Etapas da tramitação das Ações de Extensão

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Thais Vidal Dias
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1 Etapas da tramitação das Ações de Extensão As Ações de Extensão são registradas exclusivamente através do Sistema de Extensão, disponível no Portal do Servidor. INICIANDO NOVA AÇÃO No Portal do Servidor, no campo reservado à Extensão, localizar FORMULÁRIOS DE AÇÃO DE EXTENSÃO, selecionar INICIAR NOVA AÇÃO. Você estará iniciando uma nova PROPOSTA DE AÇÃO DE EXTENSÃO. Preencha os campos do formulário eletrônico conforme as guias forem se apresentando. Para obter AJUDA no preenchimento, basta posicionar o cursor sobre o título de cada campo e clicar sobre ele. A proposição e o registro de uma Ação de Extensão/UFRGS efetiva-se pela tramitação eletrônica desta, que passará pelas situações abaixo enumeradas. A tramitação das Propostas e Relatórios de Ação e suas instâncias estão definidas nos arts. 11 e 13 da Res. 26/2003 do CEPE, disponíveis no Link LEGISLAÇÃO E NORMAS na página da PROREXT. 1. EDIÇÃO Fase em que a Proposta de Ação encontra-se com o Extensionista (Coordenador da Ação de Extensão), ou seja, disponível no Portal do Servidor para elaboração ou alteração dos dados. Após a conclusão da Proposta de Ação de Extensão, com o preenchimento dos campos do formulário, o Coordenador deverá clicar em encaminhamento. Ao encaminhar a Proposta de Ação de Extensão, o Coordenador já não poderá mais alterar as informações apresentadas no formulário eletrônico e a Proposta passará à situação de AUTORIZAÇÃO DA PROPOSTA PELA CHEFIA IMEDIATA. Sugerimos a impressão da Proposta imediatamente após o seu encaminhamento, para abertura de processo junto ao Protocolo Geral da UFRGS, com solicitação de retorno do processo ao coordenador da Ação Proposta logo após sua abertura.

2 2. AUTORIZAÇÃO DA PROPOSTA PELA CHEFIA IMEDIATA Quando o Coordenador da Proposta de Ação estiver em exercício em local diferente do seu órgão de lotação, a Proposta seguirá para a Chefia Imediata do órgão de exercício. Existindo participações interdepartamentais, a participação de cada integrante da equipe de trabalho seguirá para a sua chefia imediata. Somente a falta de autorização do COORDENADOR impedirá o encaminhamento da Proposta para a próxima fase. A falta de autorização dos demais integrantes da equipe de trabalho apenas impedirá a participação destes integrantes. Selecionando a opção SIM, a Proposta será autorizada, passando para a fase de APRECIAÇÃO DO FORMULÁRIO (pela CAMEX ou COMEX da Unidade). Escolhendo a opção NÃO, a participação NÃO será autorizada, retornando a proposta ao coordenador para adequação ou complementação. 3. APRECIAÇÃO DO FORMULÁRIO A Proposta de Ação encontra-se com a CAMEX ou COMEX da Unidade proponente, em fase de análise de mérito e viabilidade financeira, com 04(quatro) opções de encaminhamento, a saber: a. Aprovar a Proposta, passando-a para HOMOLOGAÇÃO DA PROPOSTA PELA DIREÇÃO. b. Devolver a Proposta ao coordenador para complementação ou redimensionamento da mesma. c. Devolver a Proposta à chefia imediata para complementação ou redimensionamento da sua autorização. d. Não aprovar a proposta, o que implicará no seu arquivamento, sem possibilidade de edição e novo encaminhamento. 4. HOMOLOGAÇÃO DA PROPOSTA PELA DIREÇÃO A Proposta seguirá para a Direção do órgão de gestão institucional, responsável pela Ação Proposta. Nesta etapa, a opção SIM homologará a Proposta, passando-a para a condição de Ação de Extensão/UFRGS, sendo incluída no Catálogo de Extensão.

