MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO (ASCOM) DA FADESP Janeiro/2013
DIRETOR EXECUTIVO Prof. Dr. Sinfronio Brito Moraes COLABORADORES GESTORES Leonardo Ruffeil Diana Rodrigues Eliana Fernandes Claudia Coelho Cleidy Aparecida Lopes Edson José Gomes Gleidson Carvalho Maria de Fátima Vieira Marina Matta Marlene Gilda Fonseca Marlene Perotes Elayne Barbosa Walter dos Santos Marcella Soranso Maria do Socorro Souza Leila Figueiredo Luciane Figueiredo Ricardo José de S. Paulo ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO - ASCOM ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO - ASPLAN GERENCIA ADMINISTRATIVA - GA COORDENAÇÃO DE GESTÃO DE PESSOAS - CGP COORDENAÇÃO DE LICITAÇÃO - CLI COORDENAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO DE OBRAS - CAO COORDENAÇÃO DE COMPRAS E SERVIÇOS - CCS COORDENAÇÃO DE CONTABILIDADE - CCO COORDENAÇÃO JURÍDICA CJU COORDENAÇÃO FINANCEIRA CFI COORDENAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS - CPC COORDENAÇÃO DO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO - CDI COORDENAÇÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - CTE COORDENAÇÃO DE IMPORTAÇÃO CIM GERENCIA DE NEGÓCIOS E PARCERIAS - GN COORDENAÇÃO DE CURSOS E CONCURSOS - CCC COORDENAÇÃO DE APOIO A UFPA E PARCEIROS - CAU COORDENAÇÃO DE CONSULT. E DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL - CCD 2
APRESENTAÇÃO A Fundação de Amparo e Desenvolvimento da Pesquisa FADESP, visando a transparência em suas ações e ao mesmo tempo, dar acesso aos seus colaboradores sobre sua política interna, na busca incessante da excelência na prestação de seus serviços elabora este Manual de Procedimentos, cujo objetivo principal é orientar sobre os procedimentos adotados na execução dos projetos por ela gerenciados. As orientações aqui descritas servirão de apoio aos funcionários, Coordenadores, Gestores ou Ordenadores de Despesas da Fundação, no estabelecimento de critérios e procedimentos necessários a padronização das atividades desenvolvidas. Este manual poderá sofrer ajustes e adequações, sempre que necessário, na intenção de cada vez mais fortalecer procedimentos que profissionalizem a Fundação, sem perder suas características de celeridade e eficácia na prestação de serviços. CARACTERIZAÇÃO DA FUNDAÇÃO MISSÃO DA FADESP Promover a gestão de ações de pesquisa, ensino e extensão, de forma dinâmica, contribuindo para o fortalecimento da UFPA e o desenvolvimento da região Amazônica. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 3
PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS POR UNIDADE GESTORA COORDENAÇÃO ASSESSORIA DE COMUNIC AÇÃO - ASCOM MISSÃO DA UNIDADE GESTORA Produzir e divulgar informações sobre a FADESP e afirmar a imagem da fundação perante os públicos interno e externo. PROCESSOS ORGANIZACIONAIS -(PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP) POP Nº 01 ASCOM - Montar o Clipping de mídia POP Nº 02 ASCOM - Monitorar notícias divulgadas na mídia de interesse da FADESP POP Nº 03 ASCOM - Controlar informações divulgadas no site da FADESP POP Nº 04 ASCOM - Elaborar produtos gráficos POP Nº 05 ASCOM - Divulgar por meio da assessoria de imprensa as notas, matérias, artigos, Informativos e outros referentes á FADESP POP Nº 06 ASCOM - Emitir Cartão resposta de recebimento e agradecimento POP Nº 07 ASCOM - Produzir Textos para divulgação POP Nº 08 ASCOM - Fazer a cobertura fotográfica de eventos da FADESP ou de correspondentes POP Nº 09 ASCOM - Enviar informes para o público interno e externo POP Nº 10 ASCOM - Produzir Informativo mensal interno POP Nº 11 ASCOM - Produzir Relatório quadrimestral das Atividades realizadas pela Assessoria POP Nº 12 ASCOM - Atualizar site POP Nº 13 ASCOM - Atualizar intranet 4
