setor do trabalho conta com o importante instrumento de coleta de dados denominado de Relação Anual de Informações Sociais - RAIS.

Transcrição

1 1 RAIS Neste tutorial abordaremos os conceitos e aplicação da RAIS no sistema Folha de Pagamento da Tron Informática. Primeiramente precisamos saber o que é a RAIS, conforme definição do MTE: A gestão governamental do setor do trabalho conta com o importante instrumento de coleta de dados denominado de Relação Anual de Informações Sociais - RAIS. Instituída pelo Decreto nº , de 23/12/75, a RAIS tem por objetivo:» o suprimento às necessidades de controle da atividade trabalhista no País,» o provimento de dados para a elaboração de estatísticas do trabalho,» a disponibilização de informações do mercado de trabalho às entidades governamentais. Os dados coletados pela RAIS constituem expressivos insumos para atendimento das necessidades:» da legislação da nacionalização do trabalho» de controle dos registros do FGTS;» dos Sistemas de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários;» de estudos técnicos de natureza estatística e atuarial;» de identificação do trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP. Com o conceito de RAIS precisamos saber quem deve declarar a RAIS. São obrigados a entregar a declaração da RAIS:» inscritos no CNPJ com ou sem empregados - o estabelecimento que não possuiu empregado ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa;» todos os empregadores, conforme definidos na CLT;» todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;» empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;» cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;» empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base; Tron Informática

2 2» órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;» condomínios e sociedades civis;» empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;» filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior. Quem deve ser declarado na RAIS:» empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência;» servidores da administração pública direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;» trabalhadores avulsos (aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural, a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão-de-obraou do sindicato da categoria); nos termos da Lei nº 8.630, de 25 de fevereiro de 1993,» empregados de cartórios extrajudiciais;» trabalhadores temporários, regidos pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974;» trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido pela Lei nº 9.601, de 21 de janeiro de 1998;» diretores sem vínculo empregatício, para os quais o estabelecimento/entidade tenha optado pelo recolhimento do FGTS (Circular CEF nº 46, de 29 de março de 1995);» servidores públicos não-efetivos (demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de legislação especial, não-regidos pela CLT);» trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural (Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973);» aprendiz (maior de 14 anos e menor de 24 anos), contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598, de 1º de dezembro de 2005;» trabalhadores com Contrato de Trabalho por Tempo Determinado, regido pela Lei nº 8.745, de 9 de dezembro de 1993, com a redação dada pela Lei nº 9.849, de 26 de outubro de 1999;» trabalhadores com Estadual;» trabalhadores com Municipal; Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por Lei Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por Lei» servidores e trabalhadores licenciados; e Tron Informática

3 3» servidores públicos cedidos e requisitados. Com estes conceitos básicoss sobre a RAIS iniciamos a abordagem no sistema Folha de Pagamento. É importante ressaltar que Bons cadastros geram bons resultados, portanto, um dos primeiros passos a serem executados antes da geração da RAIS é conferir os seguintes cadastros: Empresa, Eventos, Horários de Trabalho, Empregados. É necessário revisar tudo para que os dados estejam consistentes. Cadastro de Empresas Observe os dados como Endereço Completo e sem caracteres especiaiss (%, $, *, #, entre outros), Bairro, Número, CEP, Telefone. A seguir, podemos verificar a tela de cadastro da empresa na aba Geral: : Tron Informática

4 4 Na aba Folha de Pagamento temos a seguinte tela: Nesta tela, devem ser observados campos como Mês/Ano Adesão, Anexo-Simples Nacional, Optante. Eis que é frequentee a seguinte situação com estes campos: a empresa é Optante do Simples Nacional do Anexo I e, muita das vezes há divergências dos campos informados. É de extrema importância que os dados estejam coerentes com o tipo da empresa não apenas para a RAIS, mas para todos os cálculos/guias no sistema. Veja a seguir algumas informações sobre o Simples Nacional. Quando empresa for do Simples Nacional seguir: Anexo I - Calcular apenas INSS empregados Anexo II - Calcular apenas INSS empregados Anexo III - Calcular apenas INSS empregados Anexo IV - Calcular INSS empregados, INSS patronal (20%) e Acidente de trabalho Anexo V - Calcular INSS empregados, INSS patronal (20%) e Acidente de trabalho Em outras palavras, para os anexos I, II e III deve ser calculado apenas INSS Empregados. Para os anexos IV e V calcular INSS Empregados, Acidente de Trabalho e INSS Patronal. Observação: INSS Terceiros ou outras entidades, quando estiver no Simples Nacional, em hipótese alguma deve ser calculada. Tron Informática

