PODER EXECUTIVO MUNICIPAL DE ITIQUIRA- MT

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1 INSTRUÇÃO NORMATIVA SCS Nº 002/2012, DE 31 DE OUTUBRO DE Versão nº 01 Aprovação em: 31/10/2012 Ato de Aprovação: Decreto Municipal nº 053/2012 Unidade Responsável: Departamento de Comunicação I - FINALIDADE Estabelecer as normas gerais e os procedimentos a serem observados por toda a administração direta e indireta para a divulgação de campanhas institucionais e de utilidade publica do Poder Executivo do Município de Itiquira-MT. II - ABRANGÊNCIA Abrange todas as Unidades da estrutura organizacional da administração Públicas Direta e Indireta, que abrange as unidades executoras do Sistema de Comunicação Social. III CONCEITO Para os fins desta Instrução Normativa, considera-se: I - PUBLICIDADE INSTITUCIONAL: Ação de publicidade que se destina a divulgar atos, ações, programas, obras, serviços, campanhas, metas e resultados dos órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal, com o objetivo de atender ao princípio da publicidade, de valorizar e fortalecer as instituições públicas, de estimular a participação da sociedade no debate, controle e formulação de políticas públicas e de promover o Município de Itiquira-MT. II - PUBLICIDADE DE UTILIDADE PÚBLICA: A que se destina a divulgar direitos, produtos e serviços colocados à disposição dos cidadãos, com o objetivo de informar, educar, orientar, mobilizar, prevenir ou alertar a população para adotar

2 comportamentos que lhe tragam benefícios individuais ou coletivos e que melhorem a sua qualidade de vida. III - SERVIÇOS DE PUBLICIDADE: O conjunto de atividades realizadas integradamente que tenham por objetivo o estudo, o planejamento, a conceituação, a concepção, a criação, a execução interna, a intermediação e a supervisão da execução externa e a distribuição de publicidade aos veículos e demais meios de divulgação, com o objetivo de promover a venda de bens ou serviços de qualquer natureza, difundir idéias ou informar o público em geral. IV SERVIÇOS ESPECIALIZADOS: Planejamento e execução de pesquisas e de outros instrumentos de avaliação e de geração de conhecimento sobre o mercado, o público-alvo, os meios de divulgação nos quais serão difundidas as peças e ações publicitárias ou sobre os resultados das campanhas realizadas, sendo vedada a inclusão nas pesquisas e avaliações de matéria estranha ou que não guarde pertinência temática com a ação publicitária ou com o objeto do contrato de prestação de serviços de publicidade; Produção e à execução técnica das peças e projetos publicitários criados; Criação e ao desenvolvimento de formas inovadoras de comunicação publicitária, em consonância com novas tecnologias, visando à expansão dos efeitos das mensagens e das ações publicitárias. V VEÍCULOS DE COMUNICAÇÃO: televisão, rádio, sites, jornais, revistas, outdoors, mídias digitais. IV BASE LEGAL Em conformidade com o que dispõe na Constituição Federal, Lei Complementar nº 101/2000 Lei de Responsabilidade Fiscal, Lei Federal nº 8.666/1993 Lei de Licitações e Contratos Administrativos, Lei Federal nº / Modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, Lei Federal nº / Dispõe sobre as normas gerais para licitação e contratação pela administração pública de serviços de publicidade prestados por intermédio de agências de propaganda, combinados da Lei Orgânica Municipal do Município de Itiquira-MT, Lei Municipal nº 558/2006. V RESPONSABILIDADES

3 1. Da Gerência de Comunicação Social 1.1 Promover a divulgação e implantação desta Instrução Normativa, mantendoa atualizada; instrução normativas; 1.2 Exigir e exercer o acompanhamento sobre a efetiva observância dessa 1.3 Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a Unidade Municipal de Controle Interno, visando constante aprimoramento da instrução normativa; 1.4 Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os servidores responsáveis pela elaboração e encaminhamento de atos oficiais para publicação. 2. Das Unidades Executoras 2.1 Atender às solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa, quanto a informações e à participação no processo de atualização; 2.2 Alertar a unidade responsável pela Instrução Normativa sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho para o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional; instrução normativa; 2.3 Realizar as atividades colocadas sob sua responsabilidade na presente 2.4 Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa. 3. Da Unidade Municipal de Controle Interno

