04 Os números da empresa

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1 04 Os números da empresa Além de conhecer o mercado e situar-se nele, o empreendedor tem de saber com clareza o que ocorre com os números de sua empresa. Neste capítulo conheça os principais conceitos, calcule alguns números básicos do seu negócio e saiba como fazer o monitoramento sistemático, anotando e verificando regularmente se os números e informações da empresa estão dentro do planejado. Leia neste capítulo CUSTO FIXO. CUSTO VARIÁVEL. PREÇO DE VENDA. MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO. CUSTO, DESPESA E INVESTIMENTO. PLANEJAMENTO E MONITORAMENTO SISTEMÁTICO Calicute Consultoria & Assessoria em Administração do Comércio Exterior 39

2 É hora de conhecer, com detalhes, os números e os conceitos de finanças que vão ajudar no gerenciamento da empresa. Custo Fixo, custo variável e margem de contribuição. Vamos conhecer o caso de Marli, que produz e vende tortas caseiras, e sua amiga Sandra, uma empresária que vai ajudá-la a planejar seus ganhos e gastos. MARLI PLANEJA SEU EMPREENDIMENTO Custo fixo Sandra e Marli são vizinhas no condomínio. Sandra tem uma pequena empresa de informática no centro da cidade, onde vende computadores. Ela é o tipo de pessoa que planeja tudo que faz. Marli adora cozinhar. As tortas de frango de Marli já eram famosas quando ela começou a vender para amigos e vizinhos. Agora Marli já tem muitos clientes e conta também com uma moça contratada para ajudar na cozinha, e um sobrinho que faz entregas, recebendo R$. 0,50 por cada torta. Marli trabalha muito, mas não consegue controlar as despesas. Suas contas sempre estão no vermelho. Sandra resolveu ajudar a amiga. Para começar, sugeriu que Marli se organizasse anotando todas as informações que tinha sobre as tortas. Sandra preparou uma tabela e pediu a Marli para marcar ali todas despesas com o negócio de tortas que NÃO DEPENDEM de quantas tortas ela faz ou vende : os seus custos fixos. O CUSTO FIXO é a soma de todas as despesas mensais de uma empresa que esteja funcionando, mesmo que não venda ou não preste nenhum serviço. São as despesas de aluguel, material de escritório, recepcionista, contador, a taxa de IPTU Imposto Predial e território Urbano, luz água e telefone. Calicute Consultoria & Assessoria em Administração do Comércio Exterior 40

3 Pró-labore Marli faz as tortas em casa e suas despesas de água e luz já estão no orçamento da família. Por isso, a única despesa fixa que ela considerou foi o salário da ajudante. Todos os meses, independente do número de tortas que produza, Marli paga R$. 150,00 à ajudante. Quando abrir a empresa, ela deverá incluir as despesas de água e luz no seu CUSTO FIXO. Ao olhar as anotações da amiga, Sandra perguntou sobre o pró-labore. Pro o que? Perguntou Marli. Prólabore, o seu salário!! Sandra ficou surpresa. Como podia pensar em salário se nem sabia se as tortas davam lucro. Se eu tiver lucro, disse Marli, ai posso tirar o pró-labore. Se não tiver, não dá para ganhar nada... Sandra viu que Marli ia cometer um erro muito comum, que atrapalha o crescimento de uma empresa confundir pró -labore com lucro. Achou melhor explicar o assunto. Pró labore e lucro são diferentes e não devem ser confundidos. O pró labore remunera o trabalho do proprietário ou sócios que gerenciam a empresa é um CUSTO FIXO, uma espécie de salário dos donos. O lucro remunera a empresa. Na hora de investir em novos equipamentos ou tirar a firma do sufoco num momento de crise, ao invés de pedir um empréstimo, você pode usar o LUCRO. Ele serve também, para remunerar o CAPITAL INVESTIDO na empresa. Se ao invés colocar dinheiro numa poupança alguém aplicar na sua empresa esse dinheiro deve ser remunerado. E essa remuneração vem do lucro. Um sócio que entra apenas com capital não recebe pró labore. Mesmo entendendo a explicação de Sandra, Marli ainda insistiu: depois que eu tiver a empresa funcionando direitinho, com tudo comprado e pago, o lucro não pode virar pró labore?? NÃO, disse Sandra; de jeito nenhum!!!pró labore é Pró-labore e lucro é lucro! O lucro deve ser usado para comprar equipamentos, expandir os negócios, servir como uma reserva para momentos difíceis... Se a empresa for bem, os sócios podem dividir uma parte do lucro entre eles; mesmo assim, isso será uma DIVISÃO DE LUCROS, que não tem nada a ver com o pró-labore!!! Agora Marli estava convencida. Pensou numa quantia mínima para suas despesas pessoais e definiu o valor do seu pró-labore em R$250,00. Anotou na tabela, R$250,00 mais o valor do salário da ajudante, R$. 150,00 e fez a soma para encontrar o seu CUSTO FIXO : R$. 400,00. Calicute Consultoria & Assessoria em Administração do Comércio Exterior 41