5 5 Para os Anexos IV e V: Art. 1º As microempresas (ME) e as empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional) que exerçam atividades tributadas exclusivamente na forma dos anexos IV e V da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, devem informar no Sistema Empresa de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (SEFIP) : I - no campo "SIMPLES", "não optante cód. 1"; II - no campo "Outras Entidades", "0000". 1º Na geração do arquivo a ser utilizado para importação da folha de pagamento deverá ser informadoo "2100" no campo Cód. Pagamento GPS. Cadastro de Eventos Neste campo deve ser verificado o evento Base RAIS. Na tela a seguir, é demonstrado o evento 10088: Tron Informática

6 6 Nesta tela, você deve conferir os Eventos de Composição. Através destes eventos, o sistema irá gerar as bases mensais para a RAIS. Exemplo: Suponha que exista na lista de eventos de composiçãoo o evento Vale Transporte somente 6%, que provavelmente você inseriu manualmente. Neste caso, quando em um determinado mês o evento já estiver calculado, o mesmo será gerado como base para a RAIS, ocasionando erros quanto à remuneração do empregado. A Tron Informática disponibiliza todos os eventos com as bases alteração que você faça, é de sua inteira responsabilidade. Não deve conter nenhum evento na aba Participação do evento corretas e, qualquer Cadastro de Horários de Trabalhos Você deve atentar para a quantidade limite de horas laboradas mensalmente previstas por Lei. Um dos grandes problemas é informar o horário de trabalho simplesmente para passar o cadastro. Na tela a seguir, veremos o cadastro de horário de trabalho. Tron Informática

7 7 Na tela acima, verificamos exatamente o que citamos anteriormente. Ao realizar o cadastro, não foi observada a quantidade limite de horas determinadas por Lei. Para ajustar, será necessário acessar dia por dia e verificar o horário de início e fim da jornada e horário de intervalo. Caso existam inúmeros horários de trabalho cadastrados, observe cada um com o mesmo critério descrito acima. Cadastro de Empregados Dê atenção especial a esta opção, pois, é o maior cadastro no sistema e um item não informado pode acarretar problemas futuros. Na tela a seguir, verifique o início do cadastro do empregado: Tron Informática

8 8 Na tela acima, os campos preenchidos corretamente. Data Nascimento, Sexo, Raça e Grau de Instrução devem ser Na aba Documentos temos a seguinte tela: Na tela acima, os campos Número CTPS, Série, Data Emissão, UF Expedidora, CPF e PIS/PASEP devem ser preenchidos corretamente. Na aba Contrato temos a seguinte tela: Tron Informática

9 9 Na tela acima, os campos Tipo de Admissão, Data Admissão, Tipo Salário, Cargo (observar o CBO informado no cadastro do cargo), Vínculo e Parâmetro Salarial devem ser preenchidos corretamente. Na aba Horário, temos a seguinte tela: Como citamos no início deste tutorial, o Horário de Trabalho deve atender à legislação vigente e, caso não esteja de acordo, deve ser ajustado. Se na prática o empregado não mais estiver lotado neste horário, deve ser feita a transferência de horário de trabalho. Esta transferência pode ser feita através do menu Movimentos > Transferências > Horários de Trabalho. Na aba Outros Dados, temos a seguinte tela: Tron Informática