4 3.1 Promover a divulgação da Instrução Normativa, mantendo-a atualizada; orientar as áreas executoras e supervisionar sua aplicação; 3.2 Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a unidade responsável pela coordenação do controle interno, para definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objeto de alteração, atualização ou expansão. normativa. 3.3 Prestar os esclarecimentos que se fizerem necessários acerca desta instrução 3.4 Fiscalizar o fiel cumprimento desta Instrução Normativa; 3.5 Através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a publicação de atos oficiais, propondo alterações na Instrução Normativa para aprimoramento dos controles. 4. Dos Objetivos no Município; I - Disciplinar os procedimentos para a realização de campanhas institucionais II - Disciplinar os Procedimentos para o bom funcionamento da Gerência de Comunicação Social para que não venha ocorrer irregularidades e ilegalidades à Unidade competente, envolvendo todas as áreas da administração Direta e Indireta; III - Otimizar os procedimentos administrativos da Prefeitura Municipal de Itiquira-MT, disciplinando normas gerais para a Gerência de Comunicação Social, objetivando organizar e estabelecer atividades mínimas a serem observadas.

5 VI - DOS PROCEDIMENTOS 1. Dos Objetivos da Divulgação de Campanhas Institucionais e de Utilidade Pública: 1.1 A divulgação de campanhas publicitárias do Poder Executivo Municipal será executada de acordo com o disposto nesta normativa e terá como objetivos principais: segmentos sociais; Disseminar informações sobre assuntos de interesse dos mais diferentes Estimular a sociedade a participar do debate e da definição de políticas públicas essenciais para o desenvolvimento do Município; sua disposição; Realizar ampla difusão dos direitos do cidadão e dos serviços colocados à Explicar os projetos e políticas de governo propostos pelo Executivo Municipal nas principais áreas de interesse da sociedade; Promover o Município nacionalmente; 2. Das Diretrizes para Elaboração de Campanhas Publicitárias 2.1 No desenvolvimento das ações publicitárias, os órgãos e entidades deverão observar às seguintes diretrizes, respeitadas as características de cada tipo de ação: Observar o princípio da impessoalidade, disposto no caput do art. 37, e seu 1º, da Constituição Federal, que determina que a publicidade terá caráter educativo, informativo ou de orientação social, proibida a menção a nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos;

6 2.1.2 Promover a autoestima dos Itiquirenses; diretamente atingido; Ressaltar os benefícios das ações para a sociedade e não só para o público Contribuir para a compreensão do posicionamento e das políticas públicas adotados pelo Poder Executivo Municipal; Contribuir para a compreensão dos investimentos realizados e das responsabilidades dos governos federal, estaduais e municipais na obra ou ação divulgada; Privilegiar o uso de pessoas, cenas e casos reais; Empregar recursos que facilitem o acesso das pessoas com deficiência visual e auditiva às ações de publicidade; Evitar o uso de termos estrangeiros; Sobriedade e a transparência dos procedimentos; Eficiência e a racionalidade na aplicação dos recursos; Adequação das mensagens ao universo cultural dos segmentos de público com os quais se pretenda comunicar; Regionalização da comunicação social; Avaliação sistemática dos resultados.

