INOVAR EM SAÚDE. Serviços Partilhados e as Tecnologias de Informação

Transcrição

1 INOVAR EM SAÚDE e as Tecnologias de Informação 3º Congresso Internacional de STIC para a Nova Rede Hospitalar 4 de Março de 2008

2 Quem somos 2

3 O Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007/2009 Visão Ser referência na área da Saúde como estrutura de de elevada responsabilidade social Missão Ser uma instituição sem fins lucrativos que visa promover a redução de custos e o aumento da qualidade e eficiência dos seus associados e do SNS 3

4 Mais de 40 anos de actividade em Saúde e consequente Know-how especializado em processos, estruturas e requisitos dos prestadores de cuidados de Saúde; Competência Técnica, Experiência e Qualidade de Serviço reconhecidos genericamente pelos Associados; Cobertura geográfica a nível nacional; Áreas de actividade produtivas certificadas pela APCER; profissionais conhecedores das necessidades dos seus associados. 4

5 A caminho da estratégia Tendências internacionais de aumento do outsourcing noncore e da criação de USPs, com forte potencial de ganhos para o SNS (compras, salários, contabilidade, gestão de frotas); Tendência de empresarialização de Hospitais e Centros de Saúde; Emergência da Rede de Cuidados Continuados; Reforma dos Cuidados de Saúde Primários conjugada com a reforma da Administração Central do Estado; 5

6 A caminho da estratégia Potencial para ofertas de serviço Globais e Integradas; Captar parceiros estratégicos que superem a falta de knownow interno do SUCH para as novas áreas, explorando o potencial do SUCH como porta de acesso ao mercado da Saúde; Coordenação estratégica com a Tutela do papel a desempenhar pelo SUCH no sector da Saúde. 6

7 A nova organização 7 áreas todas operando sinergicamente no âmbito da logística interna das instituições prestadoras de saúde, satisfazendo necessidades comuns 7

8 Novas áreas de No ano 2007, lançámos 3 novas unidades empresariais, em formato de Agrupamento Complementar de Empresas (ACE) Com parceiros especializados de âmbito internacional 8

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10 Benchmark Contextualização Quem Somos O Princípio dos As melhores práticas definem que as funções de decisão (funções core) deverão estar afectas às áreas operacionais enquanto que as funções associadas a processos transaccionais (não core), responsáveis por grandes volumes e actividades repetitivas, têm uma grande potencialidade de serem elegíveis para integrar a USP. Áreas Operacionais Decisão Decisão Suporte à Decisão Exemplos: Tomada de decisão; Definição de estratégias. Exemplos: Análises financeiras, proposta de estratégias, gestão de custos. Unidade de Reporting Processos Transaccionais Exemplos: Reports legais, fecho de contas, contabilidade analítica. Exemplos: Contas a pagar, contas a receber, contabilidade. 10

11 LIMITES VANTAGENS OBJECTIVO Quem Somos Modelos de organização alternativos CENTRALIZAÇÃO OUTSOURCING SERVIÇOS PARTILHADOS Maiores níveis de eficácia e produtividade Externalizar as áreas de competência não nuclear, permitindo a concentração nas actividades core Concentração nas actividades core Actividades não core confiadas a um parceiro - USP Racionalização de circuitos, normalização de processos, eliminação redundâncias Qualificação e especialização dos profissionais Propriedade dos meios Especialização nas actividades externalizadas Benefício de preço no arranque se o fornecedor trabalha em grande escala Objectivos contratualizados Acordos Níveis Escala e especialização Investimentos partilhados com outros Melhor informação gestão Redução de custos e controlo da sua evolução Escala esgotada no hospital Investimento suportado integralmente Dependente de consultadoria para desenvolvimento Difícil controlo da evolução dos custos ao longo do tempo Ausência de sinergias com outros hospitais Excesso de dependência em relação a terceiros Enfoque nos resultados Competências internas residentes nas pessoas que gerem os SLA Dependência em relação à USP 11

12 Motores de Desempenho e Custos Motores de desempenho Centralização, normalização, redesenho e automatização de processos Economias de escala e aumento de capacidade negocial junto de fornecedores Agregação de experiência e de competências - sinergias Organização horizontal e leve Sistemas de suporte e informação uniformes e transversais Normas e controles consistentes Monitorização e melhoria contínua do desempenho Gestão da relação com as entidades associadas/servidas Níveis de serviço contratualizados Utilização das melhores práticas de gestão Processos de governo robustos, transparentes e participados Custos Investimento - Sistemas de informação, espaço, equipamentos, mobiliário,. Pessoas - Recrutamento e selecção, formação, gestão da mudança,. 12

13 Benefícios Qualitativos Melhoria dos serviços prestados Abrangência e rigor da informação de gestão Maior controlo Focagem da organização nos processos em que é especialista e no serviço ao cliente Motivação dos colaboradores Gestão e difusão do conhecimento Quantitativos Redução do custo total dos produtos e serviços adquiridos Partilha dos custos de implementação e manutenção de soluções informáticas e redução dos custos de licenças e consumíveis Eliminação de redundâncias Libertação de espaços Redução dos outros custos operacionais e de estrutura 13

