Transformando ideias em projetos MANUAL DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

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1 Transformando ideias em projetos MANUAL DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

2 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO ASSINATURA DO TERMO E REPASSE DE RECURSOS ASPECTOS JURÍDICOS FLUXO DE APROVAÇÃO DOS RELATÓRIOS PARCIAL E PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL ACOMPANHAMENTO DAS INFORMAÇÕES NA PLATAFORMA ACOMPANHAMENTO TÉCNICO Inserir informações de comunicação Inserir relatório ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO Inserir receita Inserir despesas Visualizar extrato Prestação de Contas AVALIAÇÃO PELA EQUIPE TÉCNICA DEVOLUÇÃO DE RECURSOS... 14

3 APRESENTAÇÃO A edição deste manual responde aos questionamentos dos Executores e aproxima os parceiros, favorecendo a transparência no uso dos recursos e o fortalecimentos das organizações que prestam serviços para a sociedade. A equipe técnica acompanha o Executor desde o início do projeto, auxiliando na execução do plano de trabalho para que, ao final, se encerre com sucesso. Este Manual é uma ferramenta criada para facilitar e orientar sua navegação na Plataforma Semente. Além da forma correta de inserir documentos no sistema, você encontrará informações relevantes sobre o recebimento e uso do recurso, aspectos jurídicos, técnicos, financeiros, fluxo de aprovação e prestação de contas, contribuindo para o aprimoramento da gestão e permitindo maior controle, transparência e eficiência do processo. Quaisquer dúvidas podem ser esclarecidas por meio da plataforma ou telefone junto à equipe técnica, que está aberta ao diálogo e à solução de problemas. 3

4 ASSINATURA DO TERMO E REPASSE DE RECURSOS O Projeto terá início após a assinatura do Termo de Compromisso e recebimento do recurso. O Termo assinado é documento essencial para orientação e devido cumprimento do projeto. O pagamento previsto por força de Termo de Compromisso firmado, é realizado mediante repasse integral ou parcelado, de acordo com o que será definido pelo Promotor de Justiça de defesa do Meio Ambiente responsável, e depositado em conta corrente aberta exclusivamente para o projeto. Os valores recebidos deverão ser mantidos em aplicação de baixo risco, compatível com o recurso e tempo de duração do projeto, sendo todos os rendimentos necessariamente utilizados na boa e fiel execução dos trabalhos. 4

5 ASPECTOS JURÍDICOS Todas as questões jurídicas que envolvem a execução do projeto perante o Ministério Público, Governo e/ou terceiros são de inteira responsabilidade do executor, incluindo questões fiscais, trabalhistas e judiciais, devendo ser previamente analisadas pelo mesmo, afim de evitar problemas futuros. O Ministério Público de Minas Gerais, o Promotor de Justiça responsável e o Centro Mineiro de Alianças Intersetoriais CeMAIS deverão ser mantidos a salvo de quaisquer reivindicações, demandas, queixas e representações de qualquer natureza, decorrentes de ação ou omissão do Executor ou de seus fornecedores e contratados. O Executor deverá obter todas as licenças, autorizações, certidões e quaisquer outros documentos previstos na legislação, necessários à execução do projeto. O não cumprimento das exigências legais, independente de dolo ou culpa, que inviabilize a execução do projeto, todo o recurso deverá ser restituído ao Ministério Público, conforme Termo de Compromisso. Se a falta do cumprimento das exigências legais, resultar em multa ou qualquer outra punição, estas não poderão ser arcadas com os recursos recebidos para a execução do projeto. Todos os documentos de regularidade devem ser atualizados pelo Executor e serão analisados pela Equipe Técnica na prestação de contas parcial e final. Por fim, é expressamente vedada a utilização de mão de obra infantil, trabalho escravo ou em condições degradantes na execução do projeto. Caso seja prevista a participação de menores de idade ou voluntários nas atividades do projeto, estes deverão ser resguardados conforme legislação própria. 5

