entre a Electra SARL Direcção de Serviços Partilhados e a Electra Sul : Lista de Serviços Serviços Financeiros Gestão Financeira Política de gestão financeira Propor a política, procedimentos e normalização da gestão financeira da Electra Sul e assegurar a sua posterior implementação. Negociação no âmbito da gestão financeira Assegurar o contacto e a negociação com entidades bancárias e outras entidades no âmbito da gestão financeira, bem como apoiar na negociação e gestão de financiamentos associados ao investimento. Informação de Gestão Efetuar a gestão da informação no domínio da gestão financeira. Contabilidade e Fiscalidade Gestão de dados mestre contabilísticos Criar, gerir e desativar as estruturas contabilísticas e analíticas do sistema (centros de custo, ordens, centros de lucro), efetuar a manutenção do plano de contas da contabilidade geral e analítica. Gestão do cadastro patrimonial Registar e controlar os movimentos dos ativos não operacionais, atualizar permanentemente o cadastro, efetuar a manutenção do arquivo da documentação e analisar e avaliar os ativos não operacionais a adquirir ou alienar. Gestão de garantias Gerir a prestação de garantias a entidades externas. Contabilidade e especialização de contas Coordenar e controlar a contabilidade geral e analítica, assegurando a contabilização dos factos patrimoniais, incluindo a contabilização e controlo de participações financeiras, acréscimos e diferimentos. Encerramento de contas, análise e controlo Realizar os processos de encerramento mensal e anual de contas e elaborar os mapas financeiros obrigatórios (demonstrações financeiras e anexos de prestação de contas) e outros mapas de informação contabilística. Analisar as contas para garantia da qualidade da informação residente e acompanhar as certificações legais de contas. Administração fiscal e obrigações legais Elaborar o processo fiscal, incluindo dossiers fiscais, preencher e entregar as declarações decorrentes das obrigações legais. Executar o acompanhamento de fiscalizações/solicitações da administração fiscal. Página 1 de 16
Contas a Pagar Contas a pagar Tesouraria Rececionar, digitalizar, conferir e processar faturas de fornecedores. Manter e controlar os processos de auto faturação e faturação eletrónica. Gerir contas-correntes e efetuar confirmação de saldos. Gerir responsabilidades de terceiros, incluindo garantias bancárias de fornecedores. Gestão de dados mestre financeiros Criar e alterar os dados mestre financeiros (NIB, condições de pagamento, factoring). Recebimentos Efetuar todos os depósitos e recebimento de valores, que não estejam incluídos na atividade comercial. Pagamentos Efetuar o pagamento das responsabilidades previamente criadas e elaborar o encontro de contas. Gestão de tesouraria Elaborar o orçamento, efetuar a previsão, a execução e o apuramento da posição de tesouraria. Efetuar os registos de aplicações de fundos, os registos cambiais, de spot e forward, e os registos de compra e venda de ações próprias. Gestão administrativa da dívida Registar os contratos de financiamento. Efetuar a manutenção e gestão dos planos de amortização. Controlar e contabilizar os reembolsos, juros e amortizações de financiamentos. Efetuar o apuramento mensal da dívida da Electra Sul e o cálculo do custo médio de financiamento. Controlar os pagamentos/recebimentos de suprimentos da empresa. Fornecer informação de gestão e fiscal. Elaborar o orçamento e a previsão de tesouraria, bem como a posição de tesouraria. Movimentos financeiros Contabilizar os movimentos bancários e financeiros. Efetuar a circularização de saldos a instituições financeiras e reconciliação de contas bancárias. Outras operações de tesouraria Criar, alterar, controlar e encerrar os fundos maneio, disponibilizar e controlar a utilização de cartões de crédito, controlar contratos de locação financeira, registar, controlar e contabilizar suprimentos e juros associados, controlar as contas bancárias (assinaturas, contatos, procurações), emitir e controlar garantias bancárias, e fornecer certidões de pagamento. Administração de riscos seguráveis (com exceção dos relativos a Recursos Humanos) Determinação do modelo de retenção/transferência de riscos Analisar os riscos seguráveis existentes e elaborar a proposta de modelo de retenção/transferência de riscos associados à atividade da Electra Sul. Negociação de contratos de transferência/retenção de riscos Negociar os programas de seguros com o mercado segurador, de acordo com as diretrizes aprovadas pela Electra Sul. Página 2 de 16
