Estratégia. A8: Documentação

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1 A8: Documentação Membros do time: Lider do time Tom Verhaeghe Janssen R&D EU Outros membros Eric Woolf Merck NA Hollie Barton PPD NA Marian Kelley Mkelley Consulting NA Myriam Salvadori ChromAnalysis LA Richard Hucker Pfizer EU Srinivasa Reddy Piramal APAC Hisanori Hara Novartis APAC/EU Franck Picard Novartis EU Interdependências com outros times se houver Fator de diluição/uloq: S1 Avaliação do padrão interno: S1/S2/S3 Carry-over: S1/S2 Validação sob GLP?: A1 No escopo Definições de diferentes tipos de relatório Relatório de validação do método Protocolo do estudo/plano Relatório do estudo Investigação de falhas e documentação Documentação no laboratório analítico (incluindo geração de dados, manuseio e geração de relatório) Definições de dados brutos (eletrônico e papel) incluindo cadeia de custódia para amostras e padrões de referência, registros no computador, uso de instrumentos, manutenção, validação de sistemas, registros dos freezers, etc.. Arquivamento e recuperação de dados, período de armazenamento dos dados Documentos dos resumos bioanalíticos, p.ex. CTD seções e Plataformas tecnológicas para os relatórios For a do escopo - Relatórios de estudos clínicos - Documentação de desenvolvimento de métodos - Modelo harmonizado para relatórios de validação e de estudo 1 Estratégia Verificar os requisitos atuais de diferentes guias: FDA, EMEA, ANVISA, Health Canada, SFDA (China), PMDA (Japão), TGA (Austrália), nenhuma orientação específica para a Índia (baseia-se principalmente na guia do FDA) Destacar as diferenças significativas entre as guias Atenção às normas da ANVISA, que são muito detalhadas e por vezes confusas Destacar sobreposições com outros times Destacar áreas de não-consenso dentro do time A filosofia não é impor um formato restrito, mas sim discutir o conteúdo dos relatórios. O time sente que isso poderia evitar a necessidade de documentos especializados, como CSBE para o Canadá ou os requisitos detalhados da Anvisa. Os seguintes itens foram discutidos: relatório analítico, relatório de validação, investigações de falhas, plano de estudo e dados brutos

2 Relatório analítico COA do padrão: incluir como apêndice do relatório Cadeia de custódia das amostras: datas de envio; condições de recebimento; armazenamento das amostras, Cs e QCs (freezer /ultrafreezer com temperatura definida); incluir declaração de que a amostra de estabilidade de longa duração cobre todo o período de armazenamento das amostras Tabela das corridas analíticas: normalmente disponiveis no sistema LIMS; incluir todas as corridas, inclusive as reprovadas Datas das análises das amostras dos voluntários; Anvisa pede horário da primeira e última injeção para cada corrida analítica o time não considera necessário; recomendação: listar corridas em que as análises foram interrompidas por problemas técnicos Data de preparo dos QCs: inserir declaração de que os QCs foram utilizados dentro do período de estabilidade de longa duração Tabela de resultados de calibradores e dados das curvas; modelo de regressão Relatório analítico Tabela de resultados dos QCs com cálculos de precisão (intra e inter) e exatidão (só das listas aprovadas) Limites de quantificação: LIQ e LSQ. Discussão: deveria ser mencionado o fator de diluição ou a concentração do QC de diluição? Verificar com outro time Reanálises: listar apenas amostras repetidas que fazem parte de uma corrida analítica aceita. Canadá, Brasil e agora também EMA solicitam o número de repetições como % do número total de amostras. Não houve consenso sobre o que deveria ser incluído: apenas amostras repetidas por PK ou também repetições por razões analíticas, ou de diluição? Essa % poderia ser medida de robustez do método, mas a % de lotes reprovados é forma mais adequada de acessar a robustez do ensaio. Não houve consenso sobre esse item Cromatogramas: selecionar os 5 primeiros ou 20% dos voluntários incluindo respectivas curvas e QCs Avaliação do padrão interno: depende do resultado do time S1

