GESTÃO DE CUSTOS E CONTROLES

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2 GESTÃO DE CUSTOS E CONTROLES No fascículo anterior tratamos da importância de desenvolver e treinar os profissionais que trabalham no consultório médico e o quanto são importantes para que a empresa seja bem vista no mercado. Lembramos também o quanto a excelência no atendimento pode fazer a diferença para os clientes e para o resultado do consultório. Neste fascículo, vamos lhe auxiliar a entender como é necessário cuidar dos controles e custos do consultório. 1. Introdução Como já dissemos em outros fascículos, o consultório médico deve ser tratado como uma empresa, e como tal, é importante conhecer e acompanhar suas receitas, custos e despesas. Criar o hábito de controlar custos do consultório é nosso foco neste espaço. Antigamente, o médico podia ser apenas médico, exercendo sua profissão com dedicação e amor. Mas no decorrer do tempo os lucros diminuíram, a concorrência aumentou, inúmeros convênios foram criados, o paciente particular quase desapareceu, o cliente passou a ter seus direitos regulamentados e o médico está tendo que se transformar num empresário. Muitos profissionais comentam que ganham bem, mas que não sobra nada! Exatamente por isso que necessitam de formas de controle cada vez mais eficientes para não correr o risco de ser engolido pelo mercado. Orientamos sempre que todo consultório médico deve ter um escritório de contabilidade ou um contador, para verificar os aspectos legais e tributários, afim de que as resoluções existentes na área sejam cumpridas. O Contador é o profissional responsável pela geração de informações sobre o patrimônio da empresa, cuidando da situação econômica e financeira. Portanto, não basta apenas apurar impostos e gerar guias de recolhimento. Ele deve também ter um papel-chave na orientação de uma rotina de controle de custos. A regra fundamental é: não misture a conta pessoal com a conta do consultório. Assuntos pessoais devem ficar separados dos da clínica. Tudo que é do consultório deve permanecer na conta do consultório, mesmo que seja apenas contábil. O consultório possui receitas e despesas, fixas e variáveis, com materiais, funcionários, impostos e com o próprio médico, mesmo que seja um consultório constituído porum profissional liberal autônomo. Essa divisão facilita a gestão e evita encargos desnecessários. Tudo deve estar anotado: entradas de dinheiro, custos fixos (como aluguel, telefone, luz, água, salários de funcionários, condomínio, impostos), e custos variáveis (como compra de materiais, gastos com manutenção de equipamentos etc). Atualmente existem muitos softwares que permitem que os controles sejam feitos via informática, sendo dessa forma ainda mais facilitados. Mas lembramos que, para poder fazer os lançamentos, tanto informatizados como não, é preciso conhecer sua finalidade e utilização. Vamos analisar alguns aspectos a seguir: O livro caixa: ainda que com poucos lançamentos, deve ser feito diariamente e executado pela secretária, como forma de controlar o movimento. Mesmo sendo uma empresa pequena, a regra básica é conhecer e controlar custos, importante também que os classifique e qualifique, atribuindo e ordenando sua variáveis. Custos fixos: são os que independem do funcionamento. Trabalhando ou estando de férias, recebendo ou não pelo trabalho, são obrigatórios. São custos difíceis de serem alterados, pois geralmente são contraídos a médio e longo prazo. Dentro dos custos fixos, podemos destacar, por exemplo: aluguel; salário e encargos sociais; impostos predial e territorial; contribuições obrigatórias à órgãos de classe (Associação e Sindicato); telefones; água e eletricidade, dentre outros. Custos variáveis: são os que se alteram em função da produtividade, quanto mais o médico trabalha maior eles serão. Alguns exemplos de custos variáveis de um consultório são: despesas com material de escritório; serviços de terceiros; impressos, material de limpeza; etc. Em geral, se comparados aos custos fixos, os custos variáveis são sempre menores.

3 2. Por que controlar os custos? 3. Fluxo de caixa ou previsão orçamentária Porque o ato de organizar, anotar e acompanhar as despesas são uma maneira de disciplinar e de diminuir custos da empresa. Por exemplo: controlar o estoque de materiais é uma tarefa simples. Abrem-se pastas para cada material que tem consumo sistemático e lança-se a data da compra, do uso e de seu término. Adquirir o hábito, praticar as anotações e complementar com notas do preço pago é muito importante. Se a secretária codificar as compras e arrumá-las separadamente em um local apropriado, ao fazer um novo pedido terá ideia de variação no preço se houver e, de acordo com o aumento, buscar outro fornecedor com preço menor. São essas práticas simples que dependem exclusivamente de adquirir hábito, além de controlar e motivar a pessoa encarregada a fazê-la. Com certeza estas pequenas iniciativas geram economias e dão controle de custos e despesas. O controle e organização das contas a pagar em arquivo próprio também são importantes. Normalmente usa-se uma pasta de arquivo sanfonada. DICA! Todas as mercadorias ou serviços devem ter nota fiscal, boleto ou recibos, e ao chegarem devem ser colocadas na pasta de pagamento, na data em que o mesmo deverá ser feito. Diariamente, a profissional que cuida dessa pasta, deve verificar quais são os pagamentos que deverão ser feitos no dia seguinte, e informar o médico para que autorize o pagamento. Esse procedimento deve ser feito sempre com um ou mais dias de antecedência de forma a permitir a programação do pagamento e evitar multas por atraso. O fluxo de caixa é uma ferramenta importante para a administração de um consultório. Nele se anotam as receitas e os compromissos a pagar: as receitas ou entradas onde o cliente pede prazo para pagamento, ou ainda, aquele convênio que paga nos meses seguintes. Os pagamentos também devem ser agendados. O fluxo de caixa serve, portanto para visualizar as contas a receber e a pagar de forma objetiva. Veja o modelo abaixo: Contas a receber: Paciente A R$150,00 dia 08 Paciente B R$ 300,00 dia 10 Convênio Y R$ 5.000,00 dia 30 Convênio Z R$ 2.600,00 dia 30 Contas a pagar: Celular R$ 135,00 dia 05 FGTS R$ 44,48 dia 07 INSS R$ 199,05 dia 10 Luz R$ 250,00 dia 08 Condomínio R$ 320,00 dia 18 Aluguel R$ 1.000,00 dia 20 Boleto R$ 820,00 dia 25 Secretária R$ 811,52 dia Demonstrativo de resultados Verifique que com essa ferramenta é possível analisar quais serão os dias em que terá desembolso e se, para isso, haverá receita ou entradas suficientes. Imagine a situação: o consultório atende clientes de vários convênios e particulares, tem bom movimento, e no final do mês não sabe se tem lucro. Com os dados acima é possível apurar o demonstrativo de resultados e verificar se o consultório tem lucros ou prejuízos. Ter noção de que todo custo bem administrado evita comprometer o resultado da empresa é um fator decisivo para seu crescimento. 5. Custo médio e custo hora de seu consultório Você já parou para pensar que pode ser que atenda convênios que lhe tragam prejuízo? Ou seja, o seu custo para atendê-lo é maior que a sua receita com ele? Conhecendo bem o consultório é importante entender um pouco mais as despesas para calcular o seu custo médio.

