SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE PORTARIAS PARA O IFTM

Transcrição

1 Patrocínio, MG, outubro de 2016 ENCONTRO DE PESQUISA & EXTENSÃO, 3., 2016, Patrocínio. Anais... Patrocínio: IFTM, SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE PORTARIAS PARA O IFTM Mateus Fernandes Machado (IFTM) 1 ; Danilo Costa das Chagas (IFTM) 2 Modalidade: Pesquisa Resumo: Este trabalho propõe o desenvolvimento de uma plataforma online para auxiliar o gerenciamento das portarias do Instituto Federal do Triângulo Mineiro (IFTM) Campus Patrocínio. Atualmente, o controle é feito manualmente por meio de s e armazenadas em papel e planilhas. Com o sistema será possível armazenar todas as informações das portarias de uma forma fácil, rápida de pesquisar e acessível para todos os servidores. Com o sistema, os servidores não precisarão mais contatar os administradores das portarias para obter informações, assim, agilizando o processo e poupando tempo para os servidores interessados e para os administradores. O sistema foi construído utilizando a framework Meteor e esta em fase de testes para ser implantado. Palavras-chave: Sistemas Web; Gerenciamento; Portarias. Introdução As portarias são muito importantes em qualquer instituição pública. Através das portarias são definidas as comissões, novas diretrizes e posições que o Campus, seus servidores e, algumas vezes, alunos irão tomar. Segundo Ledur (2007), as portarias são atos administrativos onde autoridades delegam funções aos servidores, aplicam medidas disciplinares, criam ou alteram processos administrativos e abrem sindicâncias, sendo geralmente criadas para a parte interna da Instituição, mas podem ser relacionadas ao público também, visando a aplicação correta da lei na instância em que se aplica. 1 Estudante do Curso de Tecnologia em Analise e Desenvolvimento de Sistemas, 6º período. mateusmachado@iftm.edu.br 2 Professor Orientador. danilocosta@iftm.edu.br

2 Atualmente, o controle, gerenciamento e pesquisa por portarias em vigor no IFTM Campus Patrocínio são feitos manualmente, desde sua criação até a revogação da mesma. Desse modo, todo o processo e desenvolvimento de uma nova portaria é um processo lento e com muitos recursos humanos envolvido. Assim, a automatização desses processos seria de grande ajuda para um controle dos administradores das portarias e também para quem participa e deseja consultar em quais portarias participa, se é membro ou presidente, se já foi revogada ou não. Esse trabalho apresenta os objetivos, as técnicas e framework utilizado durante o desenvolvimento do sistema, assim como os resultados que foram obtidos até o momento e o que está planejado para a finalização do projeto. 117 Objetivos O objetivo do trabalho é desenvolver um sistema de gerenciamento para as portarias do IFTM Campus Patrocínio, abordando todos os processos relacionados de modo a auxiliar a administração responsável. Como objetivo secundário se tem a capacitação do aluno para a criação de sistemas Web, conhecimento de novas tecnologias e aperfeiçoamento com a automatização dos processos que já ocorrem no Campus atualmente. Metodologia Para o desenvolvimento do software seriam necessários seguir alguns métodos: Pesquisa com administradores das portarias para conhecer as necessidades, o funcionamento das portarias e quais funções seriam essenciais para o sistema ter um bom funcionamento. Criação dos casos de uso do sistema e diagramas das principais atividades. Pesquisa da melhor linguagem e método de desenvolvimento para a situação e a necessidade do sistema, aprender sobre a linguagem e as melhores práticas para o desenvolvimento do sistema.