14 Benefícios económicos e financeiros Economias de Escala 18% 4% 24% Eliminação de actividades duplicadas Automatização de actividades manuais 16% 16% 22% Simplificação processos/ normalização informação Maior controlo Mudança para local com menores custos salariais 14

15 Conclusões do benchmarking internacional 6 casos analisados em cincos países Tenet s Patient Finantial Services Catholic Healthcare Partners SBS NHS Health Alliance Logaritme Eastern Health Shared Services Estados Unidos Estados Unidos Reino Unido Nova Zelândia Espanha Irlanda Poupanças concretizadas entre 10-20% dos custos iniciais em todos os casos Recuperação do investimento sempre em prazos inferiores a 4 anos Factores que mais contribuíram para o bom desempenho das USP: incremento de escala e de poder negocial normalização de processos, artigos e serviços informatização Nota: estudo de benchmarking internacional promovido pelo SUCH em Junho de

16 Um modelo inovador 16

17 Enquadramento Geral Modelo O desenvolvimento recente de Sistemas de Informação robustos e facilmente escaláveis proporcionou a centralização e deslocalização de funções tradicionalmente operadas localmente, favorecendo o desenvolvimento de serviços partilhados nos domínios da gestão de recursos humanos, financeira ou compras e logística. O SUCH criou 3 estruturas empresarializadas que operam Central de Compras e Logística Centro de Processamento de Remunerações e Gestão de RH Centro de Processamento de Contabilidade e Finanças 17

18 Enquadramento Geral Modelo Os são um processo exigente que requer uma plataforma robusta. Como tal, o SUCH desenvolveu uma plataforma tecnológica única, capaz de suportar a sua oferta em para o sector de Saúde. O SUCH implementa uma solução inovadora e integrada no sector da Saúde, aplicando as boas práticas e o know-how dos parceiros especializados. 18

19 Modelo O Modelo assenta nas competências específicas de cada parceiro especializado. Para atingir os objectivos foi desenvolvida uma abordagem baseada na colaboração entre especialistas. Especialistas de Saúde 19

20 O Modelo de Negócio Modelo 20

21 Prestador de Tecnologia serviços Clientes especializados COMPRAS CONTAS PESSOAS... Quem Somos Arquitectura do Negócio Modelo Instituições aderentes BPO BPO - Business Process Outsourcing SaaS - Software as a Service Plataforma Tecnológica para Suporte aos SaaS 21

22 Plataforma tecnológica dos SPS Modelo 22

23 Arquitectura Técnica 23

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25 Planeamento Modelo Monitorização Estratégia de compras Pagamento Negociação e contratação Gestão Armazéns e Distribuição Aprovisionamento 25

26 A Mais-Valia da nossa oferta Modelo BENEFÍCIOS COMPONENTES INSTRUMENTOS ESPECÍFICOS Redução de custos (eficiência) Custos unitários dos bens e serviços Custos operacionais Custos com stocks Uniformização dos preços Encurtamento dos prazos de pagamento Substituição/uniformização de referências Racionalização dos consumos Profissionalização das funções Compras e Logística Agregação de stocks de segurança Gestão da cadeia de fornecimento Gestão de produtos à consignação Quebras de stocks Gestão de prazos de validade Qualidade (eficácia) Melhores práticas Melhoria contínua Gestão do desempenho Gestão da qualidade total Gestão contínua do contrato e do serviço Benchmarking Concentração nas actividades core Externalização de actividades de suporte Manutenção do controle Participação nos processos de especificação e nas decisões de contratação Contribuição para a definição do rumo estratégico e da fiscalização do ACE 26

27 Arquitectura 1 Os 2 Somos COMPRAS Gestão do Cliente Sistemas Próprios Gestão Somos COMPRAS ERP Oracle (Hospitais, ARS,...) Informação da factura Tesouraria Contabilidade ERP Oracle (Hospitais) Regulação Ordem de pagamento Netdocs Banco Metacase ERP Oracle (SOMOS) Pagamento Netdocs Pagamento Sistemas Próprios Hospitalares Requisição Armazéns Hospitalares Pedido de encomenda Compras Hospitalares Encomenda Factura Compras Agregadas Encomenda Factura Fornecedores Distribuição Entrega Marketplace SOMOS Espaço da Somos COMPRAS Espaço físico pertencente às instituições prestadoras de saúde Entidade Externa 27

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29 Modelo Tesouraria Planeamento e Preparação Orçamento Controlo Orçamental Imobilizado Controlo de Gestão Contabilidade Analítica e Geral Gestão de Contratos 29

30 Modelo futuro HOSPITAL - ARS Modelo TOMADA DE DECISÃO Planeamento e preparação Orçamento Contabilidade Geral Definição da Estratégia Financeira Controlo Orçamental Controlo de Gestão Contas a Pagar Contas a Receber Execução Orçamental Gestão de Contratos Imobilizado Coordenação e Supervisão da Área Financeira Contabilidade Analítica Tesouraria PLATAFORMA TECNOLÓGICA SPS 30

