Orçamento/Avaliação Inclusão do Paciente

Transcrição

1 Orçamento/Avaliação Inclusão do Paciente Quando o paciente chegar na clínica, incluir ele no sistema! Neste momento irá abrir a tela de IMPRESSÃO, para imprimir o cabeçalho nas novas fichas, que estarão na impressora! Selecione o horário que ele chegou e clique em Nova Consulta Clique na LUPA do PACIENTE e pesquise pelo nome dele; Caso ele já tenha cadastro irá encontrar e você precisará apenas atualizar o cadastro; Caso não encontre, clique em INCLUIR e informe os dados do paciente! Neste momento são necessários o NOME COMPLETO, Endereço e Telefone; Pois caso ele não realize o tratamento teremos como entrar em contato com ele. Além destas informações você deve preencher a INDICAÇÃO, que é muito importante para medirmos as estatísticas de qual campanha de Marketing da clínica está atraindo mais pacientes! Caso você já saiba qual o Dr que irá fazer o orçamento/avaliação, preencha no campo Dentista, caso contrário deixe em branco! SALVAR! Entregue o a ficha impressa para o Paciente e peça para preencher a Anamnese (Perguntas que são importante para o Dr saber se o paciente possui alguma doença grave, fuma, etc.) ** Caso o paciente vá embora, antes mesmo de passar com o Dr, você deve entrar na consulta que foi criada para ele, e clicar em DESISTENTE, pois ele desistiu do atendimento. O Dr irá receber o paciente, com a ficha impressa e irá fazer o orçamento/avaliação; Neste momento o Dr deverá preencher na ficha impressa os procedimentos orçados/avaliados e os dentes.

2 Orçamento/Avaliação - Dr já atendeu o Paciente Ao final do orçamento/avaliação o Dr, juntamente com o paciente irão retornar a recepção com a ficha impressa; Neste momento você deve informar os procedimentos e dentes ao SISTEMA, para facilitar a busca, clique em Pesquisar HOJE, e busque pelo nome do paciente; Ao abrir a tela do orçamento/avalição deste paciente, informe o Dr que o atendeu (caso não tenha informado no começo), informe os procedimentos que estão na ficha impressa, cada um com sua quantidade e valor unitário; O sistema irá fornecer o valor TOTAL do orçamento/avaliação. ** Caso o paciente NÃO vá realizar o tratamento, clique em NÃO FINALIZADO, pois o orçamento não será feito! Caso o paciente FOR, SIM, REALIZAR o tratamento (independente se houve pagamento ou não) você clica em FINALIZAR, para o sistema entender que este orçamento/avaliação foi feito ALGUM procedimento, não necessariamente TODOS. Neste momento o sistema irá GERAR o NÚMERO DA FICHA PACIENTE, para você anotar a caneta na Ficha Impressa. Após isso, o sistema irá perguntar se deseja realizar um PAGAMENTO! Se, SIM, irá abrir uma tela NOVA, com a lista dos procedimentos que foram lançados como orçamento/avaliação e para cada procedimento você poderá informar quanto foi pago e para qual Dr será gerada a comissão (Sendo que procedimentos de Clínico Geral, como Limpeza, Extração, irá aparecer APENAS os Clínicos Gerais; Abertura de Canal apenas para ENDO; etc). Informe o valor pago de cada procedimento e o Dr que realizou cada procedimento conforme foi informado pelo Dr do Orçamento/Avaliação. ** Caso algum dos procedimentos que foram orçados NÃO SERÁ REALIZADO pelo paciente, por exemplo, ele fez um orçamento de uma limpeza, uma extração e um canal, porém a extração e o canal são do mesmo dente, ou seja, ele irá realizar UM ou OUTRO. Neste caso você coloca a coluna REALIZAR como SIM ou NÃO.

3 Depois de informar os valores e Dres de cada procedimento PAGO e Confirmar irá abrir a tela de Pagamento, onde você deve selecionar uma das formas de Pagamento (Dinheiro, Cheque, Cartão 1x, 2x, etc); Caso a forma de pagamento seja personalizada, exemplo Dinheiro e Cheque ou Dinheiro e Cartão; Você pode selecionar a modalidade que mais parece e antes de Confirmar o Pagamento você altera as espécies, para Dinheiro, e o Valor ou Débito, etc. ** Caso a forma de pagamento seja em Cartão de Crédito ou Débito o sistema ira EXIGIR que você EMITA A NOTA FISCAL; Neste momento caso tenha habilitado o botão Emitir NF, clique ali, para o sistema EMITIR a NF; Caso contrário, minimize o sistema, entre no site da Prefeitura e emita manualmente a NF.