Gestão de contratos de transferência/retenção de riscos Obter apólices de seguros, controlar o pagamento dos prémios e efetuar a afetação à Electra Sul, realizar a análise de riscos, emitir declarações e fornecer informações de seguros, assim como atualizar os contratos de seguros. Gestão de sinistros Efetuar a gestão de sinistros e, com exceção dos relativos a Recursos Humanos, acompanhar as ocorrências no âmbito da responsabilidade civil, abrangidos nos seguros estabelecidos para a Electra Sul. Apoio ao tratamento de danos causados por terceiros Apoiar na resolução de incidentes provocados por terceiros e geradores de danos para a Electra Sul. Gestão de seguros de caução Controlar a emissão e efetuar a manutenção e a cessação de seguros de caução. Assessoria e normalização no âmbito dos seguros Elaborar pareceres e documentos normativos em matéria de gestão de riscos seguráveis e assessorar na elaboração de contratos com prestadores de serviços externos. Serviços Administrativos e de Recursos Humanos Gestão de Recursos Humanos Relações de trabalho Gerir os processos inerentes às relações de trabalho (legislação de trabalho, regulamentação, contratação coletiva). Carreiras, Remunerações e Obrigações Legais Gestão de desempenho Propor o sistema de gestão de desempenho a ser adotado pela Electra Sul e coordenar e controlar a sua implementação, assegurando a adequada articulação com os responsáveis das unidades orgânicas da empresa. Política salarial Coordenar com a Electra Sul a definição da política salarial e de benefícios a aplicar na empresa. Manutenção do cadastro de pessoal Efetuar a criação e a manutenção da estrutura organizativa da Electra Sul, infótipos informativos e remuneratórios e dados pessoais. Disponibilizar os dados cadastrais para consulta e atualização. Gerir a informação do agregado familiar para ligação aos serviços médicos. Emissão de cartões e credenciais Emitir cartões de identificação/ponto e credencial/cartão de utente de serviços médicos. Emitir credenciais de condução. Controlar o acesso a credencial/cartão de utente dos serviços médicos de pensionistas de entidades específicas. Manutenção de dados para a lista de contatos Criar, atualizar e eliminar os infótipos para a ficha de contacto de colaborador. Página 3 de 16
Elaboração do orçamento de pessoal Disponibilizar elementos a pedido, para apoio na elaboração do orçamento de pessoal pelas unidades organizacionais, de acordo com os procedimentos internos da Electra Sul. Controlo das contas de remunerações e de adiantamentos Controlar as contas de remunerações e de adiantamentos de tesouraria e por conta das Instituições Oficiais de Previdência. Fiscalidade e descontos particulares Efetuar o tratamento de descontos legais, judiciais e particulares com entrega às diversas entidades ou serviços oficiais. Emitir declarações de rendimentos e de descontos para efeitos de tributação. Informação de gestão de RH Elaborar e disponibilizar mapas de informação de gestão de recursos humanos da Electra Sul. Inquéritos e estatísticas oficiais Elaborar e enviar a resposta a inquéritos e estatísticas a entidades oficiais. Declarações e mapas legais Elaborar mapas de férias e de horários de trabalho e enviar para as entidades oficiais. Elaborar os quadros do pessoal, balanço social, mapa de trabalho suplementar e enviar às respetivas entidades oficiais. Afixar os mapas legais e a documentação obrigatória em todos os locais de trabalho. Emitir as declarações diversas de recursos humanos. Tratamento de acidentes de trabalho Preencher e enviar a participação de acidentes de trabalho às seguradoras. Gestão do plano de benefícios Apoiar na seleção de benefícios por parte dos colaboradores. Gerir e controlar o processo de recebimento dos custos e de pagamento dos benefícios às várias entidades gestoras dos benefícios, bem como apoiar na interface com estas entidades. Gerir os benefícios diversos a colaboradores, reformados e pensionistas abrangidos pelo Acordo Coletivo de Trabalho (ACT). Gestão de tempos Efetuar o processamento da informação relacionada com a gestão de tempos (marcações de ponto, horário de trabalho associado, ausências, presenças, trabalho suplementar e outros). Elaborar o pedido de instalação de Terminais de Marcação de Ponto (TMP). Processamento de remunerações, reformas, pensões e subsídios Executar o processamento de remunerações variáveis, reformas, pensões, subsídios da segurança social e de seguradoras. Efetuar o processamento de reembolsos, subsídios, viagens e outros, e de descontos legais, judiciais e particulares. Enviar os dados para pagamento (por transferência bancária ou instrução de tesouraria) e para emissão de vencimentos/pensões. Efetuar o processamento a reformados e pensionistas de entidades específicas. Processar e controlar a integração contabilística dos processamentos. Processar os subsídios de estudo e dos reembolsos de assistência médica. Débitos a entidades externas Calcular e faturar o custo com a cedência/requisição de trabalhadores a entidades externas requisitantes. Manutenção do processo individual do colaborador Criar e manter o processo individual integral. Página 4 de 16
