PROF. Rodrigo Antônio Magalhães FORMAÇÃO ACADÊMICA Farmacêutico Bioquímico formado pela Universidade Federal de Goiás em 1984. Pós-graduado com M.B.A. em Gestão Avançada de Varejo Farmacêutico. Pós-graduação em Administração de Empresas e Docência de Nível Superior. Especialista em Manipulação Magistral Alopática e em Homeopatia. Mestrando executivo em Administração de Empresas (em andamento). EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL Atual fundador e Diretor Geral do Instituto BULLA/ADTEC (Softwares, Cursos e Consultorias, em Administração Farmacêutica). Atual Diretor e Proprietário das Farmácias Cristo Redentor (Drogarias) e Farmácia Santa Fórmula (Farmácia de Manipulação), situadas no Sudoeste Goiano. Proprietário de Farmácia desde 1977. Atual Vice-Presidente da SBFC-GO (Sociedade Brasileira de Farmácia Comunitária Estado Goiás). Ex-Diretor e fundador da Rede Econômica de Farmácias do Sudoeste Goiano com mais de 100 Farmácias Filiadas (até 2008). Integrante da Comissão Técnica (G.T.) em Farmácia Comunitária do Conselho Federal de Farmácia (COMFAR-CFF). Ex-Fundador e Diretor das Farmácias Drogavida, Drogafarma e Drogarias Rio Preto. Foi consultor técnico do SEBRAE-Go por vários anos (1995-2003). Foi colaborador da Universidade Martins de Varejo (Martins Atacadista). Vasta experiência prática e teórica em Administração Farmacêutica e em Planejamento Tributário e Contábil para farmácias e drogarias.
OBJETIVO DESTA APRESENTAÇÃO Discutir e Analisar alguns itens práticos (operacionais) Melhorar a tomada de decisão elevando o desempenho da Gestão PARA OBTER MELHORES E CRESCENTES RESULTADOS FINANCEIROS Sucesso!!!
O que são PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS?
SETORES AONDE OCORREM OS PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS
GESTÃO DE EXCELÊNCIA Setores a serem trabalhados os Procedimentos diários que podem atrapalhar no desempenho da Operações Internas I. COMPRAS ENTRADAS DE PRODUTOS II. III. IV. MARKETING/DIVULGAÇÃO/LAYOUT LOJA ESTOCAGEM DE PRODUTOS VENDAS DE PRODUTOS V. FINANCEIRO E CAIXAS VI. CREDIÁRIO VII. CONTABILIDADE VIII. ADMINISTRATIVO ORDENAÇÃO LÓGICA TEÓRICA
Setores a serem trabalhados os Procedimentos diários que podem atrapalhar no desempenho da Operações Internas IMPLANTAR GESTÃO DE EXCELÊNCIA I. ADMINISTRATIVO II. III. IV. FINANCEIRO E CAIXAS ESTOQUE DE PRODUTOS COMPRAS E ENTRADAS DE PRODUTOS V. CREDIÁRIO VI. MARKETING/DIVULGAÇÃO/LAYOUT LOJA VII. VENDAS DE PRODUTOS VIII. CONTABILIDADE ORDENAÇÃO LÓGICA PRÁTICA FACILITAÇÃO EM IMPLANTAR OS PROCEDIMENTOS (AGILIDADE)
Procedimentos diários que podem atrapalhar o desempenho da Operações Internas I. ADMINISTRATIVO Indicadores de Atividade e Financeiros: Existe por escrito um Procedimento Operacional Padronizado, para preenchimento do DLP e do DFC do período (mensal e anual)? Por lojas e consolidado? Esta claro como irá ser preenchido e obtido o DLP e DFC Mensal? Existe pessoal treinado para esta tarefa? O Gestor esta ciente de como irá proceder para obter cada um dos dados (campos ou valores), para o preenchimento do DLP e DFC (PROCEDIMENTO OPERACIONAL PARA EXTRAÇÃO DE DADOS PARA INDICADORES)? Vide exemplo de Procedimento Operacional anexo: Como Retirar Dados para DLP-DFC.docx
VALORES VITAIS PARA PREENCHIMENTO DO DLP/DFC Vendas Vendas Líquidas por Grupos Em R$ ou por Percentuais (% aproximado) Desc. Clientes Descontos Concedidos a Clientes. Em R$ ou por Percentuais (% aproximado) Descontos Fornec. Descontos Médios obtidos dos Fornecedores nos Medicamentos. Em R$ ou por Percentuais (% aproximado) Número Vendas Número Clientes atendidos (ou vendas realizadas) DADOS OBTIDOS DO SISTEMA ERP DA FARMÁCIA
O QUE É UM ERP? ERP (Enterprise Resource Planning) OU SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL. Vantagem: os diversos setores da empresa são interligados, facilitando a Gestão. Um bom ERP tem a única função de fornecer dados suficientes para preencher todos os INDICADORES necessários, e demais Relatórios de acompanhamento do negócio. Deverá ir de encontro com as necessidades da empresa.
