Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto Licenciatura em Engenharia Electrotécnica e de Computadores Relatório de Progresso Metodologia para o desenvolvimento de Planos Directores de Sistemas de Informação Estágio realizado no Instituto de Engenharia de Sistemas e de Computadores do Porto (INESC Porto) Carla Daniela Gonçalves Neves Orientador no INESC Porto: Eng.º Paulo Monteiro Orientador na FEUP: Prof. Doutor Rui Camacho Maio de 2003
Resumo O trabalho consiste numa metodologia para a concepção de Planos Directores de Sistemas de Informação em instituições públicas e em empresas em geral, bem como um manual de procedimentos que permita a operacionalização desta metodologia em actividades de consultoria. O Plano Director de Sistemas de Informação, tradicionalmente designado de Plano de SI surge como consequência de uma fase de caracterização e diagnóstico da organização e do seu Sistema de Informação, assim como do estudo e formalização da missão, objectivos e estratégias da organização. Com base nestes aspectos, o Plano de SI consiste portanto no estabelecimento das necessidades em termos dos Sistemas de Informação e das prioridades para a sua implementação. 1 Introdução Este trabalho surge como consequência dos trabalhos realizados na área do Planeamento dos Sistemas de Informação realizados na USIC Unidade de Sistemas de Informação e de Computadores do INESC Porto. Refiro-me ao Plano Director de Informática (PDI) 1 para a Câmara Municipal do Porto (CMP) e posteriormente, o mesmo tipo de plano, mas desta vez para o Instituto Português de Oncologia (IPO). O objectivo será portanto optimizar a realização deste tipo de planos: Desenvolver um método que estruture, coordene e dirija este tipo de actividade. Actualmente o Planeamento dos Sistemas de Informação tem sido cada vez mais uma actividade solicitada pelas empresas e em especial pelas instituições públicas. Um dos motivos é especialmente a necessidade de rentabilizar os investimentos efectuados, que nas instituições públicas funcionam num horizonte de tempo mais alargado, criando problemas em especial na resolução de problemas de fundo. 1 Plano Director de Informática é o nome que se dava anteriormente ao Plano Director de Sistemas de Informação. No presente caso os planos têm o mesmo significado e abrangem o mesmo tipo de conteúdos. Carla Neves 2
A rápida desactualização dos equipamentos, a necessidade em determinar prioridades nos projectos a desenvolver, a falta de recursos humanos e a sua falta de formação, a necessidade de actualização e desenvolvimento das aplicações informáticas, os problemas específicos nos Sistemas de Informação das organizações constituem outros motivos para a elaboração de um Plano de SI. No processo de Planeamento de Sistemas de Informação de uma organização faz-se uma análise da situação actual em termos do seu Sistema de Informação e da Organização em si, em que se determinam os principais problemas, assim como da situação futura em que se determinam as principais soluções. Com este trabalho pretende-se portanto desenvolver uma metodologia para a concepção de Planos Directores de Sistemas de Informação, que optimize a sua elaboração em acções de consultoria. Apesar de ser uma tarefa considerada importante para o sucesso da organização, é uma das tarefas mais desprezadas e insucedidas. 2 Planeamento As fases da elaboração desta metodologia encontram-se enunciadas na tabela em baixo, e no correspondente diagrama de Gantt. Figura 1 Plano de Trabalho Carla Neves 3
Figura 2 Diagrama de Gantt Descrição das fases do Plano de Trabalho: 1. Instalação e Adaptação Corresponde a uma fase de integração no novo ambiente de trabalho, em que se conhecem as pessoas com que se vai trabalhar, assim como dos recursos disponíveis na Instituição. 2. Conhecimento de trabalhos realizados nesta temática pela USIC Conhecimento de trabalhos relevantes para o arranque da metodologia. 3. Pesquisa de informação e síntese das metodologias Pesquisa de referências bibliográficas, assim como pesquisa na Internet e reuniões com pessoas envolvidas na área. 4. Criação da metodologia para Câmaras Caso de estudo da metodologia. 5. Elaboração do Relatório Intercalar Elaboração do relatório de progresso para o orientador da FEUP. 6. Criação da metodologia geral Metodologia de Planos de SI, mas associada às empresas em geral. 7. Criação da metodologia para hospitais Caso de estudo da metodologia. 8. Teste da metodologia no terreno Implementação da metodologia numa Câmara. 9. Elaboração do Relatório final e manual de procedimentos Elaboração do relatório final para entregar ao orientador da FEUP, e manual de procedimentos que permita a operacionalização da metodologia em actividades de consultoria. Carla Neves 4
