SECRETARIA EXECUTIVA DE DESENVOLVIMENTO E ASSISTÊNCIA SOCIAL - SEDAS GERÊNCIA DE PLANEJAMENTO, PROJETOS E CAPACITAÇÃO PRESTAÇÃO DE CONTAS

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1 PRESTAÇÃO DE CONTAS TEXTO 2 PRESTAÇÃO DE CONTAS E SUAS ESPECIFICIDADES INTRODUÇÃO Tomando como base a definição do Tesouro Nacional que designa a Prestação Contas como: Demonstrativo organizado pelo próprio agente, entidade ou pessoa designada, acompanhado ou não de documentos comprobatórios das operações de receita e despesa, os quais, se aprovados pelo Ordenador de Despesa, integrarão a sua tomada de contas ; é também o levantamento organizado pelo Serviço de Contabilidade das entidades da Administração Indireta, inclusive das Fundações instituídas pelo Poder Público. Passaremos a abordar questões relacionadas às obrigações de quem, através de uma formalização contratual, se responsabilizou pela administração de um dado recurso público. Os três principais tipos de Transferência Voluntária: Convênio, Contrato de Repasse e Termo de Parceria, são formas de repasse que no final de sua execução têm obrigatoriedade de elaboração da Prestação de Contas das atividades que foram realizadas e dos recursos que foram gastos, mas os dois últimos são menos complexos, o Convênio exige mais detalhamento, por este motivo vamos focar no mesmo.

2 FASES DO CONVÊNIO PROPOSIÇÃO A fase de proposição inicia com o encaminhamento do projeto ao órgão ou entidade responsável pela política pública. O órgão ou entidade repassadora (concedente), após o recebimento, realiza o exame da proposta e, dependendo do seu conteúdo, poderá aceitá-lo, rejeitá-lo ou pedir informações adicionais. Caso seja aprovado pelo concedente, o proponente deve elaborar o plano de trabalho. CELEBRAÇÃO Esta é a fase da formalização do convênio, ocorre após a aprovação do plano de trabalho. Neste caso o convênio deve ser documentado, ou seja, adotar forma escrita; ter seu extrato publicado no Diário Oficial; e ser assinado por todos os participantes e por duas testemunhas. Nesse contrato inclusive se explicita as obrigações das partes envolvidas inclusive no que diz respeito à Prestação de Contas. EXECUÇÃO As ações da fase de execução do convênio devem refletir o que foi definido na celebração do convênio. É na execução que o convenente deve tomar todas as providências para concretizar o objeto do convênio, utilizando o recurso em favor de sua comunidade. Em que pese à distinção em fases, a execução está intrinsecamente relacionada à prestação de contas, pois se determinados procedimentos não forem levados a termo, quando da execução, dificilmente se terá condições de fazer a prestação de contas. PRESTAÇÃO DE CONTAS Seu objetivo é demonstrar a correta aplicação dos recursos recebidos. Prestar contas de um convênio consiste no conjunto de documentos capazes de demonstrar a gestão das parcelas transferidas pelo concedente, da contrapartida e de receitas obtidas com a aplicação dos recursos do convênio no mercado financeiro. É necessário apresentar informações e documentos que comprovem a correta aplicação dos recursos, na forma indicada pela legislação.

3 EXECUÇÃO X PRESTAÇÃO DE CONTAS O êxito na execução do convênio depende essencialmente de dois fatores: o planejamento do convênio no plano de trabalho e o atendimento às normas de administração orçamentária e financeira da administração pública. Falhas e irregularidades cometidas nessa fase podem comprometer, irremediavelmente, as contas que serão apresentadas ao órgão repassador dos recursos. Na fase de execução é que normalmente ocorrem as ações de fiscalização dos órgãos federais de controle, embora estas também sejam realizadas após o término da vigência. As conclusões das fiscalizações servem de respaldo à avaliação das contas. Fica bem claro que para ter uma Prestação de Contas aprovada o gestor terá que ter executado o convênio de forma correta, como foi previsto no plano de trabalho, executando o objeto conveniado. No entanto é importante atentar para algumas situações que, se não forem bem cuidadas, podem provocar problemas.

