FSC e CERFLOR Auditoria de Monitoramento 2019 BO PAPER BRASIL INDÚSTRIA DE PAPÉIS LTDA Dados do certificado FSC Relatório Finalizado: 23/07/2019 Data das auditorias: 22 e 23/01/2019 Pessoa de Contato: Eloirdes Miranda de Mello Endereço: Rodovia Municipal DR 001 Km 07, S/N Fazenda Barra Mansa CEP 84.990-000 Arapoti/PR Brasil Dados do certificado CERFLOR Código(s) de certificação: IMA-COC-007410 Código de certificação: IMA-COC-0008 Certificado emitido em: 28/03/2016 Certificado emitido em: 12/04/2016
SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO...3 2. CONCLUSÕES DA AUDITORIA...3 2.1 Recomendação do auditor e decisão de certificação...3 2.2 Resumo de NCR e OBS (CONFIDENCIAL)...3 2.3 Relatórios de Não Conformidades FSC (CONFIDENCIAL, exceto da norma FSC-STD-40-005)...3 2.4 Relatórios de Não Conformidades CERFLOR...3 2.5 Observações (CONFIDENCIAL)...5 2.6 Ações tomadas pelo empreendimento antes da finalização deste relatório (CONFIDENCIAL)...5 2.7 Observações para a próxima auditoria (CONFIDENCIAL)...5 3. PROCESSO DE AUDITORIA...5 3.1 Equipe de auditoria...5 3.2 Visão geral do empreendimento...5 3.3 Avaliação do sistema de gestão...6 3.4 Avaliação dos pontos críticos de controle e riscos...6 4. RECLAMAÇÕES, DENÚNCIAS OU DISPUTAS...8 5. DADOS DO EMPREENDIMENTO E ESCOPO DE CERTIFICAÇÃO (CONFIDENCIAL)...9 5.1 Responsável formal pela certificação... Erro! Indicador não definido. 5.2 Detalhes por site... Erro! Indicador não definido. 5.3 Grupos de produtos no escopo do certificado... Erro! Indicador não definido. 5.4 Resumo do escopo do certificado... Erro! Indicador não definido. 5.5 Outras certificações que o empreendimento possui... Erro! Indicador não definido. 6. TAXA DE ADMINISTRAÇÃO ANUAL FSC (ANNUAL ADMINISTRATION FEE - AAF) (CONFIDENCIAL)...9 7. TRATATIVA DE NÃO-CONFORMIDADES REMANESCENTES...9 7.1 Avaliações de Relatórios de Não Conformidade (NCRs) abertos FSC (CONFIDENCIAL exceto se da FSC- STD-40-005) 9 7.2 Avaliações de Relatórios de Não Conformidade (NCRs) abertos CERFLOR...9 Anexo A CHECKLIST DA FSC-STD-40-004 V3-0 e requisitos de rastreabilidade cerflor (CONFIDENCIAL)...9 Anexo B CHECKLIST DA NORMA FSC-STD-50-001 V2-0 (USO DE MARCAS REGISTRADAS) e requisitos de uso da marca cerflor (CONFIDENCIAL)...9 Anexo C CHECKLIST DE TERCEIRIZAÇÃO DA NORMA FSC-STD-40-004 V3-0 e cerflor (CONFIDENCIAL)...9 Anexo D LISTA DE EVIDÊNCIAS DO RELATÓRIO (CONFIDENCIAL)...9 Anexo E ÍNDICES DE CONVERSÃO PARA O SISTEMA MÉTRICO...9 2
1. INTRODUÇÃO O propósito desse relatório é documentar a conformidade do empreendimento citado em relação aos requisitos de Cadeia de Custódia tanto do sistema de certificação florestal Forest Stewardship Council (FSC ) quanto do CERFLOR (Programa Brasileiro de Certificação Florestal). Cada um desses sistemas possuem requisitos próprios e esquemas de certificações independentes. O relatório apresenta as conclusões dos auditores do Imaflora que avaliaram o empreendimento em relação às normas aplicáveis. A seção abaixo contém os resultados da auditoria e as ações de seguimento necessárias pelo empreendimento, apresentadas na forma de ações corretivas. As informações dos relatórios de CoC FSC do Imaflora são mantidas confidenciais, com exceção dos dados de contato da empresa e da lista de grupos de produtos que são publicados no site info.fsc.org. O relatório CERFLOR possui um resumo público, que será extraído desse relatório. Nos casos com madeira controlada FSC também é disponibilizado ao público no site do FSC o resumo público do relatório, contendo o resumo do SDD (System Due Diligence) e eventuais Relatórios de Não Conformidade e Observações