VALORES VITAIS PARA PREENCHIMENTO DO DLP/DFC RECEITAS FINANC. RECEITAS FINANCEIRAS OPERACIONAIS FORNECEDORES PAGOS FORNECEDORES PAGOS EFETIVAMENTE DESPESAS OPERACIONAS DESPESAS OPERACIONAIS DADOS OBTIDOS DO SISTEMA GERENCIADOR FINANCEIRO
Acumulado DFC...... O Ideal: Buscar os dados em Relatório do ERP e preencher os Demonstrativos DLP/DFC (inclusive com o CMV calculado pelo ERP) Demonstrativo de Lucros e Perdas (DLP) (R$): Acumulado no Média do Média do Ano Jan Fev Ano (R$) Ano (R$) (%) Vendas Brutas (R$)............... Descontos concedidos na Venda (R$)............... Vendas Líquidas (R$)............... Custo da Mercadoria Vendida (CMV) - (R$)............... Lucro Bruto (R$)............... Despesas Operacionais Variáveis (R$)............... Margem de Contribuição (R$)............... Despesas Operacionais Fixas (R$)............... Lucro Operacional (R$)............... Receitas Não Operacional (R$)............... Despesas Não Operacional (R$)............... Lucro Líquido (Lucro Líquido Final Ajustado) - (R$)............... Acumulado DLP Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC) (R$): Descrição das Operações Jan Fev Receitas Líquida Financeira Operacional (R$)............... Fornecedores pagos efetivamente no mês (R$)............... Lucro Bruto (R$)............... Despesas Variáveis pagas no mês (R$)............... Margem de Contribuição (R$)............... Despesas Fixas pagas no mês (R$)............... Resultado do Fluxo de Caixa Operacional (R$)............... Receita NÃO Operacional............... Despesa NÃO Operacional............... Resultado do Fluxo de Caixa Ajustado (Operacional e não Operacional) (R$)...............
Acumulado DFC -24.698,16-107.898,67-98.369,28 DESEJÁVEL: Inserir dados VINDOS inteiramente do ERP sem cálculo em planilhas Demonstrativo de Lucros e Perdas (DLP) (R$): Jan Fev Mar Acumulado no Ano (R$) Média do Ano (R$) Média do Ano (%) Vendas Brutas (R$) 336.432,17 297.900,26 312.983,61 3.152.176,36 315.217,64 100,00 Descontos concedidos na Venda (R$) 104.112,98 82.394,14 80.450,04 795.207,95 79.520,79 25,23 Vendas Líquidas (R$) 232.319,19 215.506,12 232.533,57 2.356.968,41 235.696,84 74,77 Custo da Mercadoria Vendida (CMV) - (R$) 157.979,28 142.089,44 135.662,18 1.439.339,89 143.933,99 45,66 Lucro Bruto (R$) 74.339,91 73.416,68 96.871,39 917.628,52 91.762,85 29,11 Despesas Operacionais Variáveis (R$) 24.882,16 19.109,31 24.611,72 255.455,01 25.545,50 8,10 Margem de Contribuição (R$) 49.457,75 54.307,37 72.259,67 662.173,51 66.217,35 21,01 Despesas Operacionais Fixas (R$) 47.944,27 52.771,38 46.967,11 481.626,82 48.162,68 15,28 Lucro Operacional (R$) 1.513,48 1.535,99 25.292,56 180.546,69 18.054,67 5,73 Receitas Não Operacional (R$) 0,00 576,08 35.000,00 155.576,08 15.557,61 4,94 Despesas Não Operacional (R$) 65.834,13 82.641,94 74.421,37 452.392,87 45.239,29 14,35 Lucro Líquido (Lucro Líquido Final Ajustado) - (R$) -64.320,65-80.529,87-14.128,81-116.270,10-11.627,01-3,69 Acumulado DLP -64.320,65-144.850,52-158.979,33 Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC) (R$): Descrição das Operações Jan Fev Mar Acumulado no Ano (R$) Média do Ano (R$) Média do Ano (%) Receitas Líquida Financeira Operacional (R$) 271.941,68 212.835,48 256.191,77 2.372.044,27 237.204,43 75,25 Fornecedores pagos efetivamente no mês (R$) 157.979,28 142.089,44 135.662,18 1.415.119,08 141.511,91 44,89 Lucro Bruto (R$) 113.962,40 70.746,04 120.529,59 956.925,19 95.692,52 30,36 Despesas Variáveis pagas no mês (R$) 24.882,16 19.109,31 24.611,72 255.455,01 25.545,50 8,10 Margem de Contribuição (R$) 89.080,24 51.636,73 95.917,87 701.470,18 70.147,02 22,25 Despesas Fixas pagas no mês (R$) 47.944,27 52.771,38 46.967,11 481.626,82 48.162,68 15,28 Resultado do Fluxo de Caixa Operacional (R$) 41.135,97-1.134,65 48.950,76 219.843,36 21.984,34 6,97 Receita NÃO Operacional 0,00 576,08 35.000,00 155.576,08 15.557,61 4,94 Despesa NÃO Operacional 65.834,13 82.641,94 74.421,37 452.392,87 45.239,29 14,35 Resultado do Fluxo de Caixa Ajustado (Operacional e não Operacional) (R$) -24.698,16-83.200,51 9.529,39-76.973,43-7.697,34-2,44
Procedimentos diários que podem atrapalhar o desempenho da Operações Internas I. ADMINISTRATIVO É verificada MENSALMENTE a Gestão da Liquidez (Receitas Financeiras frente ao valor obtido de Vendas Líquidas)?
