Manual do Patrocinador/Expositor

Transcrição

1 Manual do Patrocinador/Expositor SEMINÁRIOS EXECUTIVOS SUCESU- RS Computação Positiva Tecnologia a Favor do Potencial Humano Edição: Viamão- RS 09 de junho de 2016 Vila Ventura Ecoresort Viamão- RS 1

2 Caro Patrocinador, É com grande satisfação que contamos com sua presença em mais uma edição do SEMINÁRIO EXECUTIVO SUCESU- RS Computação Positiva Tecnologia a Favor do Potencial Humano, Edição de Viamão- RS Temos certeza de que sua participação será um grande sucesso, principalmente na geração de negócios. Este manual foi elaborado para facilitar sua participação como Patrocinador. O manual estará disponível também no site do evento, pelo endereço executivo- sucesu- rs- edicao- viamao- 2016/manual Pedimos especial atenção para as datas limite de envio das informações e materiais. Após o término do prazo as solicitações somente poderão ser atendidas na administração do evento, considerando as limitações para atendimento em função do curto prazo, e da infraestrutura disponível. Sugerimos a todos os Patrocinadores que se informem sobre os possíveis prestadores de serviço antes de contratá- los, exceto os oficiais apontados pela SUCESU- RS. Os prestadores de serviços oficiais estarão durante a montagem, realização e desmontagem do evento. Gostaríamos de sugerir que peçam referências a Clientes antes de contratar prestadores de serviços que não sejam os oficiais. Estamos à disposição para qualquer esclarecimento e para facilitar ao máximo sua participação no SEMINÁRIO EXECUTIVO SUCESU- RS Computação Positiva Tecnologia a Favor do Potencial Humano, Edição de Viamão- RS Para nos contatar: SUCESU- RS: (51) Informações: evento@sucesurs.org.br /maristela@sucesurs.org.br Atenciosamente, Maristela Boeira Gerente Executiva (51) Maristela@sucesurs.org.br 2

3 1. INFORMAÇÕES GERAIS Realização e Organização SUCESU- RS - ASSOCIAÇÃO DOS USUÁRIOS DE INFORMÁTICA E TELECOMUNICAÇÕES DO RIO GRANDE DO SUL Rua Faria Santos, 47 - conj. 206 Porto Alegre - RS - CEP Telefone/Fax: (51) E- mail: eventos@sucesurs.org.br Website: Site do evento: executivo- sucesu- rs- edicao- viamao- 2016/apresentacao Local de realização 3

4 Como chegar: Clique na imagem para aumentar. Cachoeirinha Gravataí RS Aeroporto Internacional Salgado Filho 118 PUC Av. Ipiranga RS Estrada Pavimentada / Acesso Principal Datas e horários do evento 4

5 Realização do Seminário e Exposição: 09 de junho de Observação: a maior frequência do público na área de exposição será durante os intervalos de coffee- breaks e almoço. Atividades de relacionamento: Credenciamento 8h30 às 9h00 Coffee- break manhã 10h10 às 10h40 Almoço 12h30 às 14h00 Coffee- break tarde 16h00 às 16h30 Término do evento: 18h00 Localize- se no Evento: Estacionamento: Se for de carro próprio Estacionamento no local 5 do mapa interno (próxima página). Estacionamento sem custo. Se for de traslado do evento Estacionamento em frente ao hotel Local 1 do mapa interno (próxima página) A saída do ônibus Porto Alegre será informado por e- mail. Recepção e Credenciamento do evento - Local 2 do mapa interno (próxima página) I Seminário Executivo SUESU- RS Local 15 do mapa interno (próxima página) Coffee.breaks - Local 15 do mapa interno (próxima página) Almoço - Local 2 do mapa interno (próxima página) 5

