5 motivos para gerenciar sua frota na nuvem

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1 5 motivos para gerenciar sua frota na nuvem

2 2 ÍNDICE >> Introdução... 3 >> O que é software na nuvem... 6 >> Vantagens do software na nuvem... 8 >> Conclusão >> Sobre a Frota Control... 15

3 3 Introdução O gerenciamento de frota é um trabalho complexo e exige de uma empresa e do setor responsável um controle rígido para manter os gastos controlados. Caso a administração dos veículos do seu negócio seja feita de forma pouco efetiva, a torneira de dinheiro fica aberta para vazar com custos desnecessários. Alguns dos gargalos que o gerenciamento obsoleto resulta são multas que poderiam ser evitadas, falha no controle dos pontos da CNH (carteira nacional de habilitação) de seus motoristas, atraso ou descontrole na manutenção dos veículos e muita dificuldade em gerir a documentação. O uso de planilhas e processos manuais dificultam ainda mais o trabalho do responsável por gerenciar a frota porque simplesmente há

4 4 muitos detalhes para serem observados ao mesmo tempo. A principal maneira de melhorar esse trabalho é usar a tecnologia a seu favor. E como aplicar isso na minha empresa, você se pergunta? A resposta para isso vai ser apresentada agora neste guia e você vai aprender como otimizar o gerenciamento da frota e a tornar bem mais rentável. Vai também descobrir que esse tipo de controle pode ser feito a partir de um computador, laptop, tablet ou mesmo celular. E sem que você precise necessariamente estar na empresa, no meio de um monte de papel e de planilhas. Tecnologia a favor gestão de frota Hoje existem sistemas que conseguem tornar sua vida bem menos estressante ao gerenciar a frota de veículos. A tecnologia usada a seu favor é capaz de alertar datas de vencimento de multas, quantos pontos da CNH cada um de seus motoristas possui e a data que elas expiram, controlar o NIC (não indicação do condutor: uma penalização administrativa que aumenta os custos da multa) e ainda manter em dia as manuntenções preventivas. Desse modo, o que é dor de cabeça para confirmar datas, cruzar informações e manter em dia relatórios da frota quando se faz tudo manualmente passa a ser um trabalho menos árduo e mais ágil. A modernidade ainda contribui para que as decisões sejam tomadas de qualquer lugar, desde que haja internet. Se você consegue acessar a web a partir do seu celular ou smartphone, é possível conferir dados e tomar medidas cabíveis. Quer saber como isso é possível? Entenda melhor a seguir.

5 5 Os sistemas informatizados de gerenciamento de frota tornam o controle sobre os gastos dos seus veículos mais fáceis de serem feitos. Essa tecnologia, por exemplo, gera alertas que avisam que carros precisam passar por manutenção preventiva, sem depender da boa memória do motorista ou mesmo do setor responsável. Ele também permite gerenciamento dos custos com manutenção corretiva com maior precisão, além de realizar todo o controle de abastecimento através de análises especiais. O resultado? Redução de custos e de imprevistos para a empresa! Outra vantagem: ter disponíveis relatórios em questão de segundos com dados de multas, controle adequado das habilitações com relação a pontos e vencimento. Ter tudo isso distante de alguns segundos e cliques significa planejar melhor a rotina de trabalho. Se você consegue saber essas informações sem perder tempo e ainda exclui as chances de falha humana porque um ou outro funcionário esqueceu de uma data, com certeza vai diminuir o desperdício de tempo para conferência. Algumas opções de gerenciamento informatizado ainda conseguem ir além desses benefícios citados acima. Quando esses processos são feitos no que é conhecido como nuvem, o seu acesso torna-se mais amplo. Você consegue controlar dados dos veículos e dos motoristas de praticamente qualquer lugar: basta ter um computador, ou um tablet, ou celular ou smartphone conectado à internet. Para conseguir compreender melhor essa administração informatizada na nuvem e entender onde os dados da sua frota ficam e qual a segurança disso, basta seguir o guia para aprender mais.

6 6 O que é software na nuvem A explicação mais simplificada para um software na nuvem é um sistema tecnológico que não fica instalado em um computador dentro da sua empresa. Na verdade, ele está em um servidor (no caso, um computador de alta capacidade de armazenamento) ligado à internet. Por conta disso, é possível acessar esse sistema a partir de qualquer lugar que esteja conectado à rede mundial de computadores. A palavra nuvem é uma metáfora para internet. Essa proposta de trabalho começou a ser desenvolvida na década de 1950 entre universidades e corporações. O objetivo era permitir que várias pessoas usassem um único sistema ao mesmo tempo.