DESEJÁVEL: Inserir dados VINDOS inteiramente do ERP sem cálculo em planilhas Demonstrativo de Lucros e Perdas (DLP) (R$): Jan Fev Mar Acumulado no Ano (R$) Média do Ano (R$) Média do Ano (%) Vendas Brutas (R$) 336.432,17 297.900,26 312.983,61 3.152.176,36 315.217,64 100,00 Descontos concedidos na Venda (R$) 104.112,98 82.394,14 80.450,04 795.207,95 79.520,79 25,23 Vendas Líquidas (R$) 232.319,19 215.506,12 232.533,57 2.386.968,41 235.696,84 74,77 Custo da Mercadoria Vendida (CMV) - (R$) 157.979,28 142.089,44 135.662,18 1.439.339,89 143.933,99 45,66 Lucro Bruto (R$) 74.339,91 73.416,68 96.871,39 917.628,52 91.762,85 29,11 Despesas Operacionais Variáveis (R$) 24.882,16 19.109,31 24.611,72 255.455,01 25.545,50 8,10 Margem de Contribuição (R$) 49.457,75 54.307,37 72.259,67 662.173,51 66.217,35 21,01 Despesas Operacionais Fixas (R$) 47.944,27 52.771,38 46.967,11 481.626,82 48.162,68 15,28 Lucro Operacional (R$) 1.513,48 1.535,99 25.292,56 180.546,69 18.054,67 5,73 Receitas Não Operacional (R$) 0,00 576,08 35.000,00 155.576,08 15.557,61 4,94 Despesas Não Operacional (R$) 65.834,13 82.641,94 74.421,37 452.392,87 45.239,29 14,35 Lucro Líquido (Lucro Líquido Final Ajustado) - (R$) -64.320,65-80.529,87-14.128,81-119.270,10-11.627,01-3,69 Acumulado DLP -64.320,65-144.850,52-158.979,33 Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC) (R$): Descrição das Operações Jan Fev Mar Acumulado no Ano (R$) Média do Ano (R$) Média do Ano (%) Receitas Líquida Financeira Operacional (R$) 271.941,68 212.835,48 256.191,77 2.342.044,27 234.204,43 75,25 Fornecedores pagos efetivamente no mês (R$) 157.979,28 142.089,44 135.662,18 1.415.119,08 141.511,91 44,89 Lucro Bruto (R$) 113.962,40 70.746,04 120.529,59 956.925,19 92.692,52 30,36 Despesas Variáveis pagas no mês (R$) 24.882,16 19.109,31 24.611,72 255.455,01 25.545,50 8,10 Margem de Contribuição (R$) 89.080,24 51.636,73 95.917,87 701.470,18 67.147,02 22,25 Despesas Fixas pagas no mês (R$) 47.944,27 52.771,38 46.967,11 481.626,82 48.162,68 15,28 Resultado do Fluxo de Caixa Operacional (R$) 41.135,97-1.134,65 48.950,76 219.843,36 18.984,34 6,97 Receita NÃO Operacional 0,00 576,08 35.000,00 155.576,08 15.557,61 4,94 Despesa NÃO Operacional 65.834,13 82.641,94 74.421,37 452.392,87 45.239,29 14,35 Resultado do Fluxo de Caixa Ajustado (Operacional e não Operacional) (R$) -24.698,16-83.200,51 9.529,39-79.973,43-10.697,34-2,44 Acumulado DFC -24.698,16-107.898,67-98.369,28
Procedimentos diários que podem atrapalhar o desempenho da Operações Internas I. ADMINISTRATIVO É CONFIRMADO pelo Gestor, QUE NÃO EXISTEM Margens de Lucro Negativas entre os Produtos vendidos no mês? Se existem, estão dentro do Projetado? Existe um Relatório mostrando isto?
Relatório de MARK UP por Produtos:
Procedimentos diários que podem atrapalhar o desempenho da Operações Internas I. ADMINISTRATIVO Há Procedimento para de como fazer uma Precificação PLANEJADA definindo PREÇO DE CUSTO e de VENDA, com acompanhamento da Rentabilidade, para garantir que as MARGENS DE LUCRO DE CADA GRUPO sejam atingidas? O Planejamento dos Preços (Tabela de Promoções) e Descontos Máximos estão gerando o Lucro Operacional esperado. Foram realizadas SIMULAÇÕES considerando as Variáreis da Empresa, como: 1) Descontos Concedidos na Venda; 2) Perfil de Venda da Farmácia; 3) Patamar de Despesas Operacionais; 4) Mark Up Médio inserido em cada Grupo ou Produtos; 5) Descontos obtidos de Fornecedores nos Medicamentos Monitorados.
COMO ATINGIR O LUCRO OPERACIONAL LUCRO OPERACIONAL Garantia patamar das DESPESAS OPERACIONAIS PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PREÇO CUSTO LÍQUIDO PREÇO VENDA MERCADO Garantia da Margem Lucro
NOVA FERRAMENTA para SIMULAÇÕES considerando as Variáreis da Empresa SIMULADOR ADMINISTRATIVO GERAL QUADRO DE SIMULAÇÃO DE VALORES QUADRO DE RESULTADOS CONFORME VALORES SIMULADOS DESCONTOS CONCEDIDOS NA VENDA (%): VALORES (%) Ref. (%) Demonstrativo de Lucros e Perdas (DLP) (%): Valores (%) Medicamentos Prescrição (Éticos) e Populares Especiais (%) 12,00 Desejável < 17,00% Vendas Brutas (%) 100,00 Medicamentos Similares (%) 35,00 Desejável < 40,00% Descontos concedidos na Venda (%) 42,01 Medicamentos Genéricos (%) 50,00 Desejável < 70,00% Vendas Líquidas (%) 57,99 Perfumarias e Correlatos (%) 3,00 Desejável < 10,00% Custo da Mercadoria Vendida (CMV) - (%) 27,33 Manipulados e Homeopaticos (%) 0,00 Desejável < 10,00% Lucro Bruto (%) 30,66 Média Total dos Descontos Concedidos aos Clientes (%) 42,01 Despesas Operacionais Variáveis (%) 8,87 Margem de Contribuição (%) 