Manual de uso do portal e-sourcing

Transcrição

1 Manual de uso do portal e-sourcing

2 Conteúdo Login no portal... 3 Navegação dentro do portal... 4 Pedidos de cotação... 5 Pedidos de compras... 8 Contato... 12

3 Login no portal Para ingressar no portal acesse o endereço na web onde será solicitado usuário e senha. Se esquecer o usuário /ou senha, por favor, utilize o formulário de suporte para contatarnos, elegendo a opção correspondente. O campo usuário pode ser escrito em maiúscula ou minúscula, já o campo Senha realiza uma validação de maiúsculas e minúsculas. Nota: para ingressar é importante que tenha lido os términos e condições do site e tenha aceitado os mesmos, do contrario não poderá acessar o sistema. Se deseja alterar sua Senha selecione o link alterar Senha, a aplicação mostrará a seguinte tela:

4 Você deve ingressar sua conta de usuário, sua Senha anterior e logo escrever a nova Senha e repeti-la no último campo. Por último, selecionar o botão alterar. Selecionando o link Cancelar, o sistema não tomará em conta a alteração. *Nota: Quando ingressar a nova Senha, lembre-se que não pode repetir as últimas 6 Senhas utilizadas anteriormente. Navegação dentro do portal Em todas as páginas do portal, na parte superior direita, se visualiza a seguinte barra de ferramentas: A função de cada um dos ícones é a seguinte: Home: Este ícone leva diretamente a página inicial que neste este caso é a de pedidos de cotação. Voltar: Este ícone permite Voltar a tela anterior, é similar ao botão de Voltar ou back de qualquer navegador de internet. Términos e condições: Pressionando este ícone se abre uma nova janela com os términos e condições de uso do site, o qual também se pode obter na tela de inicio e de login do site.

5 Contato: Este ícone leva a um formulário de Contato para poder enviar consultas ou problemas. Sair: Este ícone permite fazer o log out do site e o leva a tela inicial. Pedidos de cotação Quando Kimberly-Clark gerar um novo pedido de cotação se enviará um mail com o seguinte formato (similar em português), informando sobre a criação deste novo documento, o qual estará disponível para sua consulta no portal e-sourcing de Kimberly-Clark ( Quando se realiza alguma modificação no pedido de cotação, se enviará uma nova mensagem via mail ao fornecedor indicando que o documento foi modificado. Esta mensagem terá o mesmo formato que o mail de criação. Ao ingressar no portal, você visualizar no tabulador de Pedidos de cotação uma lista dos pedidos de cotação que a Kimberly-Clark emitiu aos fornecedores podendo filtrar por status do documento, data de criação do mesmo ou empresa da Kimberly-Clark que o emitiu, quando um fornecedor abastece mais de uma empresa Kimberly-Clark.

6 Dentro do filtro estado as opções são as seguintes: Todas: Esta opção mostra todos os documentos. Abertas: com este filtro se visualizam todos aqueles documentos que tenham ao menos um item pendente de ser cotado. Completas: com este filtro se visualizam todos aqueles documentos que ao menos tenham um item que foi cotado. Vencidas: com este filtro se visualizam todos aqueles documentos para os quais expirou o prazo de cotação. Ainda que estes documentos não possam ser cotados, poderão visualizar-se os detalhes dos mesmos. Para poder visualizar o detalhe de um documento em particular, clique no ícone da coluna Detalhe da fila do documento em questão. Pressionando o ícone de Excel se você poderá exportar os dados visualizados.