4 EXECUÇÃO FINANCEIRA A gestão financeira tem importância fundamental na execução do convênio, e consequentemente na prestação de contas, e compreende a realização de diversos procedimentos: Abertura de conta corrente exclusiva e específica Em nenhuma hipótese os recursos podem ser movimentados em outras contas, também não devem ser gerenciados recursos de diversos convênios em uma mesma conta. No caso de Contrato de Repasse a conta corrente é aberta pela própria instituição financeira responsável pela sua operacionalização (por exemplo: Caixa Econômica Federal). Pagamento de despesas Os recursos depositados na conta corrente específica somente podem ser utilizados para pagamento de despesas referentes ao objeto do convênio. Obrigatoriamente, os pagamentos devem ser feitos mediante a emissão de cheques nominais ou ordem bancária. Vigência O gestor não pode realizar pagamentos antes ou após a vigência do convênio. Documentos fiscais As notas fiscais, faturas e recibos devem ser emitidos em nome do convenente. Aplicação dos recursos Os recursos do convênio deverão ser aplicados no mercado financeiro enquanto não forem utilizados. Os rendimentos dessas aplicações devem ser utilizados no objeto ajustado, ou devolvidos ao concedente ao término do convênio.

5 EXECUÇÃO FÍSICA A execução física do objeto do convênio desenvolve-se em várias fases e compreendem diversos procedimentos. Deverá existir perfeita sincronia com a execução financeira, evitando-se dúvidas quanto à legalidade e a lisura dos atos praticados. Licitação, quando o convenente integra a administração pública de qualquer esfera do governo (federal, estadual ou municipal), está sujeito às normas de licitação da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, conforme o artigo 27 da Instrução Normativa nº 01, de "Art. 27. O convenente, ainda que entidade privada, sujeita-se, quando da execução de despesas com os recursos transferidos, às disposições da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, especialmente em relação a licitação e contrato, admitida a modalidade de licitação prevista na Lei nº , de 17 de julho de 2002, nos casos em que especifica." A Lei nº define a licitação na modalidade de Pregão, para aquisição de bens e serviços comuns. Contratação de fornecedores de bens e serviços, os contratos devem estabelecer com clareza e precisão as condições para sua execução, expressas em cláusulas que definam direitos, obrigações e responsabilidades das partes, em conformidade com os termos da licitação e da proposta a que se vinculam.

6 CUIDADOS QUE DEVEM SER TOMADOR DURANTE A EXECUÇÃO DO CONVÊNIO Não se desviar da finalidade original do convênio. Não incorrer em atraso injustificado no cumprimento de etapas ou fases programadas. Em caso de denúncia, conclusão, rescisão ou extinção do instrumento, devolver os saldos, em no máximo 30 (trinta) dias, sob pena de instauração de Tomada de Contas Especial (art. 116, 6, da Lei 8.666/93 e art. 21 6º, da IN 01/97). Não utilizar recursos em desacordo com o Plano de Trabalho, sob pena de rescisão do convênio e de instauração de Tomada de Contas Especial (artigos 36, inciso I, e 37 da IN 01/97). Promover a publicidade do convênio, de acordo com as Instruções fornecidas pelo Órgão Financiador. Caso seja necessária a alteração da vigência do convênio, visando a dilatação do prazo de execução para o cumprimento de metas, deverá ser apresentada proposta de repactuação, com as devidas justificativas, no prazo mínimo de 20 (vinte) dias antes do término da vigência. O emprego dos recursos de contrapartida ao projeto será apresentado no Demonstrativo da Execução da Receita e da Despesa, no Relatório de Execução Físico-Financeira e na Relação de Pagamentos (art. 28, 4º, da IN 01/97).

7 PRESTAÇÃO DE CONTAS - VISÃO GERAL A prestação de contas é a comprovação da boa e regular aplicação dos recursos que foram repassados. Consiste em obrigação legal, conforme art.70 parágrafo Único da Constituição Federal/ Art.70 - A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e indireta, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle interno de cada Poder. Parágrafo único - Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária. É uma relação de documentos, relatórios e afins que detalham e comprovam os gastos realizados. É a contabilidade final, que a Financiadora utilizará para saber se o recurso repassado foi gasto da maneira aprovada. A importância da prestação de contas está em fornecer subsídios para o controle dos bens públicos e administração das despesas e dívidas públicas. É através da prestação de contas que sabemos se a entidade geriu bem o seu orçamento e se os recursos de que dispõe foram bem utilizados. Desta maneira, pode-se perceber se existe alguma infração ou inadimplência de ações irregulares.

