Prepare-se para a mudança! Eliane Valcam

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Objetivo do esocial O esocial é uma ferramenta desenvolvida pelo governo federal com o objetivo principal de coletar informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais. Estas informações deverão ficar armazenadas no Ambiente Nacional do esocial, possibilitando o acesso a tais dados por todos os órgãos participantes do projeto.

Está sendo desenvolvido, em conjunto: Caixa Econômica Federal (CAIXA) Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) Ministério da Previdência Social (MPS) Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).

Este sistema de coleta de dados faz parte do SPED, estando integrado a outros programas desenvolvidos pelo governo federal, tais como: Nota fiscal eletrônica (NF-e) Escrituração Contábil Digital ECD (SPED Contábil) Escrituração Fiscal Digital das Contribuições EFD Contribuições

Obrigações acessórias a serem substituídas Livro de Registro de Empregado; Folha de Pagamento; GFIP; RAIS; CAGED; DIRF; Comunicação Acidente de Trabalho; Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP); Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização (MANAD); Termo de Rescisão e Formulário do Seguro Desemprego.

Ao mesmo tempo em que reduz a burocracia simplificando o envio das informações aos diversos órgãos governamentais, o esocial também facilita a fiscalização das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais por meio do cruzamento eletrônico e verificação de dados.

Embora não se trate de uma nova legislação e garanta mais segurança nos dados transmitidos, o processo de migração e adaptação implicará em desafios para os empregadores. O grande desafio para as empresas não é apenas cumprir com o envio das informações, mas garantir a qualidade da informação e manter 100% da operação em conformidade com a nova regulamentação.

Alguns dos maiores desafios dos empregadores, antes da publicação da regulamentação do esocial, é: Se adequar aos formatos exigidos pelo Fisco e ao layout do esocial, Reunir e adequar todas as informações da empresa e dos seus colaboradores, Desenvolver novas tecnologias adaptadas ao novo sistema, Realizar o treinamento e capacitação de seu pessoal interno e, Revisar e adequar todos os seus procedimentos internos.

Observa-se, portanto, que não se trata apenas de uma ferramenta a ser utilizada somente pelo Departamento Pessoal dos empregadores, mas sim por todo o seu pessoal, necessitando de uma ação integrada com o setor financeiro, fiscal, contábil, medicina e segurança do trabalho, jurídico (interno e externo), terceirizados, cooperados, etc.

É imperativo que ao assumir mais essa obrigação as empresas procurem modos inteligentes de fazê-lo, redesenhando processos, capacitando empregados e gestores, mudando políticas, procedimentos e posturas, para o cumprimento pleno.

Quem será obrigado a utilizar o esocial? Os empregadores, inclusive o doméstico, a empresa e a eles equiparados em legislação específica; e o segurado especial inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço.

Legislação Foi disponibilizado de forma antecipada a versão 1.1 do Manual de Orientação do esocial, esta versão já sofre ajuste através de uma versão beta. Apesar de ainda não ter efeito normativo, a divulgação é para que as empresas possam ter acesso às informações relevantes à sua preparação para o esocial.

Inicio da obrigatoriedade: Após o fechamento do layout, o que deverá durar perto de três meses, o Grupo de Trabalho e o Comitê Gestor terão seis meses para trabalhar a proposta; Passada essa etapa, haverá mais seis meses para realização de testes; Ao final desse período, começará a obrigatoriedade para grandes empresas; O Grupo de Trabalho e o Comitê Gestor estudarão condições diferenciadas para micro e pequenas empresas, dentre as quais, o MEI.

Os eventos que compõem o esocial serão transmitidos obedecendo aos seguintes prazos: I - Eventos iniciais: a) as informações relativas à identificação do empregador; b) Vínculos ativos: Até o final do 1º (primeiro) mês de sua obrigatoriedade. II - Eventos de tabelas Após o envio dos eventos iniciais

III - Eventos não periódicos: a) Admissão: Até final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço; b) Acidente de trabalho: Até o 1º (primeiro) dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato; c) Desligamento em caso aviso trabalhado e Termino contrato: Até 1º dia útil seguinte Demais casos desligamento: Até 10 dias seguintes à data do desligamento d) Demais eventos até o dia 07

IV - Eventos periódicos: a) as folhas de pagamento das remunerações e demais rendimentos pagos, devidos ou creditados a todos os trabalhadores deverão ser transmitidos até o dia 7 (sete) do mês seguinte ao que se refiram; b) informações relacionadas a outros fatos geradores, deverão ser transmitidas até o dia 7 (sete) do mês seguinte ao que se refiram. Antecipa-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário

O descumprimento dos prazos acima impede a expedição da certidão de prova de regularidade fiscal perante a Fazenda Nacional e do CRF, observado o disposto em legislação própria. Aquele que deixar de prestar as informações no prazo fixado ou que a apresentar com incorreções ou omissões ficará sujeito às penalidades previstas na legislação específica.

Certificado Digital Os eventos que compõem o esocial deverão ser transmitidos mediante autenticação e assinatura digital utilizando-se certificado digital, salvo as exceções legais e os casos relacionados a seguir, os quais terão as rotinas de autenticação disciplinadas no Manual de Orientação do esocial:

I - empregadores domésticos; II - Micro Empreendedor Individual (MEI); III - contribuinte individual equiparado à empresa, com até 2 (dois) empregados; IV - pequeno produtor rural, com até 2 (dois) empregados permanentes; e V - segurado especial.