6 6

7 2. DATAS E HORÁRIOS IMPORTANTES 30/05 Data final para envio de folders, banners (esse banner é para colocação no módulo de exposição e precisa medir no máximo 1,10m de largura), e brindes para incluir nas pastas do evento, e colocar na área de exposição. Esse material deve ser enviado para a sede da SUCESU- RS, em Porto Alegre. 03/06 Data final para envio das informações cadastrais do(s) representante(s) da empresa que participarão do evento. Deverá ser enviado nome, cargo, e- mail e fone para eventos@sucesurs.org.br 07/06 Data final para exclusão, ou substituição de representante inscrito (deverá ser feita por e- mail para a SUCESU- RS eventos@sucesurs.org.br) 08/06 das 14h às 17h - Montagem de estandes. 09/06 das 10h10 às 10h40, das 12h30 às 14h00, e das 16h às 16h30 - Exposição 09/06 das 18h às 20h desmontagem. Importante: No caso de o expositor não desmontar seu espaço no dia e horário informado acima, a Administração do Evento fará essa desmontagem e deixará os pertences do expositor disponíveis na sede da entidade até uma semana após o término do evento, A Administração do evento não se responsabiliza por qualquer equipamento que fique no módulo de exposição após o encerramento da montagem, por essa razão enfatiza a importância de os mesmos serem retirados no período para desmontagem. Entende- se como pertences a serem descartados, no caso de não serem retirados até às 20h do dia 09/06, folders e banners. Atendimento ao Patrocinador/expositor Administração do evento, localizado no Foyer Centro de Eventos do Hotel Vila Ventura Ecoresort, atenderá patrocinadores das 14h às 18h do dia 08/08, e das 8h às 20h, no dia 09/06. A Administração do evento também estará atendendo para: - oficialização do acesso das prestadoras de serviço; - recebimento de materiais, e banners. 3. REGULAMENTO GERAL 3.1. Durante todo o período em que a exposição estiver em funcionamento, o patrocinador/expositor deverá ocupar o espaço a ele destinado, dotando- o de pessoal competente para o atendimento ao público visitante. O patrocinador/expositor não poderá desmontar o seu módulo de exposição ou interferir de qualquer outra forma com o transcorrer da exposição até que a mesma esteja finalmente fechada ao público visitante Os módulos de exposição que não forem ocupados pelos Expositores até 1 hora antes da inauguração do evento serão considerados livres, ficando a Administração autorizada a utilizá- los. O patrocinador/expositor não terá direito a reembolso dos pagamentos efetuados correspondentes às referidas áreas, em caso de não utilização. 7

8 3.3. Admissão de inscritos: O credenciamento dos patrocinadores inscritos somente poderá ser feito por e- mail, a partir do envio das informações cadastrais do(s) representante(s) das empresas que participarão do evento. Deverá ser enviado nome, cargo, e- mail e fone para eventos@sucesurs.org.br, até o dia 03/06/2016. A empresa patrocinadora deverá ater- se ao que for oferecido pela cota adquirida, que define o número de representantes por empresa. Os participantes do evento são empresas fornecedoras de TIC, que patrocinarem o evento, e Gestores de TIC de empresas usuárias, convidados pela SUCESU- RS. Não será permitida a entrada de pessoas não convidadas no evento. Tão pouco de representantes de empresas patrocinadoras que não tenham enviado a ficha de reserva previamente, ou que exceda o número de representantes que a cota adquirida estabeleceu. Qualquer exclusão ou substituição deverá ser feita por e- mail para a SUCESU- RS, até o dia 07/ Credenciamento de Equipe de Apoio ao Expositor. O credenciamento de apoio (recepcionistas) deverá ser feito por e- mail para eventos@sucesurs.org.br. Essa informação precisa ser enviado até 03/06. Após esta data os serviços somente poderão ser solicitados na Administração no evento, que funcionará para atender as demandas extraordinárias, a partir das 14h do dia 08/06/16, até às 18h, e obedecerá a ordem de chegada. Qualquer alteração inclusão ou substituição deverá ser feita por e- mail para a SUCESU- RS(eventos@sucesurs.org.br), até o dia 07/ MONTAGEM E DESMONTAGEM Módulo de exposição oferecido A área de exposição é composta de uma mesa (1,60 x 0,60), duas cadeiras, um porta banner, e um ponto de energia, internet wireless. Observação importante: Pede- se que esse banner não ultrapasse 1,00m de largura para não interferir no espaço vizinho Os módulos de exposição devem estar prontos impreterivelmente até às 8h da manhã do dia 09/06. Os módulos de exposição que não forem ocupados pelos Expositores até 1 hora antes da inauguração do evento serão considerados livres, ficando a Administração autorizada a utilizá- los. O patrocinador/expositor não terá direito a reembolso dos pagamentos efetuados correspondentes às referidas áreas. 4.2 Montagem Montagem de módulos de exposição 08/06 das 14h às 18h 8