4 BANCO DE DADOS O primeiro passo para se ter controle sobre os números da empresa é saber os custos fixos. Anote o CUSTO FIXO que você tem em sua empresa. São as despesas pagas todos os meses, mesmo que você não produza, não venda ou não preste nenhum serviço. Despesas com aluguel, material de escritório recepcionista, pró-labore, contador, taxa de IPTU, luz, água, telefone e outras próprias de sua empresa são despesas fixas. ITEM (Anote suas despesas) Custo fixo (Anote o valor de cada despesa) CUSTO FIXO TOTAL (SOME TODOS OS VALORES) DICA: Mesmo que você ainda não possua uma empresa faça uma estimativa de quais serão suas despesas fixas para o empreendimento que você deseja abrir, assim você saberá quanto terá de gastar todo mês. Calicute Consultoria & Assessoria em Administração do Comércio Exterior 42

5 Custo variável Sandra preparou uma segunda tabela para anotar todas as despesas que a empresa tem com a produção e a venda dos produtos. A soma dessas despesas é o CUSTO VARIÁVEL. No caso de Marli, são todas as despesas que ela tem para fazer e vender uma torta. Quanto mais tortas ela fizer e vender, maior o seu custo variável (mais frango, farinha, tomate, azeitonas; embalagens e o R$0,50 que paga ao sobrinho por cada torta entregue). Quanto menos tortas Marli fizer e vender, menor o seu custo variável. CUSTO VARIÁVEL é o custo do material e dos insumos, ou seja, tudo que é consumido para você produzir ou prestar um serviço. Os impostos pela venda da mercadoria ou pelo serviço também serão parte do seu custo variável. A comissão que o vendedor recebe sobre as vendas também varia, assim como outras taxas e cobranças sobre cada produto ou serviço. Tudo deve ser considerado um custo variável. Antes de completar a tabela de CUSTO VARIÁVEL, Marli fez uma FICHA DO PRODUTO, marcando quanto ela gasta de cada ingrediente para fazer uma torta. Anotou tudo e somou: ingredientes: R$2,20. Marcou o resultado e copiou na tabela de custo variável. Em seguida, anotou o custo de cada embalagem: R$0,50. Somando tudo, chegou ao custo variável de cada torta: R$ Sandra disse que era preciso calcular separadamente o gás consumido pela família e o gasto com as tortas. O gás usado na produção deveria ser incluído no CUSTO VARIÁVEL quando abrisse a empresa. Dependendo do tipo de negócio, algumas despesas podem ser divididas entre CUSTO FIXO e CUSTO VARIÁVEL. As despesas de luz e água que variam de acordo com a produção, venda ou prestação de serviço, não são consideradas como um custo fixo. Elas fazem parte do custo variável, porque variam de acordo como que é produzido. Calicute Consultoria & Assessoria em Administração do Comércio Exterior 43