3 Trabalho realizado Para elaborar esta metodologia, houve uma primeira fase (ver figura 4, fase 2) de conhecimento dos Planos Directores de Informática já realizados pela USIC: Plano Director de Informática do Instituto Português de Oncologia (IPO) e da Câmara Municipal do Porto (CMP). A fase seguinte (ver figura 4,fase 3) de consulta de bibliografia e pesquisa na Internet, foi uma forma de complementar esses documentos. Na bibliografia encontrada, há particularmente um livro com uma metodologia de Planeamento de Sistemas de Informação que também foi estudada. Esta metodologia foi portanto comparada com as metodologias usadas no IPO e na CMP. Após esta fase teve início a criação da metodologia. A metodologia divide-se em 2 partes: Metodologia para ser aplicada em Câmaras. (ver figura 4, fase 4) Metodologia para ser aplicada em empresas em geral. (ver figura 4, fase 6) A metodologia para Câmaras foi a primeira a ser desenvolvida, uma vez que tendo em conta nunca ter elaborado um Plano Sistemas de Informação, foi decidido que seria melhor desenvolver a metodologia a partir de um caso prático. A metodologia será baseada na teoria proposta por Amaral [1]. É uma teoria genérica, baseada no BSP (Business System Planning) da IBM. Foi sugerido pelo próprio adaptar a sua metodologia a Câmaras com as devidas alterações necessárias, assim como acrescentar a parte dos projectos que será uma das lacunas da metodologia. Nesta fase (ver figura 3,ponto 4) surgiu necessidade de obter informações sobre o Sistema de Informação e sobre a organização de uma Câmara. Foi aí que surgiu a ideia de implementar a metodologia no terreno, como forma de poder passar à prática.(ver figura 4, fase 8). Para além disso o objectivo é usar as informações levantadas na Câmara como forma da metodologia ser melhor percebida. Para tal foi escolhida uma Câmara, que se designa de Câmara X, e o estudo recaiu mais especificamente sobre uma Divisão da mesma. Carla Neves 5
Prepararam-se inquéritos por cada Divisão do Departamento e um guião da entrevista a ser realizada, que foram analisados com o objectivo de conseguir levantar as informações adequadas e em maior número possível. Estes documentos foram enviados à pessoa a ser entrevistada antes da ocorrência da entrevista. Após a realização desta, elaborou-se uma acta e procedeu-se a uma análise da informação recebida. As fases do plano em que me encontro neste momento são: a fase de Teste da Metodologia no Terreno e a de Metodologia para Câmaras (ver figura 3, ponto 8- Realização de entrevistas). Desta última há fases que (ver figura 3, pontos 5 a 7) não foram escritas ainda, pois falta receber informações da Câmara que auxiliem no seu desenvolvimento. 1.Actividades preliminares 2.Preparação do estudo 3.Início formal do estudo 4.Definição dos processos da organização 5.Identificação dos requisitos de dados 6.Definição da arquitectura de informação 7.Análise do apoio actual do SI aos processos 8.Realização de entrevistas 9.Sistematização da informação e conclusões 10.Determinação de prioridades de implementação 11.Análise da gestão de informação 12.Desenvolvimento de recomendações 13.Documentação e comunicação de resultados Figura 3 Etapas do método Carla Neves 6
Figura 4 Plano de trabalho Figura 5 Diagrama de Gantt 4 Trabalho por concluir As fases que faltam concluir no trabalho são as seguintes: A fase de criação da metodologia para Câmaras (já em desenvolvimento). A fase de criação da metodologia para empresas em geral. A fase de criação da metodologia para hospitais. Teste da metodologia no terreno (já em desenvolvimento). A fase de criação da metodologia para Câmaras está portanto em desenvolvimento e constitui um caso de estudo da metodologia. Desta faltam os pontos 5 a 7, e os pontos 9 a 13 (ver figura 3). Esta fase é precedente à metodologia genérica, sendo importante para a realização desta, porque pretende-se partindo do particular, chegar ao geral. É Carla Neves 7