9 4.3. Entrada de equipamentos 08/06 das 14h às 17h 4.4. Exposição 10h10 às 10h40-12h30 às 14h00-16h00 às 16h30 Pedimos aos Expositores máxima atenção e observação ao horário de montagem e decoração dos estandes no dia 08/06, pois após o término (18h) não será permitida a entrada/saída de mercadorias ou equipamentos durante a realização do evento. Qualquer dano causado ao salão onde será a exposição, ou nos módulos de exposição, mesmo por acidentes, será cobrado do Expositor, que será obrigado(a) a pagar ressarcimento no ato da apresentação do valor do prejuízo Limpeza Geral A limpeza geral será a partir das 20h do dia 09/ Acesso de veículos durante a montagem A carga e descarga de materiais e mercadorias deverá ser realizada sob a orientação da administração do hotel. Por isso, ao chegar, identifique- se na recepção do hotel, informando que é participante do evento da SUCESU- RS, no salão África Desmontagem Nenhum equipamento ou estrutura de estande poderá ser retirado do pavilhão antes do horário de desmontagem. Retirada de equipamentos 09/06, das 18h às 20h 5. NORMAS TÉCNICAS 5.1. Resistência do piso da área de exposição. características: salão com piso de concreto, e madeira 5.2 Equipamentos pesados não serão permitidos 5.3 Construção É expressamente proibido pintar, afixar, escorar, pendurar ou amarrar qualquer componente ou produtos expostos na estrutura, colunas, tetos, portas ou paredes do ambiente do evento. A fim de evitar qualquer dano ao sistema de ar- condicionado do foyer, o uso de lixadeiras, serras e outras ferramentas está proibido Itens proibidos São vetadas: - utilização, na decoração nos módulos de exposição, de materiais ou substâncias de fácil combustão, bem como a entrada, no foyer de explosivos de qualquer natureza, além de gases tóxicos e liquefeitos. - funcionamento de motores de combustão interna ou quaisquer outros equipamentos que venham a exalar qualquer tipo de gases, fumaça ou gordura dentro do foyer. A Administração do Evento reserva- se o direito de interditar as obras do módulo de exposição imediatamente após a constatação da violação de alguma dessas normas, até que seja corrigido ou pago pelo Expositor ou Montadora responsável o valor necessário para a recuperação do piso ou estrutura do foyer. O valor será determinado exclusivamente pela administração. 9