Identificadores Empregador - Serão identificados apenas pelo CNPJ, se pessoa jurídica, e apenas pelo CPF, se pessoa física. Para as pessoas físicas que utilizam a matrícula CEI, foi criado o CAEPF Cadastro de Atividades da Pessoa Física, que será um número seqüencial vinculado ao CPF. Para as obras de construção civil, que possuem responsáveis pessoas físicas ou jurídicas, a matrícula CEI passa a ser substituída pelo CNO Cadastro Nacional de Obras, que será sempre vinculado a um CNPJ ou a um CPF.

Trabalhador - Os trabalhadores, por sua vez, terão como identificadores obrigatórios, o CPF e o NIS (NIT, PIS, PASEP, SUS). As informações CPF x NIS x Data de nascimento x Nome deverá estar consistente com o CNIS Cadastro Nacional de Informações Sociais, e será validado no ato da transmissão.

Contadores Os profissionais da contabilidade são peças-chave no processo de entendimento da nova ferramenta, mas não são os únicos. Desta vez, diferentemente do que ocorre com os outros módulos do SPED, a participação da alta gestão das empresas é imprescindível. Em outras palavras, as empresas, que são as principais fontes das informações enviadas eletronicamente ao fisco, deverão investir em treinamento, conscientização e gestão eficiente para evitar problemas futuros. A adaptação ao esocial é complexa e vai exigir sintonia e total domínio a serem compartilhados diariamente entre empresários e contabilistas.

Evento Periódicos - Serviços Prestados Mediante Cessão de Mão de Obra Evento onde são prestadas as informações relativas aos serviços prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada pela empresa declarante, com a identificação das empresas contratantes e das notas fiscais emitidas. O evento é de preenchimento exclusivo de PJ prestadora do serviço.

Eventos Periódicos Serviços Tomados mediante Cessão de Mão de Obra Evento onde são prestadas as informações relativas aos serviços prestados por terceiros mediante cessão de mão de obra ou empreitada, com as correspondentes informações sobre as retenções efetuadas pela empresa declarante. com a identificação da empresa prestadora e das notas fiscais emitidas

Eventos Periódicos - Serviços Tomados de Cooperativas De Trabalho Evento preenchido pela empresa (PJ) contratante de serviços prestados por cooperados por intermédio de cooperativa de trabalho. Identificar a cooperativa e a nota fiscal

Eventos Periódicoa - Serviços Prestados pela Cooperativa De Trabalho Evento preenchido exclusivamente por Cooperativa de Trabalho, identificando as empresas tomadoras de serviços da cooperativa e detalhando as notas fiscais de serviços prestados pela cooperativa.

Aquisição de Produção Evento utilizado para informar a aquisição de produção, devendo ser preenchido nas seguintes situações: Pelas Pessoas Jurídicas em geral, quando efetuar aquisição de produtos rurais de pessoa física. Por Pessoa Física (intermediário) que adquire produção de produtor rural pessoa física ou segurado especial para venda no varejo a consumidor final pessoa física; Deverá ser identificado o produtor e o documento fiscal

Comercialização da Produção Evento utilizado pelo produtor rural pessoa física e pelo segurado especial E também pelas Agroindústrias e demais Produtores Rurais pessoa jurídica Identificar o adquirente e o tipo de comercialização

Pagamentos e Créditos Diversos Evento onde são prestadas as informações relativas aos pagamentos diversos pagos efetuados a pessoas físicas e jurídicas, inclusive rendimentos pagos a residentes e domiciliados no exterior. Os pagamentos ocorridos durante o mês devem ser agrupados por beneficiário e por código de rendimento, sendo gerado apenas um evento para cada código de rendimento.

Cadastramento Inicial do Vínculo Refere-se ao arquivo de evento que será enviado pela empresa no início da implantação da EFD-Social, servindo de base para construção do RET. Para cada vínculo trabalhista existente na empresa na data de implantação da e-social deverá ser gerado um arquivo correspondente, contendo as informações cadastrais e contratuais atualizadas até a data da implantação.

Admissão de Trabalhador Prazo O evento deve ser transmitido até o final do dia imediatamente anterior à admissão do empregado. O evento pode ser cancelado até no próprio dia da admissão, caso esta não venha a ocorrer efetivamente.

Portaria MTE 1129 DOU 24/07/2014 Referente CAGED Art. 6º Para os fins a que se refere o inciso II do art. 1º, as informações relativas a admissões deverão ser prestadas: I - na data de início das atividades do empregado, quando este estiver em percepção do Seguro-Desemprego ou cujo requerimento esteja em tramitação;

Comunicação de Acidente de Trabalho Evento enviado para comunicar acidente de trabalho envolvendo o trabalhador, ainda que não haja afastamento de suas atividades laborais. Prazo: 1º dia útil após o acidente Se houver afastamento do trabalhador em decorrência do acidente, também deverá ser enviado (em seguida e em outro arquivo) o evento de afastamento temporário.

Atestado de Saúde Ocupacional NR 7 PCMSO Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional Condição de Trabalho NR 9 PPRA Programa de Prevenção de Riscos Ambientais

Afastamento Temporário Todos os afastamentos temporários por qualquer dos motivos elencados na tabela 18 deverão ser informados, mesmo os afastamentos por licença médica inferiores a 15 dias. Férias Deverá ser informado o período de afastamento, neste sentido, não há previsão na legislação de férias fracionadas, salvo férias coletivas.

Aviso Prévio Este evento se destina a registrar a comunicação do aviso prévio dado pelo empregador ao empregado, ou recebido pelo empregador e dado pelo empregado. Cancelamento de Aviso Prévio Este evento se destina a registrar o cancelamento de aviso prévio comunicado anteriormente. Deve ser utilizado apenas quando a empresa, após comunicar o aviso prévio ao trabalhador, decide cancelar o mesmo.

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