relacionados à madeira controlada. Resolução de Disputas: Se um empreendimento certificado pelo Imaflora encontrar empresas ou pessoas que tenham reclamações ou comentários sobre o Imaflora e sobre nossos serviços, os mesmos são fortemente encorajados a contatar o Imaflora. Reclamações ou Comentários formais devem ser enviados por escrito para qualidade@imaflora.org. 2. CONCLUSÕES DA AUDITORIA 2.1 Recomendação do auditor e decisão de certificação Baseando-se na conformidade do empreendimento em relação aos requisitos de certificação do FSC e CERFLOR e na recomendação do auditor, o Imaflora faz a seguinte recomendação: Decisão da certificação: Certificação APROVADA Se reprovada, pela seguinte justificativa: - 2.2 Resumo de NCR e OBS (CONFIDENCIAL) 2.3 Relatórios de Não Conformidades FSC (CONFIDENCIAL, exceto da norma FSC-STD-40-005) 2.4 Relatórios de Não Conformidades CERFLOR NCR#: 01/19 Classificação da NC: Menor Norma & Requisito: ABNT-NBR-14790:2014; Requisito 8.8.4 3
DESCRIÇÃO DAS EVIDÊNCIAS DE NÃO CONFORMIDADE E OUTRAS CORRELATAS Texto do requisito: 8.8.4 A organização deve ter um acordo escrito com todas as empresas subcontratadas, assegurando que os materiais e produtos da organização estão fisicamente separados dos outros materiais ou produtos. Não conformidade: A organização não possui acordos escritos com todas as empresas subcontratadas. Evidência: A organização recorre a três empresas terceiras não certificadas CERFLOR para realizar as atividades de corte das bobinas e embalagem das resmas. Foram apresentados contratos estipulados com duas das empresas terceiras, restando estabelecer o contrato com uma terceira empresa (editado no resumo público). A BO Paper identificou a inexistência do contrato nas auditorias internas, apontou ações corretivas para a situação e implementou um plano de ação para sanar a não conformidade. Pelo contexto apresentado emitese NCR 01/19 Menor. Solicitação de Ação Corretiva: Prazo para a Adequação Tipo de avaliação do NCR Ações corretivas (atua na consequência da não conformidade): O Empreendimento deverá implantar ações corretivas a fim de demonstrar conformidade com o(s) requisito(s) acima mencionado(s). Nota: Ações corretivas eficazes concentram-se na ocorrência específica descrita nas evidências acima, bem como na causa fundamental, de modo a eliminar e prevenir a recorrência da não conformidade. Até a próxima auditoria (máximo 12 meses) Presencial Desk PLANO DE AÇÃO DO EMPREENDIMENTO (preenchido pelo empreendimento após a revisão inicial do relatório) 1 Providenciar contrato com o prestador citado. Ação concluída em 12/02/2019. 2 Realizar treinamento de FSC/CERFLOR com o Gerente de Vendas. Ação concluída em março/19. Análise de causa: Ações preventivas (atua na causa da não conformidade): Reestruturação da área comercial e com as mudanças ocorridas o gerente da área comercial responsável pela atividade de terceirização não tinha conhecimento das obrigações pertinentes as certificações FSC/CERFLOR. 1 - Realizar auditoria na empresa terceira citada. Ação concluída em 16/07/2019. 2 - Criar check list para Terceirização de Produtos Certificados. Ação concluída em 23/05/2019. 3 - Revisar norma SGI-017 - MANUAL DE CADEIA DE CUSTÓDIA para inclusão do check list para terceirização. Ação concluída em 03/06/2019. 4 Criar uma lista de prestadores de serviços homologados e incluir na norma SGI-017- MANUAL DE CADEIA DE CUSTÓDIA. Responsável: Helen Costa Data: 10/08/2019. Análise Crítica: ANÁLISE CRÍTICA DO IMAFLORA SOBRE O PLANO DE AÇÃO (preenchido pela coordenação antes de emitir a versão final do relatório) O empreendimento realizou ações para identificar causas, estabelecer correções, e implementar medidas para evitar a recorrência. O plano de ação contemplou a inclusão do terceiro não mapeado, a revisão de procedimentos 4