7 7 Cinco décadas depois, essa forma de trabalhar sofreu saltos enormes. Até que em 2008 o software na nuvem passou a ser usado em um projeto da União Europeia e se tornar uma realidade para o mundo. Depois de 2008, gigantes da computação passaram a desenvolver mais e mais os programas na nuvem para serem usados por empresas e pessoas físicas. Os programas na nuvem ficam instalados em um servidor remoto. Esse servidor possui toda uma infraestrutura tecnológica por trás para mantê-lo funcionando online (conectado à internet). A única coisa que você precisa para rodar o programa no seu computador é ter uma conexão à internet. No caso de softwares na nuvem, o acesso pode ser ampliado para outras plataformas. Isso quer dizer que não é só do seu computador de mesa ou laptop que é possível trabalhar. Dá para acessar o programa de um smartphone ou celular e, ainda, de um tablet. Essa possibilidade surge porque toda a estrutura do software que você vai usar está na internet e na atualidade smartphones e tablets tem amplo acesso a isso. A única coisa que você precisa ficar atento ao contratar uma empresa que comercializa programas de gerenciamento de frota é saber se eles tem um sistema responsivo o que quer dizer que o software foi desenvolvido também para as telas de tablets, celulares e smartphones.

8 8 Vantagens do software na nuvem Acesso de qualquer lugar Hoje em dia muitos serviços são conduzidos todos na nuvem. Independentemente de as empresas estarem inseridas no mercado digital ou não, principalmente as que tem extensões em diferentes regiões e países aproveitam essa ferramenta para facilitar o trabalho de seus funcionários. Executivos, gerentes, supervisores e colaboradores conseguem desempenhar suas atividades a partir de filiais e informar diretamente a central, sem a obrigatoriedade de mensagens de ou ligações telefônicas para detalhar o que está sendo feito.

9 9 Tudo o que é produzido fica armazenado em um só lugar, mesmo que você esteja trabalhando a quilômetros de distância do seu escritório ou de casa. A possibilidade de concentrar informações é uma das vantagens da nuvem. Existe também a facilidade de acessar o programa a partir de múltiplas plataformas (computador, laptop, smartphone e tablet) e economizar com gastos em infraestrutura computacional. Segurança de dados A mobilidade oferecida por um programa na nuvem evita atrasos e um caminhão de estresse. Veja o exemplo. Quem nunca tinha um dia cheio no trabalho e justamente nessa época o computador decidiu parar de funcionar. Todos os arquivos que você dependia para desempenhar suas atividades estavam ali. Nesses momentos, é preciso respirar fundo, aguardar o técnico encontrar o defeito e executar o conserto. Nada mais a fazer e se houver prazos a cumprir, há uma grande chance de eles serem perdidos. O software na nuvem permite que você mude de computador com facilidade, sem o risco de perder informações. Depende apenas da internet para conduzir o que precisa ser feito. Se o programa que você usa para controlar sua frota é responsivo, ou seja, permite o acesso a partir de celulares, smartphones e tablets, ainda há a vantagem de trabalhar com esses equipamentos e usar a internet do seu plano de telefonia móvel, caso sua conexão local caia. O fato de permitir o acesso pela internet, de qualquer lugar, não significa que os dados da sua frota estão liberados para qualquer pessoa.

10 10 Os softwares na nuvem funcionam como se estivessem em uma sala trancada. Só tem a chave para abrir a porta quem você ou seu gerente permitir. Por meio de protocolos modernos de autenticação, só com senhas é possível entrar no programa. Para garantir mais segurança, o endereço onde ficam os dados é específico e apenas funcionários previamente autorizados conseguem acessá-lo. Esse controle garante a mesma tranquilidade que você tem quando salva arquivos em um computador próprio ou da empresa e ainda determina uma senha que só você ou outros poucos colaboradores sabem. À prova de acidentes Tratando sobre segurança, existe um segundo fator benéfico nos softwares na nuvem: é o serviço de backup (salvamento dos dados para evitar perdas). Tudo que está na nuvem é salvo constantemente e o risco de perder dados é mínimo. Se você mantém as informações em apenas um computador e este é danificado, corre o risco de perder tudo. Precisa rotineiramente gastar para salvar cópias e guardá-las em local onde pode encontrar. Essa demanda é realizada naturalmente pelos softwares na nuvem, sem que você seja o responsável por executar a tarefa. Há também a chance de ser furtado ou o local onde o computador fica ser acometido de algum acidente. Com um software na nuvem, esses problemas, passíveis de acontecer com qualquer um, não prejudicam todo o histórico da sua frota, que continua são e salvo na internet e disponível para acesso.