8 O PRAZO E O RESPONSÁVEL PELA PRESTAÇÃO DE CONTAS O prazo para o envio da prestação de contas é definido pelo concedente na fase de celebração do convênio, de acordo com as características do objeto. A elaboração de prestação de contas é sempre responsabilidade do gestor que está em exercício na data definida para sua apresentação, quer ele tenha assinado ou não o termo de convênio. Na impossibilidade de prestar contas tal responsável deverá apresentar ao concedente justificativas que demonstrem o impedimento de prestar contas e as medidas judiciais adotadas para o resguardo do patrimônio público. Quando essa impossibilidade incorrer de ação ou da omissão do antecessor, o novo administrador deverá solicitar ao concedente a instauração de tomada de contas especial. DOCUMENTOS QUE DEVEM COMPOR A PRESTAÇÃO DE CONTAS Não adianta, apenas, ter executado bem as fases anteriores do convênio, se a prestação de contas não for apresentada dentro do prazo legal convenientemente e adequadamente. Conforme dispõe o artigo 28 da Instrução Normativa STN nº 01, de 1997, todo órgão ou entidade que receber recursos, inclusive de origem externa, ficará sujeito a apresentar prestação de contas final do total dos recursos recebidos, que será constituída de: Relatório de cumprimento do objeto Cópia do Plano de trabalho Cópia do Termo de Convênio, com a indicação da data de sua publicação Relatório de execução físico-financeira Demonstrativo da execução da receita e da despesa Relação de Pagamentos

9 Relação de Bens (adquiridos, produzidos ou construídos) Extrato da conta bancária específica do período do recebimento da 1ª parcela até o último pagamento e conciliação bancária, quando for o caso Cópia do termo de aceitação definitiva da obra, quando o instrumento objetivar a execução de obra ou serviço de engenharia Cópia do despacho adjudicatório e homologação das licitações realizadas ou justificadas para sua dispensa ou inexigibilidade, com o respectivo embasamento legal, quando o convenente pertencer à Administração Pública. Além dos itens acima o gestor responsável pela prestação de contas, deverá: Enviar os documentos fiscais originais ou equivalentes, as faturas, recibos, notas fiscais e outros documentos comprobatórios de despesas, emitidos em nome do convenente, que devem ser devidamente identificados com referência ao título e n.º do Convênio, conforme o Art. 30 da Instrução Normativa 01/1997. Manter os documentos referentes à Prestação de Contas arquivados em boa ordem, no próprio local do conveniado, à disposição do órgão financiador, do TCU e dos órgãos de controle do Governo Federal, pelo prazo de cinco anos, contados a partir da aprovação das contas do gestor do órgão concedente, relativa ao exercício da concessão, de acordo com o Art. 30, 1º da IN 01/97.

10 RELATÓRIO DE CUMPRIMENTO DO OBJETO Na elaboração do relatório de cumprimento do objeto deve-se ressaltar dados qualitativos e quantitativos, como por exemplo, população beneficiada (qualitativo) e montante de recursos aplicados(quantitativo), em comparação com o previsto no plano de trabalho. No relatório deve conter informações sobre as ações programadas, obtidas no plano de trabalho do convênio; informações sobre as ações executadas; e benefícios alcançados com a execução do convênio. As ações executadas devem estar de acordo com as programadas e os benefícios alcançados devem ser coerentes com os objetivos do convênio. RELATÓRIO DE EXECUÇÃO FÍSICO - FINANCEIRA RELATÓRIO DE EXECUÇÃO FÍSICO-FINANCEIRA Efetua o acompanhamento dos valores da Receita (valor repassado pelo concedente, contrapartida e rendimento) e uma síntese da Despesa (obtida na relação de pagamentos). Com o objetivo de facilitar o acompanhamento das atividades, apresenta-se em uma comparação temporal da execução física e financeira global. Contém indicadores da execução acumulada desde o início do convênio, permitindo o confronto do que foi executado com o que foi previsto no plano de trabalho. É neste relatório que se identificam as ações/atividades onde foram gastos os rendimentos das aplicações financeiras.

11 DEMONSTRATIVO DA EXECUÇÃO DA RECEITA E DA DESPESA Neste relatório evidenciam-se os recursos recebidos, o valor da contrapartida, os rendimentos auferidos na aplicação financeira, a despesa efetuada (conforme relação de pagamento) e o saldo, quando houver. RELAÇÃO DE PAGAMENTOS Relaciona todos os pagamentos efetuados com recurso do convênio, em ordem cronológica. No relatório constam as seguintes informações: Nome completo de quem executa o projeto. Número original do convênio. Fonte de receita discriminada, indicando se a despesa foi efetuada com recurso do concedente (1), da contrapartida (2) ou do rendimento (3). Enumerar cada um dos pagamentos efetuados. Nome do credor constante do titulo de crédito. Número de inscrição do credor no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica ou, se for o caso, no Cadastro de Pessoa Física. Código do elemento de despesa correspondente ao pagamento efetuado (custeio ou capital). Número do cheque ou da ordem bancária, precedido das letras CH ou OB, conforme o caso. Data de emissão de cada cheque ou da ordem bancária. As letras iniciais do titulo de crédito (NF(Nota Fiscal), FAT (Fatura), REC (Recibo). Data de emissão do titulo de crédito. Valor do titulo de crédito. Somatório dos valores dos títulos de crédito relacionados.

