Sistema de Controle de Conciliações
Título: Sistema de Controle de Conciliações do TJDFT. Tema: Eficiência das estruturas da conciliação e mediação (Art. 3º, II, do Regulamento). Categoria: Tribunal Estadual (art. 4º. I, do Regulamento). Contato: marcelog@tjdft.jus.br (61) 31036679 1. SISTEMA DE CONTROLE DE CONCILIAÇÕES O Sistema de Controle de Conciliações (SISCON) do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios (TJDFT) foi desenvolvido para gerenciar a grande quantidade de informações que são geradas durante os eventos de conciliação que acontecem nos Centros Judiciários de Solução de Conflitos e Cidadania do Distrito Federal - CEJUSCs. O SISCON tem por objetivo automatizar as atividades de natureza administrativa e gerencial relacionadas às conciliações. Nesse sentido, é um sistema que armazena os dados, processa as informações, gera os relatórios e disponibiliza uma interface amigável ao gestor e ao conciliador. Por meio do SISCON proporciona-se um atendimento de qualidade aos jurisdicionados, pois é possível orientá-los com maior precisão, mantendo o controle e registro de todas as etapas da conciliação, o que permite aos CEJUSCs a análise do desempenho e a melhoria contínua dos seus processos de trabalho. O sistema foi desenvolvido com base na suíte de aplicativos Office da Microsoft, o que confere flexibilidade e maior capacidade de adaptação às demandas, possibilitando a inclusão ou exclusão de funcionalidades ou de um módulo (conjunto de funcionalidades). Cabe ressaltar que os principais aplicativos utilizados são o Access e o Editor de VBA, além de algumas ferramentas e relatórios gerenciais desenvolvidos em Excel. O SISCON controla o andamento do processo de conciliação nas semanas de conciliação. Verificou-se, na prática, que isso viabiliza uma atenção especial ao público assistido durante os eventos de conciliação. A título de exemplo, a partir do momento em que é registrada pelos recepcionistas uma demanda especial, seja ela para o acolhimento de uma gestante, um idoso ou um portador de necessidades especiais, é possível encaminhá-la para um atendimento imediato em uma das salas de reserva para um atendimento humanizado e célere. Além disso, torna possível realocar audiências nas quais as partes chegaram atrasadas 2
ao evento ou mesmo aquelas que foram reagendadas em virtude de faltas, sem prejuízo no andamento das demais audiências. Uma das versatilidades do SISCON é a flexibilidade, ou seja, caso seja necessária a criação de uma nova sala para atender a uma situação urgente como adequação de tempo, seja em virtude de atrasos ou reagendamento de audiências em que as partes não compareceram na data prevista, isso poderá ser realizado imediatamente por membro da equipe. Essa facilidade torna viável manter a estrutura pré-definida e otimiza os recursos físicos e humanos disponíveis nos CEJUSCs durante a realização do evento. Atualmente, no CEJUSC-Bsb, a inserção de informações dos processos que comporão a base de dados para a realização do evento é criada especificamente para cada evento, independentemente do êxito no alcance do acordo, pois uma vez submetida à conciliação, solucionado ou não conflito que deu origem aos processos, a base de dados perde sua função e uma nova deve ser elaborada. Contudo, é possível adequar o SISCON para permitir o uso contínuo do banco de dados, bastando para tanto a modificação da rotina de tratamento das informações, dentre as quais se pode destacar a solução do conflito, a substituição de processos do banco de dados em virtude de não atender aos critérios de inclusão ou a movimentação das datas de audiência de conciliação por falta ou solicitação das partes. Isso demonstra que o SISCON atende às demandas para a realização de pauta concentrada e mutirões. Mutirões, semanas de conciliação ou pautas concentradas começam com o contato com a instituição que está em um dos polos da ação. Via de regra, o Tribunal realiza parcerias com instituições que figuram como parte numa parcela significativa de processos, oferecendo uma opção célere e autocompositiva de resolução das lides. A instituição selecionada indica os processos nos quais tem interesse em oferecer uma proposta de acordo. Seguido a isso, é realizada a exclusão de processos inaptos. As pautas (triagem dos processos) são montadas pelos colaboradores dos CEJUSCs e as partes são convidadas para participar do esforço conciliatório. Depois disso, a pauta desenhada em Excel é exportada para o banco de dados do Access, no SISCON. Uma vez finalizada a pauta do evento e expedida as cartas convite, aguarda-se o início do evento. 3
