INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 02 /07. Reedita, com alterações, a Ordem Interna n 05/03, de 10 de Outubro de 2003, que regulamentou a retirada de adiantamentos pecuniários para pagamento de gastos com viagens e despesas diversas (compras e serviços) em Campinas. O Diretor Administrativo e Financeiro da Companhia de Habitação Popular de Campinas Cohab-Campinas determina, a todos os empregados, o atendimento dos procedimentos abaixo relacionados, quando da retirada de recursos para despesas de viagens e outras, realizadas emergencialmente em Campinas e a conseqüente prestação de contas do adiantamento recebido. 1. ADIANTAMENTO PARA DESPESAS DE VIAGEM. 1.1. Os adiantamentos pecuniários para despesas de viagem deverão ser solicitados pelos Gerentes dos Departamentos requisitantes, e os valores deverão ser calculados para atendimento, quando necessário, dos gastos com estadia, locomoção e alimentação. 1.2. O adiantamento pecuniário deverá ser solicitado através do formulário ADIANTAMENTO PARA PAGAMENTO DE DESPESAS DIVERSAS, em duas vias (Anexo I), disponível na rede. 1.3. Para viagens com retorno após as 16 (dezesseis) horas, fica estabelecido para o almoço, o valor correspondente ao de 1 (um) Vale Refeição, que será pago diretamente no caixa, após o término da viagem, com a apresentação do formulário DIÁRIO DE VIAGEM, em duas vias (Anexo II), disponível na rede, assinado pelo empregado requisitante, vistado pela Chefia do seu Setor e autorizado pelo Diretor ou Gerente da área respectiva. 1.3.1. É considerado viagem, o deslocamento do empregado para cidades que estejam fora da Região Metropolitana de Campinas. 1.4. Quando ultrapassado o limite de duas horas, além do horário de término do expediente da Cohab-Campinas (17,00 horas), será fornecido pela Divisão de Recursos Humanos 1 (um) Vale Refeição, conforme previsto em acordo coletivo. 1.5. Será de total responsabilidade do funcionário, as despesas com alimentação que ultrapassarem o valor do Vale Refeição. 2. ADIANTAMENTO PARA DESPESAS COM COMPRAS E SERVIÇOS. 2.1. A aquisição de bens e serviços é de competência exclusiva do Setor de Licitações e Suprimentos, do Departamento Administrativo, através dos procedimentos e normas da Companhia. 2.2. Quando da eventual necessidade da realização de despesas para a aquisição de bens e serviços de caráter emergencial, plenamente justificadas, em Campinas ou quando em viagem, os valores respectivos poderão ser obtidos através do preenchimento do formulário: ADIANTAMENTO PARA PAGAMENTO DE DESPESAS DIVERSAS, em duas vias (Anexo I), disponível na rede.
3. APROVAÇÃO DO PEDIDO DE ADIANTAMENTO PECUNIÁRIO. 3.1. A aprovação para liberação dos valores solicitados deverá ser aposta nas duas vias da solicitação e obedecerá os seguintes critérios: Adiantamento de valor correspondente a até 1 (um) salário mínimo: aprovado pelo Gerente do setor requisitante. Adiantamento de valor acima de 1 (um) salário mínimo: aprovado pelo Diretor da área solicitante. 4. RELATÓRIO DE DESPESAS DE VIAGENS - ACERTO DE CONTAS. 4.1. A prestação de contas referente aos adiantamentos de que tratam os itens 1 e 2, deverá ser feita através do formulário ACERTO DE CONTAS N..., em duas vias (Anexo III), disponível na rede, e entregue no Setor de Contas a Pagar e a Receber (SPR), impreterivelmente, no primeiro dia útil subsequente à viagem ou realização da despesa que deu origem ao pedido de adiantamento. Em hipótese algumaa prestação de contas poderá ser realizada no mês posterior ao que foi concedido o adiantamento. Exceção será feita quando o período da viagem ultrapassar o mês da solicitação. 4.2. A prestação de contas, através do formulário indicado no item anterior, será assinada pelo funcionário responsável pelas despesas realizadas, vistada pelo superior hierárquico e encaminhada ao Setor de Contas a Pagar e a Receber, para conferência e posterior aprovação do titular da Diretoria Administrativa e Financeira. 4.3. A devolução de eventual saldo ou o recebimento de importâncias complementares por conta de despesas que ultrapassaram o valor recebido em adiantamento, será feita através do Setor de Contas a Pagar e a Receber. 4.4. Deverá integrar a prestação de contas um relatório contendo informações sobre as despesas realizadas. Especificamente quando de viagens, deverão ser indicados: a) Data b) Local e cidade c) Evento d) Duração do evento e) Funcionários participantes.
4.5. Somente serão aceitas para a prestação de contas, comprovantes das despesas realizadas através de Notas Fiscais, com a discriminação dos gastos, nominais à Companhia de Habitação Popular de Campinas - Cohab e com a indicação do CNPJ: 46.044.871/0001-08. 4.6. Na impossibilidade da obtenção de Notas Fiscais em decorrência do tipo de serviço prestado (recibo de taxi, estacionamento, passagens de ônibus, etc.) obrigatoriamente deverá ser indicado no verso do respectivo comprovante, recibo ou nota fiscal simplificada, a destinação da despesa e, sempre que possível, no documento deverá constar o nome da Cohab-Campinas. 4.7. Serão de exclusiva responsabilidade do funcionário requisitante, as despesas realizadas sem o atendimento das normas desta Instrução Normativa. Campinas, 05 de março de 2007. Miguel Jorge Nicolau Filho Diretor Administrativo e Financeiro ANEXO I
ADIANTAMENTO PARA PAGAMENTO DE DESPESAS DIVERSAS Nº () Despesas diversas () Viagem Nome: Unidade Operacional Centro de Custo Solicito a liberação da importância de ( ), R$ que será destinada ao pagamento de e posterior acerto de contas. Campinas,8 de Março de 2007 Autorização: Solicitante Autenticação Mecânica ANEXO II DIÁRIA DE VIAGEM IN 02/07 Funcionário Divisão Destino Horário Saída Serviço Centro de Custo Data de viagem Retorno Valor da Diária de Viagem = 1 Vale Refeição R$
Recebi Funcionário Autorização Gerente ou Diretor Autenticação Mecânica ACERTO DE CONTAS Nº () Despesas diversas Classificação Contábil ANEXO IIII Unidade Operacional () Viagem Valor do Adiantamento R$ Centro de Custo Histórico Documento Valor R$ TOTAL R$ Saldo R$ () a receber () a restituir Funcionário Responsável Diretor Administrativo e Financeiro 08/03/07 Autenticação Mecânica