03 SETORES ENVOLVIDOS TODAS AS UNIDADES ESTRUTURAIS ORGANIZACIONAL DO MUNICÍPIO

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº SCS-02/2015 Data: 20/09/2015 Versão: Original 01 SISTEMA ADMINISTRATIVO SCS SISTEMA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL 02 ASSUNTO SCS-02 DIVULGAÇÃO DE CAMPANHAS INSTITUCIONAIS 03 SETORES ENVOLVIDOS TODAS AS UNIDADES ESTRUTURAIS ORGANIZACIONAL DO MUNICÍPIO 04 UNIDADE RESPONSÁVEL INÍCIO DA VIGÊNCIA GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE 20/09/2015 05 FINALIDADE Padronizar, de forma sistêmica, as rotinas de trabalho da Coordenação Executiva de Comunicação responsável pela divulgação de campanhas da Administração e a implantação de procedimentos de controle. 06 ABRANGÊNCIA / ÂMBITO DE APLICAÇÃO Abrange todos os órgãos e entidades da Administração Municipal Direta e Indireta do Poder Executivo Municipal. 07 BASE LEGAL E REGULAMENTAR Lei Federal Nº 4.680/1965 sobre publicidade; Lei Federal Nº 12.232/2010 sobre contratação de agência de publicidade; Lei Federal Nº 8.666/1993 sobre licitações; Decreto Federal Nº 5.450/2005 sobre termo de referência; Lei Municipal Nº 4697/ 2009, Seção IV, Art. 24 sobre a Secretaria de Comunicação; Lei Municipal Nº 5.283/2014, Art. 23 sobre a Coordenação Executiva de Comunicação. 1

08 CONCEITOS 08.1- Alta Resolução - Material com alta qualidade, possuindo um número grande de pixels ou vetorizados. 08.2- Atendimento Profissional responsável em atender aos clientes, conforme suas necessidades de comunicação. 08.3- Briefing Resumo, em inglês. Documento contendo a descrição da marca ou empresa, seus problemas, oportunidades, objetivos e recursos para a realização de uma campanha. Base do processo de planejamento e de criação. 08.4- Brainstorm - Tempestade cerebral em inglês. Técnica utilizada para gerar ideias publicitárias. Consiste em unir todas as propostas que vierem à cabeça, sem nenhuma análise inicial sobre a sua pertinência, sendo feita no final uma avaliação posterior. Geralmente é feita por duas ou mais pessoas. 08.5- Campanha - Conjunto integrado de peças publicitárias ou promocionais. 08.6- Diretor de Arte - Profissional de criação especializado em desenvolver toda a parte visual e gráfica das peças publicitárias. 08.7- Feedback - Todo e qualquer retorno da campanha à equipe de comunicação feita pelo cliente. 08.8- Job - Nome de todos os trabalhos específicos feitos para um cliente. 08.9- Layout - Diagramação em inglês. Prévia em baixa resolução do que será o anúncio / material. 08.10- Manual de Aplicação de Logomarca - Material para consultar como deve ser utilizada a logomarca da empresa/instituição, especificando tamanho, cores de fundo, PB, fontes, entre outros. 08.11- O.S. - Abreviação de Ordem de Serviço. Documento formal enviado pelo cliente ao fornecedor que autoriza a produção / veiculação do material. 08.12- Storyboard - Esquema ilustrado do roteiro de vídeo comercial, definindo algumas de suas cenas principais, de modo a facilitar sua análise, aprovação e produção. 08.13- Termo de Referência - É o documento que deverá conter elementos capazes de propiciar 2

avaliação do custo pela Administração diante de orçamento detalhado, definição dos métodos, estratégia de suprimento, valor estimado em planilhas de acordo com o preço de mercado, cronograma físico-financeiro, se for o caso, critério de aceitação de objeto, deveres do contratado e do contratante, procedimento de fiscalização e gerenciamento do contrato, prazo de execução e sanções, de forma clara, concisa e objetiva. (Art. 9º, 2º do Decreto Federal Nº 5.450/2005). 09 PROCEDIMENTOS 09.1 DO CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DE DEMANDAS 09.1.1 GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE / GERENTE DE MARKETING E PUBLICIDADE 09.1.1.1 participa das reuniões de brainstorm da Gerência; 09.1.1.2 acompanha na elaboração/criação dos materiais; 09.1.1.3 avalia e aprova todos os materiais de criação e audiovisual juntamente com o Coordenador Executivo de Comunicação; 09.1.1.4 desenvolve o Planejamento Estratégico de Comunicação juntamente com o Coordenador Executivo de Comunicação e as demais secretarias envolvidas; 09.1.1.5 contata os responsáveis comerciais de veículos e empresas de comunicação para solicitação de orçamentos a serem inseridos no Termo de Referência; 09.1.1.6 desenvolve o Termo de Referência juntamente com o Coordenador Executivo de Comunicação para contratação de fornecedores de materiais e serviços de comunicação; 09.1.1.7 coordena todos os trâmites de atendimento e criação; 09.1.1.8 coordena todos os trâmites de solicitação de criação de campanhas e materiais criados/produzidos pela agência de publicidade. 09.2 DAS SOLICITAÇÕES DE DEMANDAS 09.2.1 GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE / EQUIPE DE ATENDIMENTO PUBLICITÁRIO 09.2.1.1 recebe solicitações por: 09.2.1.1.1 e-mail institucional da equipe ou integrantes; 09.2.1.1.2 circular Interna (C.I.) destinada à Coordenação Executiva de Comunicação; 09.2.1.1.3 reuniões e comissões. 09.2.1.2 busca todas as informações necessárias com o (a) solicitante sobre a demanda; 3

