ANEFAC Grupo Técnico de Processos e Riscos Adoção à Abordagem de Auto Avaliação de Controles (AAC) São Paulo, 09/08/2016

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1 ANEFAC Grupo Técnico de Processos e Riscos Adoção à Abordagem de Auto Avaliação de Controles (AAC) São Paulo, 09/08/2016 Gemau Halla gemau.halla@toshiba.com.br gemau.halla@hotmail.com

2 AGENDA DEFINIÇÃO DE AAC HISTÓRIA DO AAC Da criação até de consolidar no mercado BENEFÍCIOS DA AAC POTENCIAIS INCONVENIENTES COMPARATIVO AUDITORIA TRADICIONAL X AUTO AVALIAÇÃO PASSO A PASSO PARA IMPLEMENTAÇÃO

3 DEFINIÇÃO DE AAC The IIA AAC é um processo através do qual a eficácia do controle interno é examinada e avaliada. Este objetivo é prover segurança razoável de que todos os objetivos de negócio serão alcançados. Outra Definição AAC é uma técnica onde os empregados são treinados para identificar e avaliar riscos, bem como propor controles para mitiga-los.

4 Adrian Cadbury HISTÓRIA Bruce McCuaig Robert Maxwell

5 DEMANDA HISTÓRICA POR AAC Fonte: Google Trend Fonte: Google Trend

6 BENEFÍCIOS DA AAC PARA ORGANIZAÇÃO PARA AUDITORIA INTERNA Processo de negócios mais eficazes e eficientes Melhores controles Internos Melhor avaliação e gestão de riscos Maior capacidade para testar controles informais ou soft Papel destacado do departamento de Auditoria Interna Maior capacidade para focar em áreas de alto risco Utilização mais eficaz dos recursos de auditoria MELHORIA NA MORAL DO EMPREGADO

7 POTENCIAIS INCONVENIENTES Falha na continuidade dos resultados e recomendações Falta de direção ou foco Intimidação por membros mais fortes do grupo Resistência a utilização da AAC Custos potenciais Planejamento e treinamentos inadequados

8 TRADICIONAL X AAC RESPONSABILIDADES ABORDAGEM TRADICIONAL ABORDAGEM DE AAC Definição dos objetivos de negócio Administração Administração Avaliação de riscos Administração / Auditores Administração Adequação dos controles internos Administração Administração Avaliação dos riscos e controles Relatório Validação da avaliação de riscos e controles Auditores Auditores Auditores Equipes de Trabalho Equipes de Trabalho Auditores Objetivos utilizados Da Auditoria Da Administração

9 PASSO A PASSO POR ONDE COMEÇAR???? A.S.5 Auditor deve se basear em seu julgamento para determinar a materialidade

10 BASE DE CÁLCULO 1 DEFINIR MATERIALIDADE ET - Erro Tolerável Conservador <4% LAIR Recomendado 5% Risco Baixo >6% Faturamento 0,5% - 1% Margem Bruta 1% - 2% Patrimônio Liquido 1% - 5% EBITDA 2% - 5% Ativo Total Definição de 5% de Materialidade Demonstrações financeiras - R$ 31/12/xx Fonte: Professor Frank Pizzo (Fipecafi) Empresa Unidade de Negócios 1 (a) Percentual abaixo dos ativos totais (0,25% - 0,5%) Unidade de Negócios 2 (b) Unidade de Negócios 3 (c) Unidade de Negócios 4 (d) Consolidado (a+b+c+d) Venda Bruta , , , , ,43 Participação no Total 45% 31% 20% 4% 100% Erro tolerável - (ET) , , , , ,77

11 1 DEFINIR MATERIALIDADE Materialidade Unidade de Negócios , ,92 Demonstração dos resultados 31/12 Processo correspondente Recita de vendas ,43 Sim Vendas / Faturamento Impostos s/vendas ,12 Sim Fiscal Vendas Liquidas ,31 Custo de produção ,45 Sim Custos Despesas de vendas ,92 Não Contas a pagar Despesas com pessoal ,76 Sim Folha de pagamento Despesas administrativas ,92 Não Administração Resultado operacional ,25 Resultado não operacional ,76 Sim Recebíveis Lucro antes do imposto de renda ,49 Imposto de renda / Contrib. Social ,35 Não Lucro liquido do Exercício ,14

12 PASSO A PASSO Definir materialidade Treinamento dos facilitadores e equipes Mapeamento dos processos Identificação de riscos Identificação dos controles Elaboração de questionários Aplicar questionários e solicitar evidências Avaliar das respostas Follow-up

13 2 TREINAMENTO DOS FACILITADORES E EQUIPES A prática 2120.A1-2 do IIA: Define o AAC como um processo formal, Documentado, projetado para permitir que a administração e as equipes de trabalho compostas de indivíduos de unidades, funções ou processos de negócio, possam de forma Colaborativa Identificar riscos e exposições Avaliar os processos de controle que reduzem ou administram esses riscos Desenvolver planos de ação para reduzir riscos em níveis aceitáveis Determinar a probabilidade de alcançar os objetivos de negócio.