21,79 MONTANTE VENDIDO DE CADA GRUPO (%) - PERFIL DE VENDA (%): VALORES (%) Ref. (%) Despesas Operacionais Fixas (%) 12,17 Medicamentos Prescrição (Éticos) e Populares Especiais (%) 10,00 Desejável < 40,00% Lucro Operacional (%) 9,62 Medicamentos Similares 20,00 Desejável > 20,00% Receitas Não Operacional (%) 00,00 Medicamentos Genéricos 60,00 Desejável > 40,00% Despesas Não Operacional (%) 00,00 Perfumarias e Correlatos 10,00 Não Aplicavel Lucro Líquido (Lucro Líquido Final Ajustado) - (%) 9,62 Manipulados e Homeopaticos 0,00 Não Aplicavel Total vendido em Percentual (sobre a Venda Líq.) (%) 100,0000 MARGEM DE LUCRO OBRIGATÓRIA SOBRE A VENDA LÍQUIDA (%) - Para obtenção do Lucro Operacional mostrado no DLP: VALORES (%) CRÍTICA AOS VALORES APRESENTADOS: DESPESAS SOBRE A VENDA BRUTA (%): VALORES (%) Ref. (%) Medicamentos Prescrição (Éticos) e Populares Especiais (%) 26,42 Despesas Variáveis (%) 8,87 Desejável < 10,00% Medicamentos Similares (cod 2) 63,57 Despesas Fixas (%) 12,17 Desejável < 14,00% Medicamentos Genéricos (cod 3) 56,59 Média Despesas Operacionais (%) 21,04 Perfumarias e Correlatos (cod 4) 35,57 Manipulados e Homeopaticos (cod 5) 0,00 Percentual a ser subtraído do Preço de Venda para encontrar o Preço de Custo, para poder alcançar o Lucro Operacional do DLP. Percentual a ser subtraído do Preço de Venda para encontrar o Preço de Custo, para poder alcançar o Lucro Operacional do DLP. Percentual a ser subtraído do Preço de Venda para encontrar o Preço de Custo, para poder alcançar o Lucro Operacional do DLP. Percentual a ser subtraído do Preço de Venda para encontrar o Preço de Custo, para poder alcançar o Lucro Operacional do DLP. Percentual a ser subtraído do Preço de Venda para encontrar o Preço de Custo, para poder alcançar o Lucro Operacional do DLP. TAXA DE MARCAÇÃO SOBRE PREÇO CUSTO (MARK UP) POR GRUPOS: VALORES (%) Ref. (%) Média de MARGEM DE LUCRO SOBRE VENDA LÍQUIDA (%) 52,87 MARGEM MÉDIA NECESSÁRIA PARA ALCANÇAR O LUCRO OPERACIONAL DO DLP. Medicamentos Prescrição (Éticos) e Populares Especiais (%) 35,64 Desejável Média 35,64% Medicamentos Similares 38,23 Desejável Média 38,23% Medicamentos Genéricos 38,23 Desejável Média 38,23% Perfumarias e Correlatos 60,00 Desejável Média 60,00% Manipulados e Homeopaticos 600,00 Desejável Média 600,00% Taxa de Marcação inserida sobre Preço Custo ( p/ obter Venda Bruta) (%) 265,88 MARGEM LUCRO OBRIGATORIA SOBRE PREÇO VENDA DESCONTOS DOS FORNECEDORES SOBRE PRC CUSTO OFICIAL (%): VALORES (%) Ref. (%) Medicamentos Prescrição (Éticos) e Populares Especiais (%) 12,17 Desejável > 8,00% Medicamentos Similares 67,27 Desejável > 65,00% Medicamentos Genéricos 70,00 Desejável > 65,00% Média de Descontos dos Fornecedores (%): 61,96 63,57 56,59 35,57 52,87 26,42 0,00 Vide Planilha em anexo no material: SIMULADOR
NOVA FERRAMENTA para SIMULAÇÕES calcula o PREÇO MÁXIMO DE CUSTO para obter o Lucro Operacional que foi SIMULADO para cada Produto NOME DO PRODUTO LABORA TÓRIO CÓDIGO BARRAS Preço Venda Líquida (R$) Cod. Grupo NOME DO GRUPO PRINCIPAL MARGEM Preço LUCRO COMPRA NECESSÁR MÁXIMO a IA (%) ser pago p/ Fornecedor (R$) ACEBROFILINA, 10mg/ml xpe fr 120ml +cm R$ 7,77 3 MED. GENERICOS 56,59 3,37 ACEBROFILINA, 25mg/5ml xpe fr 120ml R$ 6,92 3 MED. GENERICOS 56,59 3,00 ACEBROFILINA, 50 mg xpe fr 120ml R$ 11,68 3 MED. GENERICOS 56,59 5,07 ACEBROFILINA, 5mg/ml xpe fr 120ml+cm R$ 7,30 3 MED. GENERICOS 56,59 3,17 ACECLOFENACO, 100mg cx 12 comp R$ 10,00 3 MED. GENERICOS 56,59 4,34 ACECLOFENACO, 100mg cx 24 comp R$ 20,00 3 MED. GENERICOS 56,59 8,68 ACECLOFENACO, 15mg creme derm bg 30g R$ 9,00 3 MED. GENERICOS 56,59 3,91 ACETATO DE CIPROTERONA 2MG+ETINILESTRADIOL 0,035MGX21COM REV, R$ 3,00 3 MED. GENERICOS 56,59 1,30 ACETATO DE CLOSTEBOL+SULFATO DE NEOMICINA, 5+5mg crem vag bg 45g+8aplic R$ 19,00 3 MED. GENERICOS 56,59 8,25 ACETATO DE DEXAMETASONA, 1mg creme derm bg 10g R$ 4,00 3 MED. GENERICOS 56,59 1,74 ACETATO DE HIDROCORTISONA, 10mg creme derm bg 20g R$ 4,50 3 MED. GENERICOS 56,59 1,95 ACETATO DE PREDNISOLONA, 10mg sus oft fr gts 5ml R$ 9,90 3 MED. GENERICOS 56,59 4,30 ACETILCISTEINA, 100mg xpe100ml -PRATI DONA/GENERICO R$ 9,90 3 MED. GENERICOS 56,59 4,30
Procedimentos diários que podem atrapalhar o desempenho da Operações Internas I. ADMINISTRATIVO Deverá ser Rotina Mensal, verificar os Relatórios mais importantes como: Relatório para aferir ou conhecer com precisão o valor percentual das Margens de Lucro Média por Grupos e sub grupos de produtos. O Mark UP que aparecer no Relatório pode ser convertido em Margem de Lucro.
