivo pontos críticos de controle para serem verificados, medidos e comparados com o padrão planejado. Pontos críticos de controle são gargalos existentes no processo produtivo, que urna vez executados de forma incorreta, prejudicam significativamente os resultados esperados. São os pontos ou itens vitais que garantem o sucesso do processo produtivo. Exemplo: fertilização incorreta, população de plantas, controle de pragas e doenças, etc. Registros são anotações de fatos e dados que irão compor o sistema de informações do processo produtivo e da propriedade, especialmente entradas e saídas de dinheiro, insumos, serviços, informações de mercado e outras. 3.9.1- Um roteiro de perguntas para prevenir erros - A unidade familiar conhece e deseja alcançar os objetivos traçados? - Todos conhecem as tarefas que devem executar para alcançarem os objetivos? Sabem quais são resultados que devem ser avaliados e quando? - Sabem avaliar ou medir quando estão fazendo as tarefas certas ou erradas e corrigirias no momento da execução (em tempo real)? - São treinados e assessorados constantemente em suas tarefas? São reconhecidos quando atingem os resultados esperados? - Comunicam-se entre si sobre o que acontece na propriedade(existe clima para isto)? Qual o instrumento a ser usado para anotações ou registros? - Qual a época para início e fechamento das anotações ou registros? 4. O que é necessário para ganhar dinheiro com a agropecuária Este item serve para reflexão com o grupo de produtores, onde eles é que têm de chegar nas suas próprias conclusões. Gerir com eficiência a propriedade rural. Como? Produzir com lucratividade e qualidade exigida pelo cliente; Vender bem e antes de produzir; Comprar bem (qualidade e preço);
Gastar bem (controlar os custos); Atuar em cooperação (beneficiar-se do efeito escala); Investir bem os lucros (consumo x poupança), aumento dos ativos. 8
9 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA COSTA, Paulo Henrique Soto, ATTIE, Eduardo Vieira. Análise de Projetos de Investimento. Rio de janeiro: Editora da Fundação Getúlio Vargas, 1990. 222p. LIMA Arlindo Prestes de; et alli. Administração da Unidade de Produção Familiar: Modalidades de trabalho com Agricultores. Ijuí: Editora da UNIJUÍ, 1995, 176p. OCEPAR. Custo de produção, julho de 1999 SOUZA, A. Métodos de custeio. Curitiba : UFPR CEPPAD/SENAI, 1998. SOUZA, Alceu, CLEMENTE, Ademir: Contextos, Paradigmas e Sistemas de Custeio. Curitiba: CEPAD/UFPR.