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2 PROF. Rodrigo Antônio Magalhães FORMAÇÃO ACADÊMICA Farmacêutico Bioquímico formado pela Universidade Federal de Goiás em Pós-graduado com M.B.A. em Gestão Avançada de Varejo Farmacêutico. Pós-graduação em Administração de Empresas e Docência de Nível Superior. Especialista em Manipulação Magistral Alopática e em Homeopatia. Mestrando executivo em Administração de Empresas (em andamento). EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL Atual fundador e Diretor Geral do Instituto BULLA/ADTEC (Softwares, Cursos e Consultorias, em Administração Farmacêutica). Atual Diretor e Proprietário das Farmácias Cristo Redentor (Drogarias) e Farmácia Santa Fórmula (Farmácia de Manipulação), situadas no Sudoeste Goiano. Proprietário de Farmácia desde Atual Vice-Presidente da SBFC-GO (Sociedade Brasileira de Farmácia Comunitária Estado Goiás). Ex-Diretor e fundador da Rede Econômica de Farmácias do Sudoeste Goiano com mais de 100 Farmácias Filiadas (até 2008). Integrante da Comissão Técnica (G.T.) em Farmácia Comunitária do Conselho Federal de Farmácia (COMFAR-CFF). Ex-Fundador e Diretor das Farmácias Drogavida, Drogafarma e Drogarias Rio Preto. Foi consultor técnico do SEBRAE-Go por vários anos ( ). Foi colaborador da Universidade Martins de Varejo (Martins Atacadista). Vasta experiência prática e teórica em Administração Farmacêutica e em Planejamento Tributário e Contábil para farmácias e drogarias.

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9 OBJETIVO DESTA APRESENTAÇÃO Discutir e Analisar alguns itens práticos (operacionais) Melhorar a tomada de decisão elevando o desempenho da Gestão PARA OBTER MELHORES E CRESCENTES RESULTADOS FINANCEIROS Sucesso!!!

10 O que são PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS?

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12 SETORES AONDE OCORREM OS PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS

13 DIRETORIA/PROPRIETÁRIO GERENTES/SUPERVISORES FARMACÊUTICO Balconistas Caixas Entregadores Serviços Gerais

14 GESTÃO ADMINISTRATIVA TIPO PIRAMIDAL PLANO ESTRATÉGICO PLANO TÁTICO PLANO OPERACIONAL

15 IMPLANTAÇÃO MÉTODO DE GESTÃO GESTÃO DE EXCELÊNCIA I. COMPRAS ENTRADAS DE PRODUTOS II. III. IV. MARKETING/DIVULGAÇÃO/LAYOUT LOJA ESTOCAGEM DE PRODUTOS VENDAS DE PRODUTOS V. FINANCEIRO E CAIXAS VI. CREDIÁRIO VII. CONTABILIDADE VIII. ADMINISTRATIVO ORDENAÇÃO LÓGICA TEÓRICA

16 ORGANIZAÇÃO SETORIAL DA FARMÁCIA INDICADORES FINANCEIROS e de ATIVIDADE

17 Setores a serem trabalhados os Procedimentos diários que podem atrapalhar no desempenho da Operações Internas IMPLANTAR GESTÃO DE EXCELÊNCIA I. ADMINISTRATIVO II. III. IV. FINANCEIRO E CAIXAS ESTOQUE DE PRODUTOS COMPRAS E ENTRADAS DE PRODUTOS V. CREDIÁRIO VI. MARKETING/DIVULGAÇÃO/LAYOUT LOJA VII. VENDAS DE PRODUTOS VIII. CONTABILIDADE ORDENAÇÃO LÓGICA PRÁTICA FACILITAÇÃO EM IMPLANTAR OS PROCEDIMENTOS (AGILIDADE)

18 O funcionamento Administrativo: Passo a Passo Em 8 passos 18

19 Passo a Passo para a Implantação do Método Administrativo: Passo nº 01 1) Mensuração: Trace o DLP e o DFC de sua Farmácia no mínimo mensalmente, para obter o CMV (Dotação Orçamentária de Compra) e o Lucro Operacional. Analise bem estes dois indicadores. Analise os Indicadores Secundários e de Atividade:

20 Ticket Médio Ponto de Equilíbrio Financeiro Caixa Mínimo Necessário ou Capital de Giro Rotação de Contas a Receber Rotação do Estoque Posicionamento Relativo Custo Médio Por Funcionário Produtividade Por Funcionário Rentabilidade por Funcionário Venda por Metro Quadrado

21 TICKET MÉDIO Representa a Venda Média por cliente atendido. Venda Total / nº de Clientes atendidos Ex: R$ ,00 / = R$ 16,67