Detalhe do Relatório que demonstra o Desconto Médio obtido do Fornecedor por Grupos:
Procedimentos diários que podem atrapalhar o desempenho da Operações Internas I. ADMINISTRATIVO Deverá ser Rotina Mensal, verificar os Relatórios mais importantes como: Relatório de descontos na venda concedidos por: Grupo, Sub grupo e Produtos, Clientes, Por Fabricante, e Por Fornecedor.
Procedimentos diários que podem atrapalhar o desempenho da Operações Internas I. ADMINISTRATIVO Deverá ser Rotina Mensal, verificar os Relatórios mais importantes como: Relatório Mensal de comparação entre Despesas Ocorridas X Despesas Projetadas. É verificada mensalmente se as Despesas Ocorridas estão a caminho da Meta Projetada?
Procedimentos diários que podem atrapalhar o desempenho da Operações Internas I. ADMINISTRATIVO Deverá ser Rotina Mensal, montar os dados mais importantes buscando em Relatórios do sistema ERP alguns indicadores, tais como: Relatório dos atendimentos realizados por data e hora, com número de vendedores. A importância é avaliar o volume de venda por hora.
Procedimentos diários que podem atrapalhar o desempenho da Operações Internas I. ADMINISTRATIVO Deverá ser Rotina Mensal, montar os dados mais importantes buscando em Relatórios do sistema ERP alguns indicadores, tais como: Relatório dos atendimentos realizados por data e hora, com número de vendedores. A importância é avaliar o volume de venda por hora. Outro Exemplo:
Procedimentos diários que podem atrapalhar o desempenho da Operações Internas I. ADMINISTRATIVO Deverá ser Rotina Mensal, montar os dados mais importantes buscando em Relatórios do sistema ERP alguns indicadores, tais como: Relatório de Curva ABC de Venda de Produtos, totalizando valor e volume com relação a: Fabricantes, Fornecedores, Grupos de Produtos, Produtos, Vendedores.
Procedimentos diários que podem atrapalhar o desempenho da Operações Internas I. ADMINISTRATIVO Deverá ser Rotina Mensal, montar os dados mais importantes buscando em Relatórios do sistema ERP alguns indicadores, tais como: Relatório de Curva ABC de Venda de Produtos, totalizando valor e volume com relação a: Fabricantes, Fornecedores, Grupos de Produtos, Produtos, Vendedores.
Exemplo de outro Relatório demonstrando produtos de Curva B e Curva C e representação em Percentual sobre a Venda:
Procedimentos diários que podem atrapalhar o desempenho da Operações Internas I. ADMINISTRATIVO Deverá ser Rotina Mensal, montar os dados mais importantes buscando em Relatórios do sistema ERP alguns indicadores, tais como: Montagem dos Demonstrativos de Indicadores Financeiros e Operacionais principais: Ticket Médio, Reposição Projetada, Giro do Estoque, Giro de Caixa, Ponto de Equilíbrio, Faturamento médio por funcionário, Venda por Metro Quadrado; Produtividade e Rentabilidade por funcionário. INDICADOR FÓRMULA PARA CÁLCULO VALORES REFERENCIA Varia de R$ 15,00 a R$ 70,00 - Média TICKET MÉDIO Venda Total / nº de Clientes atendidos Nacional R$ 36,00 Caixa Mínimo Necessário (CMN) ou Capital de Giro Valor Médio de Pagamento a Fornecedores + (Despesas Médias do Período/2) PONTO DE EQUILÍBRIO FINANCEIRO Despesas Fixas / Margem de Contribuição (em %) Posicionamento Relativo Desejável dentro do valor encontrado - Média encontrada aproximadamente R$ 35.000,00 Desejável dentro do valor encontrado para pagar todas as Despesas Fixas - Média encontrada aproximadamente R$ 40.000,00 Prazo Médio de Recebimento do Cliente (PR) / Prazo Médio de Pagamento a Fornecedores (PG) Desejável Menor Igual a 1,00 Rotação de Contas a Receber 360 / (Vendas Anuais a Crédito / Contas a Receber) Desejável até 90 dias ROTAÇÃO DO ESTOQUE 360/ (Soma do CMV 12 meses / Estoque Médio Atual) Desejável até 180 dias Custo Médio por Funcionário PRODUTIVIDADE POR FUNCIONÁRIO Rentabilidade por Funcionário VENDA POR METRO QUADRADO (Valor Médio da Folha de Pagamento Total + Encargos Sociais) / (Nº de Funcionários) Valor Médio de Vendas Líquidas / Nº de Funcionários (Produtividade por Funcionário * Lucro Bruto (%) - (Custo Médio por Funcionário) Valor Médio de Vendas Líquidas / Nº de Metros quadrados área vendas Desejável menor possível. Média encontrada de R$ 1.700,00 Desejável maior possível. Média encontrada de R$ 12.000,00 Desejável maior possível. Média encontrada de R$ 2.500,00 Desejável maior possível. Média encontrada próxima e acima de R$ 1.500,00
ESCLARECIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA TOMADA DE DECISÃO CASO DO MARK UP ALEATÓRIO PARA MEDICAMENTOS: É cada vez mais comum encontrarmos Farmácias que precificam os produtos Genéricos e alguns Similares (Equivalentes) de forma Aleatória, sem respeitar o valor PMC definido pela CMED/2009. Esses Gestores, simplesmente pegam o valor pago pelo Produto, e acrescentam um percentual aleatório que varia de 80,0% até 150,0% conforme o produto. Nestes casos, para que se obtenha o valor real do Desconto que foi concedido para o cliente, é necessário que façamos a diferença entre o valor PMC do Produto e o valor de Venda. Esta diferença transformada em percentual, é o que ir representar o Desconto Médio concedido na venda.
ESCLARECIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA TOMADA DE DECISÃO Exemplo de Cálculo (Vide Planilha Calc Mark up aleatório) Descrição Produto Preço Custo Oficial (Fabrica) Descont o Fornece dor (%) Aproxi mado ST MÉDIA COBRA DA (%) (Vide Planilh a calc. ST) Preço Custo LÍQUID O (R$) Preço Custo Real INCLUS O ST (R$) Mark-up Oficial (CMED) Média Preço Venda Oficial (PMC) Mark-up aleatório usado para Formaçã o do Preço de Venda (Média): Formaç ão de Preço Aleatóri o SOBRE PRC CUSTO PURO Formaçã o de Preço Aleatóri o SOBRE PRC CUSTO COM ST Percentual de Desconto efetivo sobre o PMC do Preço Aleatório que foi obtido QUANDO USADO PRC CUSTO PURO (SEM ST): Percentual de Desconto efetivo sobre o PMC do Preço Aleatório que foi obtido QUANDO USADO PRC CUSTO PURO (COM ST): MEDIC. MARCA PRESCRIÇÃO E POP. ESPECIAIS (ETICOS) R$ 10,00 10,00 5,00 R$ 9,00 R$ 9,50 35,64 R$ 13,56 30,00 R$ R$ 12,35 13,74 8,95 11,70 MEDIC. MARCA SIMILARES (BONIF.) R$ 10,00 68,00 9,00 R$ 3,20 R$ 4,10 38,23 R$ 13,82 100,00 R$ 6,40 R$ 8,20 53,70 40,68 MEDIC. GENERICOS R$ 10,00 65,00 8,00 R$ 3,50 R$ 4,30 38,23 R$ 13,82 100,00 R$ 7,00 R$ 8,60 49,36 37,78
ESCLARECIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA TOMADA DE DECISÃO CASO DO CALCULO DA S.T. EMBUTIDA NO PREÇO PRODUTO: Alguns fornecedores enviam a NF-e contendo o Preço Unitário do Produto, contendo a ST embutida. O problema consiste em separar o valor da ST, para poder obter o Valor Líquido do Produto retirado o desconto fornecido pelo cliente. Podemos utilizar um cálculo aproximado e conhecer o Percentual sobre o Valor Líquido que se refere ao valor da S.T. (ICMS).
ESCLARECIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA TOMADA DE DECISÃO Exemplo de Cálculo (Vide Planilha Calc Valor da ST) Descrição Produto ICMS sobre Medicame ntos cobrado no Estado da Fed. (%) REDUTOR PRIMÁRIO SOBRE A BASE CALCULO PARA CALCULO ICMS MEDIC. (%) REDUTOR SECUNDÁR IO SOBRE A BASE CALCULO PARA CALCULO ICMS MEDIC. (%) Preço Custo Oficial (Fabrica) Desconto Forneced or (%) Aproxima do Valor Mínimo definido por Normativ a da ST sobre o Preço de Custo Líquido (%) Preço Custo LÍQUIDO (R$) PREÇO CUSTO COMPRA (INCLUSO ST) (R$) Mark-up Oficial (CMED) Média Preço Venda Oficial (PMC) BASE CALCULO ICMS (deduzid o redutore s) (R$) CREDITO DE ICMS (R$) sobre o PRC Custo Líquido ST MÉDIA COBRAD A (R$) (CONSID ERA NORMA TIVA DE PERC. MÍNIMO ) ST MÉDIA FINAL COBRAD A sobre PREÇO FABRICA (%) ST MÉDIA FINAL COBRAD A sobre PREÇO CUSTO LÍQUIDO (%) ST MÉDIA FINAL COBRAD A sobre PREÇO PMC (%) MEDIC. MARCA PRESCRIÇÃO E POP. ESPECIAIS (ETICOS) 18,00 33,19 10,00 R$ 10,00 10,00 7,00 R$ 9,00 R$ 9,63 35,64 R$ 13,56 R$ 8,16 R$ 1,62 R$ 0,63 6,30 7,00 4,64 MEDIC. MARCA SIMILARES (BONIF.) 18,00 33,19 10,00 R$ 10,00 68,00 7,00 R$ 3,20 R$ 4,12 38,23 R$ 13,82 R$ 8,31 R$ 0,58 R$ 0,92 9,20 28,75 6,66 MEDIC. GENERICOS 18,00 33,19 10,00 R$ 10,00 65,00 7,00 R$ 3,50 R$ 4,37 38,23 R$ 13,82 R$ 8,31 R$ 0,63 R$ 0,87 8,66 24,75 6,27 MÉDIA: 8,05 20,17 5,86
II. Procedimentos diários que podem atrapalhar o desempenho da Operações Internas FINANCEIRO E CAIXAS Por que é necessário CONCILIAR OS VALORES DO EXTRATO DO BANCO com os movimentos lançados no GERENCIADOR FINANCEIRO? Qual a necessidade única da boa Gestão, de se ter um GERENCIADOR FINANCEIRO? Na sua rotina diária de sua Farmácia/Drogaria, esta sendo usado um Gerenciador Financeiro? As Categorias de Despesas (ou Plano de Contas) estão coincidindo com as Despesas e Receitas que estão cadastradas no DLP e DFC? A importância do Gerenciador Financeiro: Gerenciador Financeiro Emite relatório totalizando as Despesas e Receitas Indicadores Financeiros
Caixas Farmácia $ $ Conta Corrente Cofre Gerência Toda essa Movimentação abaixo do Caixa é feita no GERENCIADOR FINANCEIRO Despesas (R$) RECEITAS FINANC. (R$) Fornecedores (R$)