O SISCON traz como diferencial a fácil integração entre os aplicativos, fator fundamental para se idealizar este sistema; a flexibilização das funcionalidades, elemento essencial para as exigências que se apresentam ao se atuar com Conciliação e a utilização de uma interface simples, que proporciona um treinamento rápido do usuário. A. RECEPÇÃO O SISCON possibilita o registro da presença da parte na recepção. Esse primeiro registro é importante para o acompanhamento do tempo de espera. Além disso, é possível identificar o horário de agendamento das audiências e as possibilidades de remanejamento, caso seja necessário, como no caso dos atendimentos preferenciais. O módulo destinado à recepção pode auxiliar, ainda, em triagens especiais que se façam necessárias de acordo com a natureza de cada evento. Nas pautas relacionadas ao seguro de danos pessoais causados por veículos automotores de via terrestre DPVAT, por exemplo, podem ser coletados na recepção outros dados importantes, como os necessários para impressão do termo de concordância para realizar avaliação médica. B. RECEPÇÃO MÉDICA Em eventos específicos, em que são necessárias avaliações médicas, como nas pautas concentradas do DPVAT, o SISCON possibilita o registro de: 1) direcionamento das partes ao consultório médico; 2) distribuição de médicos por consultório; 3) início e término de consultas; 4) liberação das partes para as conciliações. É possível ainda, o encaminhamento das partes para os consultórios com base na especialidade médica, ou equitativamente. Tudo isso, com o controle dos responsáveis pelas alterações no sistema (identificação do usuário). Todas essas informações servem de base para a apuração da quantidade e da duração média dos atendimentos realizados por médico. 4
Figura 1 Formulário de Atendimento da Recepção C. AVALIAÇÃO MÉDICA Nos eventos em que há avaliações médicas, o sistema fornece o formulário para que os médicos as registrem, e, posteriormente, imprimam, apondo sua assinatura. O Formulário de Avaliação Médica apresenta opções de preenchimento condicionado, ou seja, em situações de escolha exclusiva, pode ser feita a inabilitação de alguns registros. 5
Figura 2 - Formulário de Avaliação Médica D. PREGÃO Dependendo da dimensão do evento, faz-se necessária a presença de um pregoeiro para convocar as partes no momento da audiência. O pregão é feito com a utilização de equipamentos de som (microfone e caixas de som) e com uma interface específica do SISCON que sinaliza ao pregoeiro quais audiências devem ser chamadas, de acordo com o horário de agendamento e a disponibilidade das mesas de conciliação. A convocação também pode ser feita pelo próprio SISCON por meio de sons previamente gravados. São feitos até dois pregões. No entanto, caso a parte já tenha sido atendida pelo conciliador e este já tenha dado início à audiência, o segundo pregão é, automaticamente, eliminado. 6
E. SESSÃO DE CONCILIAÇÃO No módulo Sessão de Conciliação são feitos os registros das conciliações, pelos conciliadores. Uma vez iniciada a sessão, são apresentadas cinco opções de resultados ao conciliador: a) acordo; b) acordo por petição; c) ausência; d) sem acordo; e) remarcação. Caso haja um acordo ou as partes já o tragam pronto (acordo por petição), os seguintes dados são registrados: valor negociado, quantidade de pessoas atendidas e identificação do conciliador. Porém, quando se finaliza uma audiência de conciliação com as opções ausência de parte ou sem acordo são registrados apenas o número de partes presentes e os códigos dos respectivos conciliadores. Por fim, na remarcação é disponibilizada, aos conciliadores, uma lista com as datas futuras, sala e horários disponíveis. Figura 3 - Formulário das Audiências de Conciliação. 7
2. GESTÃO DO EVENTO Com a variedade de procedimentos é essencial que o sistema esteja preparado para ajustes e adequações necessárias, bem como a inclusão, atualização e exclusão dos dados ao longo do evento. Em decorrência dessa necessidade, o SISCON oferece a opção de um módulo de manutenção. Nesta interface, é possível apagar dados anteriormente registrados, incluir e excluir processos, incluir conciliadores e peritos, imprimir relatórios parciais, dentre outras opções. Figura 4 - Formulário de Manutenção O SISCON não se limita a uma ferramenta de registro, permite ainda outras funcionalidades como o acompanhamento das partes durante todo o evento. Para isso, ele possui oito pontos de controle, como pode ser visto na Figura 5. Cada um desses pontos indica uma etapa que deve ser cumprida, onde indica a chegada, o início da avaliação médica, o término da avaliação médica, a disponibilidade para audiência, o 1º pregão, o 2º pregão, o início da audiência e o término da audiência. Os pontos 2 e 3 são específicos das semanas que exigem avaliação médica (ex. DPVAT), em semanas que não haja essa necessidade pode ser suprimido. Já os pontos 5 e 6 também poderão ser eliminados dependendo do volume de atendimentos, se o objetivo é o 8
