GARGALOS DE PRODUÇÃO: COMO A TI AFETA E É AFETADA POR ELES?

Transcrição

1 GARGALOS DE PRODUÇÃO: COMO A TI AFETA E É AFETADA POR ELES?

2 Introdução...3 O que são gargalos de produção?...6 Quais são os gargalos de produção no setor de TI?...9 Como a TI auxilia na eliminação de gargalos?...13 Como usar softwares e indicadores a seu favor?...16 Conclusão Sobre a Alerta Security... 26

3 INTRODUÇÃO

4 Introdução Um dos maiores problemas que uma empresa pode enfrentar são os gargalos operacionais. Eles podem surgir em várias partes do empreendimento, prejudicando o cumprimento de metas e os lucros do negócio. Portanto, a adoção de estratégias e ferramentas que agilizam processos é fundamental para que a empresa consiga manter o seu fluxo operacional com alto nível de agilidade. 4

5 Introdução Nesse sentido, uma série de medidas podem ser adotadas. Ferramentas de TI, por exemplo, auxiliam a empresa a ter uma rotina mais integrada e com maior mobilidade. Dessa forma, as operações do negócio podem ser executadas com menos interrupções. Já o uso de métricas de desempenho auxilia no rastreamento de diversos problemas. Se bem aplicados, o gestor conseguirá definir um conjunto de estratégias que facilitam a otimização das rotinas internas. Neste e-book, falaremos melhor sobre como gargalos operacionais podem ser enfrentados e quais são as melhores estratégias para impedir que ocorram. Além disso, demonstraremos como a tecnologia e os indicadores de desempenho podem tornar equipes mais eficientes e dinâmicas. Boa leitura! 5

6 O QUE SÃO GARGALOS DE PRODUÇÃO?

7 O que são gargalos de produção? Em poucas palavras, um gargalo pode ser definido como qualquer ponto dentro da cadeia operacional de um negócio que interfere negativamente nos índices de produtividade. Além de retardar a entrega de produtos, ele pode encarecer os custos operacionais e impedir o alcance de metas. Diante disso, é fundamental que a empresa saiba identificar esse tipo de problema e que os gestores desenvolvam estratégias para evitar a sua ocorrência. 7

8 O que são gargalos de produção? O maior problema de um gargalo operacional é que, na maioria das vezes, ele é difícil de ser identificado. Em empreendimentos de grande porte, por exemplo, as rotinas podem envolver vários profissionais, ferramentas e setores. Isso torna o processo de rastreamento da origem da falha mais complexo e demorado. Em alguns casos, o gargalo pode ter a sua origem nas etapas de planejamento, quando gestores definem rotinas que não estão alinhadas com o perfil do negócio. Já problemas na infraestrutura (como sistemas com grande número de erros e dispositivos mal configurados) podem atrapalhar as operações de toda a equipe nas etapas de produção. Por fim, há de se destacar problemas nas etapas de pós-produção, causados por falhas no controle de estoque e logística. Todas essas ocorrências podem causar um grande prejuízo ao negócio. Sem conseguir criar um fluxo de trabalho de alta eficiência, a empresa pode ter um nível de produtividade baixo. Como consequência, a baixa capacidade de atender às demandas no mercado implicará na diminuição da lucratividade da companhia. 8

9 QUAIS SÃO OS GARGALOS DE PRODUÇÃO NO SETOR DE TI?

10 Quais são os gargalos de produção no setor de TI? Se mal gerenciado, o setor de TI pode apresentar uma série de gargalos. Cabe ao gestor de TI definir estratégias que facilitem a identificação de tais problemas, assim como rotinas que possam eliminá-los com o máximo de agilidade e precisão. Um dos problemas que podem ocorrer está relacionado ao planejamento orçamentário. Sem que setores alinhem objetivos e metas de médio e longo prazo, o gestor pode ter problemas para criar um orçamento que reflita as necessidades do negócio e que seja capaz de dar o suporte necessário para o empreendimento se preparar para investimentos e mudanças em sua cadeia operacional. 10

11 Quais são os gargalos de produção no setor de TI? Para evitar que isso ocorra, uma boa alternativa é investir em processos de comunicação eficazes, que facilitem a busca por estratégias em comum entre várias áreas. Dessa forma, o orçamento do setor de TI refletirá as necessidades do empreendimento a médio e longo prazo. Os gargalos operacionais também podem ocorrer em função de um planejamento de rotinas pouco eficaz. Na ausência de boas práticas de gestão e rotinas que tornem o fluxo de trabalho mais simples, técnicos podem ficar incapacitados de executarem as suas atividades diárias com um alto nível de produtividade. Como consequência, indicadores de desempenho apresentarão uma queda constante. Nesse sentido, é importante que a empresa invista em práticas que reduzam o número de problemas com agilidade e precisão. Processos voltados para a integração de equipes, por exemplo, podem ser adotados. Eles permitem que times tenham uma rotina de trabalho com mais fluidez e menos gargalos causados por problemas de comunicação. A ausência de uma equipe bem estruturada também pode impactar a rotina do setor de TI. Sem um número de técnicos que sejam capazes de atender às demandas internas, o setor passa a ter uma rotina de trabalho sobrecarregada. 11