II. Procedimentos diários que podem atrapalhar o desempenho da Operações Internas FINANCEIRO E CAIXAS CONFIGURANDO UM GERENCIADOR FINANCEIRO EXTERNO AO SISTEMA ERP: Passo nº 01: Cadastrar a Farmácia/Drogaria (empresa) no Gerenciador Financeiro e também os Usuários que irão acessar o Gerenciador Financeiro. Um bom Gerenciador, deverá permitir que se coloque NÍVEIS DE ACESSO para cada Usuário. Assim, determinados usuários somente poderão ter acesso somente para lançar valores e não ver os Saldos das Contas. Passo nº 02: Cadastrar as Contas Correntes da Farmácia no Gerenciador Financeiro, e inserir o Saldo Inicial de cada uma delas. Passo nº 03: Cadastrar o Plano de Contas (ou Categorias de Despesas e Receitas) de forma idêntica ao Preconizado para o DLP/DFC. Passo nº 04: Começar a fazer os LANÇAMENTOS de Despesas e Receitas no Gerenciador Financeiro. Passo nº 05: Rotineiramente fazer a CONCILIAÇÃO com o Extrato do Banco, marcando no Gerenciador Financeiro quais os lançamentos que foram compensados (que chegaram no Banco).
GERENCIADOR EXTERNO RECOMENDADO ATUALMENTE: www.meudinheiroweb.com.br
TELA DE MOVIMENTAÇÃO (aonde faz os lançamentos) DE UM GERENCIADOR FINANCEIRO
PLANO DE CONTAS OU CATEGORIAS DE DESPESAS E RECEITAS DESPESAS OPERACIONAIS VARIÁVEIS (R$) Comissões de Funcionários Imposto Estadual (ICMS/SIMPLES) Comentário Buscar Valor no ERP ou Gerenciador Financeiro. Refere-se a Comissão efetivamente paga no Mês. Somar o valor que vem de ST nas NF-e (Danfe). Imposto Federal (se houver: I.R.+CS+PIS+COFINS) Outras (se houver) Somente para Farmácias fora do SIMPLES NACIONAL. Inclui Despesas com Operadora de Cartões (percentual sobre a Venda).
PLANO DE CONTAS OU CATEGORIAS DE DESPESAS E RECEITAS DESPESAS OPERACIONAIS FIXAS (R$) Agua Aluguel Benefícios a Func. Doações e Perdas Encargos Sociais Energia Folha Pagto/Sal.Fixos Informática/Assist Terc. Lastro Inadimplentes Lastro Rh Manutenções Diversas Marketing/Merchandising Material Limpeza e Hig. Mensalidades Diversas Pagamento Plano Saúde Papelaria/Gráfica Pró-Labore Sócios Quebra de Caixa Serviço de Cobrança Serviço Entrega a Dom. Serviços de Terceiros Taxas Bancárias Telefones/Internet Viagens/Correios/Fretes Comentário Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Corresponde: FGTS 8,00% sobre a Folha de Pagto/Sal. Fixo + Comissões (Desp. Variável). Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Corresponde a 3,00% sobre a Venda a Crediário sujeita a Inadimplência. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Corresponde a 17,00% sobre o Salário Total dos Funcionários (Fixo + Variável). Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro. Buscar Valor no Gerenciador Financeiro.
PLANO DE CONTAS OU CATEGORIAS DE DESPESAS E RECEITAS DESPESAS NÃO OPERACIONAIS (R$) Acionistas/Investidores (Retirada Extra) Benfeitorias/Investimentos Clientes Cheques Perdas Clientes Inadimplentes (Lastro) Comissão Extra Funcionários Despesas Financeiras Extras Doações e Perdas Financiamentos e Empréstimos Fornecedores Extras Indenizações Trabalhistas (Lastro) Marketing/Merchandising Extras Multas Fiscais Pagtos Extras Diversos Seguro Empresarial Comentário Valor retirado pelos Acionistas (Sócios) fora do Pró Labore. Valor utilizado em melhorias da Farmácia. Só é utilizado quando não se paga mensalmente o Lastro de Inadimplência. Só é utilizado quando não se paga mensalmente o Lastro de Inadimplência Bônus ou Premiação por bater meta. Outras Despesas originadas fora da Venda do mês. Ex. Pagto de algum titulo antigo que havia ficado sem ser pago. Valor doado quando a intenção é sair o valor do Lucro Operacional. Valor pago a Banco ou Terceiros. Quando se efetua compra por PEDIDO NEGOCIADO com a intenção de AUMENTO DE ESTOQUE. Só é utilizado quando não se paga mensalmente o Lastro de Rh. Campanhas focadas no Estoque Extra ou adicional que foi implementado. Multas pagas originadas de operações antigas ou passadas. Pagtos que não são oriundos das operações de vendas dentro do mês. Anuidade ou Mensalidade que deverá sair do Lucro Op. Pois vale para vários meses.
PLANO DE CONTAS OU CATEGORIAS DE DESPESAS E RECEITAS CATEGORIAS DENOMINADAS NULAS QUE DEVEM SER CRIADAS: MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA SIMPLES (ENTRADA) MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA SIMPLES (SAÍDA) Estas Categorias são utilizadas para quando a transação financeira não constitui nenhum tipo de Despesa ou Receita. É utilizada rotineiramente quando entra e sai uma mesma quantia de dinheiro na Conta Corrente ou na Conta Cofre da Empresa.