3 Relatório analítico Tabela de resultados: geralmente num formato específico Declaração da garantia de qualidade: atende aos estudos clínicos; uma proposta de texto poderia ser: O relatório XXXXX e respectivos dados brutos foram auditados e verificados quanto à conformidade com as regulamentações governamentais aplicáveis e implementados procedimentos operacionais padrão internos pela unidade XXXX de XXX. Podemos com segurança confirmar que o relatório de validação reflete os dados brutos e os procedimentos do projeto. POPs: incluir POP do método analítico; ANVISA exige que outros POPs sejam anexados ao relatório - o time desaconselha; POPs estão disponíveis mediante solicitação Relatório da validação Muitos comentários feitos para o relatório analítico também são aplicáveis ao relatório de validação Uma tabela resumo dos dados experimentais é considerada muito útil para facilitar a compreensão do auditor; um modelo está disponível no guia EMA CPMP/EWP/QWP/1401/98 Carry-over: alinhar com as recomendações do time S2

4 Investigação de falhas e documentação Não é necessário fazer relatório para cada corrida reprovada; investigação simples pode ser descrita no próprio relatório da validação ou do estudo Se foi feita uma investigação mais aprofundada, é útil documentá-la em relatório a parte, que irá como apêndice do relatório da validação ou do estudo. É importante ter um POP que descreva a conduta em caso de investigação de falhas O time não é favorável a propor um lista de tópicos para conduzir a investigação Plano de estudo A maioria das companhias considera boa prática ter plano de estudo para trabalhos terceirizados; não é necessário para estudos internos Discussão sobre a necessidade de plano de estudo para validação, tendo em vista o novo guia da EMA; se for necessário conduzir validação de estudos não clínicos sob GLP, então será necessário o plano de estudo O time não vai propor modelo para plano de estudo

5 Dados brutos Todos os dados precisam de ser recuperados para permitir a reconstrução do estudo. No futuro, mais dados serão armazenados eletronicamente; atenção especial para arquivamento e recuperação desses dados uma vez que as plataformas dos equipamentos e de softwares mudam ao longo do tempo. Deve haver um plano para contornar essa situação Com o uso crescente de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos nos laboratórios, as cópias eletrônicas deverão ser consideradas de igual valor às cópias em papel Algumas agências reguladoras exigem data loggers para monitorar o envio das amostras; se os procedimentos do courier garantem a integridade das amostras durante o transporte, o time considera isso suficiente, embora algumas companhias usem loggers para estudos de BE Dados brutos Grupos de bioanálises recebem muitos questionamentos em torno de documentação das condições de armazenamento em sítios clínicos; o grupo BA pode instruir os clínicos com relação às condições de armazenamento, mas não é responsável por confirmar as condições do local. Esses sítios estão sob GCP e as condições de armazenagem nesses locais devem ser documentadas de forma compatível com GCP O time recomenda que as inspeções sejam notificadas com 48 horas de antecedência para que seja possível reunir os dados brutos que frequentemente estão armazenados fora da empresa O laboratório deve definir em POP quais são os dados brutos (em papel ou eletrônico); no caso de ensaios cromatográficos os dados eletrônicos são geralmente considerados como dados brutos.

6 CTD Sem uniformidade sobre onde bioanálises são documentadas: alguns documentam em 2.7.1, outros em 5,3 por causa das limitações no ponto Explicações sobre alterações no método: relatar no histórico do ensaio Alguns outros tópicos foram discutidos, porém ainda sem conclusão. Próximos passos Continuar a discussão sobre o conteúdo da CTD Incorporar o feedback dessa reunião Fazer contato com outros times para finalizar alguns itens abertos Anotar a nossa proposta em um documento de recomendação Devemos finalizar até Junho