BPM Definições e Contexto Prática Aula 1
BP Business Process Algumas definições sobre o que é Processos de Negócio (BP) Um processo é um fluxo coordenado e padronizado de atividades executadas por pessoas ou máquinas, as quais podem atravessar os limites funcionais ou departamentais para alcançar uma meta de negócio que cria valor para um cliente interno ou externo. James F.Chang (2006) Uma série de passos que um negócio executa para produzir um produto ou serviço. Rummler e Brache (1995) É um conjunto coerente de ações realizado por um conjunto de papéis colaborativos para atingir uma meta. Martyn Ould (2005) É um conjunto completo e dinamicamente coordenado de atividades colaborativas e transacionais que entrega valor aos clientes. Smith & Fingar (2007) Processos de negócio realizam o curso da ação. Cursos de ação são realizados para assegurar que a empresa faz progressos em direção a uma ou mais das suas metas. Especificação Business Motivation Model (2008)
BP Business Process Processo Entrada Saída / Resultado Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 Insumos Informação Informação Produto Serviço
O que envolve um processo Gatilho Processo Entrada Saída Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 Pessoas Recursos Papéis Regras Metas
Entrada e Gatilho Todo processo para iniciar precisa de entradas Exemplo: num processo de atendimento ao cliente a entrada poderia ser a própria solicitação do cliente. Todo processo não tem o inicio ao acaso sempre existirá evento(s) que iniciam o processo que são chamados de gatilhos. Exemplo: No processo de atendimento ao cliente o evento de inicio seria a chamada telefônica do cliente
Papéis Um papel representa o conjunto de responsabilidades concedidos a um individuo ou grupo que atua no processo Exemplos de papeis num departamento financeiro de uma organização: Gerente financeiro Contador Assistente financeiro Caixa Importante: Nos processos os diferentes papeis interagem entre si para que cada um realize seus objetivos no processo
Exemplo da processo envolvendo papeis
Recursos Cada Papel no processo necessita de recursos para realizar as atividades, esse recursos incluem ambiente físico, materiais, ferramentas, etc. Os recursos podem ser caracterizados como: Físicos: entidade com existência material ocupando volume espacial: Matérias-primas Peças Ferramentas Máquinas, etc. Informacionais: dados sobre algo, fatos sobre outros objetos do negócio; é uma representação de outros objetos como: Relatórios Encomenda Planos, etc.
Regras As regras são utilizadas para orientar a execução das atividades e tarefas do processo Regras podem ser: Políticas: estabelece as política internas da empresa que influencias as decisões e os procedimentos. Ex.: despesas acima de R$ 1.000,00 precisa de aprovação do gerente financeiro. Procedimentos: estabelecimento de padrões para realização de atividades. Ex.: para executar a atividade de aprovar um pedido é necessário primeiro verificar se existe o produto em estoque e se o mesmo não está descontinuado (não será mais produzido) Padrões: definição de como será o conteúdo a ser produzido. Ex.: o documento de projeto deve seguir o layout padrão.
Metas Um processo existe para um propósito definido e isso definimos como a Meta do processo. Exemplos de Meta: Entregar um produto Fornecer um benefício de cobertura médica a um paciente Gerenciar um orçamento de uma construção Partindo de modelos de processos deve ser possível identificar como o processo está alcançando a meta e também identificar o(s) ponto(s) no processo onde a meta foi alcançada ou mantida.
Tipos de Metas Modo Ponto (Point-wise) Existem um ponto a partir do qual a meta será alcançada, isto é, após uma ação ou interação ser completada podemos reconhecer que a meta foi alcançada Ex.: No processo de tratamento de perda de cartão de crédito a metas será atingida quando o cliente receber o novo cartão em casa. Estado estável (Steady-state) A meta alcançada quando um estado desejável é alcançado e mantido, sendo este estado alcançado em qualquer momento no tempo. Ex.: No processo de gestão de caixa tem-se o objetivo de não deixar a conta negativa através do controle de custos. Esse processo terá sucesso se a qualquer momento a empresa observar o caixa positivo.
Exercício 1 Em uma folha de papel escreva todas as ações necessárias para o cenário abaixo: Cenário: Um cliente vai tomar um café numa cafeteria
A notação para Modelagem de processo Representa graficamente as atividades, tarefas, responsabilidades, papéis e o fluxo de trabalho num processo. Também define os seguintes elementos: 1. Objetivo do processo; 2. Especifica as entradas; 3. Especifica as saídas; 4. Recursos Consumidos; 5. Atividades ordenadas (fluxo de trabalho); 6. Eventos que conduzem o processo; 7. Padronização na modelagem de processo.
BPMN: Business Process Modeling Notation A BPMN é uma notação gráfica, padrão OMG (www.omg.org), que tem por objetivo prover recursos e elementos para modelar (desenhar) os processos de negócio; A BPMN pode e deve ser compreendido por analistas de negócio, técnicos, usuários e todos os envolvidos com o processo; O BPMN fornece uma notação para expressar os processos de negócio em um único diagrama de processo de negócio (Business Process Diagram BPD).