14 2 TREINAMENTO DOS FACILITADORES E EQUIPES De acordo com o IIA, as organizações frequentemente combinam uma ou mais das três formas primárias de AAC que seguem 1. SESSÕES FACILITADAS DE EQUIPE Dinâmicas de grupo Workshop 2. PESQUISAS 2. ANÁLISE PREPARADA PELA GERÊNCIA

15 PASSO A PASSO Definir materialidade Treinamento dos facilitadores e equipes Mapeamento dos processos Identificação de riscos Identificação dos controles Elaboração de questionários Aplicar questionários e solicitar evidências Avaliar das respostas Follow-up

16 3 MAPEAMENTO DOS PROCESSOS Definir processos Fluxograma Documentar o processo Narrativa Realizar testes de validação Segregação de Funções Matriz de riscos e controles

17 PASSO A PASSO Definir materialidade Treinamento dos facilitadores e equipes Mapeamento dos processos Identificação de riscos Identificação dos controles Elaboração de questionários Aplicar questionários e solicitar evidências Avaliar das respostas Follow-up

18 4 IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS DEFINIÇÃO DE RISCO Possibilidade de que um evento ocorra e afete adversamente a realização dos objetivos. TIPOS DE RISCO Reporte financeiro Operacional Compliance PARA A SOX 404 QUAIS RISCOS SÃO IMPORTANTES?

19 4 IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS EXEMPLO DE RISCOS Risco potencial Notas fiscais de fornecedores registradas em duplicidade no contas a receber Ingresso de pessoas não autorizadas nas dependências da companhia Atraso no envio da declaração do imposto de renda Reporte financeiro Riscos Operacional Compliance

20 4 IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS EXEMPLO DE RISCOS Risco potencial Notas fiscais de fornecedores registradas em duplicidade no contas a receber Ingresso de pessoas não autorizadas nas dependências da companhia Atraso no envio da declaração do imposto de renda Reporte financeiro P Riscos Operacional Compliance

21 4 IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS EXEMPLO DE RISCOS Risco potencial Notas fiscais de fornecedores registradas em duplicidade no contas a receber Ingresso de pessoas não autorizadas nas dependências da companhia Atraso no envio da declaração do imposto de renda Reporte financeiro P Riscos Operacional Compliance P

22 4 IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS EXEMPLO DE RISCOS Risco potencial Notas fiscais de fornecedores registradas em duplicidade no contas a receber Ingresso de pessoas não autorizadas nas dependências da companhia Atraso no envio da declaração do imposto de renda Reporte financeiro P Riscos Operacional Compliance P P

23 4 IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS EXEMPLO DE RISCOS Risco potencial Divergência no pagamento de tributos Reporte financeiro Riscos Operacional Compliance Divergência na folha de pagamento Divergência no relatório de Headcount Registro de contabilização em conta errada Abertura de conta contábil

24 4 IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS EXEMPLO DE RISCOS Risco potencial Divergência no pagamento de tributos Divergência na folha de pagamento Reporte financeiro P Riscos Operacional Compliance Divergência no relatório de Headcount Registro de contabilização em conta errada Abertura de conta contábil

25 4 IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS EXEMPLO DE RISCOS Risco potencial Divergência no pagamento de tributos Divergência na folha de pagamento Divergência no relatório de Headcount Reporte financeiro P P Riscos Operacional Compliance Registro de contabilização em conta errada Abertura de conta contábil

26 4 IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS EXEMPLO DE RISCOS Risco potencial Divergência no pagamento de tributos Divergência na folha de pagamento Divergência no relatório de Headcount Registro de contabilização em conta errada Reporte financeiro P P Riscos Operacional Compliance P Abertura de conta contábil

27 4 IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS EXEMPLO DE RISCOS Risco potencial Divergência no pagamento de tributos Divergência na folha de pagamento Divergência no relatório de Headcount Registro de contabilização em conta errada Abertura de conta contábil Reporte financeiro P P P Riscos Operacional Compliance P

28 4 IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS EXEMPLO DE RISCOS Risco potencial Divergência no pagamento de tributos Divergência na folha de pagamento Divergência no relatório de Headcount Registro de contabilização em conta errada Abertura de conta contábil Reporte financeiro P P P P Riscos Operacional Compliance P

29 4 IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS AVALIAÇÃO DE RISCO LAIR Faturamento Margem Bruta Patrimônio Liquido EBITDA Ativo Total Classificação do Impacto do Risco Nível Descrição Materialidade Pontuação BB Baixo baixo Menor que 1% 0,5 B Baixo 1,1% a 2% 1,0 MB Médio Baixo 2,1% a 3% 1,5 M Médio 3,1 a 4% 2,0 MA Médio alto 4,1 a 4.9% 2,5 A Alto 5% ou Mais 3,0 Probabilidade de ocorrer Histórico de Ocorrências Histórico de perdas Automatização do processo Supervisão Experiência do dono do processo Ultima Auditoria no processo (nota)