O Controle das Contas A Receber: Em especial valores de Cartões de Crédito e Débito devem ser efetuadas as Baixas no ERP conforme o valor que veio no GERENCIADOR FINANCEIRO:
II. Procedimentos diários que podem atrapalhar o desempenho da Operações Internas FINANCEIRO E CAIXAS Qual é a utilidade da PROJEÇÃO DE FLUXO DE CAIXA OU DINÂMICA FINANCEIRA? Data Descrição Debito Credito Saldo jan-17 Saldo Inicial em 01/01/2017 R$ 0,00 R$ 100.000,00 R$ 100.000,00 jan-17 Receita Financeira Operacional R$ 0,00 R$ 230.000,00 R$ 330.000,00 jan-17 Despesas Operacionais R$ 75.000,00 R$ 0,00 R$ 255.000,00 jan-17 Fornecedores Operacionais Pagos no Mês R$ 148.000,00 R$ 0,00 R$ 107.000,00 jan-17 Fornecedores Operacionais Pagos no Mês R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 107.000,00 jan-17 Receita Financeira NÃO OPERACIONAL R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 107.000,00 jan-17 Despesas Não Operacionais R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 107.000,00 jan-17 Saldo Projetado para o último dia do mês: R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 107.000,00 R$ 107.000,00 fev-17 Receita Financeira Operacional R$ 0,00 R$ 230.000,00 R$ 337.000,00 fev-17 Despesas Operacionais R$ 75.000,00 R$ 0,00 R$ 262.000,00 fev-17 Fornecedores Operacionais Pagos no Mês R$ 148.000,00 R$ 0,00 R$ 114.000,00 Fornecedores Compra complentares que serão feitas em Janeiro (Min/Max normal gerado fev-17 rotina) R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 114.000,00 fev-17 Fornecedores Compra complentares que serão feitas em Janeiro (COMPLETAR MIX PRODS) R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 114.000,00 fev-17 Receita Financeira NÃO OPERACIONAL R$ 0,00 R$ 114.000,00 fev-17 Despesas Não Operacionais R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 114.000,00 fev-17 Saldo Projetado para o último dia do mês: R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 114.000,00 R$ 114.000,00
II. Procedimentos diários que podem atrapalhar o desempenho da Operações Internas FINANCEIRO E CAIXAS A Farmácia realizou Procedimento Operacional para FECHAMENTOS e AUDITORIA DE CAIXAS? Definiu como serão as Retiradas e Suprimentos? Garanta que o valor que entrou em dinheiro no dia (Venda a Vista + Recebimentos), seja integralmente depositado na Conta Corrente da Farmácia. Não permita desvios de dinheiro do Caixa para nenhum tipo de pagamento. Compare diariamente o valor do caixa com o deposito ocorrido na Conta Corrente da Farmácia. Evite conferências longas e demoradas do Caixa, utilizando métodos modernos de Gestão de Valores em Caixa: Faça a retirada de dinheiro direto para o Banco, caso haja maiores valores.
No detalhe abaixo, um sistema ERP mostra as Situações de cada Turno por Cores. Ele facilita a conferência:
Exemplo de Tela de Caixas Fechados para Auditoria:
II. Procedimentos diários que podem atrapalhar o desempenho da Operações Internas FINANCEIRO E CAIXAS Existe Auditoria dos valores de caixa que foram gerados pelo sistema?
Gestão de Caixa aprimorada: A conferência de Caixas fica a cargo do Banco em que o dinheiro é depositado. Não há a figura do gerente conferindo valor de Caixa. Durante o funcionamento do Caixa, os valores vão sendo depositados várias vezes ao dia, de forma que não forme um grande numerário em Caixa. A conciliação dos Depósitos com o Banco, são feitas no Gerenciador Financeiro aonde confere a Saída para Deposito ocorrida no Caixa, com o valor que foi depositado.
A única alternativa de SUCESSO com a Farmácia ou Drogaria, passa sem dúvida alguma pela Gestão Técnica e Automatizada. Cabe ao GESTOR buscar e colocar em ação a implantação dos Procedimentos Operacionais necessários para o crescimento da empresa...
Realização:
PARENTE, Juracy. Varejo no Brasil: Gestão e Estratégia. 1(a) ed. Atlas, 2000. ANGELO, Claudio Felisoni, SILVEIRA, Jose Augusto e FÁVERO, Luiz Paulo. Finanças no Varejo: Gestão Operacional. São Paulo, 3(a). ed. Saint Paul Editora, 2006. MARTINS, Eliseu. Contabilidade de Custos. São Paulo, 9(a). ed. Atlas, 2003. PADOVEZE, Clóvis Luis. Introdução á Administração Financeira. São Paulo, Thomson, 2005. CHRISTOVÃO, Daniela e WATANABE, Marta. Guia Valor Econômico de Tributos. São Paulo, Ed. Globo, 2002. Revista ABCFARMA Sites Pesquisados: www.sebrae.com.br www.sefaz.go.gov.br www.abcfarma.ogr.br www.anvisa.gov.br www.sebraesp.com.br www.abcfarma.org.br.
Farmacêuticos: Rodrigo Magalhães Cadri Awad Contato e-mail pessoal: rodrigo@institutobulla.com.br cadri@institutobulla.com.br Empresa: (62)8484-8777 Prof. Cadri (63)8161-0241 Prof. Rodrigo Fone: (62) 3932-4140 Site: www.institutobulla.com.br Contato e-mail empresa: atendimento@institutobulla.com.br Assista aos Cursos on-line acessando: www.institutobulla.com.br
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