Sequência de Demonstração de Módulo ABACO Transportes

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1 ABACO Consultores Pág. 1 Demo script V01 Sequência de Demonstração de Módulo ABACO Transportes Este documento descreve os passos necessários para criar um Serviço de Transportes no módulo ABACO Transportes, iniciando com a criação do Tractor e Reboque, definição de preços de transporte, criação do serviço de transporte, acompanhamento do mesmo e finalizando com a facturação ao cliente. O serviço será criado para transportar 10 Paletes da sua colecção de vestuário (carga fraccionada) da fábrica da empresa Têxtil Riopele, para as suas lojas em Madrid e Paris. No regresso do veículo, é feita um transporte à importação, de carga completa de Paris para Vale de Cambra, para a empresa COLEP CCL. No final é feita uma análise da rentabilidade bruta associada ao mesmo. Todos os dados de clientes e fornecedores (incluindo várias moradas de sede, fábrica e lojas) foram criados previamente no ERP Primavera e cuja demonstração não está prevista nesta sequência de testes: Tipo Código Nome Cliente C0001 Fabrica Riopele Cliente C0002 Colep CCL Fornecedor F0001 Renault Portugal A sequência de operação é a seguinte: 1 Entrar no sistema 2 Criação de Reboque 3 Criação de Tractor 4 Criação de Preços de Transporte de Carga Completa de Braga -> Madrid -> Paris, para um cliente FABRICA TEXTIL SA e Paris->Vale de Cambra para a empresa COLEP CCL. 5 Criação de Dossier de Transporte, com indicação da rota Famalicão->Madrid->Paris->Vale de Cambra 6 Planeamento, Execução e Acompanhamento de Serviço 7 Fecho de serviço com registo de KMs totais efectuados 8 Facturação de serviço 9 Outras funcionalidades

2 ABACO Consultores Pág. 2 Demo script V01 1. Entrar no Sistema Abrir o browser no seguinte endereço: (caso não funcione, enviar um para [email protected]) De seguida entrar no portal com os dados: Use: Password: admin abaco 2. Criar Reboque Neste passo é criado o reboque no sistema, indicando todos os campos exigidos. É necessário indicar vários campos obrigatórios (matricula, marca, modelo, peso bruto, etc) incluindo a kilometragem actual (maior que zero) e o código do fornecedor RENAULT (fornecedor único criado anteriormente no Primavera). Opção: Dados Mestre->Reboque->Botão Adicionar

3 ABACO Consultores Pág. 3 Demo script V01 3. Criar Tractor Neste passo é criado o tractor no sistema, com todos os campos exigidos e associado ao Reboque que normalmente está atrelado. É necessário indicar vários campos obrigatórios (matricula, marca, modelo, peso bruto, etc) incluindo a kilometragem actual (maior que zero) e o código do fornecedor RENAULT (fornecedor único criado anteriormente no Primavera). Seleccionar também o código de Reboque criado no passo anterior. Opção: Dados Mestre->Tractor->Botão Adicionar 4. Criação de Preços Neste momento vamos criar os preços para a exportação da colecção para a Riopele, bem como os preços para a importação de mercadorias para a COLEP CCL. Os preços devem ser criados sempre com base em cada troço da rota. Notar que foram criados previamente a lista de códigos postais no Módulo de Transportes. Estes códigos postais permitem simplificar a criação de preços entre locais, que depois são sugeridos automaticamente pelo Módulo de Transportes com base na morada de entrega/recolha definidos na ficha de cada cliente. Criação de preços para Fabrica Riopele: Opção: Dados Mestre->Lista de Preços->Lista de Preços 3 (lista de preços por tipo de carga, destino e cliente) Indicar código de cliente C0001 ou RIOPELE ou nome e seleccionar botão de Adicionar: Nesta lista definiu-se basicamente que: - O Transporte à exportação, de uma Palete de Famalição -> Madrid e Madrid-> Paris tem o custo unitário de 150 e 250 respectivamente (sem IVA). - O Transporte à importação, de um camião com carga completa de Paris para Vale de Cambra tem o custo de 2500 (sem IVA). Os preços ficam activos mas apenas até à data definida, para que o sistema os possa seleccionar automaticamente caso o cliente requisite um transporte com esta tipologia de rota.