6 FLUXO DE APROVAÇÃO DOS RELATÓRIOS PARCIAL E PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL 6

7 ACOMPANHAMENTO DAS INFORMAÇÕES NA PLATAFORMA A Plataforma Semente possui ferramentas de acompanhamento e prestação de contas que auxiliam o Executor na gestão dos recursos, cumprimento das metas e avaliação dos resultados. As informações inseridas no sistema são analisadas de acordo com o proposto no plano de trabalho e na planilha orçamentária, e ficarão disponíveis sempre que necessário para visualização. Os financeiros podem ser inseridos diariamente, semanalmente ou no momento da prestação de contas, desde que os prazos acordados sejam cumpridos. Embora o acompanhamento e a prestação de contas sejam apresentados de forma virtual, o Executor deve ter a guarda física te todos os documentos pelo prazo determinado na lei, disponibilizando-os para verificação sempre que solicitado. Projetos com duração acima de oito meses deverão apresentar prestações de contas semestrais para avaliação do projeto pela equipe técnica. Projetos com execução até oito meses deverão apresentar apenas o relatório final. Caso seja estipulado pelo Promotor de Justiça, períodos diferentes, prevalecerá o determinado pelo Termo de Compromisso. 7

8 ACOMPANHAMENTO TÉCNICO No acompanhamento técnico, o Executor deverá incluir no relatório todas as informações sobre a conclusão dos objetivos específicos e as metas realizadas do período entre o início do projeto e a prestação de contas. Caso algum objetivo ou meta não tenha sido plenamente atendido é necessário justificar apresentando, de forma clara e objetiva, os motivos que resultaram no não cumprimento. Durante a execução do projeto, devem ser elaborados e aplicados os métodos de comprovação qualitativos e quantitativos de cada atividade conforme o estabelecido na matriz logica. Os métodos de comprovação devem ser anexados ao sistema. Para otimizar a inserção dos documentos, pode-se juntar todos os arquivos em um documento de Word ou equivalente, como fotos, listas de presença, relatórios entre outros, e gerar um PDF. O arquivo deve ser organizado por tópicos conforme as atividades listadas na matriz lógica. Todas as informações devem ter título e as imagens como fotos, gráficos e tabelas, devem ser legendadas. Os documentos como relatório de atividades ou lista de presença devem ter a assinatura do responsável pelo projeto. 8

9 ACOMPANHAMENTO TÉCNICO Inserir informações de comunicação Na aba referente ao período que será realizada a prestação de contas, o Executor deverá preencher a tabela 3. Uso de produtos de mídia e comunicação com os itens de mídia e comunicação realizados conforme o cronograma. O Executor deve selecionar o item e inserir a quantidade de matérias feitos. Para finalizar a inclusão daquele item basta clicar em Salvar. Inserir relatório Na aba referente ao período que será realizado o preenchimento, o Executor deve anexar o relatório em um único arquivo em PDF. Para isso, basta clicar no botão Inserir relatório, escolher o arquivo desejado e submeter. 9

10 ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO A Plataforma Semente permite o acompanhamento diário das movimentações financeiras do projeto, sendo possível lançar as entradas do recurso e seus rendimentos e todas as saídas. Dessa forma, o proponente poderá conciliar o extrato bancário com os lançamentos realizados no sistema. Todas as despesas, pagamentos, entre outros devem ser inseridos, conforme previsão realizada na planilha orçamentária e acompanhados de documento fiscal comprobatório, anexado ao sistema no momento do lançamento. Para os pagamentos relacionados aos materiais de comunicação, além do documento fiscal comprobatório, é necessário anexar as fotos dos materiais produzidos com ênfase nas marcas. Configure a data e hora da câmera digital antes de captar as imagens, como uma das formas de comprovação do período de realização das ações. No caso de eventos, procure captar imagens com peças de comunicação ao fundo. Deixe banner, faixas, cartazes e outros bem visíveis para a identificação do evento. Sempre capte algumas imagens que mostrem a totalidade das pessoas que estão participando de uma atividade, tirando fotos de ângulos diferentes. O fluxo de lançamentos ficará a cargo do Executor, devendo ser finalizado e enviado à equipe técnica nas datas correspondentes à prestação de contas. Fique atento ao cronograma, pois nenhuma despesa pode ser executada fora do período estipulado. Para efetivação de qualquer tipo de despesa, deve existir previsão do item e rubrica pertinente. Para a prestação de contas parcial é necessário o preenchimento da planilha orçamentária com os custos realizados, dados dos fornecedores e evidencia dos gastos. 10