11 11 Economia Para fazer um sistema funcionar em sua empresa e controlar toda sua frota é preciso ter uma segunda frota para tomar conta dos computadores e de toda a infraestrutura envolvida, sem contar as mensalidades de licenças do programa e a necessidade de manter uma equipe de TI (Tecnologia da Informação) a postos no seu quadro funcional. Estrutura que pode ser enxugada quando você opta por ter um software na nuvem. Nesta opção, tudo que é necessário para fazer o programa funcionar é gerido por uma outra empresa. Você só precisa pagar mensalidades mais baratas para manter o acesso ao sistema, ter conexão à internet e pronto. Quando se analisa a questão financeira, os baixos custos de manutenção e a simplicidade envolvida na execução desse tipo de tecnologia fazem com que o software na nuvem torne-se uma prioridade para as empresas que busca modernizar seus processos de gerenciamento. Praticidade O objetivo de manter um programa na internet é justamente desonerar as empresas em manter estruturas caras e sofisticadas de computação em suas dependências. Essa preocupação fica apenas para negócios que realmente dependem de toda essa tecnologia in loco. No caso de empresas que gerenciam frotas, a intenção é que elas concentrem esforços financeiros e de pessoal no mercado de veículos, entregas, transporte de mercadoria e pessoas e no atendimento aos clientes.

12 12 O software na nuvem mantém a possibilidade de se modernizar e contar com a computação para profissionalizar processos, sem precisar investir pesado em tecnologia. Em geral, os custos de uma empresa aumentam consideravelmente quando ela precisa gastar com computadores e outros equipamentos de infraestrutura. E se há uma equipe de TI disponível no quadro de funcionários, é possível concentrar essa força de trabalho para desenvolver atividades ligadas diretamente ao atendimento aos clientes da empresa. Isso só é possível quando o operacional está resolvido com um programa na nuvem.

13 13 Conclusão No mercado competitivo e com custos altos de manutenção, o caminho da modernidade tecnológica é o que ajuda no crescimento de empresas. O gerenciamento de frotas está inserido neste mundo. Portanto, se você quer obter o melhor da sua frota precisa ter um gerenciamento com controle rígido e rapidez na tomada de decisões. Um programa que permite você ter acesso a dados corretos e com agilidade contribui no trabalho. Se você ainda consegue gerenciar as informações da sua frota de qualquer lugar, o dia a dia pode se tornar bem mais produtivo. E esse resultado é obtido quando você utiliza um software na nuvem, com recurso responsivo. É por isso que os processos manuais de controle de frota estão ficando cada vez mais obsoletos e onerosos. Atualmente não é mais gasto

14 14 desnecessário ter programa de gerenciamento. Ao contrário, isso representa um investimento da empresa em qualidade. Muitos programas de gerenciamento podem ser, inclusive, testados antes de ser comprados. A Frota Control oferece essa facilidade para empresas que querem se modernizar e você pode conhecer mais no próximo tópico.

15 O Frota Control é um programa que consegue agregar o controle sobre a manutenção de veículos e o gerenciamento referente a débitos, gestão de entregas e CT-e (conhecimento de transporte eletrônico), multas e pontos na carteira dos motoristas. A união dessa complexidade de informações torna o software muito prático para empresas que precisam controlar suas frotas e funcionários. Com facilidade, o Frota Control emite relatórios gerenciais e deixa você informado sobre o que é preciso executar nos veículos ou repassar orientações a seus motoristas. Tudo para fazer você ter condições de reduzir até 20% nos custos de gestão da frota. Ainda, é um software na nuvem e carrega todas as vantagens mencionadas neste guia com relação a acessibilidade e custos. Somado a isso, ele é responsivo e você consegue acessá-lo do seu celular, smartphone ou tablets. O objetivo é servir como uma ferramenta independente e facilitadora do serviço do responsável pelo controle da frota. Você pode conhecer mais sobre o programa clicando aqui e ainda assistindo a um vídeo de como o controle online pode solucionar vários de seus problemas no gerenciamento de uma frota. Depois, teste a tecnologia gratuitamente por 30 dias para ver no dia a dia o que é possível colher como resultado.