09.2.1.3 elabora o JOB; PREFEITURA MUNICIPAL DE CARIACICA 09.2.1.4 passa o JOB e todas as informações por meio de reuniões de brainstorm para: 09.2.1.4.1 Equipe de Criação e/ou; 09.2.1.4.2 Equipe de Audiovisual. 09.2.1.5 recebe os materiais aprovados e/ou corrigidos das equipes de Criação e Audiovisual, pós-aprovação prévia do Gerente de Marketing e Coordenador Executivo de Comunicação; 09.2.1.6 envia o material para o (a) solicitante para aprovação final; 09.2.1.7 recebe o feedback do (a) solicitante sobre o material, podendo ser que a Equipe: 09.2.1.7.1 encaminha à Equipe de Criação / Audiovisual as alterações feitas pelo (a) solicitante (caso houver); 09.2.1.7.2 envia ao (à) solicitante o material finalizado, em alta resolução, após sua aprovação final, os materiais não produzidos pela Coordenação Executiva de Comunicação; 09.2.1.7.3 envia à Equipe de Produção e Mídia o material finalizado, em alta resolução, pós sua aprovação final, assim como o detalhamento do quantitativo, para a confecção do mesmo. 09.2.1.8 avisa ao (à) solicitante que o material já está disponível na Coordenação Executiva de Comunicação ou foi instalado no local solicitado pelo fornecedor. 09.2.2 GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE / EQUIPE DE CRIAÇÃO (DIREÇÃO DE ARTE) 09.2.2.1 recebe o JOB e informações adicionais do Atendimento; 09.2.2.2 desenvolve os layouts dos materiais de acordo com as demandas; 09.2.2.3 envia o layout em baixa resolução para aprovação prévia da Gerência de Marketing e Coordenador Executivo de Comunicação; 09.2.2.4 recebe solicitações de alterações e correções (caso haja); 09.2.2.5 reenvia o material aprovado e corrigido pós-revisão para o Atendimento; 09.2.2.6 recebe do Atendimento solicitações de alterações e correções feitas pelo (a) solicitante (caso houver); 09.2.2.7 libera para o Atendimento o material finalizado, em alta resolução, para produção/veiculação do mesmo. 09.2.3 GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE / EQUIPE DE AUDIOVISUAL 09.2.3.1 recebe o JOB, Storyboard, direção de fotografia e/ou outras informações adicionais do Atendimento; 4

09.2.3.2 produz os materiais de acordo com as demandas; 09.2.3.3 envia o material em baixa resolução para aprovação prévia do Gerente de Marketing e Coordenador Executivo de Comunicação; 09.2.3.4 recebe solicitações de alterações e correções (caso haja); 09.2.3.5 reenvia o material aprovado e corrigido pós-revisão para o Atendimento; 09.2.3.6 recebe do Atendimento solicitações de alterações e correções feitas pelo (a) solicitante (caso houver); 09.2.3.7 libera para o Atendimento o material finalizado, em alta resolução, para produção/veiculação do mesmo. 09.2.4 GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE / EQUIPE DE PRODUÇÃO E MÍDIA 09.2.4.1 para fornecedores com contratos de até 1 (um) ano: 09.2.4.1.1 recebe o material finalizado, em alta resolução, pós sua aprovação final, para a produção/veiculação do mesmo; 09.2.4.1.2 verifica disponibilidade do quantitativo do material a ser produzido dentro da verba destinada ao material, no QDD Quadro de Detalhamento de Despesas; 09.2.4.1.3 elabora uma O.S. para o fornecedor, detalhando os materiais, formatos, quantitativo, valores e prazo de entrega/veiculação; 09.2.4.1.4 encaminha a O.S. juntamente com os materiais para produção aos fornecedores contratados; 09.2.4.1.5 acompanha a instalação/entrega dos materiais. 09.2.4.2 para fornecedores com contratos temporários/por campanhas: 09.2.4.2.1 recebe o material finalizado, em alta resolução, pós sua aprovação final, para a produção/veiculação do mesmo; 09.2.4.2.2 verifica com o NAOF Núcleo de Apoio Orçamentário e Financeiro, se a parte legal de ambos (contratos, reservas, empenhos, documentações, etc.) já está devidamente autorizada para execução do serviço; 09.2.4.2.3 encaminha as cópias de empenhos juntamente com os materiais para veiculação aos fornecedores contratados; 09.2.4.2.4 acompanha a veiculação dos materiais na mídia. 5