4 Agendamento de Paciente Para utilizar o sistema como agenda de pacientes, basta buscar a data que o paciente será atendido, o horário e clicar em Nova Consulta (mesmo não sendo HOJE). Informe a Ficha No (caso seja ficha antiga) ou FICHA PACIENTE (Caso seja ficha nova impressa pelo sistema) e clique em ENTER, para buscar os dados do paciente. ** Caso queira que o sistema envie uma SMS um dia antes da consulta para o paciente lembrando-o da consulta, basta preencher o telefone do paciente, no campo TELEFONE SMS. SALVAR! ** Quando chegar o dia da consulta, o sistema irá abrir e já estará ali a consulta deste paciente.

5 Lançamento de Paciente com Ficha/Agendamento Caso o paciente NÃO TENHA SIDO AGENDADO PELO SISTEMA, faça os passos abaixo: Selecione o horário que o paciente chegou na clínica e clique em Adicionar Consulta. ** Caso o paciente NÃO SEJA atendido, por qualquer motivo, clique em NÃO ATENDIDO. Caso o paciente SEJA, SIM, Atendido, ao retornar do atendimento, caso o Dr tenha feito algum acréscimo na ficha do paciente, você deve lançar no sistema, da mesma forma que o orçamento/avaliação, informando o procedimento, qtd e valor; Caso o Dr apenas tenha continuado a realização dos procedimentos, você não precisa lançar nenhum procedimento, apenas clique em ATENDIDO, para o sistema entender que este paciente foi atendido (independente se houve pagamento ou não). Após isso, o sistema irá perguntar se deseja lançar um pagamento; Caso, SIM, responda e informe qual procedimento ele está pagando, qual Dr realizou o procedimento e o valor pago; Após isso, informa a Forma de Pagamento. ** Caso a forma de pagamento seja em Cartão de Crédito ou Débito o sistema ira EXIGIR que você EMITA A NOTA FISCAL; Neste momento caso tenha habilitado o botão Emitir NF, clique ali, para o sistema EMITIR a NF; Caso contrário, minimize o sistema, entre no site da Prefeitura e emita manualmente a NF. Caso seja a ficha ANTIGA, preencha o campo FICHA No; Caso seja a ficha IMPRESSA pelo sistema, preencha o campo FICHA PACIENTE, e Aperte ENTER no teclado para carregar as informações. Neste momento o sistema irá trazer os dados do paciente e os procedimentos orçados/avaliados para ele. SALVAR! ** Caso o paciente tenha SIM, um agendamento no sistema, ele já estará incluído no sistema, então você não precisa incluir novamente; Basta continuar a partir daqui! Localize manualmente a ficha impressa do paciente na gaveta e entregue ao Dr.

6 Procedimentos Específicos Alguns procedimentos não geram comissão para o Dr, ou geram, porém existe uma despesa de laboratório e tem de ser lançados no sistema para pagamento, seguem exemplos: DOCUMENTAÇÃO/PASTA ORTO Ao lançar este procedimento, o sistema saberá automaticamente que não deve gerar a comissão para o DR de ORTO, pois a pasta é paga a a Radiologia. Além de NÃO GERAR COMISSÃO, o sistema irá incluir uma DESPESA EM ABERTO, ligando o Paciente, o Dr e o Procedimento, para quando for feito o pagamento a Radiologia, tenhamos a listagem completa dos pacientes. PROTESE PPR SUPERIOR/INFEIOR Este procedimento irá GERAR, SIM, comissão para o Dr que o atendeu, e irá gerar uma DESPESA EM ABERTO, pois este procedimento é pago para um laboratório externo e necessitamos de controle de pacientes, dres e procedimentos. APARELHO ORTO Ao lançar o procedimento de Aparelho Orto, o sistema automaticamente NÃO IRÁ GERAR COMISSÃO e irá lançar uma DESPESA EM ABERTO, no MESMO VALOR DO PROCEDIMENTO, ou seja, se o aparelho foi orçado/avaliado em R$100, o sistema irá gerar uma despesa de R$100. * Caso o valor do aparelho seja diferente da despesa, você deve preencher o campo CUSTO, com o valor do custo do aparelho, e o saldo restante irá gerar comissão para o Dr. Exemplo: Aparelho Orto R$100; Custo R$80; A despesa em aberto será de R$80 e o Dr, receberá a % de comissão dele em cima apenas dos R$20 restantes. ** Para verificar as despesas em Aberto, você pode ir em CAIXA DIÁRIO; Despesas em Aberto; Nesta tela você irá verificar todas as despesas AGENDADAS, ou seja, foram lançadas porém o dinheiro não foi retirado do caixa! ** Além das despesas relacionadas a procedimentos, nesta mesma tela estarão as Despesas AGENDADAS (veremos nos próximos itens do manual).