22 PONTO DE EQUILÍBRIO FINANCEIRO Representa o Valor de Venda Mensal que será capaz de pagar todas as Despesas Fixas e deixar Lucro zero. Despesas Fixas / Margem de Contribuição (em %) Ex: R$ ,00 / 28,00% = R$ ,14

23 Caixa Mínimo Necessário ou Capital de Giro Caixa Mínimo Necessário (CMN) ou Capital de Giro: É o valor que a Farmácia deverá manter em Caixa para suportar o pagamento das Despesas e dos Fornecedores. Valor Médio de Pagamento a Fornecedores + (Despesas Médias do Período/2) Ex: R$ ,00 + (R$ 7000,00/2) = R$ ,00

24 Posicionamento Relativo Posicionamento Relativo: Representa se o Capital de Giro ou o Lucro irá ser utilizado para pagar Fornecedores emdecorrência de desajuste de prazos. Confronta Prazo de Recebimento com Prazo de Pagamento. Ideal menor do que 1,00 para não degradar o Capital de Giro.

25 Posicionamento Relativo Prazo Médio de Recebimento do Cliente (PR) / Prazo Médio de Pagamento a Fornecedores (PG) Exemplos 30 dias / 7 dias = 4,28 (maior do que 1,0 indica degrada Capital de Giro ou Lucro). 30 dias / 30 dias = 1,00 (Índice neutro indica Capital de Giro ou Lucro inalterado). 30 dias / 60 dias = 0,50 (menor do que 1,0 indica que ira aumentar o Capital de Giro: capitaliza com dinheiro do fornecedor).

26 Rotação de Contas a Receber Rotação de Contas a Receber: Mostra a rapidez com que a Farmácia converte em dinheiro as vendas a prazo dentro de um período geralmente de um ano. 360 / (Vendas Anuais a Crédito / Contas a Receber) Exemplo 360 / (R$ ,00 / R$ ,00) = 360 / 8,72 = 41,28 dias

27 Rotação dos Estoques Rotação dos Estoques: Número de dias em que o estoque se renova em um período um ano. 360/ (Soma do CMV 12 meses / Estoque Médio Atual) Exemplo 360 / ( ,00 / ,00) = 360/ 2,57 = 140 dias (4,6 meses)

28 Custo Médio por Funcionário Custo Médio por Funcionário: Representa o valor Médio que cada funcionário representa para a Farmácia/Drogaria. (Valor Médio da Folha de Pagamento Total + Encargos Sociais) / (Nº de Funcionários) Exemplo (R$ 8.500,00 / 5 Funcionários) = R$ 1.700,00 (Custo por Funcionário)

29 Produtividade por Funcionário Produtividade por Funcionário: Representa o valor médio produzido por cada funcionário existente na Farmácia. Valor Médio de Vendas Líquidas / Nº de Funcionários Exemplo R$ ,00 / 5 Funcionários = R$ ,00 (produtividade por Funcionário)

30 Rentabilidade por Funcionário Rentabilidade por Funcionário: Representa o valor da Renda Mensal que cada Funcionário gera para a Farmácia ou Drogaria. (Produtividade por Funcionário * Lucro Bruto (%) - (Custo Médio por Funcionário) Exemplo (R$ ,00 * 35% ) - (R$ 1.700,00 ) = R$ 2.500,00

31 Venda por Metro Quadrado Venda por Metro Quadrado (Venda/Mt2): Representa o valor da Venda Mensal dividido pelo Número de Metros Quadrados existentes na Área de Vendas da Farmácia. Valor Médio de Vendas Líquidas / Nº de Metros quadrados área vendas Exemplo R$ ,00 / = 25,00 mt2 = R$ 2.400,00/mt2

32 Faça a avaliação mensal dos Indicadores: O hábito de mensurar mensalmente os Resultados de sua Farmácia ou Drogaria leva ao sucesso!

33 Passo a Passo para a Implantação do Método Administrativo: Passo nº 02 2) Financeiro: Faça o controle da Conta Corrente da Farmácia no Gerenciador Financeiro, e insira todas as Contas a Pagar no seu calendário de Pagamento. Aprenda a reconciliar o extrato do banco com os seus lançamentos diariamente. Prepare os relatórios das transações no gerenciador financeiro de forma que as Categorias de Despesas coincidam com as Despesas da Planilha de DLP e DFC. Defina o Capital de Giro + Lastro Rh + Lastro Inadimplência + Dinâmica Financeira (Projeção de Fluxo de Caixa). 33

34 TOMADA DE DECISÃO DLP X DFC CONTROLE FINANCEIRO

35 CONTROLE FINANCEIRO ENTRADA SAÍDA SALDO

36 ONDE O DINHEIRO ENTRA? CAIXA BANCO

37 CAIXA RECEBE DINHEIRO NÃO FAZ PAGAMENTO CAIXA COFRE BANCO

38 CAIXA Abertura Registrar vendas no Sistema (Emissão do Cupom Fiscal) Informar a Forma de Recebimento correta Realizar SANGRIAS Fechamento Auditoria

