Baixa Boletos de Condomínio - Sami ERP++ 1. Baixa Manual de Boletos 1.1. Recebimentos Doc s - Caixa Acesse o módulo TERMINAL DE CAIXA/ CAIXA/ ABERTURA DE CAIXA/ CONDOMÍNIO/ LANÇAMENTOS AUTOMÁTICO/ RECEBIMENTOS DOC S. Esta opção é utilizada para recebimento dos recibos de cobrança dos condôminos (Baixa de Doc s). Nº do Documento (Série-Registro-N/E): informe neste campo o número do Doc para baixa. O número do doc é composto por série e registro, que se encontra impresso no documento de cobrança. Observação: "N" corresponde a baixa de Doc s Normais, "E" corresponde a baixa de Doc s Extras. Configurações do Condomínio: Cobrar Taxa Banco: selecione esta opção para habilitar ou desabilitar o campo pré-configurado para cobrar (ou não) a Taxa Banco no Caixa. O usuário poderá modificar no ato da autenticação, sem a necessidade de alterar configuração pré-estabelecida no programa Configuração do Condomínio. 1
Após informar o número do documento o usuário deverá pressionar a tecla "Tab" para mostrar os Valores e informações do Doc. O sistema apresentará na tela os valores preenchidos automaticamente. Os campos "Valor do Documento" e "Valor Cobrado" não poderão ser modificados, visto que, são campos de resultado. Para o recebimento de doc s em atraso o sistema apresentará a tela: Após o usuário poderá alterar ou confirmar os valores de "Multa/ Juros/ Correção Monetária" e após clicar sobre o botão. Para efetuar a baixa do boleto e autenticar o documento clique sobre o botão. Somente após a confirmação da autenticação o programa fará a liquidação da unidade, bem como suas integrações contábeis. Importante: não é permitido o recebimento de doc s de condomínios administrados pelo P.A.R.(Planejamento de Arrendamento Residencial). Clique no botão para confirmar o lançamento. O sistema abrirá a tela para selecionar a forma de recebimento do pagamento: Cheque, Dinheiro ou Cheque e Dinheiro. Caso sejam selecionadas as opções de recebimento através de cheque ou cheque e dinheiro, torna-se obrigatório o cadastro dos dados do(s) cheque(s) recebido(s). Clique no botão para confirmar a forma de recebimento. 2
Ao confirmar o tipo de recebimento o sistema abrirá a tela de autenticação do documento. Clique no botão SIM para o sistema autenticar a quitação e efetuar o lançamento nos demais programas do sistema. Caso seja clicado no botão NÃO, o sistema cancelará o recebimento dos doc de condomínio. Após clicar na opção Sim e autenticar o documento o sistema permanecerá na tela de autenticação, possibilitando autenticar mais de uma vez o documento. Caso não deseje mais realizar autenticações, clique no botão Não, para retornar ao menu principal. Caso seja selecionado o tipo de pagamento com cheque(s), após a autenticação do documento o sistema habilitará a tela para autenticação do(s) cheque(s). 1.2. Recebimento de Doc s Conta Corrente de Locação Acesse o módulo CONTA CORRENTE DE CONDOMÍNIO/ CADASTROS/ LANÇAMENTOS/ RECEITAS DOC S. Através deste processo, você poderá efetuar a quitação ou baixa dos títulos recebidos no caixa da Administradora ou em banco. Este programa registra contabilmente no Conta Corrente de Condomínios os lançamentos correspondentes a baixa automática de títulos (doc s normais e extras) sendo feito por digitação manual (individual) ou processo de retorno das liquidações recebidas no banco (arquivo de retorno da cobrança). 3
Dia do Lançamento: informe neste campo a data para lançamento contábil e baixa dos doc s. Número do Lote: informe neste campo o número do lote utilizado para os lançamentos. Este lote não é contábil, devendo o mesmo ser transferido posteriormente para os extratos de Condomínio na opção de menu para este fim. A numeração poderá ser de 001 a 999. Lotes Existentes: serão relacionados todos os lotes gerados no mês informado que não foram transferidos para o Conta Corrente dos Condomínios. Origem do lançamento: este campo esta dividido em três opções: Banco: selecione esta opção para que os lançamentos do lote sejam relacionados como provenientes dos recebimentos realizados em banco. O programa solicitará o número nacional do banco correspondente. Processando Retorno Bancário: opção utilizada para baixa automática de boletos. Caixa: selecione esta opção para que os lançamentos do lote sejam relacionados como provenientes dos recebimentos realizados no caixa da Empresa. Esta opção é utilizada para quitação de doc s não recebidos automaticamente pelo módulo Terminal de Caixa. Extra-Caixa: selecione esta opção para que os lançamentos do lote sejam relacionados como provenientes dos recebimentos realizados através de extracaixa, ou seja, recebimentos efetuados diretamente pelo síndico do condomínio, cujo valor não passou pela conta bancária da Administradora/ Condomínio ou pelo Caixa. O valor recebido pelo síndico será comprovado posteriormente através de novos lançamentos. Número do Banco ou Caixa: informe neste campo o número do caixa ou o código 4