7 Clique no botão de Despesas Despesas AGENDADAS Clique no (+) para Adicionar uma nova despesa Preencha a Descrição, com o detalhamento do que foi comprado (Ex: Vassoura, Pano, Balde; ou, Xerox documentos Dr XXX; Ou Dental Alginato, Luva, Gase; etc) No campo TIPO DE DESPESA, é MUITO IMPORTANTE que você busque o tipo correto da despesas, pois através desta informação saberemos o que a clínica está gastando além do planejado (Dental, Imposto, Salário, Consultório, etc) Cedente é a EMPRESA ou Pessoa que irá receber este dinheiro, Caso seja uma despesa de correios, busque a empresa CORREIOS; Caso tenha comprado algo de uma Dental, busque o NOME DA DENTAL; Para sabermos quais os fornecedores que estamos comprando mais) Os Campos de Dr e Ficha NÃO DEVEM SER PREENCHIDOS A Data de inclusão é HOJE, pois você está INCLUINDO a despesa hoje! A Data de VENCIMENTO, você deve preencher com qual o dia que esta despesa vence e deve ser paga; Através desta data o sistema irá lhe avisar! O campo Data Competência NÃO PRECISA SER PREENCHIDO O campo DOCUMENTO você pode preencher com o número da Fatura ou Número do Boleto. Os campos VALOR ORIGINAL E VALOR FINAL podem ser preenchidos com o valor TOTAL da Despesa, já que não existe cobrança de juros ou multa, pois você está apenas AGENDANDO uma despesa. Para lançar o PAGAMENTO de uma despesa Agendada, você deve ir no CAIXA DIÁRIO, clicar em DESPESAS EM ABERTO; Irão aparecer todas as despesas agendadas, inclusive as despesas lançadas automaticamente pelos procedimentos dos pacientes (Pasta, PPR, etc). Selecione qual a despesa você está pagando; Clique 2x em cima; Clique em Pagamento e informe como foi pago, Dinheiro, Conta Corrente ou Caixas Anteriores. Dinheiro = Sai dinheiro do caixa diário Conta Corrente = Quando o Administrador/Sócio paga uma despesa com dinheiro da conta corrente, assim, não irá mudar o liquido do dia, e o sistema saberá que a despesa foi paga com dinheiro da Conta Corrente da empresa. Caixas Anteriores = Caso você não tenha dinheiro HOJE, e irá abrir algum envelope de dias anteriores para pegar dinheiro e pagar a despesa, neste caso, você deve informar quanto pegou de cada dia; Assim, o sistema irá atualizar os líquidos dos dias que você tirou dinheiro automaticamente.