Organização e gestão do arquivo de documentos de processamentos Organizar, manter e gerir o arquivo dos documentos resultantes do processamento de remunerações e pensões. Assuntos Sociais Atividades sociais Coordenar as atividades de âmbito social que visem apoiar, informar e esclarecer os colaboradores sobre a resolução e encaminhamento de problemas de âmbito social e familiar, benefícios e protocolos sociais, legislação social e laboral. Organizações sociais Apoiar o CA da Electra Sul no relacionamento com organizações sociais e representativas dos trabalhadores. Absentismo e presentismo Intervir nas situações de absentismo por doença, prolongado e/ou reiterado, em articulação com a medicina assistencial e medicina do trabalho; sensibilizar para as consequências do absentismo, enquanto perturbador do rendimento do trabalho e do bem-estar dos colaboradores. Acidentes de trabalho Prestar apoio aos acidentados de trabalho, bem como às suas famílias e equipas de trabalho. Acção social Operacionalizar os programas específicos de apoio social a trabalhadores, a reformados e a pensionistas. Cidadania Interna Analisar casos sociais relativos a colaboradores, reformados e pensionistas; elaborar planos/propostas de intervenção adequados a cada caso. Analisar os pedidos de adiantamento com fundamento social. Dependências Gerir programas de assistência a colaboradores com problemas de dependências, incluindo o acompanhamento de colaboradores e famílias. Preparação para a reforma Acompanhar os colaboradores em processo de reforma por invalidez. Acompanhamento dos colaboradores que se encontrem de saída Acompanhar e apoiar os colaboradores que se encontrem em processo de saída da Electra Sul, através de programas e ações de reintegração em outra entidades ou no mercado de trabalho, bem como em cursos de formação profissional de requalificação profissional. Gestão da Formação Diagnóstico de necessidades de formação Coordenar o diagnóstico de necessidades de formação e controlar as atividades da área de formação e desenvolver de acordo com as necessidades transversais e específicas existentes nas diversas unidades orgânicas da Electra Sul. Planeamento e elaboração de orçamento de formação Preparar o plano e orçamento anual de formação da Electra Sul, de acordo com o diagnóstico de necessidades efetuado, e submeter à respetiva aprovação. Página 5 de 16
Conceção e desenvolvimento da formação Efetuar o estudo e desenvolvimento de métodos pedagógicos e os conteúdos específicos para ações de formação. Execução da formação Programar, preparar e realizar ações de formação planeadas. Gestão das infraestruturas e equipamentos de Formação Gerir as instalações e equipamentos de suporte ao desenvolvimento da atividade formativa. Avaliação da eficácia da formação Determinar os resultados e o grau de concretização dos objetivos estabelecidos para a formação. Seleção e Recrutamento Recolha de candidaturas Desenvolver ações de promoção da Electra Sul enquanto entidade empregadora. Manter base de dados de candidaturas. Recolher e tratar candidaturas para o recrutamento de colaboradores. Seleção e recrutamento Identificar as necessidades e planear os recursos humanos em coordenação com as unidades de negócio da Electra Sul, adjudicar serviços de suporte, em nome das unidades de negócio, e coordenar as ações de recrutamento e de seleção de colaboradores. Acolhimento Coordenar ações de acolhimento e de integração dos colaboradores recém admitidos. Gestão da Medicina no Trabalho Apoio ao processo de medicina no trabalho Planear, coordenar e controlar as atividades relacionadas com saúde e medicina no trabalho, nomeadamente, a realização de convocatórias para exames de medicina do trabalho (para admissões, periódicos, para credencial de condução e após período de baixa), a manutenção dos registos das fichas de aptidão médica e a respetiva disponibilização dos resultados, bem como a preparação de informação de gestão sobre a medicina do trabalho. Apoio à definição de estratégias e programas preventivos Propor estratégias e programas preventivos para os diversos fatores de risco (profissionais e pessoais) a que a população trabalhadora se encontra exposta. Coordenação geral dos serviços de medicina do trabalho Efetuar a coordenação geral dos serviços de medicina do trabalho, incluindo a promoção de saúde e gestão das prioridades de acordo com as politicas e objetivos traçados. Realização de exames médicos Programar e organizar a execução dos exames médicos de admissão, periódicos e ocasionais, no âmbito da legislação em vigor. Realização de estudos técnico-científicos Elaborar estudos técnico-científicos para suportar estratégias preventivas para os novos riscos profissionais e pessoais. Página 6 de 16