nacional do banco conforme opções selecionadas. Config. Contábil: Empresa: informe neste campo o número da Empresa Contábil, cadastrada na Contabilidade Gerencial, para busca das contas configuradas e lançamentos a serem efetuados no lote. Caso não saiba o código da Empresa a ser informado, clique sobre o botão. Lança Recebimento Normal: selecione uma das seguintes opções: Individualizado: selecione esta opção para efetuar lançamentos individuais para cada histórico cobrado na emissão do doc normal ou extra. Lança Individual/ Parcial por Sub-Conta: selecione esta opção para efetuar lançamentos totalizados, verificando se há algum evento na emissão da cobrança que seja vinculado a sub-conta específica (01 a 99), discriminando os lançamentos dos mesmos. Após informar os dados solicitados, clique sobre o botão para avançar a tela do processamento das baixas. Selecionando a opção Banco, Extra Caixa ou Caixa abrirá a seguinte tela: Informe no campo Nº Documento a série e registro dos doc s e se é boleto de cobrança Normal (N) ou Extra (E). Informe neste campo o número do doc normal ou extra a processar a baixa. Este número é composto por série + registro identificados no próprio documento ou em consultas aos programas referentes a emissão, por exemplo a Planilha de Cobrança doc s Normais ou Extras. N/E identifica se o doc a ser processado é um doc proveniente da emissão Normal ou da emissão Extra da cobrança. Nos campos Multa, Juros e Correção Monetária informe os valores correspondentes, caso necessário. 5
O programa Lançamento de Receitas Doc s efetuará além dos lançamentos contábeis no lote indicado a quitação das unidades correspondentes, ou seja, eliminará as mesmas do controle de inadimplência da carteira de condomínios. Para confirmar a baixa dos boletos de cobrança, clique no botão. 2. Baixa Automática de Boletos 2.1. Liquidação Arquivo Retorno Acesse o módulo DIVERSOS/ BANCOS/ PREFEITURA ON-LINE/ LIQUIDAÇÃO ARQUIVO RETORNO. Este programa efetua a leitura do arquivo de retorno dos títulos recebidos no banco referente aos Doc s (Boletos) de Condomínio e Locação. O Sistema emitirá um relatório da crítica do processo, informando os registros processados e os não encontrados, apresentando as devidas inconsistências. Selecione o Tipo de Retorno como Cobrança para processar o arquivo de retorno da cobrança dos doc s recebidos através do Banco, ou Débito em conta para processar o arquivo de retorno do débito em conta efetuado, conforme o arquivo de débito em conta previamente enviado ao banco. Tipo de Processamento: selecione se o arquivo a ser processado será único ou múltiplo. Localização e nome do arquivo de retorno: clique no botão para informar o caminho onde se encontra salvo o arquivo do retorno bancário enviado pelo banco. 6
Banco que está sendo efetuado o retorno: neste campo será informado automaticamente o nome do banco identificado através do arquivo informado. Imprimir via de controle interno de doc's já baixados: marque essa opção para que o SAMI imprima 4º via dos doc s já baixados. Imprimir nome do Condômino: marque esta opção caso deseje que conste na listagem do arquivo processado o nome do Condômino. 4º Via condomínio com Taxa Banco: selecione esta opção para emissão da 4º via do comprovante fiscal dos títulos de Condomínio recebidos na rede bancária. No campo Série para não processar informe neste campo o número da série a não fazer parte do processo do retorno. Processar arquivo com diferença a MAIOR ou a MENOR: informe nestes campos se permite que no processo de retorno bancário conste na listagem unidades/ contratos processados com doc s pagos com diferença a maior ou menor, até o valor estipulado. Para iniciar o processo de leitura do arquivo, clique sobre o botão. As abas Retorno Bancário Condomínios, Retorno Bancário Locação e Retorno Bancário Não Processados serão habilitadas após o processo de leitura