OUTSOURCING DE IMPRESSÃO: um caminho para a transformação digital em sua empresa 1 www.simpress.com.br
SUMÁRIO Introdução 3 O panorama atual do outsourcing 4 Vantagens para gestão 6 Confiabilidade e parceria 7 Benefícios e mais benefícios 8 Conclusão 9 2 www.simpress.com.br
INTRODUÇÃO O que é outsourcing? Mais do que a transferência de uma atividade ou serviço para uma empresa externa, esta prática pode ser fonte de redução de custos diretos e indiretos, além de criar a possibilidade de trazer mais expertise, eficiência e tecnologia para dentro de seu trabalho, facilitando ganhos em diversas áreas. Com outsourcing de impressão, por exemplo, não é diferente. Embora ainda haja quem acredite que esse tipo de serviço seja apenas o aluguel de impressoras, ele, na verdade, é um mercado que tem se mostrado forte e vem trazendo impactos nas áreas relacionadas. Pelo fato do mercado brasileiro ser maduro, cada vez mais exige soluções completas para as suas demandas, e que vão além da economia. Ele também quer aumento de produtividade, por exemplo. Muitos escolheram o outsourcing de impressão como resposta a essa busca. Grande parte dessa escolha está fortemente ligada ao valor agregado que o outsourcing traz à sua atividade. Mais do que oferecer equipamentos a baixos preços, as principais empresas do segmento de outsourcing oferecem tecnologia de ponta para seus clientes. O que resulta em impactos em muitas áreas da empresa, desde finanças até operações, tornando o outsourcing uma opção extremamente atraente sob vários ângulos. Se sua empresa tem interesse nos benefícios que esta escolha pode trazer, confira os pontos que levantamos neste guia e veja como eles podem atuar a favor de seu negócio....mais do que oferecer equipamentos a baixos preços, as principais empresas do segmento de outsourcing oferecem tecnologia de ponta para seus clientes... 3 www.simpress.com.br
O panorama atual do outsourcing 4 www.simpress.com.br...reduz seus investimentos iniciais em compra de equipamento, garante a disponibilidade de equipamentos graças aos contratos de manutenção e, no geral, conseguem reduzir em até 30% os gastos... Inteligência, economia e tecnologia: estes são os termos que definem melhor os grandes diferenciais do outsourcing de impressão no cenário atual. As empresas que atuam na liderança deste segmento hoje em dia conseguem trazer benefícios em diversos aspectos para seus clientes, pois oferecem um conjunto de soluções integradas que atuam de forma abrangente na rotina operacional do cliente. Um dos motivos pelos quais os clientes mais buscam os serviços de terceirização de serviços de impressão, naturalmente, é a economia. Segundo algumas pesquisas realizadas nos EUA, as empresas chegam a gastar até 3% de sua receita anual apenas com impressão (incluindo compra de equipamento, insumos etc.), e ainda precisam lidar com todo o trabalho de compra e manutenção de equipamentos. Comparativamente, quem usa os serviços de outsourcing reduz seus investimentos iniciais em compra de equipamento, garante a disponibilidade de equipamentos graças aos contratos de manutenção e, no geral, conseguem reduzir em até 30% os gastos com essa atividade. Tal economia pode ser revertida para outras finalidades para a empresa, as quais podem gerar mais resultados, como vendas e marketing, ou mesmo em atualização e melhoria de infraestrutura de TI, o que tende a permitir mais produtividade por parte da equipe.
Os custos, porém, costumam ser apenas a porta de entrada para o mundo da terceirização, que tem muito mais a oferecer. Serviços de mobilidade e impressão em nuvem, por exemplo, são uma tendência que vem ganhando força em tempos recentes, onde agilidade é indispensável. Softwares, como o Samsung Mobile Printing App, permitem que sua equipe escaneie documentos e os imprima diretamente do celular para a máquina Samsung em sua rede, sem a necessidade de download para um computador. 5 www.simpress.com.br Esse tipo de solução corporativa é cada vez mais requisitada por equipes que precisam de dinamismo em suas atividades, e contam com equipamentos eficientes, modernos e facilmente integrados para otimizar seus trabalhos. Similarmente, as soluções de impressão em nuvem, como a PrinterOn, organizam impressões de arquivos vindos de diversas fontes, desde máquinas locais até anexos de e-mail e arquivos enviados por meio do app do serviço. Através desse serviço, impressões em grandes volumes, podem ser gerenciadas com facilidade e total segurança, permitindo até mesmo o uso de senhas de acesso para evitar o envio indevido de documentos para impressão por pessoas não autorizadas. Finalmente, ao falar de tecnologia é necessário abordar a questão da qualidade dos equipamentos. Adquirir equipamentos de ponta envolve investimentos iniciais altos e manutenção posterior, mas quem opta pelo outsourcing sabe que vai pagar um preço menor inicialmente e terá acesso ao que há de melhor e mais moderno no mercado. Adicionalmente, sabe que terá a garantia de contar com o equipamento sempre funcionando, sem se preocupar com manutenção, e ainda poderá receber atualizações de equipamentos regularmente, sem ter que desembolsar mais verba para novas máquinas.... Similarmente, as soluções de impressão em nuvem, como a PrinterOn, organizam impressões de arquivos vindos de diversas fontes, desde máquinas locais até anexos de e-mail e arquivos enviados por meio do app do serviço...