Data de aceite e comunicação à organização Evidências Fornecidas pelo Empreendimento: Informações Obtidas para Avaliação das Evidências: Status do NCR: Comentários (opcional): - e treinamento para garantir que novos terceiros não sejam incluídos sem a adequada habilitação conforme procedimento de cadeia de custódia. 23/07/2019 ANÁLISE DO IMAFLORA SOBRE O ENCERRAMENTO DO NCR (preenchido pelo auditor quando analisar o encerramento desse NCR) PENDENTE (respondido pelo auditor no encerramento do NCR) PENDENTE (respondido pelo auditor no encerramento do NCR) ABERTO 2.5 Observações (CONFIDENCIAL) 2.6 Ações tomadas pelo empreendimento antes da finalização deste relatório (CONFIDENCIAL) 2.7 Observações para a próxima auditoria (CONFIDENCIAL) 3. PROCESSO DE AUDITORIA 3.1 Equipe de auditoria Auditor(es) Rafael Rodrigues da Silva Luís Eduardo Ott Tempo total de auditoria Qualificações Gestor Ambiental formado na ESALQ/USP e Mestre em Agronomia pela Universidade de São Paulo. Consultor ambiental com atuação em licenciamento ambiental de indústrias e empreendimentos minerários, em gerenciamento de áreas contaminadas, gerenciamento de risco e aplicação de conformidades à legislação florestal. Possui formação de Auditor Líder especialista em CoC e Manejo Florestal FSC pelo Imaflora. Auditor líder deste processo. Economista, especialista em gestão ambiental, gestão da qualidade, técnico em segurança do trabalho, com experiência em sistemas de gestão de certificações nas áreas industrial madeireira, florestal e logística, com qualificação Lead Assessor ISO 14001 e ISO 9001. Auditor em treinamento. 16 horas Padrões auditados FSC-STD-40-004 V3-0, FSC-STD-50-001 V2-0, ABNT NBR 14790:2014. Mudanças no escopo Período avaliado nessa auditoria Auditoria realizada na norma FSC-STD-50-001 V2-0. Janeiro a dezembro de 2018. 3.2 Visão geral do empreendimento 5
Em relação à complexidade do sistema do empreendimento, forneça um resumo das operações. Este resumo deve fornecer ao revisor do relatório e futuros auditores um panorama das operações e sistemas, especialmente em como eles se relacionam com os grupos de produtos FSC e CERFLOR O empreendimento é especializado em produção de pasta termomecânica (TMP) branqueada e não branqueada e de papel revestido e não revestido. Está localizada no município de Arapoti/PR e detém dois certificados de sistemas de certificação florestal FSC e CERFLOR, ambos de categoria Individual. O empreendimento adquire somente insumos elegíveis e opta por vender seus produtos com certificação FSC e CERFLOR, dependendo do selo do cliente. Os insumos adquiridos para produção do papel e da TMP são toras de pinus e eucalipto e celulose de fibra curta e longa, sempre certificados, podendo ou não ter dupla certificação. O DDS da organização é aplicado para o sistema CERFLOR, e são aplicados em todos os insumos adquiridos apenas com a declaração FSC, tornando-os elegíveis para ambos os sistemas. Todo o processo produtivo é auxiliado pelo sistema informatizado. A organização utiliza pouco as marcas registradas dos dois sistemas de certificação, de forma mais representativa em canais promocionais. As entrevistas realizadas ao longo de todo o processo produtivo demonstraram que os procedimentos escritos estão incorporados pela maioria dos profissionais dos setores visitados, evidenciando um bom treinamento. Já no que diz respeito à segurança do trabalho, foi verificado que na amostragem, os funcionários estavam sempre munidos dos seus respectivos EPIs e realizaram os exames periódicos previstos. A organização se destaca pelo longo período de operação sem acidentes registrados com gravidade para abertura de CAT e afastamento de funcionários. O cronograma apresentado no Plano de Auditoria foi seguido sem desvios. Verificou-se no tempo programado que os controles dos processos produtivos e administrativos relacionados aos procedimentos FSC e CERFLOR da BO Paper são bons, recomendando-a para manutenção dos certificados. 