10 5.5. Projeção horizontal - A projeção horizontal de cada componente ou produto exposto não poderá ultrapassar a linha demarcada do espaço; - A área de circulação de permanecer completamente vazia, sem qualquer elemento decorativo Limite de altura A altura máxima para utilização será de 2,50m a partir do piso do salão. Todo e qualquer elemento em exposição também deverá obedecer este limite de altura Afastamentos Para todos os módulos vizinhos é obrigatória uma distância de 0,80cm Instalações elétricas Todos os expositores receberão uma entrada de energia elétrica em seus módulos de exposição Cabos A passagem de cabos ou quaisquer elementos de ligação que cruzem áreas comuns ou Módulos vizinhos não é permitida. Somente em casos de extrema necessidade e com consulta prévia à Administração isto será permitido. 6. SERVIÇOS DE TELEFONIA E INTERNET Toda a área do evento oferece internet wireless. 7. SISTEMA DE ENDEREÇAMENTO PÚBLICO Equipamentos de intercomunicação pelo rádio poderão ser utilizados pelos Expositores. Contudo, a Organização poderá solicitar o desligamento dos mesmos caso a frequência utilizada interfira no equipamento de tradução simultânea do congresso, da segurança oficial do evento e do sistema de comunicações do ambiente do evento. 8. CONTRATAÇÃO DE MÃO- DE- OBRA O Ministério do Trabalho, no sentido de normatizar as diferenças de contratação de mão- de- obra, tem realizado diligências com equipes de fiscais no recinto da realização dos eventos para orientação e fiscalização. A empresa tomadora de serviços poderá ser considerada co- responsável quanto às obrigações trabalhistas, devendo, portanto, exigir dos prestadores de serviços a comprovação de regularidade para resguardo de eventuais demandas. Assim, a contratação de recepcionistas, garçons, guardas de estande (vigilantes e vigias), limpadores, montadoras de estande e empregados de empresas de prestação de serviços deverá atender à legislação em vigor. Os documentos que devem permanecer em seu estande à disposição da fiscalização trabalhista são: - Empregados da empresa expositora: - Segunda via da ficha de registro de empregados e cartão de ponto. 8.1 Empregados de empresa de prestação de serviços - Contrato de prestação de serviços 10

11 - Segunda via da ficha de registro de empregados ou cartão de identificação tipo crachá, contendo nome completo, função, data de admissão e nº 7 do PIS/PSEP e cartão de ponto. 8.2 Trabalhadores temporários - Contrato celebrado com a empresa de trabalho temporário e o registro da mesma junto ao Ministério do Trabalho - Relação de trabalhadores que prestam serviço nessa condição e cartão de ponto. 8.3 Autônomos - Cópia da inscrição do autônomo junto à Prefeitura e ao INSS. A documentação mencionada nos itens 2 a 5 abaixo extraídos da legislação deverá ser exigida por ocasião da contratação de mão- de- obra, permitindo, que futuramente, em eventual demanda trabalhista, as partes tenham elementos suficientes para a defesa de seus interesses. Segue pontos da Legislação que tratam destes aspectos: 1 - Empregados da empresa montadora com contrato de trabalho por prazo indeterminado (artigos 3º e 4º da Consolidação das Leis do Trabalho); 2 - Empregados da empresa montadora com contrato de trabalho por prazo determinado (geralmente o período necessário à montagem do estande, à realização do evento e a desmontagem do estande) artigo 443, parágrafos 1º e 2º - letras a e b da Consolidação das Leis do Trabalho; 3 - Empregados de empresa de prestação de serviços a terceiros (Instrução Normativa nº3, de 1/09/1997); 4 - Trabalhadores temporário (Decreto º de 13/03/1974 e legislação posterior); 5 - Autônomos, nos termos da legislação e previdenciária. 9. ARMAZENAGEM A armazenagem de caixas de grande porte e de outros materiais no local da exposição é proibida. Expositores deverão providenciar para que caixotes e outros volumes sejam removidos do local do evento e só retornem no dia estipulado para a retirada das mercadorias/equipamentos e desmontagem geral. 10. SOM AMBIENTE Qualquer tipo de sonorização utilizado pelo Expositor deverá ser restrito ao estande e respeitando o nível máximo permitido de ruído no interior do prédio de 80 db(a). É proibido o uso de aparelhos amplificadores para emissão de mensagens de vendas ou promoções. Todos os participantes que realizarem programas sonoros deverão pagar taxas correspondentes aos direitos autorais que, de acordo com a lei, são cobrados pela seguinte entidade: ECAD - Escritório Central de Arrecadação e Distribuição 11. PROMOÇÕES Ações promocionais como sorteios, shows ou espetáculos deverão ter aprovação prévia da Administração do Evento. 11