6 Numa lavanderia, por exemplo, a água e a energia que são gastas para lavar e passar a roupa são partes do custo variável. Já a água e a energia utilizadas no escritório dessa mesma lavanderia, são partes do custo fixo. BANCO DE DADOS Escolha um produto que você fabrica e comercializa ou pretende comercializar. Se sua empresa está funcionando, é só escolher um produto e completar o quadro. Se você ainda não abriu sua empresa, terá de fazer um levantamento com pessoas conhecidas ou lançar os valores que você pretende gastar para fabricar e vender seu produto ou vender seu serviço. Preencha a FICHA DO PRODUTO, na primeira tabela ao lado, indicando todos os materiais usados para fabricar cada produto. Se for uma calça, marque o custo do tecido, da linha, do zíper, do acabamento, do botão, da etiqueta, e assim por diante. Na coluna QUANTIDADE, marque quanto você usa de cada material para fabricar o produto. Na coluna CUSTO UNTÁRIO, marque o custo de cada unidade do material usado. Na coluna CUSTO POR PRODUTO, marque o custo total do material usado para fazer um produto. Na segunda tabela ao lado, marque todas as despesas para produzir e vender esse produto. Na primeira linha, onde está escrito CUSTO TOTAL DE MATERIAL, copie o resultado da FICHA DO PRODUTO. Nas outras linhas, anote os outros CUSTOS VARIÁVEIS. No final, some tudo para calcular o CUSTO VARIÁVEL DO PRODUTO. Calicute Consultoria & Assessoria em Administração do Comércio Exterior 44

7 FICHA DO PRODUTO NOME DO PRODUTO QUANTIDADE CUSTO UNITÁRIO CUSTO POR PRODUTO CUSTO TOTAL DE MATERIAL CUSTO VARIÁVEL DO PRODUTO: NOME DO PRODUTO CUSTO VARIÁVEL CUSTO TOTAL DE MATERIAL CUSTO VARIÁVEL TOTAL DO PRODUTO Calicute Consultoria & Assessoria em Administração do Comércio Exterior 45

8 PREÇO DE VENDA Para estabelecer um preço de venda para seu produto ou serviço, você precisa considerar: Qual é o custo variável de cada produto. Quanto custa o produto no mercado. Quanto a empresa paga pelo produto. Como os clientes percebem o preço. Até que ponto eles consideram que um preço mais alto significa mais qualidade. O produto é fácil de vender ou não. Qual é o custo fixo da empresa. Quanto você espera lucrar com a venda do produto. MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO Marli somou todas as despesas que tinha para produzir e vender uma torta: os ingredientes, a embalagem e o entregador. O total era de R$ 3,00. Considerando também o custo variável da torta, seus custos, o mercado, o tamanho e a qualidade da torta, definiu em R$. 8,00 o preço de venda. Vendendo por R$ 8,00 uma torta que custa R$ 3,00 para ser produzida e comercializada, sobram R$. 5,00 por torta. Essa sobra é chamada de MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO. Descobrindo que o PREÇO DE VENDA, menos o CUSTO VARIÁVEL é igual à MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO, Marli começou a calcular o número de tortas que teria de vender para pagar o seu custo fixo. Chama-se MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO a diferença entre PREÇO DE VENDA e CUSTO VARIÁVEL de um produto ou serviço, porque este valor contribui para o pagamento do custo fixo da empresa. Conhecer a margem de contribuição de um produto serve para saber se o preço de venda paga o custo variável do produto ou serviço. Serve também para saber se o preço de venda é suficiente para cobrir o custo fixo da empresa e gerar LUCRO. PREÇO DE VENDA CUSTO VARIÁVEL = MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO Calicute Consultoria & Assessoria em Administração do Comércio Exterior 46