7 2.2 A Publicidade de Utilidade Pública, especificamente, deve sempre conter uma orientação à população que a habilite a usufruir os direitos, os benefícios ou os serviços públicos colocados à sua disposição. 3. Do Planejamento, Desenvolvimento e Coordenação de Campanhas 3.1 A Gerência de Comunicação Social é o órgão responsável pelo planejamento, desenvolvimento e coordenação das ações de publicidade do Poder Executivo Municipal; 3.2 As Secretarias que demandarem publicidade de suas atividades nos meios de comunicação deverão encaminhar a Gerência de Comunicação Social Proposta de Campanha, contendo no mínimo as seguintes informações: realização; Caracterização de suas metas e de sua oportunidade e cronograma de Definição justificada dos segmentos de público que constituem seu público preferencial e de sua cobertura geográfica; Orçamento global estimado da campanha, detalhando a verba alocada a: criação e produção (filmes, jingles e spots, gráfica, outras produções), mídia televisão, rádio, jornal, revista, outros) e não-mídia (promoção, merchandising, mala-direta, patrocínios, telemarketing, outros). 3.3 A Gerência de Comunicação Social terá 10 (dez) dias úteis para analisar as propostas de ações e comunicar sua decisão aos órgãos e entidades, ressalvado que o não cumprimento desse prazo não implica aprovação tácita das ações. 3.4 A realização de toda e qualquer ação publicitária sem a prévia e expressa autorização da Gerência de Comunicação Social implicará a apuração de responsabilidades e a aplicação das penalidades cabíveis.

8 4. Da Identificação Visual do Município 4.1 As ações de publicidade realizadas pelo Município serão obrigatoriamente identificadas com o Brasão de Itiquira e o nome destacado do órgão divulgador, com a finalidade de indicar sua responsabilidade nas mensagens transmitidas e facilitar o controle social da Administração Pública A identificação do Município não deverá conter nenhum elemento assessório que caracterize promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos. 4.2 No caso das autarquias, a publicidade será identificada pela marca do órgão, não devendo conter nenhum outro elemento assessório que caracterize promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos Cabe a Gerência de Comunicação Social a fiscalização acerca da correta utilização da identificação visual do Município em materiais publicitários, sites próprios, informativos e outros. 5. Da Contratação de Serviços de Publicidade 5.1 Os contratos de serviços de publicidade terão por objeto somente as atividades previstas no caput e no 1o da Lei /2010, vedada a inclusão de quaisquer outras atividades, em especial as de assessoria de imprensa, comunicação e relações públicas ou as que tenham por finalidade a realização de eventos festivos de qualquer natureza, as quais serão contratadas por meio de procedimentos licitatórios próprios, respeitado o disposto na legislação em vigor. 5.2 Os serviços de publicidade serão contratados com agências de propaganda cujas atividades sejam disciplinadas pela Lei nº 4.680/1965, e que tenham obtido certificado de qualificação técnica de funcionamento, expedido pelo Conselho Executivo das Normas-

9 Padrão CENP; 5.3 A contratação de serviços de publicidade obedecerá, além da legislação em vigor (Leis 8.666/93 e /2010), às disposições desta Normativa, as demais normas e instruções expedidas pela Gerência de Comunicação Social e aos regulamentos específicos de cada órgão, entidade ou sociedade. 5.4 A contratação de agência de publicidade deverá ser precedida de procedimento licitatório nos termos da Lei /2010 e Lei 8.666/ Serão submetidos previamente à aprovação da Gerência de Comunicação Social: a) Os editais de licitação para contratação de agências de propaganda, acompanhados de seus respectivos briefings e minutas de contrato; b) Os relatórios das comissões especiais de licitação, antes de sua homologação. 6. Da execução dos contratos de publicidade 6.1 A execução de contratos de publicidade firmados com agência vencedora de Processo Licitatório deverá obedecer às regras estabelecidas na Lei /2010 e Lei 8.666/ Constará dos contratos de publicidade, que a agência de publicidade somente poderá adquirir bens ou realizar serviços especializados relacionados com as atividades complementares da execução do objeto do contrato, com pessoas físicas ou jurídicas previamente cadastradas no Município. 6.3 Constará dos contratos de publicidade que o fornecimento de bens ou serviços especializados, tais como: produção de materiais publicitários (vídeos, gravações, material gráfico e outros), pesquisas de audiência e recursos tecnológicos, exigirão sempre a