4 ABACO Consultores Pág. 4 Demo script V01 5. Criação de Dossier de Transporte Neste momento, considera-se que o cliente adjudicou um serviço de transporte com a rota definida anteriormente, com saída de Famalicão no dia 10 de Janeiro de 2011, paragem em Madrid no dia seguinte e chegada a Paris no dia 12 de Janeiro. Assim, é necessário registar primeiro o serviço no sistema: contudo, não iremos indicar já o reboque e tractor para fazer o transporte porque queremos ver primeiro no planeamento se existe algum veículo. Para registar o dossier, devemos seleccionar a opção: Opção: Dossier->Lista de Dossiers->Botão Adicionar Indicar os seguintes dados: Destino: FR75 Inicio Previsto / Inicio Real: Final Previsto / Final Real: Depois de Gravar o dossier seleccionar o botão Adicionar junto a Rota Definida, para criar a rota de Transporte. Neste ecrã indicar primeiro o cliente RIOPELE: De seguida adicionar 3 linhas da rota: uma para carga de 10 paletes em Famalicão, outra para descarga em 6 paletes Madrid e outra de descarga das restantes 4 paletes em Paris. Na linha 2 (Madrid) deve-se indicar o valor de 30 na coluna PLP, assinalando assim ao sistema que a linha 2 está associada com a linha 3 para cálculo de preço (a linha 1 está automaticamente associada pelo sistema com a linha 2).

5 ABACO Consultores Pág. 5 Demo script V01 Deve-se ainda indicar a qtd de volumes em cada uma das linhas e a respectiva unidade de medida (PAL) de volume. Ao seleccionar o botão Ler preços o sistema apresenta automaticamente os preços definidos anteriormente para os pontos de rota Famalicão->Madrid e Madird->Paris (Lista de preços definida anteriormente). Por fim, ao seleccionar o botão Calcular o sistema calcula automaticamente o nº de metros lineares (neste teste, para simplificação do processo, customizou-se a aplicação de forma que 1 PAL equivale a 1 ML) bem como o custo total de transporte das paletes em cada troço de rota. No fim, deve-se gravar as linhas indicadas. Notar que o processo de conversão entre unidades de medida das quantidades e do cálculo de preços, pode-se adaptar a diferentes situações do cliente, sendo que neste caso o processo calcula os preços e unidades de forma simples. De seguida deve-se ainda adicionar o trajecto de regresso do veículo, devendo nesta situação indicar o cliente COLEP bem como transporte à importação de mercadoria de Paris para Vale de Cambra. No final, o serviço de transporte deverá ficar com a seguinte rota: Notar que caso tenha sido definida uma capacidade de carga válida no Reboque, o sistema mostra para os troços de transporte de carga fraccionada, o total % de carga acumulada durante a rota a efectuar. Falta ainda adicionar um ou mais motoristas ao dossier: escolher para isso a opção Motoristas dentro e adicionar um ou mais motoristas existentes. Neste momento, podemos ainda adicionar todo o tipo de documentos relevantes para este transporte, sejam eles documentos do cliente (confirmação de serviço, mapa de rota, etc) ou da empresa de transportes (CMRs digitalizados, copia de facturas de despesas manuais, cópia de documentos de acidentes, etc) 6. Planeamento, Execução e Acompanhamento de Serviço Antes de iniciarmos a execução do serviço, temos que atribuir um tractor e reboque ao serviço adicionado anteriormente. No entanto, vamos primeiro validar se existe no planeamento algum serviço já em execução que termine próximo do inicio da rota definida (Famalicão) e para a data desejada de arranque (10 de Janeiro), para assim optimizarmos melhor a nossa frota e usufruir com isso, de custos operacionais mais reduzidos do transporte a efectuar.

6 ABACO Consultores Pág. 6 Demo script V01 Para isso seleccionamos a opção Dossiers->Planeamento de cargas não atribuídas e indicamos a data final de análise de 15 de Janeiro de Ao seleccionarmos o botão Gerar gráfico para calcular o planeamento dos serviços já registados no sistema, iremos obter o seguinte gráfico: Neste gráfico podemos observar que existe de facto um serviço cuja data de finalização prevista é para o dia 9 de Janeiro às 21h e que o local final do serviço é em Vale de Cambra. Nesta situação, e como não existe outro veículo mais perto em termos de data e local, podemos alocar este veículo (Reboque C ) ao nosso serviço: para isso, devemos seleccionar o link do nosso serviço (indicado a vermelho) para irmos directamente ao serviço e aí seleccionar o semireboque pretendido. Depois de indicar o semi-reboque, o sistema selecciona automaticamente o tractor associado: no fim devemos gravar o dossier através da opção Gravar. Se executarmos novamente o planeamento de cargas não atribuídas, o sistema já irá mostrar o nosso Dossier na área de Dossiers atribuídos que terminam no período, com a indicação da data e local final do trajecto (Vale de Cambra):