31 Modelo futuro HOSPITAL - ARS Modelo TOMADA DE DECISÃO Planeamento e preparação Orçamento Contabilidade Geral Definição da Estratégia Financeira Controlo Orçamental Controlo de Gestão Contas a Pagar Contas a Receber Execução Orçamental Gestão de Contratos Imobilizado Coordenação e Supervisão da Área Financeira Contabilidade Analítica Tesouraria PLATAFORMA TECNOLÓGICA SPS Direitos SUCH SUCH Serviço Serviço de de Utilização Utilização Comum Comum dos dos Hospitais Hospitais 31 31

32 Remunerações Modelo Formação Selecção e Recrutamento Avaliação de Desempenho Gestão de Contratos Gestão de Benefícios Alargamento oferta a médio prazo 32

33 Arquitectura Modelo Aderentes Colaboradores Remunerações Desenvolvimento de Recursos Humanos ESS (Employee Self Service) Finishing (impressão e envelopagem de recibos) DGT Meta 4 33

34 O papel das Tecnologias de Informação 34 34

35 e TI Modelo Podemos ter SP sem TI? Podemos mas não neste modelo! Porquê? O papel das TI Crescente complexidade. As TI melhoram a gestão, optimização, eficiência e eficácia da informação. Sistemas transaccionais robustos e escaláveis são essenciais para processar grande volume de informação: Gerador de economias de escala Gerador de informação de qualidade especializada 35

36 TI: factor de sucesso dos SPS Modelo Ferramenta de suporte (aumento da complexidade e do volume de informação) O papel das TI Alavanca de processos (antecipa impactos do SI nos aderentes e intervém na abordagem ao sucesso do projecto) Valor acrescentado: Redução de custos, Normalização de processos, Eficiência, Garantia de disponibilidade, Rigor, Rastreabilidade 36

37 Modelo O papel das TI TI: factor de inovação Pioneirismo (aplicado a um serviço inovador na Saúde e na utilização do modelo SaaS) Suporte a processos inovadores nos utilizadores Oferece as melhores práticas Arquitectura colaborativa, evolutiva e escalável acompanhando o negócio Integração de diferentes tecnologias para servir o negócio Saúde O SUCH inova ao gerir vários SI, de diferentes fornecedores para prestar um novo serviço 37

38 O que nos move 38

39 Poupança Estimada Libertação de 221 milhões de euros para os Cuidados de Saúde Modelo O papel das TI Movidos ÁREA DE POUPANÇA Produtos e Adquiridos Total Produtos farmacêuticos Materiais de consumo clínico Outros Poupança anual estimada Este valor equivale ao encargo anual do Estado com os cuidados continuados estimados necessários para de cidadãos com idade superior a 65 anos Funções de natureza administrat. Total Gestão Financeira RH (Proc. salários) Gestão de Frota 15 3,2 2,6 21 Este valor equivale ao encargo anual do Estado com 180 médicos e 360 enfermeiros hospitalares Total Geral 221 Valores em milhões de euros 39

40 Modelo O papel das TI Movidos VISÃO Ser referência como estrutura de na Área da Saúde com elevada Responsabilidade Social Um SUCH transformado numa unidade de serviços partilhados do SNS, gerador de importantes poupanças e indutor de qualidade no sistema Um SUCH percebido pelos associados como um parceiro capaz de satisfazer as suas necessidades Um SUCH altamente eficiente e competitivo nas áreas de negócio em que está presente Um SUCH sentido internamente e percebido pelo exterior como um todo integrado e promotor de um desenvolvimento sustentável Um SUCH enriquecedor como local de desenvolvimento de competências e motivante como local de trabalho 40

41 Modelo Somos em Saúde SPS Criar Valor e Gerar Escala O papel das TI Movidos Manter controlo sobre a despesa Libertar fundos para a prestação de saúde e centrar os cuidados no CIDADÃO E se Devolver poupanças aos Associados 41

42 Somos pela saúde.

43 Somos parceiros de confiança

44 Estamos próximos

45 Entrega Serviço Clientes Abordagem BPO As instituições de Saúde usam os processos definidos na Plataforma, com o apoio dos parceiros especialistas, com a garantia que vão obter os resultados esperados, sem as preocupações inerentes à evolução das práticas e da tecnologia. Níveis de definem a relação entre os actores. Os especialistas promovem o desenvolvimento das boas práticas e da tecnologia para entregar resultados competitivos em linha com as expectativas.

46 Tecnologia Serviço Prestadores de Abordagem SaaS A Plataforma Tecnológica é suporte dos oferecidos, nos domínios específicos. Níveis de definem a relação entre os actores. Os especialistas tecnológicos garantem qualidade e actualidade do software e sistemas, necessários ao bom desempenho dos prestadores de serviços especializados.