7 Na tela Detalhe de Pedidos de Cotação você pode ver os itens para os quais Kimberly-Clark solicitou uma cotação, podendo seguir para a tela de cotação. Na parte superior, se visualizam os dados gerais do pedido de cotação: Número do documento, a condição de pagamento proposta, o incoterm com detalhe do mesmo, moeda, data de criação do documento e a data de vencimento do prazo para cotar. A direita do número do documento se encontra o ícone (visualizar ícone de texto) ao pressioná-lo, abrirá uma nova janela com o texto de condições se foi registrado algum. Para ir ao modo de cotação, clique no ícone correspondente a direita da data de vencimento, este habilitará a completar os campos correspondentes. Um pedido de cotação estará habilitado para ser cotado ou para ser modificado dentro do prazo de vencimento. No modo de cotação, se habilitarão vários campos dependendo do estado do documento. Se todavia não foi realizado nenhuma cotação sobre este documento então será possível completar e/ou modificar os seguintes campos gerais: Texto: Este texto é para que se escreva qualquer observação ou comunicação que corresponda. Para acessar o mesmo, se deve pressionar o ícone que se encontra junto ao número do documento, o qual abrirá uma nova tela. Para salvar as alterações, se deve pressionar o ícone de disquete. Condição de pagamento: no pedido de cotação se propõe uma condição de pagamento, esta é a condição de pagamento que normalmente opera o fornecedor. Existe a possibilidade de alterar a mesma dentro da lista de condições disponíveis, no caso de ser necessário. Se a condição de pagamento não se encontra entre as opções disponíveis, o comprador de Kimberly-Clark deverá revisar este tema. Incoterm: Se deve selecionar um incoterm da lista e completar no campo da direita um breve texto com o detalhe do mesmo. Moeda: o pedido de cotação mostra por default a moeda na qual se realizam as compras. Se o pedido de cotação todavia no foi completado, poderá modificar-se a moeda da cotação selecionando uma do menú. Logo que o pedido de cotação tenha sido gravado

8 não é possível a alteração de moeda, em caso de ser necessário alterar a moeda e o campo permaneça cinza, deverá contatar-se com o comprador de Kimberly-Clark. A nível do item os campos que se podem modificar são os seguintes: Data de entrega Preço Unidades: Quantidade na qual está expresso o preço UM Preço: Unidade de medida na qual está expresso o preço. A cotação de um item poderá ser realizada em uma Unidade de medida diferente da que foi solicitada. Como exemplo, se solicitado unidades de um produto, poderá realizar-se a cotação com preço em caixas (USD 10 x 1 Caixa) ou com base na mesma Unidade de medida, porém em outra quantidade (USD 10 x 100 Unidades). Se a cotação for realizada em uma Unidade de medida de preço distinta da Unidade de medida da quantidade solicitada, clique no ícone, para realizar uma verificação com o fim de determinar se existem os fatores de conversão entre ambas unidades de medida no sistema. Em caso de não existir o fator de conversão mencionado, se solicitará que o mesmo seja ingressado. Uma vez que for completada a cotação não é possível modificar os seguintes campos: Moeda Unidades base do preço Unidade de medida do preço Se algum dos itens da cotação for aceito ou rejeitado por parte de Kimberly-Clark este item não poderá ser modificado em nenhum de seus campos. Pedidos de compras Quando Kimberly Clark gerar um novo pedido de compra se enviará um mail com o seguinte formato, informando sobre novo documento, o qual estará disponível para sua consulta no portal e-sourcing de Kimberly-Clark ( Quando um pedido for modificado, se enviará uma nova mensagem ao fornecedor indicando o número de documento que foi modificado, similar (em português) ao que mostra a figura abaixo.

9 Uma vez ingressado no portal, no tabulador Ordens de Compras se poderá visualizar a lista dos pedidos de compras que Kimberly-Clark emitiu. Esta lista pode ser filtrada por: Sociedade: Este filtro se baseia na sociedade de Kimberly-Clark que emitiu a ordem de compra. Data: Data de criação da ordem de compra na Kimberly-Clark. Estado: os pedidos de compras podem ser vistos segundo os seguintes status: o Todas: Se mostram todos os pedidos de compras que cumprem com o resto dos filtros, sem importar o status. o Pendentes: com este filtro se visualizam aqueles pedidos de compras para os quais não foi registrado um ingresso de mercadoria ou estes são inferiores a quantidade solicitada. o Com recepção: Este filtro mostra aqueles pedidos de compras para os quais foi realizado o ingresso total das quantidades, ainda que tenham faturas pendentes de serem recebidas. Completas: Este filtro mostra os pedidos de compras para os quais tenham sido recepcionadas as quantidades solicitadas e foram recebidas as faturas correspondentes.