vantagens para a gestão Não é só o usuário que ganha com a tecnologia que o outsourcing proporciona, mas também a equipe de gestão. Soluções avançadas como a impressão com autorização por token RFID ou senha, evita o uso do equipamento de forma indevida ou por usuários sem autorização, e ainda garante o controle de impressões de cada colaborador. Com isso, os gestores e administradores de rede podem obter relatórios de uso geral e individualizados, o que facilita muito o planejamento e permite enxergar eventuais situações de mau uso do equipamento.... Não é só o usuário que ganha com a tecnologia que o outsourcing proporciona, mas também a equipe de gestão... Ainda dentro de gestão das atividades, seu fornecedor de serviços pode oferecer um sistema avançado de gestão de parque de impressão, como o Fleet Admin PRO, que garante visibilidade de todos os equipamentos, oferecendo dados de status, uso e acesso. Ele ainda permite a configuração em tempo real dos equipamentos e a gestão dos usuários, incluindo ou excluindo conforme a necessidade. Ferramentas como essas são decisivas para uma gestão consciente de suas impressões, permitindo controle de uso, proteção de informações e documentos e ainda planejamento de custos e investimentos com certeza do perfil de consumo da sua empresa. Outro aspecto interessante para o gestor é o apoio que seu fornecedor pode dar na conscientização sobre o uso das impressoras. Ele pode oferecer materiais de comunicação sobre o uso das máquinas e sustentabilidade, ativamente participando de suas campanhas de consumo consciente dos insumos e dos materiais da empresa, o que ajuda diretamente a gerar economias para a organização. 6 www.simpress.com.br
confiabilidade e parceria Como o outsourcing é focado no serviço, não no equipamento em si, o cliente desta modalidade de serviço não precisa se preocupar com falhas e quebras, pois sabe que conta com apoio do fornecedor para solucionar questões técnicas. Esta parceria pode ir além da impressão, com oferecimento de serviços realmente completos em documentação, digitalização e impressão. Sua empresa pode contar com serviços de digitalização de documentos importantes ou sensíveis em ambiente controlado e monitorado, ou pode requisitar serviços altamente especializados de impressão, como crachás, conteúdo acadêmico ou educacional ou mesmo material customizado para marketing. Esses serviços, dentre muitos outros, ficam à disposição sob demanda para quem já conta com os serviços de uma grande empresa de outsourcing de impressão, complementando toda a qualidade dos equipamentos e das soluções que utilizam normalmente em seu dia-a-dia, expandindo ainda mais suas possibilidades e opções, sempre mantendo custos controlados e com a garantia de qualidade máxima de execução e impressão. 7 www.simpress.com.br
benefícios e mais benefícios O que tudo isso representa para o cliente? Confira na lista a seguir algumas das vantagens que os clientes deste tipo de serviço já aproveitam em seus negócios: MAIS AGILIDADE: tecnologia de ponta neste segmento significa mais velocidade, menos falhas e maior confiabilidade, o que se traduz em um serviço mais ágil e robusto para todos os tipos de impressão para seu negócio. ESTOQUE REDUZIDO: através de monitoramento avançado de seu perfil de consumo, seu fornecedor envia seus insumos e produtos de acordo com sua necessidade, sem que você precise se preocupar com estocagem, o que reduz custos e elimina a perda de tempo e espaço ligadas à esta atividade. MENOS CUSTOS: comprar equipamentos de alta tecnologia requer investimentos elevados, mas quem opta pelo outsourcing simplesmente paga um valor mensal reduzido e recebe um equipamento totalmente adequado às suas demandas e necessidades. FINANÇAS CONTROLADAS: se o volume de trabalho mudar radicalmente, seu contrato pode ser ajustado para refletir a nova realidade da empresa, o que é muito mais difícil quando se investe na propriedade do equipamento. Além disso, o faturamento dos serviços é consolidado, ajudando na organização de seus gastos e investimentos. 8 www.simpress.com.br
CONCLUSÃO Economia, aliada a alta tecnologia e maior controle e qualidade operacional: sua empresa pode contar com isso e muito mais por meio do outsourcing. Em tempos de contenção de custos e maximização da produtividade, sua empresa precisa contar com o que há de melhor no mercado em todas as áreas, e a terceirização de serviços de impressão, seguramente, tem todos os requisitos para contribuir sensivelmente com o crescimento de seu negócio. 9 www.simpress.com.br
SOBRE A SIMPRESS Segundo a IDC, a Simpress é líder do segmento de outsourcing de impressão no país, com 23,8% do mercado. Isso é resultado de anos de investimento em tecnologia e estrutura, que hoje conta com mais 1.600 funcionários, que atendem mais de 1.000 clientes em todo o país. Fale hoje mesmo com nossos especialistas e descubra como a Simpress pode ajudar sua empresa a crescer, com mais tecnologia, inovação e menos gastos. www.simpress.com.br 10 www.simpress.com.br *Fonte: IDC - Dados referente ao ano de 2016