10 10 Na tela acima, o campo Sindicato deve ser preenchido corretamente. Mas com algumas ressalvas:» Os eventos de contribuições sindicais parametrizados para a RAIS, por padrão, são: Contribuição Sindical Contribuição Assistencial Contribuição Confederativa Contribuição Associativa» Os eventos criados pelo usuário para cálculos de contribuições sindicais não estão parametrizados no sistema e, portanto, não serão gerados automaticamente para a RAIS. Percebemos que o Cadastro do Empregado é extenso e merece uma atenção especial. Como citamos no início deste tutorial Bons cadastros geram bons resultados, portanto, faça cadastros bem feitos. É melhor investir tempo nos cadastros do que refazê-los. Na próxima parte deste tutorial, abordaremos a geração da RAIS. Tron Informática

11 Geração RAIS RAIS A geração do arquivo RAIS deve ser feito em Dezembro. No sistema, a opção está localizada em Guias > RAIS > RAIS Meio Magnético. Veja a figura a seguir: 11 Sendo os campos: Escritório Contábil/Contador é a informação referente ao escritório informações da empresa. contábil que gera as CPF do Responsável é o CPF da pessoa que será responsável pelas informações da RAIS; Indicador de Correspondência Responsável ou Estabelecimento. Este campo define para onde o MTE enviará a correspondência sobre o extrato da RAIS. Mês Data Base é o mês do reajuste salarial dos empregados. Caso exista vários meses de reajuste deve-se adotar o que contempla a maioria dos empregados; Número do CREA é o número do Controle de Recepção e Expedição de Arquivo utilizado para gerar RAIS Retificadora. Esse número será obtido após o envio da RAIS no recibo de envio; Tron Informática

12 12 Indicador de Retificação: RAIS Retificadora ou Declaração da RAIS. Este campo define que tipo de declaração o usuário irá informar para a RAIS; Data da Retificação é a data de quando o usuário irá retificar a RAIS e estará habilitada apenas se a opção de Indicação da RAIS for RAIS Retificadora; Pagamento de Contribuição Sindical Centralizada Caso as contribuições sindicais das filiais foram recolhidas no CNPJ da Matriz deve-se marcar esta opção. Conforme disposto no art. 581 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) é admissível se as sucursais ou filiais da empresa estiverem localizadas na mesma base territorial da entidade sindical representativa da sede da empresa. Nesse sentido, deve-se declarar a forma como o desconto da contribuição sindical foi efetivamente realizado; CNPJ Centralizador se o campo Pagamento de Contribuição Sindical Centralizada for marcado o campo do CNPJ Centralizador ficará habilitado para que se informe o CNPJ da Matriz que recolheu a contribuição sindical; Agrupar Tomadoras de Serviços/Empreiteiras Este campo é utilizado para quando o usuário gerar a RAIS de uma empresa que tenha várias Tomadoras de Serviços ou Empreiteiras o sistema geree todos os empregados alocados apenas na empresa, ou seja, acumulando-os. No caso de empresas que tenham Obras com CEI Vinculado o sistema não as acumulará(ão) pois, devem serem geradas separadamente com os respectivos CEI's Vinculado destacados na RAIS; Agrupamento de Empresas em único arquivo este campo é utilizado quando o usuário desejar gerar várias empresas em um único arquivo e ao importá-lo no programa da RAIS o mesmo fará a distinção entree as empresas; Lista de empresas é o filtro de escolha da(s) empresa(s) para geração do arquivo RAIS; Caminho p/ geração do Arquivo da RAIS é onde será gerado o arquivo da RAIS. Por padrão o sistema traz o seguinte caminho C:\Valida\Rais. No canto inferior da tela existe o botão Extras (tecla F10), com as seguintes opções: Informações Adicionais do Empregado e Informações Adicionais Sindicato Patronal. Tron Informática

13 13 Clicando em Informações Adicionais do Empregado, temos a seguinte tela: Nesta tela, é possível acessar as informações extras de um determinado empregado de uma empresa através das abas Informações Adicionais, Informações Sindicais e Quantidade de Horas Extras. Também é possível, não apenas conferir os valores, mas editá-los (caso faça necessário) e, ao clicar na tecla V ou F11, as alterações são salvas. Clicando em Informações Adicionais Sindicato Patronal, temos a seguinte tela: Nesta tela, é possível informar as Contribuições Sindicais Patronais que a empresa pagou ao longo do ano. Para uma empresa ser listada no campo Empresa, informe o Sindicato Patronal em seu cadastro. Tron Informática