Apoio jurídico-regulamentar Prestar apoio no domínio jurídico-regulamentar no âmbito da saúde no trabalho. Informação de gestão e reporte Definir indicadores de atividade para monitorização serviços e elaboração de relatórios de atividade para hierarquias e entidades oficiais. Sensibilização e prevenção Promover e organizar campanhas e ações corporativas de sensibilização e prevenção no domínio dos riscos ocupacionais. Apoio Administrativo Atividades específicas de apoio administrativo e logístico Planear, coordenar, efetuar e controlar as atividades específicas de apoio administrativo e logístico, nomeadamente gestão administrativa, economato, gestão de frota de automóveis, limpeza e gestão da manutenção e conservação do parque de equipamentos administrativos e dos ativos não operacionais. Receção, tratamento e expedição de documentos Receber, registar e classificar, digitalizar e encaminhar a correspondência. Recolher, efetuar a envelopagem e expedição de correspondência. Expedir telegramas. Reprografia Reproduzir documentos, encadernar e efetuar o corte. Arquivo de documentos Recolher e arquivar a documentação após tratamento. Disponibilizar e controlar os documentos em arquivo. Estafetagem Efetuar o transporte de documentos entre instalações da Electra Sul, de acordo com o circuito préestabelecido ou mediante pedido. Gestão administrativa de serviços de telecomunicações Disponibilizar telefones fixos e móveis e ativar os respetivos serviços. Efetuar a assistência a avarias de equipamentos e problemas de faturação. Tratar e gerir os custos de comunicações. Atendimento telefónico Efetuar o atendimento e encaminhamento de chamadas telefónicas. Gestão de Frotas Aquisição, Alienação e Legalização de Viaturas Efetuar a especificação e prestar apoio na aquisição de viaturas, para integração na frota ou utilização a título individual. Efetuar a legalização de viaturas, obter licenças especiais de circulação e fornecer a respetiva documentação (livretes e títulos de registo de propriedade). Alienar viaturas de acordo com o plano de trocas estabelecido ou mediante decisão pontual da Electra Sul. Manutenção de viaturas Proceder à manutenção das viaturas em condições legais e de segurança para circulação, através da marcação de reparações, revisões e inspeções periódicas, fornecimento de documentos, seguros, apoio à resolução de sinistros, etc. Apoiar na elaboração e gestão do orçamento de manutenção de viaturas das unidades de negócio. Adjudicar serviços de manutenção em nome das unidades de negócio e de acordo Página 7 de 16
com o respetivo orçamento de manutenção de viaturas. Disponibilizar informação relativa à utilização das frotas (quilómetros percorridos, consumo médio, impostos, valor do seguro, etc.). Reserva de viaturas Disponibilizar viaturas de frota ou de aluguer para deslocações em serviço durante um período limitado. Atividades de suporte à utilização da frota Fornecimento de chips de combustível associado a determinada função e respetivo apuramento de consumos (litros e custo). Gestão de Instalações Coordenação dos serviços de suporte das instalações Coordenar a vigilância, limpeza, jardinagem e outros serviços de apoio inerentes às instalações. Manutenção de instalações Efetuar a manutenção das infraestruturas de suporte ao funcionamento das instalações. Apoiar na elaboração e na gestão do orçamento de manutenção de instalações das unidades de negócio. Proceder ao acompanhamento do processo de aquisição de serviços de manutenção em nome das unidades de negócio e de acordo com o respetivo orçamento de manutenção de instalações. Disponibilização e manutenção de equipamento de escritório Gerir os contratos de equipamentos de fax e fotocopiadoras, reparar avarias, controlar os consumos e respetiva faturação. Mudanças de postos de trabalho Efetuar a mudança de local, entre instalações da Electra Sul, de meios e recursos associados aos postos de trabalho e de outros equipamentos e meios de utilização geral (informática, telecomunicações, etc.). Administração de riscos seguráveis (unicamente relativos a Recursos Humanos) Determinação do modelo de retenção/transferência de riscos Analisar os riscos seguráveis existentes e elaborar proposta de modelo de retenção/transferência de riscos associados à atividade da empresa. Negociação de contratos de transferência/retenção de riscos Negociar programas de seguros com o mercado segurador, de acordo com as diretrizes aprovadas. Gestão de contratos de transferência/retenção de riscos Obter apólices de seguros, controlar o pagamento dos prémios e sua afetação à Electra Sul, realizar análise de riscos, emitir declarações e fornecer informações de seguros, atualizar os contratos de seguros. Gestão de sinistros Gerir sinistros, unicamente relacionados com Recursos Humanos e, acompanhar ocorrências no âmbito da responsabilidade civil abrangidas nos seguros estabelecidos para a empresa. Prestar apoio no tratamento de acidentes de trabalho e de acidentes pessoais, abrangidos no âmbito das apólices contratadas. Apoio ao tratamento de danos causados por terceiros Apoiar na resolução de incidentes provocados por terceiros e geradores de danos para a Electra Sul. Assessoria e normalização no âmbito dos seguros Página 8 de 16