3 Colocar o sistema em funcionamento em um servidor disponível no Campus e treinar os usuários do sistema para usarem o programa corretamente. Com relação as linguagens e técnicas de desenvolvimento, foi escolhida uma framework para auxiliar no desenvolvimento do sistema, chamada Meteor. Meteor é uma framework que utiliza a linguagem JavaScript e roda sobre o Node.js, uma plataforma que possibilita programar usando JavaScript no lado do servidor, usando um modelo orientado a eventos e requisições não-bloqueantes, e usando para armazenamento de dados o MongoDB, um banco de dados não-relacional orientado a documentos.(pereira, 2013) A framework acelera de forma significativa o desenvolvimento do sistema, facilitando a criação de modelos, a comunicação segura com o servidor, e a manter os dados visíveis para o usuário sempre atualizados, como um sistema em tempo real. (METEOR, 2016) 118 Resultados Foram realizadas duas coletas de requisitos com os administradores das portarias. Os requisitos coletados através deles foram: Criação de portarias online com suporte a upload de PDF; Criação de novos usuários pelos administradores do sistema; Revogação da Portaria; Pesquisa nas portarias filtradas por nome de membro, nome de presidente, intervalo de data de publicação, assunto, categoria e se está em vigor ou não; Alterar a portaria se ela ainda não foi publicada; Geração de relatório anual de portarias para a administração. Com os requisitos coletados, foi realizada a criação de casos de uso para o planejamento do sistema. Foram criados ao total 16 casos de uso para o software, sendo divididos entre usuário comum e administrador, onde o administrador também herda os casos de uso do usuário comum. Para um sistema completo que aborde todas as necessidades e requisitos funcionais e não-funcionais, foram incluídas algumas funções para o auxílio prestado pelo

4 software ser mais significativo. Os casos de uso definidos para o sistema foram: Cadastrar Portaria (Administrador) Revogar Portaria (Administrador) Avisar Revogação de Portarias: Após a revogação de uma portaria, seja pelo administrador ou automaticamente pelo tempo, um é enviado para todos os membros e presidente da portaria avisando. Forçar Publicação (Administrador): O administrador pode forçar a publicação de uma portaria antes de todos os seus membros/presidente tenham dado a confirmação. Alterar Portaria (Administrador) Confirmar Portaria: Na página Confirmar Portarias existe uma lista com todas as portarias referentes ao usuário e que ainda não foram publicadas. Gerar Relatório Anual de Portarias (Administrador): É gerado uma lista com todos os servidores e suas respectivas portarias que existem durante o ano. Pesquisar Portarias: Ao digitar no campo do formulário, a lista das portarias é atualizada de forma sincronizada e correspondente a pesquisa. Cadastrar Usuário (Administrador) O Administrador necessita de cadastrar um novo usuário que pertencera a uma portaria e que ainda não tem cadastro. Pesquisar Usuário (Administrador) Alterar Usuário (Administrador): O administrador pode alterar qualquer desses campos para qualquer usuário. Alterar Perfil: Cada usuário pode alterar seu próprio nome e sobrenome ao qualquer momento. Alterar Senha: Cada usuário tem a liberdade de alterar sua respectiva senha quando desejar. Cadastrar Novo Usuário Contatar Gestão de Pessoas: Enviar um de contato para a Coordenação de Gestão de Pessoas relacionado a confirmação de alguma portaria. 119

5 Enviar para participantes da Portaria (Administrador): Ao cadastrar uma nova portaria, um é enviado automaticamente para os membros e presidente avisando que a portaria foi enviada mas ainda não esta publicada, necessitando da sua confirmação. Após o sistema ter sido modelado através dos casos de uso e diagramas, foi iniciada a parte de desenvolvimento utilizando a framework Meteor, com as tecnologias Node.js e MongoDB. O desenvolvimento foi realizado durante três meses. O sistema tem alto desempenho e um bom nível de segurança de suas informações, contando com senhas encriptadas, arquivos PDF armazenados com códigos randômicos para impossibilitar acesso indesejado, usuários tem acesso apenas aos dados relacionados a ele, evitando problemas de segurança e o cadastro somente é possível com um pertencente ao domínio iftm.edu.br. 120 Considerações finais O trabalho ainda não alcançou todos os objetivos propostos até o momento, onde se encontra em fase de testes e validação pelos administradores das portarias. O próximo passo é treinar os administradores para um uso efetivo do sistema, executá-lo em um servidor próprio do IFTM, permitindo acesso interno e externo e divulgar para todos os servidores do Campus sobre o sistema. Pretende-se que o sistema faça muita diferença no médio e longo prazo, pois ainda a maioria das portarias não estarão documentadas no sistema. Referências LEDUR, Paulo F. Manual de Redação Oficial dos Municípios. Porto Alegre: Editora AGE Ltda, METEOR. Meteor the official guide. Disponível em: < Acesso em: 20 out PEREIRA, Caio R. Aplicações web real-time com Node.js. Casa do Código, 2013.