4 O ideal é setorizar o consultório e agrupar as despesas comuns. Assim fica muito mais fácil verificar onde está investindo ou gastando mais. Comece pelo grupo de despesas que tem para manter o consultório e que são: Despesas com o imóvel: aluguel, condomínio, água, luz, IPTU, despesas com seguros, estacionamento, etc. Despesas com comunicação: correios, internet, telefone fixo, celular. Despesas com pessoal: salário, comissões, horas extras, adicionais de insalubridade e noturno, uniformes, INSS, FGTS, provisão para férias, provisão para 13º salário, provisão para rescisão (incluindo multa de FGTS). Despesas com administração do consultório: papelaria, xerox, honorários contábeis, impressos e gráfica, propaganda e publicidade. Despesas operacionais: despesas com materiais utilizados em consultas e procedimentos ou cirurgias, roupas profissionais. Despesas com capacitação profissional: treinamentos, congressos, palestras, inclusive as despesas para esse fim como revistas e livros técnicos, etc. Impostos e taxas: INSS do profissional, IRRF, IRPF, contribuições sindicais, Associações ou 6. Ponto de equilíbrio É outra ferramenta que permite apurar o momento em que, dentro de um período (por exemplo, o mês), as receitas se equilibram com as despesas. A partir daí, o consultório passa a ter lucro. Para que se conheça o ponto de equilíbrio do consultório, é preciso ter o domínio dos valores de custo, tanto fixos como variáveis do período. Em consultórios pequenos e de receitas não muito elevadas, o ponto de equilíbrio é facilmente atingido e não requer muitos cálculos para ser determinado. Nos consultórios maiores, os controles devem ser mais detalhados e o ponto de equilíbrio passa a ter um significado maior, devendo ser objeto de acompanhamento sistemático. O valor do ponto de equilíbrio, de forma bastante simplista, representa o número de consultas necessárias para que o médico consiga honrar todos os seus compromissos financeiros, acrescido de seus proventos. Seguindo o exemplo anterior: se o médico trabalhar 69 horas e receber de reembolso do convênio R$40,00 obterá R$2.760,00. Se fizer as outras 69 horas de consultas particulares recebendo por elas R$100,00 obterá R$6.900,00; tendo uma receita total de R$ 9.660,00 no mês. Isto significa que ao descontar os R$4.857,00 que tem de despesas precisaria trabalhar cerca de 16 dias no mês para receber os valores referentes aos compromisso que deve honrar e o excedente seria a sua retirada mensal. Gastos mensais fixos Luz Telefone Fixo Água Secretária Vale Transporte Guia da Previdência Social e outros impostos Contador Condomínio Sistema de Segurança Aluguel Subtotal (1) Previsto 250,00 200,00 100, ,00 193,00 721,15 500,00 300,00 100, , ,00 Realizado Gastos extras Material de escritório Material Médico Material de Limpeza Outros Subtotal (2) Total (1+2) Previsto 50,00 280,00 80,00 29,50 439, ,00 Realizado Conselho de classe. Veja um exemplo em uma planilha simplificada: $ 7. CONCLUSÃO Como viram desde o nosso 1º fascículo a gestão de um consultório envolve muito mais do que as capacidades técnicas, como conhecer as fraquezas e querer corrigi-las, aprender a gerir os funcionários, atender com excelência e agora a controlar os custos. Todas tem igual importância no dia a dia do consultório e sua somatória é que trás os resultados positivos. Esperamos ter contribuído para a melhoria do consultório e profissionalização de seus funcionários. Até o próximo fascículo! Esse valor acima é o custo básico do consultório, sem nenhuma retirada do médico. Se calcularmos que num mês de 31 dias, o médico trabalha 23 dias úteis por 6 horas em seu consultório, teremos que trabalhou 138 horas nele. Dividindo o valor das despesas (R$4857,00) por 138 horas trabalhadas, encontramos um resultado de R$35,19 por hora trabalhada. Este é o custo hora do consultório. Fica portanto, fácil avaliar qual convênio lhe traz melhores resultados em função do reembolso que oferece pelos seus serviços prestados. Sobre esse custo hora é também possível calcular o valor da consulta particular que o médico deve cobrar em seu consultório.

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