Elaborar pareceres e documentos normativos em matéria de gestão de riscos seguráveis e assessorar na elaboração de contratos com prestadores de serviços externos. Serviços de Auditoria Interna Gestão de Auditoria Interna Documentos de gestão Elaborar e propor para aprovação do Conselho de Administração da Electra Sul o Orçamento Anual e o Plano de Atividades de Auditoria Interna relativo à Electra Sul, definindo a alocação de recursos técnicos e humanos necessários. Controlo administrativo da atividade Assegurar o acompanhamento e o controlo administrativo da evolução da atividade, identificando eventuais desvios entre o real e o previsto e tomar as medidas corretivas, no sentido de garantir a necessária orientação da atividade para o cumprimento quer dos objetivos definidos, quer do nível de serviço fixado. Controlo da atividade Controlar o desenvolvimento das atividades de auditoria interna, em coordenação com os responsáveis das diferentes áreas, de forma a aferir a existência e aplicação de processos e procedimentos de cobertura de situações de risco. Atividade de Auditoria Interna Gestão de risco Avaliar a implementação de políticas de risco e colaborar na realização da matriz de risco da Electra Sul ao nível dos fatores, áreas, impactos e probabilidades de ocorrência e responsáveis ao nível de cada área de risco, de forma a garantir o cumprimento dos objetivos definidos, dentro do âmbito, profundidade e periodicidade estabelecidos. Execução de auditorias Realizar auditorias nas diversas áreas de atividade da empresa, nomeadamente financeiras, informáticas, operacionais e de gestão, por forma a garantir o cumprimento do normativo e políticas aplicáveis e a disponibilização de informação fiável, em conformidade com as orientações e interesses do Conselho de Administração da Electra Sul. Avaliação do Controlo Interno Avaliar o grau de implementação do controlo interno, nomeadamente ao nível de estrutura organizativa e de governação, delegação de competências, código de ética e de conduta, políticas e procedimentos. Elaboração de relatórios Elaborar relatórios com conclusões e recomendações de ações corretivas a tomar, com base nas análises efetuadas às atividades e processos de trabalho. Monitorização e follow-up Assegurar a monitorização sistemática de indicadores. Realizar ações de follow-up, consubstanciadas através da formulação de relatórios. Apoio à gestão de topo Apoiar a gestão de topo da Electra Sul na definição e/ou implementação de medidas de controlo e governação. Página 9 de 16
Serviços de Sistemas de Informação Gestão dos Sistemas de Informação Planeamento estratégico Assegurar o planeamento estratégico dos sistemas de informação, em função das linhas orientadoras da Electra Sul e das respetivas áreas de negócio. Políticas e procedimentos Planear, definir e controlar as políticas e procedimentos de gestão dos sistemas de informação. Normas e metodologias Promover a definição e utilização de normas, metodologias e requisitos que garantam a interoperabilidade e interconexão dos sistemas de informação, entre si e, com os sistemas de informação externos. Gestão dos sistemas de informação corporativos Assegurar o planeamento, desenvolvimento, manutenção e operação dos vários sistemas de informação corporativos da Electra Sul, de acordo com a arquitetura de sistemas definida. Linhas orientadoras Promover a definição de linhas orientadoras e a gestão das infraestruturas de hardware e telecomunicações de suporte aos sistemas aplicacionais corporativos geridos pela Electra Sul. Operacionalidade dos Sistemas de Informação Operacionalidade e segurança das infraestruturas tecnológicas e dos sistemas de informação Potenciar a cooperação, a partilha de conhecimentos, informação e desenvolvimento de serviços nas áreas dos sistemas e tecnologias de informação e comunicação. Serviços de suporte Prestar serviços de suporte aos utilizadores (help desk). Serviços de Planeamento e Controlo Estratégia Definição estratégica Planear, coordenar e controlar, em conjunto com as diversas unidades orgânicas da Electra Sul, o processo de definição estratégica e posterior desdobramento da mesma em objetivos de negócio e planos de implementação. Parcerias estratégicas Assessorar o CA da Electra Sul na identificação, negociação e implementação de parcerias estratégicas. Acompanhamento institucional Assessorar o CA da Electra Sul no acompanhamento institucional, no domínio das políticas energéticas, de água e ambiente de Cabo Verde. Informação de Gestão e Orçamento Página 10 de 16