3 Por outro lado, a opção NÃO, devolverá a Proposta de Ação à CAMEX ou COMEX da Unidade proponente, podendo a direção sugerir que a instância anterior a devolva ao coordenador para complementação ou redimensionamento da mesma. 5. CADASTRO A Ação é encaminhada eletronicamente à PROREXT, para cadastro no Sistema de Extensão. Nessa etapa, não é mais necessário o envio do processo administrativo (registrado no Protocolo Geral da UFRGS) para a PROREXT. Após esta fase, a Ação retorna ao Coordenador, para sua execução. 6. EXECUÇÃO A Ação retorna ao Coordenador para execução e para que, ao término desta, seja elaborado o relatório final. O Formulário de Relatório da Ação de Extensão é disponibilizado ao Coordenador no Portal do Servidor/Extensão/Formulários. A partir dessa etapa é oferecida a possibilidade de REOFERECIMENTO da Ação. Esse reoferecimento ocorrerá sob novo código de registro e a NOVA AÇÃO seguirá a mesma tramitação no Sistema de Extensão, podendo as instâncias de apreciação exigir o Relatório da Ação de origem para examinar a Ação reoferecida. Quando a Ação contou com Bolsista de Extensão remunerado ou Aluno Voluntário atuando na equipe de trabalho, caberá ao Coordenador incluir a avaliação do desempenho dos bolsistas, no Formulário de Relatório/guia "Avaliação Bolsas". Após o encaminhamento eletrônico do Relatório, o Coordenador deverá providenciar a impressão do respectivo Formulário, que já contém espaços para as Assinaturas, a fim de incluí-lo no processo físico. 7. AUTORIZAÇÃO DO RELATÓRIO PELA CHEFIA IMEDIATA Nesta etapa o Relatório seguirá para aprovação pela Chefia Imediata do coordenador da Ação, existindo somente o envio de comunicação para ciência da chefia imediata dos demais departamentos envolvidos.

4 Sendo aprovado (opção SIM ), o Relatório passará para APRECIAÇÃO (pela CAMEX ou COMEX da Unidade). Não sendo aprovado (opção NÃO ), o Relatório retornará ao coordenador para complementação ou redimensionamento do mesmo. 8. APRECIAÇÃO DO RELATÓRIO O Relatório de Ação encontra-se com a CAMEX ou COMEX da Unidade proponente, em fase de avaliação do mérito e execução financeira, com 05(cinco) opções de encaminhamento, a saber: a. Aprovar o Relatório, passando-o para HOMOLOGAÇÃO DO RELATÓRIO PELA DIREÇÃO. b. Devolver o Relatório ao coordenador para complementação ou redimensionamento do mesmo. c. Devolver o Relatório à chefia imediata para complementação ou redimensionamento da sua aprovação. d. Não aprovar o Relatório, o que implicará no seu arquivamento, sem possibilidade de edição e novo encaminhamento. e. CANCELAR A AÇÃO, o que normalmente ocorre por solicitação do coordenador da Ação. 9. HOMOLOGAÇÃO DO RELATÓRIO PELA DIREÇÃO O Relatório seguirá para a Direção do órgão de gestão institucional, responsável pela Ação. Nesta etapa, a opção SIM homologará o Relatório, passando-o para a situação de REGISTRO. A opção NÃO, devolverá o Relatório de Ação à CAMEX ou COMEX da Unidade proponente, podendo a direção sugerir que a instância anterior o devolva ao coordenador para complementação ou redimensionamento do mesmo. 10. REGISTRO A Ação encontra-se na PROREXT em fase de registro e de emissão de certificados, quando for o caso. Nesta etapa não existe mais a possibilidade de alteração das informações registradas de forma ordinária. Os casos de alteração são tratados como excepcionalidades, devendo ser solicitados por escrito no processo de tramitação da ação e autorizados pelo Pró-Reitor de Extensão.

5 Com a conclusão do registro, a Ação passa à condição de AÇÃO EXECUTADA. 11. EXECUTADA Ação encerrada e arquivada. O formulário da Ação de Extensão permanece disponível no Portal do Servidor, possibilitando o REOFERECIMENTO da Ação.

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