3.3 Avaliação do sistema de gestão Análise do Sistema de Gestão 1.1 Aspectos críticos do sistema de gestão devem assegurar que as normas aplicáveis sejam implementadas em todas as operações incluídas no escopo do certificado: Se não, descreva: confidencial 1.2 O Empreendimento deve demonstrar capacidade em termos de recursos técnicos para implementar o seu sistema de gestão: Se não, descreva: - 1.3 O Empreendimento deve demonstrar capacidade em termos de recursos humanos para implementar o seu sistema de gestão: Se não, descreva: - 1.4 O sistema de treinamento do Empreendimento deve ser adequado e efetivo para os funcionários responsáveis no sistema de controle da COC: Se não, descreva: - 1.5 O sistema para supervisão dos funcionários responsáveis deve assegurar a implementação efetiva do sistema de gestão documentado: Se não, descreva: - Comentários: - Conformidade Sim Não Sim Não Sim Não Sim Não Sim Não 3.4 Avaliação dos pontos críticos de controle e riscos 6
Pontos Críticos de Controle Sistema de Gestão da Certificação Elegibilidade das matérias primas no escopo Recebimento e estocagem de matéria prima Controle de volumes e Sistema para controle de declarações FSC Vendas / Embarque Breve descrição de como a organização controla os pontos críticos de controle A organização conta com procedimentos escritos, listas de fornecedores, listas de grupos de produtos, lista de terceiros e um sistema de diligência prévia para fazer a gestão da cadeia de custódia dos certificados FSC e CERFLOR. Todo o gerenciamento do sistema produtivo é realizado através do sistema, por onde também se verificam a elegibilidade dos insumos, a rastreabilidade dos produtos e as porcentagens de insumos certificados em cada produção. Cabe ao responsável pela certificação também o controle do uso das marcas registradas FSC e CERFLOR. Os meios para registro das reclamações são via telefone, e-mail e site, com prazos para as tratativas em conformidade com aqueles previstos em norma, apoiado por sistemas internos de alerta. Treinamentos para os procedimentos FSC e CEFLOR são realizados anualmente ou quando ocorrerem alterações significativas nas normas. A organização também gerencia através do SAP as remessas de bobinas destinadas a terceirização com subcontratadas não certificadas pelo FSC e CERFLOR. Todos os insumos adquiridos pela organização, tanto do mercado interno (toras e celulose) como do mercado externo (celulose), são elegíveis para a produção certificada FSC e CERFLOR. Adquirem-se toras com dupla certificação FSC 100% e 100% CERFLOR e celulose fibra curta e longa, com certificados FSC FSC Crédito Misto, FSC Misto 80% e Madeira Controlada FSC e certificados CERFLOR 100% CERFLOR. Os insumos FSC são elegíveis às produções CERFLOR por serem considerados de risco negligenciável de acordo com o SDD da organização. O recebimento do material é realizado por profissional treinado, que confere a carga munido da ordem de compra e documentos fiscais. Em seguida os insumos são inseridos em sistema, conforme suas características e declaração. O estoque dos insumos é feito em