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- Carla Vilarinho Estrela
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1 Publicar documentos Descrição das atividades do Processo Publicar documentos
2 CJF 2 de 9 Conteúdo 1. FUNDAMENTAÇÃO LEGAL DESCRITIVO DO PROCESSO ENTRADA/INSUMO SAÍDAS PRODUTOS/SERVIÇOS DIAGRAMA DO PROCESSO DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES RECEBER SOLICITAÇÃO DE PUBLICAÇÃO VERIFICAR QUAL O VEÍCULO DE PUBLICAÇÃO DIAGRAMAR DOCUMENTO PARA PUBLICAÇÃO PUBLICAR NA INTRANET/INTERNET CERTIFICAR PUBLICAÇÃO ENVIAR DOCUMENTO ORIGINAL PARA ARQUIVO CONFIGURAR DOCUMENTO PARA PUBLICAÇÃO LANÇAR NO SISTEMA DA IMPRENSA NACIONAL ARQUIVAR COMPROVANTE DE ENVIO DE MATÉRIA AGUARDAR PUBLICAÇÃO DE MATÉRIA NO D.O.U CONFERIR SE O DOCUMENTO FOI PUBLICADO INFORMAR DADOS DE PUBLICAÇÃO NO DOCUMENTO ORIGINAL ENVIAR DOCUMENTO ORIGINAL PARA O ARQUIVO CENTRAL CONTROLES EXCEÇÕES TERMINOLOGIAS ANEXOS HISTÓRICO DE REVISÃO... 9
3 CJF 3 de 9 DADOS DO PROCESSO Gestor do Processo: Antonio Humberto Machado de Sousa Brito Secretário de Administração Gerente do Processo: Jurandir Batista Sousa 1. FUNDAMENTAÇÃO LEGAL Regimento Interno do ; Portaria Secretaria-Geral n. 110, de 17/9/2001 dispõe sobre a adoção de normas complementares de Gestão de Documentos e instrução processual no âmbito do CJF; Resolução n. 217, de 22/12/ disciplina o Programa de Gestão de Documentos da Administração Judiciária da Justiça Federal de 1º e 2º Graus; Resolução n. 23, de 19/09/ estabelece a Consolidação Normativa do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal de 1º e 2º graus; Lei n , de 08/01/1991- dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências; Lei n , de 12/02/ dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras providências; Resolução do Conselho Nacional de Arquivos Conarq n. 26/05/ estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário. 2. DESCRITIVO DO PROCESSO Esse processo faz referência à publicação de documentos no e tem como objetivo principal definir e planejar as atividades a serem realizadas durante a publicação de documentos. O processo tem como objetivo estabelecer atividades do processo de publicação, que visa a transparência e permite a celeridade do tramite de informações tanto no, quanto na Justiça Federal e a sociedade. Os principais participantes deste processo são: SAD Secretaria de Administração - Coordenadoria de Processamento e Arquivo; Áreas demandantes que solicitam a publicação de documentos.
4 CJF 4 de 9 ASCOM 2.1 ENTRADA/INSUMO Documento para a Publicação 2.2 SAÍDAS PRODUTOS/SERVIÇOS Documento Publicado
5 Descrição das atividades do Processo Publicar documentos 001 CJF 5 de 9 3. DIAGRAMA DO PROCESSO
6 CJF 6 de DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES RECEBER SOLICITAÇÃO DE PUBLICAÇÃO Recebe das diversas áreas do Órgão a solicitação verbal ou escrita de publicação de documentos em geral (Resoluções, Atas, Portarias, extratos de contratos e convênios, outros atos normativos e provimentos). O recebimento do documento pode ser via , ou disquete, ou pendrive. Obs.: De acordo com a Portaria CJF/SG, Nº 14, de 17 de janeiro de 2002, o prazo máximo para recebimento de documento a ser enviado para publicação no dia seguinte é até as 17h. Entrada: VERIFICAR QUAL O VEÍCULO DE PUBLICAÇÃO Analisa o assunto dos documentos de acordo com as normas da impressa nacional, verificando se o mesmo deve ser publicado no Boletim Interno e Diário Oficial da União. As atividades descritas nos itens a correspondem à publicação em Boletim Interno. As atividades descritas nos itens a correspondem à publicação em Diário Oficial da União DIAGRAMAR DOCUMENTO PARA PUBLICAÇÃO Aplicar estilos e efetuar alterações para uniformizar os documentos quanto a fonte, corpo, entrelinhas, títulos, cabeçalhos, assinaturas etc. Entrada: Saída:
7 CJF 7 de PUBLICAR NA INTRANET/INTERNET Lançar no sistema cópia salva em PDF, com acesso controlado por senha. Esta atividade é realizada pela ASCOM CERTIFICAR PUBLICAÇÃO Consiste na inclusão da confirmação da publicação que é feita através da informação da data de publicação. A certificação pode ser feita através da anotação da data no documento original, ou carimbo ou inclusão de documento contendo essa informação ENVIAR DOCUMENTO ORIGINAL PARA ARQUIVO O documento original é encaminhado para o arquivo, onde ficará para consultas posteriores, se necessário. Depois que o documento é enviado, encerram-se as atividades de publicação em Diário eletrônico CONFIGURAR DOCUMENTO PARA PUBLICAÇÃO Esta atividade é a primeira do conjunto de atividades que são realizadas para publicar em D.O.U. O documento (em formato eletrônico) deverá ser configurado de acordo com as normas da impressa nacional. Tempo estimado: LANÇAR NO SISTEMA DA IMPRENSA NACIONAL Salvar cópia do documento a ser publicado em RTF e lançar no sistema por meio de programa específico disponível no site da Imprensa Nacional, com acesso controlado por senha. Depois de lançar no sistema imprimir comprovante de envio.
8 CJF 8 de ARQUIVAR COMPROVANTE DE ENVIO DE MATÉRIA Imprimir o comprovante de envio de matéria e arquivar para fins de controle de pagamento do contrato com a Impressa Nacional e conferência de fatura AGUARDAR PUBLICAÇÃO DE MATÉRIA NO D.O.U. Deverá ser aguardado o prazo de 24h para verificação da publicação da matéria no D.O.U CONFERIR SE O DOCUMENTO FOI PUBLICADO Verifica no D.O.U se o documento foi publicado conforme a solicitação ou, caso não tenha sido publicado, se recebeu documento com justificativa da não publicação. Quando o documento não é publicado e não foi recebido nenhuma justificativa para a não publicação, retorna à atividade de lançamento no sistema da Imprensa Nacional, item INFORMAR DADOS DE PUBLICAÇÃO NO DOCUMENTO ORIGINAL Deverá constar no documento original os dados de publicação, para tal é anotado no documento original a data de publicação, seção e página no Diário Oficial da União ENVIAR DOCUMENTO ORIGINAL PARA O ARQUIVO CENTRAL Com o documento devidamente publicado, deverá enviar o documento original para a guarda permanente no arquivo central. 4. CONTROLES Relatórios e Indicadores Meta Tipo Processos publicados dentro do prazo de um mês: Quantidade de processos publicados no mês/ Total de processos encaminhados para publicação 100% Indicador
9 CJF 9 de 9 5. EXCEÇÕES Os c asos omissos e exceções serão tratados pelo Gestor do Processo. 6. TERMINOLOGIAS D.O.U. - Diário Oficial da União 7. ANEXOS N.A.. 8. HISTÓRICO DE REVISÃO Versão Data Autor Descrição /07/2011 Haylla Balzani Estruturação e Elaboração do documento /08/2011 Jurandir Batista documento /08/2011 Haylla Balzani Alteração e revisão
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