contato mais próximo à parte, os próprios conciliadores poderão chamá-las ou um gestor do salão, esses detalhes ficarão a cargo da coordenação. 5 4 3 7 e 8 2 1 DP MP CEJUSC-BSB NUPEMEC 5 e 6 4 1 Recepção 1 Para Cima Cons. 3 Cons. 2 Cons. 1 2 e 3 Recepção 2 Contadoria 9 8 Elevador 7 6 dos estagiários Figura 5 Pontos de Controle do SISCON À medida que as partes avançam pelos procedimentos da conciliação, cada um destes pontos alimenta o SISCON, possibilitando formar um mapa (uma grade) das audiências, como ilustrado na Figura 6. A matriz se dá com o cruzamento das bancas e os seus horários. O sistema atribui um status a elas tornando possível visualizar o que está acontecendo no todo. Podendo, desta forma, fazer interferências quanto à chegada das partes, adiantamentos, atrasos, necessidade de atendimento preferencial, entre outros. 9
Figura 6 Mapa das audiências com seus respectivos status. Os relatórios gerados pelo sistema também formam o subsídio necessário à coordenação para avaliar os resultados alcançados, como demonstra a Figura 7. Diversos tipos de relatórios podem ser gerados com auxilio do Excel, customizado de acordo com a demanda da coordenação. Podemos citar alguns como: Relatório de desempenho dos Advogados (Figura 8); Relatórios da produtividade por Conciliador (Figura 9); Relatórios de desempenho por Instituição. Figura 7 Relatório Diário 10
Figura 8 Relatório de desempenho dos Advogados 11
Figura 9 Relatório de desempenho dos Conciliadores Outras importantes funcionalidades do SISCON: Consulta às informações das audiências em tempo real; Remanejamento de audiências em atraso, antecipações e atendimento preferencial; Remarcação das audiências; Manutenção de registros; Formulação de documentos a serem utilizados pela equipe, como por exemplo, a pauta do dia classificada por sala e horário ou pelo nome das partes; Realização de pregões; Uso posterior dos dados para efeitos comparativos e eliminatórios de processos que já participaram das semanas de conciliação e não obtiveram acordo. 12
3. CONSIDERAÇÕES FINAIS O Sistema de Controle de Conciliações do TJDFT cumpre dois objetivos fundamentais: o controle e gestão do evento e da atuação dos conciliadores; e a produção de dados e informações para avaliação de eventos de conciliação e para orientação o planejamento dos serviços. Desta maneira, alcançou-se o controle efetivo do evento em tempo real, a obtenção de maior segurança e precisão no registro das informações, minimização de erros, economia de tempo, agilidade no atendimento e, portanto, maior eficiência na prestação jurisdicional, quanto às audiências de conciliação. Com o uso do SISCON torna-se possível centralizar a informação em um ponto de comando, monitorando os acontecimentos de cada sala de conciliação, o que facilita o controle e a identificação de situações que requerem intervenção da coordenação do evento. Outra importante facilidade promovida pelo sistema é o acesso direto às datas disponíveis para remarcação, permitindo que os próprios conciliadores remarquem as audiências necessárias, que anteriormente exigia que o conciliador reporta-se à coordenação do evento para consulta das datas vagas, prolongando o tempo gasto com esse procedimento. Os relatórios parciais gerados durante o evento viabilizam feedbacks aos gestores e aos parceiros envolvidos (Instituições parceiras, Escritórios de Advocacia, Defensoria Pública, Ministério Público), de maneira a permitir o aprimoramento dos processos de trabalho e superação de seus gargalos, na identificação de novos obstáculos ou correção de posturas inadequadas no decorrer do evento. Diante do exposto, é possível concluir que o SISCON é um excelente instrumento para os setores que realizam conciliações, pois uma das grandes dificuldades enfrentadas é a dependência do setor de informática para a formulação do sistema. Lembramos que esta ferramenta não substitui os sistemas de acompanhamento e controle de processos judiciais, contudo otimiza a gestão dos eventos de conciliação. Sendo uma ferramenta setorial, há considerável liberdade e maior eficiência no atendimento de demandas específicas, vinculadas às práticas autocompositivas de resolução de conflitos. 13
A fácil exportabilidade é outro importante diferencial do sistema implementado no CEJUSC-Bsb, pois são necessários apenas computadores em rede e os aplicativos ACCESS e EXCEL, do pacote Office. Por serem programas de uso bastante disseminados facilita o uso por parte de usuários não especializados em informática, que deve ter apenas conhecimentos de como operá-los. E ainda, essa facilidade colabora para a exportabilidade do sistema, que pode facilmente ser replicado em outras Instituições que promovam audiências de conciliação de acordo com a Lei 9.099/1995 e o Código de Processo Civil. 14