10 Confirmação de recebimento: Mostra pedidos de compras com confirmação de recebimento ou pendentes. Se marcar o Check de sem Confirmação de recebimento só ficarão na lista aquelas Ordens de Compras para as quais não foi realizado a Confirmação de recebimento. Os dados que se podem visualizar na lista de pedidos de compras são os seguintes: Documento: Corresponde ao número de pedido de compra Sociedade: sociedade de Kimberly-Clark que emitiu o pedido de compra Condição de pagamento: Condição de pagamento fixada no pedido de compra Incoterm Detalhe de Incoterm Esta lista pode ser exportada a um Excel utilizando o ícone deste programa que aparece na parte direita da tela. Para visualizar um pedido de compra, se deverá pressionar o ícone mesmo. para ver o detalhe do Nesta tela se visualizam os pedidos de compras em detalhe e se pode realizar uma impressão dos mesmos. Na primeira parte da tela, se visualizam os dados gerais do pedido de compra, como por exemplo a condição de pagamento, a sociedade emissora da ordem de compra, a data de emissão, a moeda, detalhes de incoterm e se está com confirmação de recebimento ou não. Logo na parte inferior, se visualiza o detalhe dos itens comprados com o número de item correspondente no pedido de compra. Os campos que se mostram Nesta tela são os seguintes: material (Código do material para Kimberly-Clark e o texto do mesmo), Quantidade solicitada, preço, quantidade base do preço, unidade de medida do preço e a planta para a qual se está colocando o pedido de compra. Se o material tem algum texto ou especificação especial este poderá visualizar-se posicionando o cursor sobre o ícone. Se for pressionado o ícone que se encontra a esquerda do número de item se abrirá uma nova seção, segundo o detalhe anexo:

11 Nesta seção se visualiza o plano de entregas com as respectivas datas de entrega e quantidades que foram solicitadas. Adicionalmente, poderá visualizar-se o histórico do pedido de compra incluindo as datas de recepção do material e as datas de ingresso de faturas com seus respectivos valores. Para poder imprimir um pedido de compra deverá clicar sobre o ícone, o qual abrirá uma nova tela para que se possa visualizar um arquivo PDF com os detalhes do pedido de compra. O arquivo poderá ser impresso ou saldo em seu computador. Se o pedido de compra no foi confirmado o recebimento no campo Estado da ordem aparecerá a seguinte legenda e ícone SIN CONFIRMAÇÃO DE RECEBIMENTO. Para realizar a confirmação de recebimento do mesmo se deve pressionar sobre o ícone, com o qual o estado do pedido alterará para Com Confirmação de recebimento. Para realizar confirmações de datas e quantidades se deve pressionar sobre o ícone mostrará a seguinte tela:, o qual Nesta tela se mostrarão por item as distintas datas de entrega e quantidades tal como aparecem nas entregas originais do pedido de compra. No caso de que se deseja confirmar uma data e/ou quantidade distinta a indicada, estas poderão ser modificadas. Também poderão agregar-se novas confirmações para os casos de entregas parciais para o qual se deverá pressionar sobre o ícone do item em questão. Para salvar as alterações se deve pressionar o ícone.

12 A próxima vez que ingressar na seção de confirmações deste pedido de compra, se visualizará as datas e quantidades que foram confirmadas podendo-se modificar os valores ou agregar e/ou apagar confirmações. Para apagar uma confirmação se deve pressionar o ícone que se encontra a direita da mesma. A confirmação de datas de entrega e quantidade por parte do fornecedor não implicam aceitação alguma por parte de Kimberly Clark quando as mesmas forem diferentes das solicitadas no Pedido de Compras. Recomenda-se que se for necessário realizar uma confirmação com datas ou quantidades divergentes das solicitadas, entre em contato com o Comprador de Kimberly Clark para os ajustes e aceites necessários. Contato Em caso de algum problema ou dúvida, utilize o ícone disponível em qualquer das páginas (se encontra na parte superior direita da tela) para completar o seguinte formulário. Neste formulário, complete todos os campos a fim de que a equipe de suporte entre em contato mais facilmente. É muito importante selecionar corretamente os valores dos campos país e motivo, já que a combinação dos mesmos determinará a pessoa que o atenderá.