9 BANCO DE DADOS Experimente completar a tabela abaixo e veja se depois de responder, você mantém o preço do seu produto, ou decide mudar o preço. No final da tabela, marque o seu PREÇO DE VENDA. NOME DO SERVIÇO RESPOSTA Qual o custo do serviço? Quanto seus concorrentes cobram pelo mesmo produto? Quanto seus clientes estão dispostos a pagar pelo serviço? Quanto você espera lucrar com o serviço? Preço de venda Agora, calcule a MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO do produto. Preço de venda Custo variável = Margem de Contribuição = Calicute Consultoria & Assessoria em Administração do Comércio Exterior 47

10 COMPORTAMENTO EMPREENDEDOR Planejamento e monitoramento sistemático. No caso que apresentarmos neste capítulo você viu que Marli faz e vende as tortas sem saber se elas dão lucro ou prejuízo. ela não costuma planeja. Para transformar sua habilidade em uma empresa, Marli terá de apreender a planejar. Assim acontece com qualquer negócio, por isso é indispensável aprender a fazer um planejamento. Além de se planejar, é preciso acompanhar sempre os resultados da empresa fazer o que se chama de monitoramento sistemático. Como fazer um monitoramento sistemático. Divida as tarefas maiores em pequenas tarefas. Defina um prazo para cumprir cada uma dessas pequenas tarefas. Verifique sempre seus resultados para saber se estão dentro do que Havia planejado. Sandra está passando para Marli um pouco do que já faz na loja onde tudo é anotado e conferido. Ela consegue saber, com antecedência, o que vai acontecer com suas receitas e despesas. Sandra é uma empreendedora, e sabe que o PLANEJAMENTO E O MONITORAMENTO SISTEMÁTICO são importantes para entender como os custos e os resultados se relacionam e o efeito que eles têm sobre a empresa. Fazendo um acompanhamento diário de tudo o que acontece na empresa você pode notar qualquer mudança que ocorra nas contas, no cliente ou no mercado. Se você ainda não tem um negócio, é importante saber que terá que desenvolver essa característica tão importante: o planejamento e o monitoramento sistemático. Calicute Consultoria & Assessoria em Administração do Comércio Exterior 48

11 Exercício Como anda o monitoramento da sua vida Você preenche o canhoto do cheque completo? Sempre às vezes nunca Você confere suas contas telefônicas? Sempre às vezes nunca Você mantém controle sobre seu saldo bancário? Sempre às vezes nunca Você tem um arquivo para as contas da sua casa? Sempre às vezes nunca Quando você faz compras para a casa? Quando não tem mais nada para comer regularmente Numa empresa é muito importante manter o controle dos gastos e despesas, da entrada e saída de material, das vendas e do resultado. Manter esses dados organizados e atualizados ajuda você planejar a produção e facilita o seu monitoramento Calicute Consultoria & Assessoria em Administração do Comércio Exterior 49

12 DICIONÁRIO DO EMPREENDEDOR Custo de material O material usado no produto (ex.: o frango usado na torta de Marli) Custo fixo É a soma de todas as despesas mensais de uma empresa que esteja funcionando, mesmo que não venda ou não preste nenhum serviço. Custo variável Custo de material e dos insumos: tudo que é consumido para você produzir ou prestar um serviço RESUMO Neste capítulo você leu: Como calcular o custo fixo. Como calcular o custo variável. Como definir preço de venda. O que é margem de contribuição Planejamento e monitoramento Sistemáticos. Despesa É tudo que se gasta em um determinado período de tempo Despesa mensal de salário O salário de empregados e ajudantes Investimento É todo o dinheiro investido na empresa (equipamentos, benfeitorias, outros) Margem de contribuição Diferença entre o preço de venda e custo variável Preço de venda Quanto custa o produto no mercado Pró-labore Renumeração mensal que os donos retiram da empresa pelos serviços prestados na própria empresa. Renumerar Pagar salários, honorários. Calicute Consultoria & Assessoria em Administração do Comércio Exterior 50