7 ABACO Consultores Pág. 7 Demo script V01 Logo que o veículo foi definido no transporte, podemos iniciar a execução do mesmo: para isso devemos alterar o status global do dossier de Criado para Viajem. Durante a execução do transporte, podemos registar informação variada no dossier para controlar a execução do mesmo, nomeadamente: - Acompanhamento : descrição de eventos importantes durante o transporte (atraso na viajem devido a factores exógenos, rota errada, transito congestionado, etc) - Despesas manuais : registo de despesas manuais feitas pelos motoristas (hotel, refeições, combustível, etc) - Horas de condução : horas de condução feitas diariamente por cada motorista. Nesta área, o sistema gera avisos automáticos caso o total de horas diário exceda alguns limites definidos por lei. - Avisos : avisos automáticos gerados pelo sistema, quer devido a manutenções que tem que ser feitas pelo Reboque, Tractor ou Pneus, quer devido a horas de condução excedidas pelos motoristas. - Não conformidades : nesta área podemos registar eventos relacionados com a área de qualidade, como sejam a ocorrência acidentes, avarias, reclamações, multas, etc. Posteriormente existem listagens que permitem tirar relatórios com todos os eventos ocorridos, que por veículo, quer por motorista. Durante a execução, é necessário que o controlador de tráfego confirme a execução de cada uma das cargas e descargas previstas na rota do serviço. Para isso o controlador deve seleccionar a respectiva linha da rota (ultima coluna da rota com link +info ), activar a opção Completo e indicar a data e hora que a mesma foi registada. Pode ainda colocar a lista de CMRs emitida pelo motorista, bem como o tipo de atraso na carga/descarga caso exista, e alguma observação importante que seja necessária registar na execução da operação:

8 ABACO Consultores Pág. 8 Demo script V01 Após todas as linhas da rota terem sido confirmadas, o serviço de transporte pode ser finalizado para dar seguimento à fase de facturação do mesmo aos clientes. 7. Fecho de serviço com registo de KMs totais efectuados Para registar a finalização do transporte, é necessário alterar o status global do dossier para Em Facturação : Após alterado o status, é necessário registar os KMs iniciais e totais do Tractor que efectuou o serviço, Nesta situação, o operador deve indicar os KMs iniciais (antes do veículo ter iniciado o serviço) e os finais (após o veículo terminar o serviço). O sistema irá imputar a diferença de KMs detectada (no exemplo foram 2000KM), quer à kilometragem actual do Tractor, quer ainda ao semi-reboque e respectivos pneus de ambos. É com base nesta imputação automática de KMs, que o sistema irá detectar possíveis manutenções (Tractor, Semi-reboque e pneus) caso o plano de manutenção do veículo tenha algum limite (kilometragem ou tempo) que seja ultrapassado. Nesta situação, serão gerados automaticamente avisos pelo sistema (críticos ou não críticos) que serão apresentados ao utilizador, sempre que este entre no sistema. 8. Facturação de serviço Para efectuar a facturação do serviço, o operador deve seleccionar a opção Dossiers->Dossiers para Facturação :

9 ABACO Consultores Pág. 9 Demo script V01 Para o nosso caso, em que o transporte foi feito para 2 clientes distintos (RIOPELE e COLEP), o sistema irá mostrar 2 facturas a serem geradas para o mesmo dossier. O operador deverá escolher a opção +criar Factura para que o sistema lance a mesma automaticamente no Primavera (esta opção não está disponível nesta demo). Antes de confirmar o lançamento da factura no ERP, o operador alterar a taxa de IVA a aplicar em cada uma das pontos de rota, para situações em que é necessário prever regras de cabotagem específicas por país ou outra. Quando a factura é criada no ERP, o sistema regista também dados relacionados com o Dossier que lhe deu origem, bem como outra informação relevante como sejam o nº de Tractor e Semi-reboque associados. 9. Outras funcionalidades Esta solução possui várias outras funcionalidades que não foram aqui descritas mas que permitem agilizar e controlar efectivamente o negócio de transporte de mercadorias por carga completa/fraccionada, incluindo: - Manutenção de frota, incluindo Pneus - Gestão de processo de manutenção dos veículos, com geração de documentos para oficinas - Reporting exaustivo de suporte ao negócio (rentabilidade por motorista/veículo, consumos, rentabilidade por serviços subcontratados, etc) - Gestão de transportes efectuados por empresas terceiras (subcontratados) - Importação de ficheiros de despesas várias (VIALTIS, AS24, RENA, TMN, VODAFONE, etc) e imputação automática das mesmas a cada um dos serviços registados no sistema - Controlo de crédito COFACE - Planeamento, execução e avaliação de objectivos de Qualidade (caso a empresa seja certificada) - Listagens várias de suporte ao negócio