do arquivo de retorno. Nessas abas serão listados os retornos dos doc s pagos na rede bancária. Após processar o arquivo, o sistema habilita o botão para gravar e imprimir o relatório de baixa. Importante: É necessária a impressão do relatório de retorno bancário para que o sistema grave a informação dos imóveis processados no Conta Corrente de Locação. Atenção! Caso haja mais de um arquivo de retorno para ser processado no mesmo dia é necessário processar um arquivo e fazer a baixa do mesmo no Conta Corrente, para depois processar outro arquivo de retorno. Se processado arquivo de retorno de débito em conta, o SAMI identificará o motivo, caso alguma unidade/ contrato não proceda o devido débito. Após a emissão da crítica, o sistema irá fazer a seguinte pergunta "Deseja Imprimir 4ª Via dos Doc s recebidos no Banco?". Caso a opção seja afirmativa, o sistema irá imprimir por folha 03 boletos bancários (parecido com a Ficha de Compensação). 7
2.2. Recebimento de Doc s Conta Corrente de Condomínio Acesse o módulo CONTA CORRENTE DE CONDOMÍNIO/ CADASTROS/ LANÇAMENTOS/ RECEITAS DOC S. Através deste processo, você poderá efetuar a quitação ou baixa dos títulos recebidos no caixa da Administradora ou em banco. Este programa registra contabilmente no Conta Corrente de Condomínios os lançamentos correspondentes a baixa automática de títulos (doc s normais e extras) sendo feito por digitação manual (individual) ou processo de retorno das liquidações recebidas no banco (arquivo de retorno da cobrança). Dia do Lançamento: informe neste campo a data para lançamento contábil e baixa dos doc s. Número do Lote: informe neste campo o número do lote utilizado para os lançamentos. Este lote não é contábil, devendo o mesmo ser transferido posteriormente para os extratos de Condomínio na opção de menu para este fim. A numeração poderá ser de 001 a 999. Lotes Existentes: serão relacionados todos os lotes gerados no mês informado que não foram transferidos para o Conta Corrente dos Condomínios. Origem do lançamento: este campo esta dividido em três opções: Banco: selecione esta opção para que os lançamentos do lote sejam relacionados como provenientes dos recebimentos realizados em banco. O programa solicitará o número nacional do banco correspondente. Processando Retorno Bancário: selecione esta opção para que o sistema proceda à baixa e lançamento dos doc s através de um arquivo gerado pela leitura do arquivo de retorno recebido pelo banco. A leitura deste arquivo deve ser efetuada previamente no módulo Diversos. 8
Caixa: opção disponível para baixa manual de doc s. Extra-Caixa: opção disponível para baixa manual de doc s. Número do Banco ou Caixa: informe neste campo o código nacional do banco que foi processado o retorno no módulo Diversos, conforme opções selecionadas. Config. Contábil: Empresa: informe neste campo o número da Empresa Contábil, cadastrada na Contabilidade Gerencial, para busca das contas configuradas e lançamentos a serem efetuados no lote. Caso não saiba o código da Empresa a ser informado, clique sobre o botão. Lança Recebimento Normal: selecione uma das seguintes opções: Individualizado: selecione esta opção para efetuar lançamentos individuais para cada histórico cobrado na emissão do doc normal ou extra. Lança Individual/ Parcial por Sub-Conta: selecione esta opção para efetuar lançamentos totalizados, verificando se há algum evento na emissão da cobrança que seja vinculado a sub-conta específica (01 a 99), discriminando os lançamentos dos mesmos. Após informar os dados solicitados, clique sobre o botão tela do processamento das baixas. para avançar a Selecionando a opção Banco - Proc. Retorno Bancário, clique no botão para efetuar o processo de baixa dos doc s de forma automática, relacionados através da leitura do arquivo de retorno efetuada no módulo Diversos. O processo de retorno bancário - leitura do arquivo de liquidação, efetua os lançamentos e baixas dos doc s, onde o usuário somente acompanhará na tela a quitação coletiva dos títulos recebidos no banco. Caso algum título já tenha sido liquidado, o sistema emitirá uma crítica deste documento. 9
O programa Lançamento de Receitas Doc s efetuará além dos lançamentos contábeis no lote indicado a quitação das unidades correspondentes, ou seja, eliminará as mesmas do controle de inadimplência da carteira de condomínios. Para confirmar a baixa dos boletos de cobrança, clique no botão. 10