Plano económico-financeiro de médio/longo prazo Elaborar e propor para aprovação superior o plano económico-financeiro de médio/longo prazo. Assegurar simulações e previsões financeiras e operacionais de médio e longo prazo, identificar e analisar eventuais desvios entre o real e o previsto e propor medidas corretivas. Orçamento e Plano de Atividades Realizar o orçamento económico de acordo com os procedimentos internos ou orientações da Electra Sul. Coordenar a compilação dos Planos de Atividades e Orçamentos Operacionais das várias Direções num Plano de Atividades e Orçamento Global para a empresa, de base anual. Controlo orçamental Planear e coordenar as atividades no âmbito do controlo orçamental, nomeadamente consolidação do orçamento com apuramento de desvios às várias vertentes orçamentais, análise da evolução e proposta de ações de melhoria. Relatório de Atividade Coordenar a compilação dos Relatórios de Atividade e Orçamentos Operacionais das várias Direções num Relatório de Atividades e Execução Orçamental para a Electra Sul. Documentação orientadora Assegurar a definição e manutenção do modelo de contabilidade analítica, metodologia de orçamentação e indicadores de gestão para a Electra Sul, bem como definir os critérios, regras, documentos e regulamentos orientadores. Acompanhamento do desempenho Assegurar o acompanhamento do desempenho da Electra Sul e suas unidades orgânicas, definir os principais indicadores de desempenho, estabelecer os respetivos objetivos e metas, analisar eventuais desvios em relação ao planeado e propor medidas corretivas. Sistemas de informação de gestão Assegurar a conceção e implementação de sistemas de informação de gestão, articulando com os serviços de sistemas de informação a prestação de serviços suporte. Informação e documentação de análise Assegurar a preparação de reportes, de análises e de documentos e a produção das apresentações de controlo ao Conselho de Administração da Electra Sul, bem como preparar a informação estratégica, operacional e económico-financeira de suporte à elaboração dos relatórios de análise da atividade. Reporte a entidades oficiais Preenchimento de inquéritos de entidades oficiais. Serviços Corporativos Marketing Estratégia de comunicação Propor e coordenar a estratégia de comunicação da Electra Sul com os vários stakeholders, nomeadamente acionistas, organismos oficiais, entidades reguladoras, autarquias e clientes. Gestão da marca Página 11 de 16
Assegurar a gestão da marca Electra Sul, definindo e coordenando a execução dos investimentos realizados nas diversas áreas e avaliando o respectivo retorno. Relações externas Assegurar as relações da Electra Sul com a comunicação social, mercado, parceiros e outros stakeholders. Meios de comunicação internos e externos Coordenar os meios de comunicação interna e externa, definindo a estratégia editorial e linguagem, bem como coordenar a implementação do branding em todas as peças de comunicação institucional. Comunicação interna Propor o plano de comunicação interna, em articulação com os serviços de recursos humanos, de acordo com as prioridades da Electra Sul, coordenando as iniciativas que se enquadrem na sua área de responsabilidade. Publicidade e patrocínios Propor a estratégia de publicidade e patrocínios da Electra Sul e coordenar a gestão de eventos da empresa a nível institucional. Apoio aos serviços comerciais Apoiar os serviços comerciais na conceção e implementação de lojas, na inovação e desenvolvimento de produtos e serviços. Responsabilidade social Gerir a estratégia de responsabilidade social da empresa. Website Gerir os conteúdos do website da Electra Sul. Serviços Jurídicos Estudos e pareceres jurídicos Coordenar a realização de estudos e a elaboração de pareceres jurídicos em resposta a solicitações do CA da Electra Sul e das restantes unidades orgânicas. Legislação e regulamentação Apoiar a análise de propostas de legislação e de regulamentação. Patrocínio em ações judiciais Gerir o patrocínio da Electra Sul em juízo, ativa e passivamente, por mandato do Conselho de Administração da Electra Sul e na regularização extrajudicial de litígios. Processos contra-ordenacionais Supervisionar e garantir as respostas no âmbito de processos contra-ordenacionais, bem como o respectivo patrocínio em caso de recurso. Apoio jurídico-legal Prestar apoio jurídico-legal no que se refere à preparação de contratos e de outros atos jurídicos, colaborando na respetiva negociação, interpretação e execução, bem como intervindo em situações de contencioso. Documentação legal Página 12 de 16