12 Nome e a assinatura do responsável pela unidade executora. Nome e a assinatura do responsável pela execução do projeto. RELAÇÃO DE BENS Esta relação deve conter dados sobre os bens adquiridos, produzidos ou construídos, tais como: Modalidade e número da licitação que originou a contratação, se for o caso. Número do processo que originou e fundamento legal da contratação direta, se for o caso. Número da nota de empenho da despesa. Número e data de emissão do comprovante fiscal/ fatura de contratação. Especificação do bem adquirido, produzido ou construído. Quantidade do item especificado. Valor unitário e total de cada item. Valor total dos itens adquiridos. Nome e assinatura do responsável pela elaboração do documento. É importante lembrar que os bens especificados devem ter correlação com os mencionados no plano de trabalho. COMPROVANTES DE DESPESA Os comprovantes de despesa (notas fiscais, faturas, recibos) devem: Estar dentro do prazo de validade para sua emissão. Ser em original e sem rasuras. Ser emitido em nome do convenente.

13 Estar devidamente identificado com o número do convênio. Conter especificação detalhada dos materiais adquiridos e/ou serviços prestados. Conter a atestação do recebimento definitivo do bem ou serviço, feita por técnico responsável. COMPROVANTES DE RECOLHIMENTO DO SALDO DE RECURSOS O convenente deve devolver o saldo de recursos não aplicados na execução do convênio, quando houver, incluídos os decorrentes da aplicação financeira. A devolução será realizada observando-se a proporcionalidade entre os recursos transferidos e os da contrapartida, independente da época que foram depositados pelas partes. O saldo financeiro deve ser devolvido ao órgão repassador dos recursos no prazo estabelecido para a apresentação da prestação de contas. O QUE ACONTECE SE A PRESTAÇÃO DE CONTAS FOR REJEITADA? Se a prestação de contas for rejeitada o dirigente do órgão concedente fica obrigado a instaurar a Tomada de Contas Especial. Caso haja, ainda, a possibilidade da ocorrência de crime, esse processo será encaminhado à análise do Ministério Público, que, se for o caso, providenciará a instauração do respectivo processo-penal. Quem não apresenta a prestação de contas ou tem a mesma rejeitada fica impedido de receber novos recursos, até a regularização de sua situação. É vedada a celebração de novos convênios com órgãos ou entidades em situação de inadimplência relativa a outros convênios.

14 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL A tomada de contas objetiva apurar os fatos, identificar os responsáveis e quantificar o dano causado ao erário, visando o seu imediato ressarcimento. Poderá ser instaurada por determinação dos órgãos de controle interno ou externo, no caso da omissão da autoridade competente para adotar a medida. Diante da omissão no dever de prestar contas, da não comprovação da aplicação de recursos repassados pelo concedente mediante convênio, da ocorrência de desfalque, desvio ou desaparecimento de dinheiros, bens, ou valores públicos, ou de prática de ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico que resulte dano ao erário, a autoridade administrativa competente deve adotar providências para apuração dos fatos, identificação dos responsáveis, quantificação do dano e obtenção do ressarcimento. No entanto a Tomada de Contas Especial somente deverá ser instaurada depois de esgotadas as providências administrativas a cargo do concedente. Esgotadas as medidas administrativas internas sem obtenção do ressarcimento pretendido, a autoridade administrativa competente deve providenciar a imediata instauração da Tomada de Contas Especial. Quando concluída, a Tomada de Contas Especial será encaminhada ao Tribunal de Contas, que formalizará processo específico, ao final do qual poderá ser julgada regular (dando-se quitação plena aos responsáveis), regular com ressalvas (no caso de falhas formais ou de menor reprovabilidade) e irregular. Pode ainda ser considerada iliquidável ou arquivada sem apreciação de mérito. Haverá imputação de débito e/ou multa se for julgada irregular.