8 Clique no botão de Despesas Despesas PAGAS Clique no (+) para Adicionar uma nova despesa Preencha a Descrição, com o detalhamento do que foi comprado (Ex: Vassoura, Pano, Balde; ou, Xerox documentos Dr XXX; Ou Dental Alginato, Luva, Gase; etc) No campo TIPO DE DESPESA, é MUITO IMPORTANTE que você busque o tipo correto da despesas, pois através desta informação saberemos o que a clínica está gastando além do planejado (Dental, Imposto, Salário, Consultório, etc) Cedente é a EMPRESA ou Pessoa que irá receber este dinheiro, Caso seja uma despesa de correios, busque a empresa CORREIOS; Caso tenha comprado algo de uma Dental, busque o NOME DA DENTAL; Para sabermos quais os fornecedores que estamos comprando mais) Os Campos de Dr e Ficha NÃO DEVEM SER PREENCHIDOS A Data de inclusão é HOJE, pois você está INCLUINDO a despesa hoje! A Data de VENCIMENTO NÃO DEVE SER PREENCHIDO O campo Data Competência NÃO PRECISA SER PREENCHIDO O campo DOCUMENTO você pode preencher com o número do Depósito, Número do Envelope, Número do Boleto PAGO ou número da Fatura PAGA. O Campo VALOR ORIGINAL, você colocar o valor ORIGINAL a Despesa. No campo VALOR FINAL, você coloca o valor que você PAGOU a Despesa, caso tenha algum desconto ou acréscimo por juros ou multa. SALVAR. Após lançar a despesa, irá aparece a tela de PAGAMENTO, para você informar como que pagou esta despesa. Dinheiro = Sai dinheiro do caixa diário Conta Corrente = Quando o Administrador/Sócio paga uma despesa com dinheiro da conta corrente, assim, não irá mudar o liquido do dia, e o sistema saberá que a despesa foi paga com dinheiro da Conta Corrente da empresa. Caixas Anteriores = Caso você não tenha dinheiro HOJE, e irá abrir algum envelope de dias anteriores para pegar dinheiro e pagar a despesa, neste caso, você deve informar quanto pegou de cada dia; Assim, o sistema irá atualizar os líquidos dos dias que você tirou dinheiro automaticamente.

9 Caixa Diário No botão CAIXA DIÁRIO você tem uma visão geral do Caixa da clínica no dia selecionado. Valores Incluídos a Prazo, são todos os valores lançados hoje, com vencimento futuro, como cartões e cheques Valores incluídos a vista em Caixa, é todo DINHEIRO que entrou Valores Compensados Hoje, são cartões e cheques que foram lançados no passado e que vencem hoje, logo irão gerar comissão hoje para os Dres. Despesas em Aberto, são todas as despesas que você lancou AGENDADAS, ou seja, não foram pagas, logo estão em aberto; Juntamente com as despesas que alguns procedimentos específicos lançaram automaticamente (Ex: Pasta Orto/PPR) Despesas pagas, são todas as despesa que você pagou, HOJE, com DINHEIRO. * Para ver um detalhamento destas despesas você pode clicar no BOTÃO, Despesas PAGAS, na barra da ESQUERDA. Comissões Pagas são as comissões que foram geradas para os Dres

10 DESPESAS correto, pois através do TIPO DE DESPESAS é que o sistema bloqueia o fechamento do caixa. 3 Despesas em Aberto; Caso tenha alguma despesa em aberto,, o sistema irá perguntar se você deseja pagar, é apenas um ALERTA para lembrar das despesas em aberto (agendamento de boletos e contas e pagamento de procedimentos como Pasta/PPR) Caso você NÃO QUEIRA PAGAR, basta responder que NÃO! Comissões são as comissões que o sistema gerou para cada Dr, conforme o lançamento dos pagamentos por procedimento. * Você pode clicar no BOTÃO COMISSÕES, na barra da esquerda, para ver detalhadamente os pacientes de cada Dr. Despesas pagas no BANCO, são as despesas que foram pagas com a conta corrente, neste caso não irá influenciar no líquido da clínica Para FECHAR o Caixa, você deve clicar em FECHAMENTO. O sistema irá fazer algumas verificações neste momento: 1 Verificar se todos os pacientes estão com STATUS; Caso tenha algum paciente que foi incluído no sistema e não foi colocado como Finalizado/Não Finalizado/Desistente o sistema não irá deixar fechar o caixa! 2 Caso tenha alguma despesa obrigatória para lançamento; Algumas despesas são colocadas como OBRIGATÓRIAS para pagamento pelos Administradores da clínica e caso você não tenha pago ela o sistema irá bloquear o fechamento! Para isso é MUITO IMPORTANTE, lançar corretamente cada despesa com seu TIPO DE 4 Acerto de Caixa; Caso o caixa esteja NEGATIVO, o sistema não irá deixar você fechar, pois não tem como fechar o dia com o Caixa Negativo! Neste caso algum Dr não irá receber o seu pagamento de comissão; O sistema irá abrir uma tela com os Dres e suas comissões, você deve informar para qual dia quer agendar o recebimento e o valor de um ou vários dentistas, assim, o caixa ficará positivo e você conseguirá fechar! Caso não haja nenhum destes avisos para o fechamento de Caixa, você poderá fechar o caixa do dia. ** APÓS O FECHAMENTO NENHUM LANÇAMENTO PODERÁ SER FEITO NO DIA!