considerada a fase mais importante da metodologia, uma vez que pretende ser aplicada num projecto, com arranque provavelmente em breve. A fase de criação da metodologia para empresas em geral, consiste na generalização do caso de estudo elaborado na fase anterior, e a sua importância está associada a isso. A fase de criação da metodologia para hospitais, consiste em mais um caso de estudo da metodologia, não constituindo uma fase fundamental do trabalho, dado que não se prevê uma aplicação prática num futuro próximo. A fase de Teste da Metodologia no Terreno está também em desenvolvimento. Consiste na aplicação da metodologia para Câmaras. Neste momento falta a Divisão da Câmara a quem foi entregue os inquéritos preenchê-los e utilizar esta informação. Esta irá influenciar a escrita da metodologia para Câmaras que foi interrompida nos pontos 5 a 7 (ver figura 3), aguardando precisamente essa informação. É importante referir que esta fase teve início, não porque o projecto tenha arrancado, mas surgiu como uma necessidade para o desenvolvimento da metodologia. É uma fase importante porque pretende levar à prática a teoria e deste modo consiste num meio de validar e mesmo melhorar a metodologia para Câmaras já em desenvolvimento. Carla Neves 8
5 Conclusões No plano definido inicialmente por uma descrição das tarefas e diagrama de Gantt (ver o secção 3- Planeamento, deste relatório), pode-se verificar que não existem atrasos na execução das tarefas. A fase de teste da metodologia no terreno é que foi antecipada, o que fez com que a fase de criação da metodologia para Câmaras não esteja tão avançada como era previsto. Dado o tempo necessário à fase de teste da metodologia no terreno e o tempo necessário à criação da metodologia dos hospitais, considera-se que em princípio não haverá tempo para esta última fase. A metodologia para os hospitais, tratando-se de um caso de estudo, não se considera relevante para o resto da metodologia. Também se pode concluir que o maior, ou menor tempo a despender na fase de teste da metodologia no terreno, que está já em desenvolvimento, dependerá do arranque de um projecto do INESC Porto, pelo que influenciará no prosseguimento das restantes fases do trabalho. Carla Neves 9
6 Bibliografia Publicações: [1] Amaral, L.A.M. e J.E.Q. Varajão, Planeamento de Sistemas de Informação, FCA, Editora de Informática, 3ª Edição, 2000. [2] Amaral, L.A.M., PRAXIS: Um Referencial para o Planeamento de Sistemas de Informação, Tese de Doutoramento, Universidade do Minho, 1994. [3] Ward, J., and Joe Peppard, Strategic Planning for Information Systems, John Wiley & Sons, Chichester, Third Edition, 2002. [4] Daniels, Caroline, The Management Challenge of Information Technology, The Economist Intelligence Unit, 1991. [5] Vrana, Ivan; Buril, Jan and Cerny, Alexander, Methods for Building a University Information System, a handbook, edit by EUNIS, March 2001. [6] Laudon, Kenneth C. and Jane P. Laudon, Management Information Systems, Managing the Digital Firm, Seventh Edition, Prentice-Hall Internationals, Inc, 2002. [7] Salmela, Hannu; Spil, Ton A.M. (2002) Dynamic and emergent information systems strategy formulation and implementation, International Journal of Information Management, 22:441-460. [8] Ricardo, Alexandra, Um contributo para a Descrição e Avaliação de Técnicas no Planeamento de Sistemas de Informação, Tese de Mestrado, Universidade do Minho, 1995. [9] Plano Director de Informática para o Instituto Português de Oncologia - Porto (IPO), INESC Porto,1998. Carla Neves 10
[10] Plano Director de Informática para a Câmara Municipal do Porto (CMP), INESC Porto, 1995. [11] Consultadoria Tecnologias de Informação para a Câmara Municipal de Matosinhos, INESC Porto, 1999. URLs: http://www.link.pt/canais/canais3.asp?idclass=1955&idlang=1 http://www.si.fct.unl.pt/informacoes/documentos/plano_director.html http://www.decisionmaster.net/files/editorial/dm_mensagem_0012.htm Carla Neves 11