Coordenar a recolha e a divulgação de documentação de carácter legislativo, doutrinal e jurisprudencial, incluindo a descodificação das obrigações decorrentes da legislação aplicável às atividades da Electra Sul. Registo matricial e escritural Assegurar a regularização matricial e escritural do património imóvel da Electra Sul, em coordenação com os serviços responsáveis pela gestão dos ativos operacionais e não operacionais. Gestão da Qualidade Políticas em matéria de qualidade Propor e assegurar a implementação das políticas da Electra Sul em matéria de qualidade. Manual de qualidade Assegurar a constituição e manutenção de um manual de organização, de modo a garantir a existência de informação descritiva sobre a empresa e respetivas unidades orgânicas e funcionais, bem como dos principais processos e serviços. Implementação de políticas Apoiar a Electra Sul na implementação das políticas de qualidade e sustentabilidade e, na realização dos objetivos em matéria do desenvolvimento sustentável, em particular do ambiente. Gestão ambiental Questões ambientais Assegurar a realização de ações de prevenção e de proteção contra os riscos ambientais, a implementação de boas práticas e o cumprimento da legislação em vigor. Laboratórios Estabelecer os processos e métodos que regem a atividade laboratorial da empresa, bem como gerir o sistema de acreditação dos laboratórios. Tratamento de dados Assegurar o tratamento dos dados da qualidade da água e das águas residuais, bem como a sua divulgação junto das entidades internas e externas, nomeadamente autoridades de saúde, regulador e consumidores. Gestão de Segurança no Trabalho Política de segurança Propor e assegurar a implementação da política da empresa em matéria de segurança em todas as suas vertentes, promover a implementação de boas práticas e assegurar o cumprimento da legislação em vigor. Apoio à definição e implementação de estratégias, políticas e objetivos Cooperar na definição e implementação de políticas e objetivos corporativos de segurança. Coordenar as iniciativas estratégicas, monitorização do grau de execução dos objetivos estabelecidos. Definição e manutenção de Sistemas de Gestão da Segurança Adequar e manter o Sistema de Gestão da Segurança Corporativo e apoiar a Electra Sul na construção/revisão dos seus próprios sistemas. Integração das diferentes componentes da segurança e gestão de riscos ocupacionais, com vista a proteger de modo adequado as responsabilidades da empresa, garantindo o normativo em vigor. Página 13 de 16
Normalização e regulamentação técnica Normalizar e prestar informação em matéria de segurança no trabalho e a regulamentação técnica e especificações de materiais e equipamentos de proteção pessoal. Informação de gestão e reporte Recolher, tratar e disponibilizar informação de gestão e indicadores corporativos sobre segurança. Reportar às unidades de negócio informação e indicadores de segurança. Apoio jurídico-regulamentar Prestar apoio no domínio jurídico-regulamentar no âmbito da segurança. Formação e dinamização de partilha de experiências Colaborar na execução dos planos de formação no âmbito da segurança. Dinamizar a partilha de experiências, interna e externa, no domínio da segurança e saúde no trabalho. Segurança de ativos Gerir a segurança e proteção de infraestruturas, instalações e equipamentos críticos, em articulação com a Electra Sul. Funções de vigilância Gerir todas as funções de vigilância, incluindo gestão dos vigilantes e gestão dos contratos com empresas de vigilância. Autoridades de segurança Garantir o interface com as autoridades de segurança (Proteção Civil, etc). Prevenção e Segurança Avaliação e controlo de riscos Avaliar e proceder ao controlo periódico dos riscos resultantes da exposição a agentes químicos, físicos e biológicos. Controlar os ambientes de trabalho, nomeadamente em relação à iluminação, ventilação, ruído, níveis de concentração de substâncias nocivas, temperatura e humidade. Organização dos meios de prevenção e proteção Proceder à organização dos meios de prevenção e proteção coletiva e individual, incluindo o estudo e proposta de soluções de prevenção e proteção contra incêndios. Afixar sinalização de segurança nos locais de trabalho. Planeamento e implementação de programas de prevenção Promover ações de informação e formação sobre riscos de acidentes e a sua prevenção. Elaboração e implementação de planos de prevenção, emergência e evacuação Proceder ao planeamento, arquitetura, consolidação e implementação de Planos de Emergência, Prevenção e Evacuação na Electra Sul, bem como a realização de simulacros de evacuação. Pareceres e acompanhamento técnico de projetos e de execução de obras Garantir o fornecimento de informação técnica, na fase de projeto e de execução de obras, sobre as medidas de prevenção relativas a instalações, locais, equipamentos e processos de trabalho. Planos de segurança e saúde Elaborar e validar tecnicamente os planos de segurança e de saúde. Realização de ações de prevenção e de proteção Página 14 de 16