10 CONSIDERAÇÕES FINAIS 10.1 A Gerência de Marketing e Publicidade tem o objetivo principal atender a Prefeitura em sua totalidade, zelando, consolidando e fomentando sua imagem e direcionando-a para um bom posicionamento estratégico na sociedade. 10.2 Dentre as funções principais da Gerência, estão: 10.2.1 Promover a imagem da Prefeitura. Podendo ser por meio da formulação e coordenação do Planejamento Estratégico de Comunicação; 10.2.2 Elaborar as campanhas de publicidade institucionais; 10.2.3 Desenvolver todo o material de comunicação seguindo as normas do Manual de Aplicação de Logomarca, bem como, as normas de identidade visual da Prefeitura; 10.2.4 Criar e acompanhar a produção de materiais audiovisual para uso interno ou para fins de projetos; 10.2.5 Estudar parâmetros de mercado para análise de tendências; 10.2.6 Manter a identidade visual e a comunicação visual da Prefeitura. 10.3 Dentre as atribuições dos componentes da Gerência, estão: 10.3.1 O gerente de Marketing e Publicidade é responsável por toda demanda interna do departamento; 10.3.2 A equipe de Atendimento Publicitário é responsável pelo atendimento das solicitações de cada secretaria da Administração; 10.3.3 A equipe de Criação é responsável pelo desenvolvimento e elaboração de todas as peças publicitárias da Administração para a Gerência de Marketing e Publicidade; 10.3.4 A equipe de Audiovisual é responsável pela produção de todos os materiais de áudio, vídeo e fotografia para a Gerência de Marketing e Publicidade; 10.3.5 A equipe de Produção e Mídia é responsável pela liberação e acompanhamento de produção/veiculação de todos os materiais gráficos, comunicação visual e mídias da Administração para a Gerência de Marketing e Publicidade. 10.4 Deve ser respeitada pelas secretarias da Administração a ordem de trabalho conforme Fluxograma, bem como, o prazo para solicitação de demandas à Gerência, para que o mesmo seja entregue com qualidade e dentro do prazo necessário previsto. 6

10.5 Os materiais que fazem parte do quadro de atividades da Gerência (criação e produção/veiculação) são: materiais de comunicação visual (banners, faixas, placas de fachada, placas de descerramento, etc.), papelaria (folders, panfletos, cartazes, convites, etc.) e mídias (comerciais de televisão, spots de rádios, anúncios em jornais/revistas, outdoors, etc.). 10.6 Fica sob responsabilidade dos Fiscais de Contrato, alocados na Gerência, o acompanhamento das produções, entregas, veiculações e instalações realizados pelos fornecedores dos materiais desenvolvidos e liberados pela mesma Gerência. 11 ANEXOS ANEXO I - FLUXOGRAMA SCS-02 DIVULGAÇÃO DE CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. ANEXO II TABELA DE PRAZOS PARA SOLICITAÇÃO DE DEMANDAS À GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE (ATENDIMENTOS E JOBS). ANEXO III TABELA DE PRAZOS PARA SOLICITAÇÃO DE DEMANDAS À GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE (PEÇAS). 12 APROVAÇÃO E AUTORIZAÇÃO Aprovamos esta INSTRUÇÃO NORMATIVA SCS-02/2015 em 20/09/2015, divulgue-se: Claudio Mendonça da Silva Secretário-Chefe do Gabinete do Prefeito Eliezer Soares Rocha Junior Secretário Municipal de Controle e Transparência Geraldo Luzia de Oliveira Junior Prefeito Municipal de Cariacica 7

ANEXO I - FLUXOGRAMA SCS-02 DIVULGAÇÃO DE CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. ANEXO II TABELA DE PRAZOS PARA SOLICITAÇÃO DE DEMANDAS À GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE (ATENDIMENTOS E JOBS). ANEXO III TABELA DE PRAZOS PARA SOLICITAÇÃO DE DEMANDAS À GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE (PEÇAS). 8