11 ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO Inserir receita Na aba Inserir Receita o executor deve informar os dados referentes às entradas financeiras, como o recurso para a realização do projeto, os rendimentos bancários e outras receitas que venham a ocorrer. Para cada receita que será incluída, o proponente deverá clicar o botão (+). Para finalizar a inclusão, basta clicar em Salvar. Inserir despesas Na aba Inserir Despesa o executor deve informar todos os dados referentes aos gastos com o projeto, como a categoria, rubrica, data do pagamento, descrição, quantidade, preços unitário e fornecedor. Devem ser anexadas as notas fiscais e no caso de peças de comunicação, anexar também as fotos. Para a inclusão de mais despesas, o proponente deverá clicar no botão (+). Para finalizar a inclusão, basta clicar em Salvar. Visualizar extrato Após a inclusão das despesas e receitas, o proponente pode visualizar todo o movimento, clicando na aba Extrato. Por meio do extrato, é possível filtrar o período e a forma de visualização, receitas ou despesas. O extrato é uma ferramenta importante que facilita a conciliação da movimentação na Plataforma com o extrato da conta bancária do projeto, assim como consultas e acompanhamentos do dia a dia das movimentações. 11

12 ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO Prestação de Contas Serão aceitos os seguintes documentos para a prestação de contas do projeto: NOTAS FISCAIS Devem estar obrigatoriamente preenchidas em nome do Executor, com quantidades, descrição dos produtos ou serviços adquiridos, e o preço legível e sem rasura. Despesas sem fornecimento de nota fiscal, devem ser previamente aprovadas pela equipe técnica. CUPOM FISCAL Deve conter todas as informações fiscais como data, CNPJ, descrição dos produtos adquiridos e valor pago. Faça cópias reprográficas dos comprovantes de despesas apresentados em papel termossensível que pode desaparecer, anexando ao original para arquivo. 12

13 AVALIAÇÃO PELA EQUIPE TÉCNICA O responsável pela avaliação da prestação de contas parcial e final é a equipe técnica do Centro Mineiro de Alianças Intersetoriais CeMAIS, definida pelo Termo de Compromisso como Interveniente. A Equipe Técnica auxiliará durante todo o período de execução do projeto para que ele alcance todos os resultados esperados, tanto técnicos quanto financeiros. Para tanto, é preciso que todas as regras estabelecidas no Termo de Compromisso e nos Manuais fornecidos sejam rigorosamente cumpridas. A Equipe Técnica avalia as prestações de contas, emitindo ao final um Parecer Técnico Conclusivo sobre a prestação de contas final, afim de evidenciar o cumprimento do projeto por meio de critérios objetivos Pertinência do conteúdo: Certifica que o conteúdo do projeto foi executado objetivando, primordialmente, a p r o m o ç ã o, defesa, recuperação e/ou conservação do meio ambiente natural, cultural e urbanístico, no âmbito do Estado de Minas Gerais, e que foram respeitadas as regras estabelecidas no Regulamento da Plataforma Semente: Transformando Ideias em Projetos; Eficiência na execução: Verifica se as metas e os resultados estabelecidos para o projeto foram atingidos com eficiência, levando-se em consideração os prazos disponíveis, metodologia, tecnologia aplicável, entre outros; Adequação de orçamento: Verifica se os valores constantes na planilha orçamentária do projeto foram efetivamente utilizados para as finalidades previstas no plano de trabalho, bem como se há devolução de recursos a ser feita conforme Termo de Compromisso; Capacidade técnica da equipe: Verifica se a equipe do projeto atendeu aos requisitos mínimos de capacidade técnica exigidos para a sua execução. 13

14 DEVOLUÇÃO DE RECURSOS O Termo de Compromisso assinado junto ao Ministério Público de Minas Gerais determina que todos os valores remanescentes do projeto, incluindo os rendimentos da aplicação financeira que não tenham sido utilizados ou o ressarcimento de valor indevidamente utilizado apurados na prestação de contas final, deverão ser destinados ao Fundo Especial do Ministério Público de Minas Gerais FUNEMP, por meio de depósito bancário. Essa restituição deverá ser realizada em até 10 dias após a entrega da prestação de contas final, sendo o comprovante anexado no relatório final para fins de comprovação e encerramento do projeto. 14

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