Assegurar a realização de ações de prevenção e de proteção contra os riscos profissionais e industriais, bem como de auditorias/visitas a instalações e trabalhos de remodelação/ manutenção, com emissão de relatório e posterior acompanhamento da implementação das medidas corretivas propostas. Reporte de sinistralidade e análise de acidentes de trabalho Produzir estatísticas e relatórios relativos às atividades da Segurança. Proceder à análise e estudo dos acidentes de trabalho, emissão de recomendações com vista à prevenção de casos futuros. Serviços de Aprovisionamento Negociação e Compras Orientação estratégica e operacionalização da função compras Apoiar na definição e estabelecimento de estratégias de abordagem corporativa aos mercados, bem como na realização das compras. Definir e coordenar as políticas e procedimentos de compras a adotar, documentos e regulamentos administrativos normalizados. Plano anual de compras Coordenar a elaboração do plano anual de compras da Electra Sul e propor a sua aprovação ao respetivo CA, em conformidade com as previsões apresentadas pelas diferentes unidades de negócio, bem como garantir a monitorização regular da sua execução e a análise de desvios verificados entre o real e o previsto. Análise e reporte de informação de gestão de compras Analisar e controlar as compras realizadas no âmbito das compras centralizadas solicitadas pela Electra Sul. Disponibilizar a informação de gestão associada à gestão de compras da Electra Sul. Gestão e desenvolvimento de sistema corporativo de compras Desenvolver e gerir os sistemas de informação corporativos de suporte à negociação e compras, negociações on-line, leilões e catálogos eletrónicos e base de dados de fornecedores, incluindo a respetiva gestão de acessos. Receção e tratamento de solicitações de compra Coordenar e controlar os processos de compra centralizados acionados pelas unidades orgânicas da Electra Sul. No caso da compra de combustíveis, articular com o departamento da Electra SARL que tem a liderança da negociação e contratação das condições de aquisição de combustíveis para a produção de eletricidade. Análise e consulta ao mercado Gerir, em articulação com as diversas unidades orgânicas, as consultas ao mercado e a fornecedores, bem como de diferentes soluções de fornecimento. Definir e preparar cadernos de encargos, em colaboração com a Electra Sul e incorporar as especificações por esta fornecida. Lançar consultas ao mercado para aquisição de bens e serviços. Avaliação e negociação de propostas Efetuar a avaliação comercial e a negociação de propostas dos fornecedores. Elaborar e encaminhar para aprovação dos órgãos competentes da Electra Sul de propostas de adjudicação, notificação dos fornecedores e emissão de cartas de adjudicação, sempre que aplicável. Gestão de concursos públicos Gerir os processos de qualificação/contratação ao abrigo da legislação aplicável. Elaboração de contratos e emissão de pedidos de compra Página 15 de 16
Estabelecer e registar os contratos de fornecimento de bens ou serviços, bem como a emissão de pedidos de compra em nome da Electra Sul, em conformidade com as requisições de compra recebidas e respetivos orçamentos definidos pela empresa. Gestão de catálogos Gerir de forma integrada o cadastro de fornecedores, artigos e categorias de existências, incluindo a criação, modificação, normalização, expansão e bloqueio de registos nos catálogos de fornecedores, de artigos e de existências. Normalizar o acompanhamento e otimizar o catálogo de produtos. Gerir o registo de fornecedores e de produtos nos catálogos de compras eletrónicas. Registo, Qualificação e Avaliação de Fornecedores Identificação e seleção de potenciais fornecedores Identificar e selecionar potenciais fornecedores de bens e serviços de acordo com critérios da Electra Sul. Assegurar a gestão do relacionamento com os fornecedores. Desenvolvimento e manutenção dos sistemas de registo e de qualificação das empresas Desenvolver e efetuar a manutenção do sistema de qualificação da Electra Sul. Gerir e efetuar a manutenção de um sistema de registo de fornecedores, comum às empresas, garantindo a uniformização das categorias de registo, a partilha de fornecedores e o estabelecimento de critérios uniformes de registo e qualificação. Publicar anúncios no âmbito da qualificação de fornecedores e abertura de concursos. Avaliação de fornecedores Definir, recolher, analisar e divulgar os indicadores de desempenho utilizados para avaliação dos fornecedores. Análise e reporte de informação de gestão Analisar e tratar os elementos registados na base de dados de fornecedores, relacionados com o processo de registo e qualificação e, elaborar reportes de informação de gestão. Gestão de Armazéns Armazenamento de contadores Efetuar a gestão física do armazenamento dos contadores, em articulação com o respetivo departamento responsável pela gestão do parque de contadores. Antes da saída de cada contador do armazém, compete aos serviços de aprovisionamento assegurar o devido registo no sistema técnicocomercial afetando-o a um cliente e instalação específica. No caso da entrada de um contador anteriormente afeto a uma instalação, compete aos serviços de aprovisionamento a realização do registo da baixa no sistema técnico-comercial. Gestão de Contratos de Materiais e Serviços Gestão de contratos de fornecimento de materiais e serviços Efetuar a gestão administrativa dos contratos de fornecimento de materiais e de serviços celebrados com os fornecedores. Página 16 de 16