12 Quais são os gargalos de produção no setor de TI? Os efeitos dessa situação, por outro lado, são fáceis de serem identificados: aumento no número de falhas operacionais e piora nos índices de qualidade do setor. Nesse sentido, a empresa pode utilizar a terceirização como solução estratégica. Contratando técnicos conforme necessário, o setor de TI ganha mais capacidade para responder a chamados, executar projetos com rapidez e manter-se eficaz. Além disso, o gasto com pessoal passa a ser mais preciso. 12

13 COMO A TI AUXILIA NA ELIMINAÇÃO DE GARGALOS?

14 Como a TI auxilia na eliminação de gargalos? O uso de ferramentas de tecnologia como forma de aumentar os índices de produtividade de uma empresa é uma estratégia adotada por vários empreendimentos. Ela permite que novas estratégias sejam adotas, com mais mobilidade e flexibilidade. Assim, a empresa consegue atender às demandas do mercado mais facilmente, mantendo-se competitiva mesmo em momentos de crise. 14

15 Como a TI auxilia na eliminação de gargalos? Sistemas de monitoramento, por exemplo, facilitam a coleta de dados sobre a infraestrutura de TI. Isso permite que a empresa avalie quais pontos do setor causam problemas e como eles podem ser solucionados da melhor forma possível. Nesse cenário, os sistemas de gestão integrada possuem um papel fundamental para empresas que pretendem utilizar a análise de dados como forma de manterem-se competitivas e eficazes. Ele atuará como um ponto de acesso centralizado de dados sobre o negócio, suas rotinas e processos internos. Dessa forma, as rotinas de análise de dados operacionais tornam-se mais eficazes. Consequentemente, o negócio vai otimizar a sua estrutura interna em um grau de precisão maior. 15

16 COMO USAR SOFTWARES E INDICADORES A SEU FAVOR?

17 Como usar softwares e indicadores a seu favor? Hoje, empresas podem utilizar uma série de softwares para tornar os seus fluxos de trabalho mais ágeis, com menos gargalos e mais produtivos. Entre as principais soluções do mercado, podemos destacar: TRELLO O Trello é um serviço de gerenciamento de projetos online inspirado em metodologias ágeis. Ele permite o acompanhamento de tarefas de uma forma inovadora, dando ao gestor uma visão abrangente de todas as tarefas que estão em execução. 17

18 Como usar softwares e indicadores a seu favor? Com a possibilidade de ser utilizado gratuitamente, o Trello pode ser integrado a vários serviços, como o Evernote e o Dropbox. Cada time pode criar listas de tarefas divididas em cartões, facilitando a organização de todos os que estão envolvidos no projeto. Além disso, sempre que um objetivo é alcançado, todas as listas de tarefas são sincronizadas automaticamente entre os aplicativos web, desktop e mobile. SLACK Para manter-se produtivo, ter um bom fluxo de comunicação é crucial. Nesse sentido, o Slack destaca-se como uma das ferramentas mais populares entre empresas modernas e focadas em processos ágeis. O Slack é um serviço de envio e recebimento de mensagens em dispositivos móveis, desktop e via web. Seja no plano gratuito ou pago, essa ferramenta se integra a outros serviços (como GitHub e Google Drive) para permitir que links sejam compartilhados rapidamente. Assim, o negócio consegue criar um ambiente de trabalho altamente colaborativo. 18

19 Como usar softwares e indicadores a seu favor? WUNDERLIST Para equipes de pequeno porte ou que buscam uma solução mais simples para lidar com o gerenciamento de tarefas, o Wunderlist é a ferramenta ideal. Hoje pertencente à Microsoft, esse serviço possui suporte a criação de listas de tarefas colaborativas, com sub-atividades, arquivos anexos e alertas que podem ser enviados via ou por meio de notificações. Além do web-app, é possível utilizar essa ferramenta em dispositivos Windows, Linux, Chromebooks, Mac OS, ios e Android. FERRAMENTAS DE CLOUD STORAGE O armazenamento na nuvem tem sido responsável por grandes melhorias nos fluxos operacionais de vários empreendimentos. Adotando esse tipo de solução, a capacidade de colaboradores trocarem informações é ampliada ao mesmo tempo em que o negócio ganha mais mobilidade e segurança. Dados tornam-se mais acessíveis e, assim, a empresa pode ser mais eficaz, evitar erros e ter mais competitividade. 19

20 Como usar softwares e indicadores a seu favor? Para escolher a melhor solução, a empresa deve conhecer o seu perfil e avaliar como o serviço de cloud storage pode se integrar às suas ferramentas internas. Além disso, fatores como os controles de privacidade e as normas de segurança devem ser avaliados. Eles são cruciais para controlar quem possui acesso aos dados do negócio (ainda que anonimamente) e dão ao gestor de TI uma visão mais ampla sobre como as informações de usuários poderão ser gerenciadas. Outra estratégia que pode ser utilizada para melhorar fluxos de trabalho é o emprego de indicadores de desempenho. Eles dão ao gestor de TI uma visão mais precisa sobre o impacto de medidas de gestão, processos internos e possíveis gargalos. Nesse sentido, podemos destacar como os principais indicadores de TI: NÚMERO DE ERROS OPERACIONAIS Avaliar o número de erros operacionais é uma estratégia que facilita o rastreamento de problemas internos e pontos críticos que causam um grande impacto no nível de produtividade de toda a empresa. Monitorando os pontos que possuem um índice de erros maior, o gestor de TI consegue tomar medidas que otimizam processos capazes de gerar um impacto maior na rotina das empresas. 20