galpão coberto. Os volumes são controlados via SAP e planilhas Excel, que registram todas as entradas, saídas e perdas, assim como, as porcentagens de insumos certificados empenhados em cada produção. A organização controla seus grupos de produtos separadamente: para o papel controla-se a produção para ambos, FSC e CERFLOR, pelo sistema de porcentagem, aplicando a declaração conforme média móvel calculada para o período pregresso de três meses; para a pasta termomecânica (TMP) o controle é realizado pelo sistemas de transferência e percentual, apenas na certificação FSC. Toda produção fica segregada no estoque até o momento da expedição, já condicionada a um pedido e vendas pré-determinadas. A organização realiza vendas para os mercados interno e externo. O embarque do produto ocorre mediante emissão de Nota Fiscal. Caso exportação, também acompanha a fatura (Invoice) com todos os documentos de transporte vinculados (Packing List, Bill of Lading ou CRT). A declaração é colocada automaticamente via sistema mediante instruções cadastradas, sempre respeitando as declarações dos insumo utilizados, sistema de certificação e médias móveis calculadas. Para venda de papel as declarações podem ser FSC Misto 70% e/ou 70% CERFLOR. Para as vendas de TMP as declarações são FSC 100%, quando transferência, ou FSC Misto 98%, quando 7
Rotulagem / Aplicação da Marca FSC/CERFLOR nos produtos Outsourcing - Terceirização Outros pontos críticos identificados e os controles existentes: porcentagem. A organização não rotula seus produtos com as logomarcas FSC ou CERFLOR (PEFC). A organização terceiriza atividades de corte e embalagens com três subcontratadas não certificadas FSC e CERFLOR. - 4. RECLAMAÇÕES, DENÚNCIAS OU DISPUTAS Houve alguma reclamação, disputa ou alegação de não conformidade recebida pelo empreendimento ou pelo certificador sobre o escopo de certificação? Caso positivo, descreva o ocorrido e a apuração do fato: - Sim Não 8
5. DADOS DO EMPREENDIMENTO E ESCOPO DE CERTIFICAÇÃO (CONFIDENCIAL) 6. TAXA DE ADMINISTRAÇÃO ANUAL FSC (ANNUAL ADMINISTRATION FEE - AAF) (CONFIDENCIAL) 7. TRATATIVA DE NÃO-CONFORMIDADES REMANESCENTES Nota: Esta seção indica as ações tomadas pelo Empreendimento para cumprir os NCRs emitidos durante ou desde a última auditoria. O não cumprimento de um NCRs menor faz com que o mesmo seja elevado ao grau de NCR maior. Nesse caso, ações imediatas são requeridas do Empreendimento, ou a certificação será suspensa de forma involuntária. Categorias de Status Encerrado Explicação O Empreendimento cumpriu o NCR com sucesso. 7.1 Avaliações de Relatórios de Não Conformidade (NCRs) abertos FSC (CONFIDENCIAL exceto se da FSC- STD-40-005) 7.2 Avaliações de Relatórios de Não Conformidade (NCRs) abertos CERFLOR Marque se este item não for aplicável (não existem NCR s abertos para serem revisados) ANEXO A CHECKLIST DA FSC-STD-40-004 V3-0 E REQUISITOS DE RASTREABILIDADE CERFLOR (CONFIDENCIAL) ANEXO B CHECKLIST DA NORMA FSC-STD-50-001 V2-0 (USO DE MARCAS REGISTRADAS) E REQUISITOS DE USO DA MARCA CERFLOR (CONFIDENCIAL) ANEXO C CHECKLIST DE TERCEIRIZAÇÃO DA NORMA FSC-STD-40-004 V3-0 E CERFLOR (CONFIDENCIAL) ANEXO D LISTA DE EVIDÊNCIAS DO RELATÓRIO (CONFIDENCIAL) ANEXO E ÍNDICES DE CONVERSÃO PARA O SISTEMA MÉTRICO 1 hectare = 10.000 m² 1 alqueire = 24.200 m² 1 alqueire mineiro ou alqueirão = 48.400 m² 9
1 mdc (metro de carvão) = 1,3 m³* 1 mst (metro estéreo) eucalipto 0,725 m³ 0,608 ton* 1 mst (metro estéreo) pinus 0,725 m³ 0,0588 ton* *FONTE: Portaria IEF MG Nº 159/2012 - https://www.legisweb.com.br/legislacao/?id=246055 10
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