11 Relatório Presença ORTO Para acompanhar os pacientes de ORTO que estão pagando as mensalidades corretamente você pode acessar o relatório: Agendamento >> Relatórios >> Presença Preencha o Dr e clique em Pesquisar! O sistema irá mostrar toda a listagem dos pacientes atendidos por este Dr e os últimos 9 meses se o paciente pagou ou não a mensalidade. Para ver maiores informações sobre o paciente, selecione um paciente e clique em FICHAS, na barra da esquerda, então poderá ver os dados do paciente, as consultas, os pagamentos, etc. Caso vá entrar em contato com o paciente, você deve utilizar o botão ATENDIMENTO, para registrar a ligação; Nesta opção você irá informar o POR QUE? (Orçamento, Controle Orto, Prospect, Cheque devolvido) Está ligando e QUAL FOI A RESPOSTA (Não estava, telefone ocupado, mudou de cidade, não gostou do Dr, Limpeza da clinica, etc) do paciente. Caso o paciente já tenha FINALIZADO o tratamento, utilize o botão TRATAMENTO ENCERRADO, para informar o POR QUE? O paciente encerrou (realmente encerrou o tratamento, mudou de cidade, cansou, etc). Se você não conseguir contato com o paciente através das ligações pode ainda enviar uma SMS para ele, e aguardar um contato de retorno.

12 Relatório de Orçamento/Avaliação Existem três relatórios que irão auxiliar nas informações de orçamento/avalição: Caso queira ver QUAIS PROCEDIMENTOS, de cada paciente foram orçados/avaliados, basta clicar 2x em cima de cada paciente e ver o terceiro relatório que detalha quais os procedimentos *1 Agendamento >> Relatórios >> Novos Orçamentos Basta preencher o período que deseja consulta as informações e pesquisar. O resultado será agrupado por Dr com a quantidade de orçamentos/avaliações realizadas e quantas desstas foram realizadas e o valor total dos procedimentos. Para ver melhores informações de cada Dr, basta clicar 2x em cima do Dr, então o sistema irá abrir o segundo relatório, onde aparecem os pacientes que foram orçados/avaliados e cada um se foi ou não finalizado. *1 Este relatório pode ser acessado separadamente, para não precisar entrar paciente por paciente; Para isso acesse o menu Agendamento >> Relatórios >> Novos Orçamentos Procedimentos Informe os filtros necessários, exemplo: Orçamento;Não Finalizado;Período Então PESQUISE. Irão aparecer todos os pacientes que foram lançados no sistema, cada um com os seus procedimentos orçados e NÃO FINALIZADOS (conforme o seu filtro). Você pode verificar cada paciente, cada dr e cada procedimento que não foi realizado e entrar em contato com o paciente, através do botão ATENDIMENTO, na barra esquerda.

13 Call Center Para um melhor acompanhamento das ligações feitas e registradas para os pacientes, você pode utilizar a tela do CallCenter, informando o período de ligações e caso necessário o Motivo ou Status para ter informações mais precisas e Pesquisar. ** Para ter números de ligações, acesse o relatório no menu CallCenter >> Relatórios >> Relatório de Ligações; Irão aparecer todas as ligações, os Motivos, Status, Quem ligou e uma observação caso tenha sido preenchido pelo operador do callcenter. Caso necessário pode filtrar por um usuário que fez as ligações, um paciente específico para descobrir se foi feito uma ligação para ele ou não, ou ainda um motivo de ligações, e o período das ligações feitas e registradas e Pesquisar. O resultado será apresentado agrupado por Status de ligação.

14 Cadastro de Dentistas Pessoas >> Cadastros >> Dentistas O cadastro de dentistas serve tanto para cadastrar novos profissionais como para fazer manutenção de comissões e especialidades, além de poder inativar profissionais que saíram da clinica e algumas outras opções personalizadas como Tempo de Atendimento, Cor no Agendamento, Dias úteis na clinica. Para cadastrar um NOVO profissional, basta clicar em + Cadastro, procurar o nome dele, para caso ele já tenha trabalhado em outra unidade já tenha o cadastro e não necessite informar cpf, cro, telefone e endereço. Caso não o encontre, clique em Incluir e adicione todas as informações solicitadas. Ao final, informe a comissão que ele irá receber.