10 apresentação pela agência contratada de 03 (três) orçamentos obtidos entre pessoas que atuem no mercado do ramo do fornecimento pretendido Sempre que o fornecimento de bens ou serviços especializados tiver valor superior a 0,5% do valor global do contrato e for superior a 20% do limite previsto na alínea a do inciso II do art. 23 da Lei no 8.666/93, a Administração exigirá que a agência contratada proceda à coleta de orçamentos de fornecedores em envelopes fechados, que serão abertos em sessão pública, convocada e realizada sob fiscalização da Gerência de Comunicação Social. 6.4 Constará dos contratos de publicidade que a agência contratada só poderá reservar e comprar espaço ou tempo publicitário de veículos de divulgação, com expressa autorização da Administração. 6.5 A fiscalização de contratos de despesas de publicidade deverá ser realizada pelo Gerente de Comunicação Social. 6.6 Cabe ao Fiscal do Contrato, no decorrer do acompanhamento da execução do contrato, das regras para execução de contratos de publicidades estabelecidas na Lei / Da prestação de contas de despesas com publicidade 7.1 Para liquidação de despesas com publicidade institucional e de utilidade pública, além dos documentos comuns as demais despesas, será necessária apresentação dos seguintes documentos: * Nota fiscal emitida pela agência contratada, anexando: * Cópia da autorização detalhada, expedida pela Gerência de Comunicação Social, para compra de espaço/tempo publicitário; * Exemplares de jornais, impressões de paginas de sites, fotos de outdoors e outros.

11 7.2 Todos os documentos deverão ser conferidos e atestados pelo Fiscal do Contrato e pela Gerência de Comunicação Social. 7.3 O Fiscal do Contrato, garantirá a divulgação das informações sobre a execução do contrato, site próprio, garantido o livre acesso às informações por quaisquer interessados, contendo os nomes dos fornecedores de serviços especializados e veículos de comunicação contratados. 8. Do arquivo publicitário do Município 8.1 A Gerência de Comunicação Social deverá exigir que as agências contratadas mantenham acervo comprobatório da totalidade dos serviços prestados e das peças publicitárias produzidas, durante o período de, no mínimo, 05 (cinco) anos após a extinção do contrato. 8.2 As filmagens, fotos, produções, jingles, material gráfico e demais materiais produzidos para divulgação do município deverão ser arquivados pela Gerência de Comunicação Social, por período indeterminado, de forma a compor o arquivo jornalístico e histórico do município; 8.3 Os materiais deverão ser arquivados preferencialmente em meio digital; 8.4 Na organização do arquivo, os materiais deverão ser agrupados por ano de edição e deverão conter identificação de seu conteúdo. CONSIDERAÇÕES FINAIS As normas ditadas por esta Instrução Normativa aplicam-se aos órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta, incluídas as fundações instituídas e mantidas pelo Poder Público Municipal.

12 O descumprimento do previsto nos procedimentos aqui definidos será objeto de instauração de Auditoria pela Unidade de Controle Interno e Processo Administrativo Disciplinar para apuração da responsabilidade da realização do ato contrário às normas instituídas, constituindo ainda, infração passível de improbidade administrativa. Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à Unidade Municipal de Controle Interno que, por sua vez, através de procedimentos de controle, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional. O servidor público que descumprir as disposições desta normativa ficará sujeito à responsabilização penal e administrativa, previstas em lei. Os casos omissos nesta Instrução Normativa serão resolvidos pela Unidade Municipal de Controle Interno e o Prefeito Municipal. Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação, revogando as disposições contrárias de outubro de Gabinete do Prefeito, Edifício Sede do Poder Executivo, em Itiquira-MT, 31 PUBLIQUE-SE, REGISTRE-SE E CUMPRA-SE. JEFFERSON ALMEIDA FREIRE Controlador Interno Portaria nº 219A/2011 ERNANI JOSE SANDER Prefeito Municipal