MANUAL DE SERVIÇOS AUXILIARES

Transcrição

1 SUMÁRIO 1. Objetivo 2. Campo de Aplicação 3. Referências 4. Definições 5. Siglas 6. Condições Gerais 7. Telefone Fixo 8. Telefone Celular 9. Responsabilidades Anexo A 1. OBJETIVO Esta Norma estabelece procedimentos a serem adotados para o uso e controle de telefone do Sistema Telefônico da Embrapa STE, nos telefonemas locais, interurbanos nacionais e internacionais. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Esta Norma se aplica a todas as unidades da Embrapa. 3. REFERÊNCIAS Resolução Normativa nº 27, de (BCA 51/95): Normas da Embrapa nºs e (Manual de Custos) 4. DEFINIÇÕES Para efeito desta Norma, são adotadas as seguintes definições: Autoridade Competente Chefe de Unidade Central e Chefe-Geral de Unidade Descentralizada. Telefonema Interurbano comunicação telefônica, nacional ou internacional, entre duas cidades que apresentem códigos de áreas diferentes. PALAVRAS-CHAVE: Apoio Logístico; Telefone; Controle REVISÃO: 3 SEÇÃO DO MANUAL ELABORAÇÃO: DRM VERIFICAÇÃO: GPR APROVAÇÃO: DATA: PÁGINAS: 1/7

2 PABX (Private Automatic Branch Exchange Comutações Automáticas de Linhas Privadas) sistema telefônico capaz de abrigar várias linhas de uso simultâneo. Pessoa Credenciada empregado autorizado, através de documento hábil da Embrapa (portaria, ordem de serviço, memorando, dentre outros), para aprovar a execução de telefonema interurbano. Responsável pelo Uso do Aparelho Telefônico operador de mesa telefônica, quando se tratar de PABX e empregado que seja o responsável pelo uso e controle de aparelhos telefônicos convencionais ou especiais (celular, telefone com viva voz, etc.). Setor Competente o DRM, na Sede, e o setor responsável pela atividade, na Unidade Descentralizada. Sistema Telefônico da Embrapa conjunto de todos os aparelhos telefônicos pertencentes ao acervo patrimonial da Empresa, tais como: PABX, linhas diretas, celulares convencionais, celulares pré-pagos e outros. Usuário aquele que se utiliza do serviço telefônico da Embrapa, pertencente ou não ao seu quadro de pessoal. 5. SIGLAS São usadas no texto desta Norma as seguintes siglas: DRM Departamento de Administração de Materiais e Serviços Embrapa Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária MTI Mapa de Telefonema Interurbano STE Sistema Telefônico da Embrapa UC Unidade Central UD Unidade Descentralizada 6. CONDIÇÕES GERAIS A utilização do STE objetiva a transmissão e recebimento de mensagens de interesse da Embrapa O usuário do STE deverá observar as regras básicas para o uso racional do telefone descritas no Manual de Atendimento ao Cliente da Embrapa Os telefonemas interurbanos poderão ser efetuados: a) via telefonista, utilizando-se o PABX; 2

3 b) via telefone direto, exclusivo do setor; c) via ramal, através de senha magnética; e d) via telefone celular, nos casos indicados nesta Norma O telefonema interurbano particular, procedente de qualquer tipo de aparelho, será obrigatoriamente ressarcido pelo usuário no valor correspondente à ligação efetuada O recolhimento do valor correspondente aos telefonemas interurbanos particulares deverá ser feito de acordo com as normas internas em vigor Atrasos superiores a 30 (trinta) dias, entre a apresentação da conta e o efetivo ressarcimento, implicarão na atualização monetária do valor correspondente, conforme as normas internas em vigor O usuário será responsável pelas informações prestadas As UDs que possuem telefones integrados ao sistema de telefonia rural deverão promover o controle de uso dos telefonemas interurbanos, de acordo com esta Norma Os documentos relativos ao uso e controle do STE deverão ser arquivados de acordo com a legislação arquivística em vigor. 7. TELEFONE FIXO Os telefonemas interurbanos, inclusive os de caráter particular, deverão ser controlados com rigor, através do Mapa de Telefonema Interurbano MTI (Anexo A), pela pessoa responsável pelo uso do aparelho telefônico fixo O MTI será impresso pelo setor competente da UD e pelo DRM, no caso da Sede, devendo conter no mínimo 20 linhas na frente e 15 no verso. O tamanho dos campos de cada linha deve ser dimensionado para comportar os dados de cada telefonema A ligação feita a cobrar no STE será registrada no formulário utilizado para controle de interurbano (Anexo A) A designação de pessoas responsáveis pelo uso de aparelho telefônico, bem como de pessoas credenciadas, será feita pelo Chefe de cada UC ou UD Até o terceiro dia útil de cada mês subseqüente ao dos telefonemas efetuados, o responsável pelo uso do aparelho telefônico enviará ao setor competente o MTI devidamente preenchido. 3