21 Como usar softwares e indicadores a seu favor? ADERÊNCIA A PRAZOS A eficiência de projetos muitas vezes está atrelada à capacidade de times se manterem aderentes aos prazos definidos pelo gestor de TI. Nesse sentido, o setor pode utilizar indicadores para avaliar como cada equipe se mantém dentro das metas definidas pelo negócio. Dessa forma, é possível rastrear quais são os times que apresentam problemas de produtividade e, assim, aplicar medidas para otimização de prazos. 21

22 Como usar softwares e indicadores a seu favor? TAXA DE RESOLUÇÕES DE PRIMEIRO CHAMADO Um time de suporte com alto desempenho é capaz de solucionar chamados com agilidade e precisão. Nesse sentido, a taxa de resolução de primeiro chamado dá ao gestor uma noção do nível técnico do seu help desk. Caso esse indicador demonstre que os times muitas vezes não conseguem solucionar problemas no primeiro contato de um usuário com o suporte, medidas podem ser tomadas. Uma delas é a criação de uma base de conhecimento, onde técnicos possam avaliar quais são as soluções para os problemas mais comuns encontrados. Além disso, treinamentos podem ser realizados para garantir que todo o time de suporte tenha um conhecimento abrangente sobre as melhores medidas a serem tomadas em caso de falhas na infraestrutura de TI. 22

23 CONCLUSÃO

24 Conclusão O ambiente corporativo moderno é marcado por processos ágeis e dinâmicos. Diante disso, gargalos operacionais tornaram-se um risco real para negócios. Eles podem causar grandes prejuízos para empreendimentos por impedir que times se mantenham aderentes a prazos e tenham um alto nível de produtividade. Para evitar que isso ocorra, é crucial que empresas adotem estratégias abrangentes, que envolvam o engajamento de vários profissionais e tenham um grande impacto nos índices de produtividade do negócio. Dessa forma, a empresa será capaz de manter-se produtiva e com rotinas de alta performance. 24

25 Conclusão Nesse sentido, a tecnologia pode ser vista como uma parceira de gestores que enfrentam dificuldades para manter os seus times produtivos. Ferramentas de TI dão mais mobilidade para profissionais, tornam equipes mais integradas e fluxos de trabalho mais ágeis. Vale destacar, também, que tais soluções reduzem custos operacionais, dando uma capacidade de investimento maior para o empreendimento. Já os indicadores de desempenho auxiliam no rastreamento de pontos que necessitam de melhorias. Eles podem ser aplicados em várias áreas de acordo com o perfil do negócio. Assim, o gestor pode identificar problemas com mais agilidade e tomar medidas que causam um impacto mais amplo nos processos do negócio. A longo prazo, as estratégias para reduzir o número de problemas dentro da cadeia operacional da empresa ampliam a competitividade do negócio. Com um fluxo de trabalho ágil, a empresa poderá adotar metas mais ousadas e buscar novos mercados com mais segurança. Clientes e parceiros comerciais contarão com a certeza de que o negócio poderá atender às suas demandas. Isso criará uma fidelização mais ampla e, como consequência, todo o empreendimento se manterá mais competitivo e com uma capacidade de criar novas receitas ampliadas. 25

26 Fundada em 2004, a Alerta Security presta soluções e serviços relativos à segurança da informação, sendo especializada em Controle de Acesso Lógico e Monitoramento Remoto. O principal modelo de negócios da instituição é baseado no MSP (Managed Service Provider), o provedor de segurança gerenciado para empresas de alto valor agregado. Oferecemos o nosso trabalho para mais de 100 grandes grandes clientes através de uma terceirização remota da segurança de internet e firewall gerenciado. Tudo alinhado com o conceito UTM (Unified Threat Management) da Dell que, atuando junto do monitoramento remoto da plataforma Zabbix, oferece uma ótima gestão para toda a infraestrutura da rede! Para oferecer esse tipo de serviço, temos um SOC (Security Operation Center) que funciona 24h por dia e está instalado em um dos maiores Data Center do mundo. Além disso, a Alerta Security tem uma metodologia que está de acordo com o treinamento recebido por meio de parcerias com líderes mundiais como a Dell e a Zabbix. Por fim, nosso trabalho principal é B2B, mas também atuamos com o ensino de algumas práticas para profissionais que queiram se especializar. Oferecemos aulas sobre direito eletrônico e certificações relativas ao Centro de Formação Dell SonicWall e Zabbix. Também oferecemos treinamentos customizados para a sua empresa, caso ela precise de algo especializado para algum setor. 26