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 01 - ASCOM PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº MONTAR O CLIPPING DE MÍDIA COMUN ICAÇÃO 01 ASCOM UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Assessoria de comunicação - ASCOM Dezembro /2011 Nº 00 / OBJETIVO Informar o que é tratado sobre a Fadesp na mídia aos seus colaboradores. FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Meios de Notícias publicadas e Montar o Clipping de Clipping montado FADESP Comunicação veiculadas mídia DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Documentos necessários: Jornais impressos. ATIVIDADES DO PROCESSO RECEBE OS JORNAIS DIÁRIOS E ACESSA SITES LÊ OS MAIORES JORNAIS DO ESTADO, SITES DE NOTÍCIAS E OUTROS VEÍCULOS PROCURA E SELECIONA NOTÍCIAS RELACIONADAS À FADESP FAZ A BUSCA DAS INFORMAÇÕES LIGADAS A FADESP NOS TEXTOS SELECIONADOS RECORTA/CÓPIA MATÉRIAS E DISCRIMINA INFORMAÇÕES (JORNAL) RECORTA A MATÉRIA, PREENCHE INFORMAÇÕES PARA ARQUIVAR EM PASTA (INTERNET) FAZ UMA CÓPIA DA IMAGEM E PREENCHE INFORMAÇÕES E ARQUIVA EM PDF CUIDADOS ESPECIAIS Atentar sempre para fonte de onde foi tirado o material (veículo, editoria, data, página e jornalista responsável). AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 5
FLUXOGRAMA DO PROCESSO 6
DETALHAMENTO DO PROCESSO - MONTAR O CLIPPING DE MÍDIA - RECEBE OS JORNAIS DIÁRIOS E ACESSA SITES Recebe os jornais O Liberal e Diário do Pará. Acessa os sites dos jornais ou outros que não foram recebidos fisicamente (portal.orm.com.br; diarioonline.com.br; portalcultura.com.br e ufpa.br). - LE OS MAIORES JORNAIS DO ESTADO, SITES DE NOTÍCIAS E OUTROS VEÍCULOS Lê de forma dinâmica, os maiores jornais do Estado, seus respectivos sites de notícias e outros veículos do gênero pela manhã, procura notícias relacionadas a Fadesp, que tenham, ou não, o nome da Fundação. - PROCURA E SELECIONA NOTÍCIAS RELACIONADAS À FADESP Procura e seleciona notícias que contenham, ou não, o nome da Fundação, notícias jornalísticas, propagandas gratuitas, publicidade paga, editais veiculados na grande mídia. - FAZ A BUSCA DAS INFORMAÇÕES LIGADAS A FADESP NOS TEXTOS SELECIONADOS Busca feita diretamente na hora da leitura. - RECORTA/CÓPIA MATÉRIAS E DISCRIMINA INFORMAÇÕES Recorta a matéria do jornal ou copia do site a matéria, inseri todas as informações no Word, discriminando a data das notícias, o veículo, a editoria (sessão de onde foi tirada a notícia), página (no caso do jornal impresso) ou endereço eletrônico (no caso dos sites), o título das notícias, o nome do repórter e nome do entrevistado, quando este é colaborador ou profissional ligado a Fundação, e ao final transforma em PDF. - (JORNAL) RECORTA A MATÉRIA, PREENCHE INFORMAÇÕES PARA ARQUIVAR EM PASTA Recorta a matéria, imprimi arquivo Word com todas as informações sobre a matéria (formulário Clipping de Mídia ), cola o recorte e preenche com informações necessárias, escaneia e imprime para arquivar em pasta específica. - (INTERNET) FAZ UMA CÓPIA DA IMAGEM E PREENCHE INFORMAÇÕES E ARQUIVA EM PDF Transforma direto da página a matéria para formato PDF, imprimi, e cola no formulário Clipping de Mídia e preenche com informações necessárias e arquiva em PDF. 7