Processo de Atendimento de Pedido O caminho em vermelho é o Caminho do Dia Feliz (caminho esperado sem exceções)
Elementos da Notação BPMN Core elements : Conjunto de elementos comuns e simplificados, capazes de modelarem a maior parte dos processos das empresas. Full Elements: Conjunto de todos os elementos da especificação, inclusive Core Elements, capazes de modelarem qualquer processo de negócio. Atributtes: Conjunto de propriedades e informações de cada elemento (informações no formato texto) Exemplos:Nome, Tipo, Status, Descrição, Escopo, Métricas, Indicadores, Dono (Process Owner), Patrocinador (Sponsor), Freqüência, Papéis, etc.
Objetos de Fluxo: Evento: É algo que acontece durante um processo do negócio. Estes eventos afetam o fluxo do processo e têm geralmente uma causa (trigger) ou um impacto (result). Existem 3 tipos de eventos (baseados sobre quando afetam o fluxo): inicio(start) Intermediário (intermediate) fim(end) -> Este evento não possui trigger.
As realizações que cada papel tem como responsabilidade é chamada de Atividade. A atividade pode ser de 2 tipos: Tarefa: Atividade atômica, a parte indivisível do processo Sub-Processo: um processo que realiza um parte dentro de outro processo.
Atividade e sub-processo
Objetos de Fluxo: Gateway: É usado para controlar a divergência e/ou a convergência da seqüência de um fluxo. Assim, determinará decisões tradicionais, como unir ou dividir trajetos. Gateway exclusivo executa Tarefa 1, depois Tarefa 2 ou Tarefa 3 dependendo da condição
Objetos de Fluxo: Gateway inclusivo executa Tarefa 2, e/ou Tarefa 3 dependendo da condição. Se cada ramo tiver uma condição verdadeira, ambos os ramos serão executados em paralelo
Objetos de Fluxo: Gateway inclusivo executa Tarefa 1, e depois Tarefa 2 e Tarefa 3 em paralelo
Gateway de Convergência Sempre de ser utilizado o mesmo Gateway de divergência (dividir) para convergência (juntar) Gateway paralelo: Espera todas as atividades serem completadas para prosseguir Gateway exclusivo: Junta os ramos, sendo executado apenas um dos ramos
Objetos de Conexão: Fluxo de seqüência: É usado para mostrar a ordem (seqüência) com que as atividades serão executadas em um processo. Fluxo de mensagem: É usado para mostrar o fluxo das mensagens entre dois participantes diferentes que os enviam e recebem mensagens. Associação: É usada para associar dados, texto e outros artefatos com os objetos de fluxo. As associações são usadas para mostrar as entradas e as saídas das atividades.
Objetos de Conexão:
Swimlanes (Piscinas e raias): Pool: Representa um participante em um processo. Um participante pode ser uma entidade de negócio (exemplo: uma empresa) ou pode ser um papel (de negócio), como por exemplo: vendedor, comprador ou fabricante. Lane: Lane é uma subdivisão dentro de um Pool usado para organizar e categorizar as atividades.
Exemplos de Pool e Lanes
Artefatos: Objetos de dados: É considerado como artefato e não com fluxo de objeto. Ele é considerado como um artefato porque não afeta a fluxo de mensagem e nem fluxo de seqüência de um processo, mas ele fornece informação sobre o que processo faz. Ele pode representar documentos tais como: fatura, nota fiscal, ordem de serviço, requisição, e-mail e etc. Grupo:Um grupo é representado por um retângulo usado para agrupamento de atividades e tarefas, também pode ser usado com objetivo de documentação ou de análise. Anotações: As anotações fornecem informações adicionais e comentários para o leitor de um diagrama BPMN.
Exemplos de Artefatos:
Exercício 2 Elabore um BPD para o processo do exercício da Área de Recebimento. Represente as atividades do inicio ao fim e os papeis envolvidos
Área de Recebimento A equipe do Recebimento composta por 5 pessoas em cada unidade operacional, sendo 2 no recebimento, 1 na conferência dos itens e 2 na armazenagem dos itens. Esta área realiza as seguintes atividades: - Recebe os itens dos fornecedores. - Checa validade dos produtos. - Rejeita produtos com validade inferior a 180 dias. - Recebe os itens dentro da validade. - Recebe os pedidos devolvidos pelos clientes (por data ou produtos incorretos). - Abre Registro de Não Conformidade para os pedidos devolvidos ou não entregues. - Para devolução verifica a data dos produtos, acima da validade recusa com transportador. - Para retorno de itens com a transportadora contratada pela empresa, cancela NF e recebe produtos. - Gera etiquetas de identificação de lote, data e local de armazenagem para os itens. - Armazena os produtos recebidos no estoque, se estiver dentro da validade. - Alimenta sistema de estoque com os novos volumes, via tela SET0230. - Informa vendas dos pedidos rejeitados por telefone. - Realiza a baixa de estoque durante a armazenagem no sistema, via tela SET0620, no final do dia.