4 O setor competente promoverá a conferência do MTI com a conta telefônica correspondente Caso haja divergência de valor entre a conta telefônica e o MTI, o setor competente deverá apurar os fatos e cobrar a quantia a quem couber A autoridade competente poderá determinar o bloqueio de telefonemas a cobrar Os casos eventualmente verificados de uso do STE para serviços especiais (0900) serão debitados ao usuário identificado A autoridade competente determinará medidas para a pronta identificação destes usuários, de acordo com normas internas da Embrapa A autoridade competente deverá, sempre que possível, solicitar à concessionária do serviço de telefonia da região, a instalação de dispositivo que informe ao usuário a existência de pessoas querendo comunicar-se com aquele telefone, quando o mesmo estiver sendo utilizado Poderá ser instalado dispositivo que acione toques, em intervalo de tempo preestabelecido, visando informar a duração de cada conversação Igualmente, poderá ser instalado o software denominado tarifador, que emite relatórios diários de telefonemas efetuados O custo da ligação interurbana deverá ser apurado e apropriado pelo setor competente, mensalmente, de acordo com as normas internas em vigor, citadas no Capítulo 3 desta Norma A autoridade competente determinará expressamente o controle, através do MTI, dos telefonemas interurbanos efetuados de telefone fixo para o sistema de telefonia celular ou providenciará o seu bloqueio As informações contidas no formulário MTI poderão ser informatizadas, visando controles mais efetivos. 8. TELEFONE CELULAR Será permitida a concessão de posse de telefone celular, na Embrapa, aos seguintes usuários: a) Diretor-Presidente; b) Diretor Executivo; c) Cargo em Comissão ou Função de Confiança, nível 1; d) Cargo em Comissão ou Função de Confiança, nível 2. 4

5 Excepcionalmente, a critério da Diretoria Executiva, poderá ser concedida a posse de telefone celular a empregado cujas atividades exercidas exijam sua utilização O Diretor-Presidente da Embrapa e o Chefe-Geral de UD poderão dispor de mais 1 (um) telefone para uso geral e por exigência do trabalho a ser executado A aquisição ou aluguel de linhas para celular, em número superior ao estabelecido nesta Norma, ficará condicionada à aprovação prévia da Diretoria Executiva da Embrapa Por conveniência administrativa da UC e da UD, poderá ser autorizada a aquisição de até 3 (três) telefones celulares especiais, tipo pré-pago, para atender a eventuais demandas O usuário que detém aparelho telefônico celular da Embrapa é responsável pela guarda, controle e uso do mesmo O usuário de telefone celular da Embrapa deverá ressarcir à Empresa todos os telefonemas interurbanos particulares Será encaminhada mensalmente ao usuário, pelo setor competente, a fatura telefônica celular para conferência e identificação dos telefonemas interurbanos particulares, se houver. 9. RESPONSABILIDADES Do usuário: a) informar corretamente ao responsável pelo uso do aparelho telefônico os dados dos telefonemas a serem executados, para preenchimento completo do MTI; b) ressarcir à Empresa os valores dos telefonemas interurbanos particulares realizados em telefones fixos ou celulares Do setor competente: a) conferir os MTIs e as respectivas contas telefônicas recebidas; b) esclarecer possíveis divergências entre os valores da conta telefônica e do MTI, através da apuração dos fatos; c) promover a cobrança dos telefonemas interurbanos particulares efetuados no STE; d) cadastrar e atualizar permanentemente a relação de pessoas credenciadas a solicitar telefonemas interurbanos Do responsável pelo uso do aparelho telefônico: 5

6 a) controlar, rigorosamente, os telefonemas interurbanos a serem efetuados no(s) aparelho(s) telefônicos(s) sob a sua responsabilidade; b) preencher corretamente o formulário denominado MTI, no caso de telefone fixo, e remetê-lo ao setor competente Da pessoa credenciada: a) analisar, sistematicamente, os telefonemas interurbanos efetuados nos aparelhos telefônicos sob a sua responsabilidade, visando atestar as respectivas despesas; b) indicar o responsável pelo uso do aparelho telefônico situado na sua área Do Chefe da UD: a) cumprir e fazer cumprir as determinações desta Norma, no âmbito de sua Unidade; b) determinar expressamente, se for o caso, o controle dos telefonemas efetuados de telefones fixos para telefones celulares ou o bloqueio para celulares; c) decidir sobre impasses ocorridos no serviço relativo ao STE; d) submeter ao Chefe do DRM assuntos omissos nesta Norma Do Chefe do DRM: a) zelar pelo cumprimento desta Norma no âmbito da Empresa; b) cumprir e fazer cumprir as determinações desta Norma, no âmbito da Sede; c) determinar expressamente, se for o caso, o controle dos telefonemas efetuados para telefones celulares ou providenciar o seu bloqueio; d) adotar medidas para a solução de impasse que possa ocorrer quanto à divergência de valores entre a conta telefônica e o MTI; e) adotar medidas que julgar pertinentes na solução dos casos omissos nesta Norma, ad referendum do Diretor-Presidente da Embrapa. 6

7 (Frente) ANEXO A (Modelo de Formulário) MAPA DE TELEFONEMA INTERURBANO MTI UNIDADE/SETOR: Nº TELEFONE MÊS/ANO FOLHAS 1 TELEFONEMAS A SERVIÇO ÓRGÃO PROJETO OU ASSINATURA VALOR DIA HORA USUÁRIO DDD/DDI TELEFONE CONTACTADO ASSUNTO SUBPROJETO (Usuário) R$* *A ser preenchido pelo setor competente Ass. Responsável Ass. Chefe ou Pessoa Credenciada (verso) 2 TELEFONEMAS PARTICULARES AUTORIZO A CONSIGNAÇÃO EM FOLHA DE PAGAMENTO DO VALOR DA LIGAÇÃO ABAIXO INDICADA, CONFORME NORMAS DA EMPRESA DIA HORA USUÁRIO MATRÍCULA DDD/DDI TELEFONE ASSINATURA (Usuário) VALOR R$* * A ser preenchido pelo setor competente Ass. Responsável Ass. Chefe ou Pessoa Credenciada 7

8 8