30 4 IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS 1. EXISTÊNCIA Ativo ou passivo Existe ASSERTIVAS Perigo 2. OCORRÊNCIA Transação realmente ocorreu no período 3. VALORAÇÃO / MENSURAÇÃO Valor ou montantes estão corretos Assertivas 4. INTEGRIDADE (TUDO) Todas transações ou eventos ocorreram no período 5. APRESENTAÇÃO E DIVULGAÇÃO Item será divulgado na demonstração financeira Risco SOX 5. DIREITO E OBRIGAÇÕES Ativos refletem os diretos e os passivos refletem as obrigações da entidade

31 PASSO A PASSO Definir materialidade Treinamento dos facilitadores e equipes Mapeamento dos processos Identificação de riscos Identificação dos controles Elaboração de questionários Aplicar questionários e solicitar evidências Avaliar das respostas Follow-up

32 5 IDENTIFICAÇÃO DOS CONTROLES DEFINIÇÃO DE CONTROLE Ações estabelecidas por politicas ou procedimentos que ajudam a assegurar a mitigar os riscos. IDENTIFICAÇÃO Geralmente nos fluxos os controles estão associados a tomada de decisões CONTROLES PODEM SER: Preventivos ou; Detentivos TIPOS DE ATIVIDADES DE CONTROLE Decidir? Não Sim Autorização e aprovação Verificações Controles Físicos Reconciliação Controle de supervisão

33 PASSO A PASSO Definir materialidade Treinamento dos facilitadores e equipes Mapeamento dos processos Identificação de riscos Identificação dos controles Elaborar questionários Aplicar questionários e solicitar evidências Avaliar das respostas Follow-up

34 6 ELABORAR QUESTIONÁRIOS Ter um Conjunto de questões apropriadas e bem escritas é essencial para a eficácia do processo de AAC Perguntas devem: ser formuladas de forma positiva ser concisas e declaradas em termos simples ser livres de termos ou frases ambíguas ou abstratas Perguntas Não devem: não direcionar os participantes para uma resposta em particular Não devem ser aplicadas em grandes quantidades Banco mundial recomenda que em seu processo de AAC não tenha mais que 35 perguntas

35 6 ELABORAR QUESTIONÁRIOS O coaching da CIA. não corresponde ao meu Job! A empresa fornece treinamento apropriado para que eu realize meu trabalho! Qual seu nível de concordância com essa afirmação? Discordo fortemente Discordo Discordo de alguma forma Concordo de alguma forma Concordo Concordo fortemente

36 6 ELABORAR QUESTIONÁRIOS As perguntas podem ser classificadas em 3 categorias Gerais ou núcleo Aplicada a todos os participantes Função de negócio Aplicada a uma área especifica Unidade de negócio especifico Aplicadas por região

37 6 ELABORAR QUESTIONÁRIOS EXEMPLO DE QUESTIONÁRIO Os membros da diretoria demonstram preocupação com a integridade e valores éticos da Companhia? Existem processos para garantir que a contabilidade tome conhecimento de mudanças nas quais há efeitos nas práticas contábeis da empresa?

38 PASSO A PASSO Definir materialidade Treinamento dos facilitadores e equipes Mapeamento dos processos Identificação de riscos Identificação dos controles Elaboração de questionários Aplicar questionários e solicitar evidências Avaliar das respostas Follow-up

39 7 APLICAR QUESTIONÁRIOS E SOLICITAR EVIDÊNCIAS QUESTÃO EVIDÊNCIA ESPERADA 1 - A Requisição de Compra foi aprovada conforme alçada definida na instrução de trabalho? Requisição de Compra aprovada conforme alçada definida na instrução de trabalho ou tela do sistema indicando a aprovação. 2 - A especificação dos materiais na requisição de compra está completa, de forma a permitir uma correta contratação? Requisição de compra descrevendo o serviço solicitado e contrato assinado.

40 PASSO A PASSO Definir materialidade Treinamento dos facilitadores e equipes Mapeamento dos processos Identificação de riscos Identificação dos controles Elaboração de questionários Aplicar questionários e solicitar evidências Avaliar das respostas Follow-up

41 8 AVALIAR DAS RESPOSTAS A pessoa responsável pelas análises das respostas dos questionários, deve ter domínio na áreas, sabendo diferenciar o certo e do errado. Deve ser bloqueado o acesso ao sistema e ou pasta que estiver sendo utilizado para AAC. Devem ser estabelecidas regras no caso de alguma área ou pessoa não responder ao questionário ou anexar as evidências.

42 PASSO A PASSO Definir materialidade Treinamento dos facilitadores e equipes Mapeamento dos processos Identificação de riscos Identificação dos controles Elaboração de questionários Aplicar questionários e solicitar evidências Avaliar das respostas Follow-up

43 9 FOLLOW-UP ACOMPANHAMENTO Do processo de avaliação Da implantação das recomendações Manutenção EMPRESAS REGULAMENTADAS PARA SOX: Auditoria Interna EMPRESAS NÃO REGULAMENTADAS Cada empresa define quem será responsável por acompanhar o processo de AAC e garantir a continuidade:

44 9 FOLLOW-UP Materialidade Follow-up Treinar Avaliar respostas Mapear Aplicar questionários Avaliar risco Questionários Identificar controle