39 GERENCIADOR FINANCEIRO Controle do Cofre Gerência e Conta Bancária Controla Entrada, Saída e Saldo

40 GERENCIADOR FINANCEIRO Cadastrar as Contas Cofre Gerência Conta Bancária Cadastrar Categorias Plano de Contas Receitas Operacionais Não Operacionais Fornecedores (CMV) Despesas Operacionais Fixas Variáveis Não Operacionais Movimentação Financeira Simples

41 GERENCIADOR FINANCEIRO Definir responsável pelo Setor Financeiro Estabelecer Rotina de Trabalho Movimentações financeiras lançadas no momento em que ocorrem: Sangrias Pagamentos (Quitações) Transferências

42 GERENCIADOR FINANCEIRO CONCILIAÇÃO É a simples conferência das contas bancárias com o controle financeiro interno Conciliação do Cofre Gerência Conciliação Bancária (Arquivo.OFX) EMISSÃO DE RELATÓRIOS PARA PREENCHER DLP X DFC ENTRADA (RECEITAS) SAÍDA (DESPESAS) SALDO (RESULTADO DE FLUXO DE CAIXA)

43 Controle Financeiro Controle de Contas a Pagar Agendamento Previsões Agendamento Bancário Controle do Contas a Receber

44 Fatores que influenciam no Fluxo de Caixa Capital de Giro Lastro de Inadimplência Lastro de RH Dotação Orçamentária de Compras Dotação Orçamentária de Despesas Meta de Despesa

45 Projeção de Fluxo de Caixa Permite visualizar o futuro da situação financeira da empresa. Vide Projeção de Fluxo de Caixa exemplo em anexo.

46 Passo a Passo para a Implantação do do Método Administrativo: Passo nº 03 Administrativo: 3) Estoque: Calcule o Estoque Mínimo e Máximo dos Produtos, verificando a média de venda do período. Faça ajustes no Estoque Mínimo e Máximo colocando também quantidades em produtos que são vendáveis e que não tem histórico de venda na Farmácia. Monte o Estoque Ideal. Faça as compras necessárias para completar o estoque.

47 Um Estoque bem administrado é vital para a lucratividade da Farmácia

48 Promova a conferência dos produtos na Entrada, e certifique que seja adotado procedimentos operacionais sérios e detalhados

49 Diferença entre Data de Vencimento e Data de Validade: Data de Vencimento: Data específica de vencimento do produto. Data de Validade: Período que compreende entre a Data da Fabricação e a Data do Vencimento Aceitabilidade dos Produtos: Critério do 50%: Aceitar somente produtos que tenham pelo menos 50% da Data

50 O Estoque tem que ser permanentemente auditado e conferido. Procedimentos a serem adotados: A conferencia do Estoque deverá ser diária Contar no mínimo 50 apresentações diariamente (aleatórias ou determinadas pela administração). Preparar planilhas aonde são calculadas as diferenças encontradas: fazer estatística do percentual das diferenças

51 Diferenças maiores do que 1% do total do Estoque, deverá haver Inventário Geral da Farmácia Produtos com vencimento no mês seguinte ao atual deverão ser retirados e encaminhados ao Setor de Compra.

52 Determine o Estoque Mínimo/Maximo (Estoque Regulador) para cada produto pelo histórico de venda. Estoque Máximo - Refere-se a quantidade determinada previamente para que ocorra o acionamento da parada de novos pedidos, por motivos de espaço ou financeiro. Estoque Mínimo - Refere-se a quantidade determinada previamente para que ocorra o acionamento da solicitação do pedido de compra.

53 Cuidados necessários: Insira no sistema 1 informatizado os Produtos nos Grupos corretos Siga sempre um padrão de 2 Descrição correta e semelhante no sistema. Inserir corretamente a 3 fração (ou quantidade da embalagem) no sistema.

54 Cuidados necessários: 4 5 Ao dar entrada em produtos com embalagem múltipla, padronizar a quantidade que será inserida (por unidade ou fração, ou pela embalagem de atacado). Determine uma exposição lógica dos produtos dentro da Farmácia (estude um layout para a Farmácia).

55 Na parte II Veremos: Fim da Parte I 4) COMPRAS 5) CAIXA 6) CREDIÁRIO 7) VENDAS 8) DIVULGAÇÃO (propaganda dos preços)- Preparação das Gondolas Infra Estrutura Externa e Interna.

56 Farmacêuticos: Rodrigo Magalhães Cadri Awad Contato pessoal: Empresa: (62) Prof. Cadri (63) Prof. Rodrigo Fone: (62) Site: Contato empresa: Assista aos Cursos on-line acessando: